Hàng đã cập cảng nhưng chưa thể thông quan, chi phí lưu cont và lưu bãi lại tăng từng ngày — lúc này doanh nghiệp nên làm gì khi bị hải quan giữ hàng? Nếu xử lý sai thứ tự, lô hàng có thể tiếp tục bị kéo dài thời gian, phát sinh thêm nhiều khoản phí không đáng có.
Trong bài viết này, Mison Trans sẽ giúp bạn đi đúng 7 bước cần làm ngay khi hàng bị giữ tại cảng: từ xác định nguyên nhân, rà lại chứng từ đến liên hệ đúng đầu mối để xử lý nhanh và giảm rủi ro cho doanh nghiệp.
Hàng bị hải quan giữ là gì? Doanh nghiệp cần hiểu đúng
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp dùng chung cụm “hải quan giữ hàng” cho mọi tình huống hàng chưa ra được khỏi cảng. Nhưng để xử lý đúng, bạn cần hiểu rõ lô hàng đang bị vướng ở đâu.
Trên thực tế, để xác định hàng đang bị vướng ở bước nào, doanh nghiệp cần nhìn lại toàn bộ quy trình khai báo hải quan thay vì chỉ tập trung vào một lỗi đơn lẻ.
Có thể rơi vào một trong các trường hợp sau:
- Tờ khai chưa đủ điều kiện thông quan
- Hồ sơ khai báo cần bổ sung hoặc giải trình thêm
- Hàng bị yêu cầu kiểm tra thực tế
- Lô hàng thiếu hồ sơ kiểm tra chuyên ngành
- Hãng tàu hoặc cảng chưa cho giải phóng hàng do chứng từ chưa hoàn tất
Nói cách khác, khi hỏi làm gì khi bị hải quan giữ hàng, doanh nghiệp nên hiểu rằng việc đầu tiên không phải là sửa hồ sơ ngay, mà là xác định chính xác hàng đang kẹt ở khâu nào. Nếu chưa rõ điểm nghẽn, càng xử lý sớm càng dễ sai hướng.
Nhiều trường hợp hàng bị treo không phải do một lỗi quá lớn, mà do doanh nghiệp chưa nắm rõ thủ tục hải quan nhập khẩu và xử lý sai thứ tự ngay từ đầu.
7 bước xử lý đúng khi hàng bị hải quan giữ tại cảng
Đây là phần quan trọng nhất của bài viết. Nếu bạn đang chưa biết hàng bị hải quan giữ phải làm sao, hãy xử lý theo đúng thứ tự dưới đây.
Với các doanh nghiệp chưa có đội ngũ chứng từ nội bộ mạnh, việc sử dụng dịch vụ nhập khẩu bài bản sẽ giúp giảm đáng kể nguy cơ xử lý sai khi hàng bị giữ tại cảng.
Bước 1: Xác định chính xác lô hàng đang bị giữ ở đâu
Đừng dừng lại ở thông tin “hàng chưa ra được”. Cần xác định cụ thể:
- Hàng đang nằm ở cảng, kho CFS hay ICD
- Tờ khai đang ở trạng thái nào
- Hàng vướng ở bước khai báo, bước lấy lệnh hay bước kiểm tra
- Ai là người đang theo dõi trạng thái hiện tại của lô hàng
Chỉ khi xác định đúng vị trí và trạng thái thực tế của lô hàng, doanh nghiệp mới biết mình cần xử lý phần nào trước.
Ví dụ, nếu hàng đang nằm tại cảng nhưng tờ khai chưa thông quan, hướng xử lý sẽ khác với trường hợp tờ khai đã ổn nhưng bill hoặc lệnh giao hàng còn vấn đề. Sai ở đâu phải sửa ở đó.
Bước 2: Làm rõ đơn vị nào đang giữ hàng
Sau khi biết lô hàng đang kẹt ở đâu, bước tiếp theo là xác định đơn vị nào đang là bên giữ hoặc chưa cho giải phóng hàng. Đây là bước nhiều doanh nghiệp bỏ qua nên rất dễ gọi sai đầu mối.
Thông thường có thể rơi vào một trong các trường hợp sau:
- Hải quan đang yêu cầu bổ sung hoặc kiểm tra thêm
- Hãng tàu hoặc đại lý hãng tàu chưa thể cấp lệnh giao hàng
- Cảng hoặc kho chưa cho lấy hàng do chưa đủ điều kiện
- Cơ quan chuyên ngành chưa hoàn tất bước kiểm tra, xác nhận
- Forwarder hoặc đơn vị khai quan đang chờ doanh nghiệp hoặc shipper cung cấp thêm hồ sơ
Khi xác định đúng đơn vị đang giữ tiến độ của lô hàng, bạn sẽ biết ai là người cần liên hệ đầu tiên, ai là người chỉ đóng vai trò phối hợp.
Bước 3: Kiểm tra lại toàn bộ bộ chứng từ của lô hàng
Đây là bước bắt buộc. Trong rất nhiều trường hợp, nguyên nhân khiến hàng bị treo lại nằm ngay trong bộ hồ sơ ban đầu.
Nếu chưa chắc mình đang thiếu giấy tờ nào, doanh nghiệp nên rà lại toàn bộ bộ hồ sơ hải quan đối với hàng nhập khẩu để tránh bỏ sót các chứng từ quan trọng.
Những chứng từ cần rà soát kỹ gồm:
- Sales Contract
- Commercial Invoice
- Packing List
- Bill of Lading
- Tờ khai hải quan
- C/O nếu có
- Catalogue, hình ảnh sản phẩm
- Hồ sơ kiểm tra chuyên ngành nếu mặt hàng thuộc diện quản lý
Khi rà chứng từ, cần đối chiếu từng chi tiết quan trọng:
- Tên hàng có thống nhất không
- Số lượng, quy cách, model có khớp không
- Trọng lượng, số kiện có lệch không
- Mã HS đã phù hợp chưa
- Trị giá khai báo có nhất quán với invoice không
- Người gửi, người nhận có đúng không
- Số container, số seal có chính xác không
Rất nhiều doanh nghiệp chủ quan ở bước này. Họ chỉ nhìn tổng số tiền hoặc tên hàng chung chung mà bỏ qua những chênh lệch nhỏ giữa invoice, packing list và bill. Nhưng chính những sai lệch nhỏ đó lại có thể là nguyên nhân khiến hàng chưa được thông quan.
Bước 4: Xác định nguyên nhân thực tế khiến hàng bị giữ
Sau khi đã có cập nhật từ các bên và rà chứng từ, doanh nghiệp cần trả lời thật rõ một câu: vì sao hàng đang bị giữ?
Trong nhiều trường hợp, nguyên nhân thật sự lại nằm ngay trên tờ khai báo hải quan nhập khẩu, nơi chỉ cần sai một vài chỉ tiêu quan trọng là toàn bộ tiến độ xử lý có thể bị kéo dài.
Một số nguyên nhân phổ biến gồm:
- Invoice, packing list và bill không khớp thông tin
- Mã HS khai chưa phù hợp
- Mô tả hàng hóa chưa rõ
- Thiếu hồ sơ kiểm tra chuyên ngành
- Thiếu hoặc sai C/O
- Nhãn hàng hóa chưa đúng quy định
- Khai trị giá chưa phù hợp
- Hàng bị yêu cầu kiểm tra thực tế
Ở bước này, doanh nghiệp cần tránh kiểu kết luận mơ hồ như “chắc do hồ sơ” hoặc “có thể do hải quan giữ lại”. Càng mơ hồ, càng khó xử lý đúng. Chỉ khi chốt được nguyên nhân đủ cụ thể, bạn mới biết cần sửa chứng từ, bổ sung hồ sơ hay giải trình theo hướng nào.
Bước 5: Liên hệ đúng đầu mối để xử lý
Khi đã biết nguyên nhân, việc tiếp theo là làm việc với đúng người có khả năng xử lý nguyên nhân đó. Đây là bước quyết định tốc độ.
Thông thường, thứ tự đầu mối nên là:
- Đơn vị khai hải quan hoặc forwarder đang trực tiếp theo dõi lô hàng
- Hãng tàu hoặc đại lý hãng tàu nếu vướng manifest, bill, D/O
- Shipper nếu cần sửa invoice, packing list hoặc chứng từ gốc
- Cơ quan chuyên ngành nếu hồ sơ thuộc diện kiểm tra chuyên ngành
- Bộ phận nội bộ doanh nghiệp chịu trách nhiệm chốt thông tin hàng hóa, kỹ thuật, chứng từ hoặc tài chính
Sai lầm thường gặp là gọi quá nhiều nơi nhưng không có một đầu mối chịu trách nhiệm tổng hợp. Cách tốt nhất là chỉ định một người theo dõi chính, người này cập nhật tình trạng, gom yêu cầu từ các bên và đẩy việc theo thứ tự ưu tiên.
Bước 6: Bổ sung hoặc chỉnh sửa hồ sơ càng sớm càng tốt
Sau khi chốt đúng nguyên nhân, doanh nghiệp cần triển khai bổ sung hoặc chỉnh sửa hồ sơ ngay. Không nên có tâm lý “để mai xử lý”, vì mỗi ngày chậm là một ngày chi phí tiếp tục tăng.
Tùy tình huống, việc xử lý có thể gồm:
- Xin shipper phát hành lại invoice hoặc packing list
- Điều chỉnh bill hoặc manifest
- Bổ sung catalogue, hình ảnh, thông số kỹ thuật
- Khai bổ sung tờ khai hải quan
- Làm công văn giải trình
- Bổ sung hồ sơ kiểm tra chuyên ngành
- Rà lại nhãn hàng hóa và chuẩn bị phương án khắc phục
Một lưu ý quan trọng là mọi chỉnh sửa cần được thống nhất với đơn vị khai quan trước khi thực hiện. Nếu shipper tự sửa theo cách hiểu riêng, còn đơn vị khai quan khai theo một hướng khác, bộ hồ sơ sau sửa còn dễ phát sinh rủi ro hơn trước.
Với những lô hàng đang cần xử lý gấp, doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ mở tờ khai hải quan để được hỗ trợ rà hồ sơ, truyền tờ khai và phối hợp xử lý nhanh hơn.
Bước 7: Theo dõi sát tiến độ giải phóng hàng
Nhiều doanh nghiệp nghĩ rằng gửi bổ sung hồ sơ xong là đã xong việc. Thực tế, sau khi bổ sung, bạn vẫn phải theo dõi sát từng bước để tránh bị “treo tiếp” vì một yêu cầu mới chưa được phản hồi kịp.
Thay vì chờ cập nhật thủ công từ nhiều bên, doanh nghiệp nên chủ động tra cứu thông tin tờ khai để nắm rõ trạng thái thực tế của lô hàng trong quá trình xử lý.
Cần theo dõi rõ:
- Hồ sơ đã được tiếp nhận chưa
- Có yêu cầu bổ sung gì thêm không
- Hải quan hoặc cơ quan chuyên ngành đã phản hồi chưa
- Hãng tàu đã cập nhật tình trạng chưa
- Cảng hoặc kho đã cho phép lấy hàng chưa
- Dự kiến thời điểm giải phóng hàng là khi nào
Một doanh nghiệp xử lý tốt không chỉ là doanh nghiệp biết sửa hồ sơ, mà là doanh nghiệp bám tiến độ sát đến lúc hàng thực sự ra khỏi cảng.
5 nguyên nhân phổ biến khiến hàng bị hải quan giữ
Để trả lời thực tế hơn cho câu hỏi hàng bị hải quan giữ phải làm sao, doanh nghiệp nên nắm trước các lỗi thường gặp nhất.
1. Thông tin chứng từ không khớp
Đây là lỗi rất phổ biến. Invoice ghi một kiểu, packing list ghi một kiểu, bill lại mô tả theo cách khác. Chênh lệch có thể nằm ở tên hàng, model, số lượng kiện, trọng lượng hoặc quy cách.
Chỉ cần các chứng từ không đồng nhất, quá trình rà soát hồ sơ đã có thể bị chậm.
2. Khai sai hoặc chưa chắc mã HS
Mã HS ảnh hưởng trực tiếp đến thuế, chính sách mặt hàng và hồ sơ cần chuẩn bị. Nếu mã HS chưa đúng, doanh nghiệp có thể bị yêu cầu giải trình hoặc khai bổ sung.
Đây là lỗi rất dễ phát sinh với hàng có cấu tạo kỹ thuật, nhiều công dụng hoặc mô tả thương mại không rõ ràng.
3. Thiếu hồ sơ kiểm tra chuyên ngành
Nhiều doanh nghiệp đến khi hàng về mới phát hiện mặt hàng của mình thuộc diện kiểm tra chất lượng, kiểm dịch, công bố hoặc quản lý chuyên ngành khác. Lúc đó mới làm hồ sơ thì gần như chắc chắn tiến độ bị chậm.
4. Mô tả hàng hóa hoặc trị giá khai báo chưa phù hợp
Mô tả quá ngắn, không thể hiện đúng bản chất sản phẩm, hoặc trị giá khai báo chưa có đủ căn cứ đều có thể khiến lô hàng bị rà kỹ hơn.
5. Hàng bị yêu cầu kiểm tra thực tế
Có những lô hàng dù chứng từ tương đối đầy đủ vẫn bị yêu cầu kiểm tra thực tế. Khi đó, doanh nghiệp cần phối hợp tốt giữa chứng từ, hiện trường và giải trình để tránh kéo dài thời gian.
Hàng bị giữ tại cảng có thể phát sinh những chi phí gì?
Lý do doanh nghiệp cần xử lý nhanh là vì chi phí không dừng lại trong lúc chờ. Khi hàng bị giữ tại cảng, các khoản phát sinh thường gặp gồm:
- Phí lưu container
- Phí lưu bãi
- Phí nâng hạ
- Phí kiểm hóa hoặc chuyển bãi nếu có
- Chi phí sửa chứng từ, khai bổ sung
- Chi phí chậm giao hàng cho khách
- Ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh, sản xuất hoặc bán hàng
Nhiều doanh nghiệp chỉ nhìn vào chi phí dịch vụ trước mắt, nhưng khoản thiệt hại lớn nhất đôi khi lại nằm ở việc giao hàng trễ, mất uy tín với khách hoặc ảnh hưởng tiến độ nội bộ.
Cách hạn chế tình trạng hàng bị giữ ở các lô sau
Một lô hàng bị giữ không chỉ là rủi ro, mà còn là cơ hội để doanh nghiệp siết lại quy trình.
Về lâu dài, doanh nghiệp nên chuẩn hóa lại toàn bộ quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa để giảm lỗi từ khâu chuẩn bị hồ sơ, chốt mã HS đến theo dõi tiến độ thông quan.
- Trước hết, cần chuẩn hóa mô tả hàng hóa ngay từ đầu. Tên hàng, model, công dụng, quy cách nên được chốt theo một chuẩn thống nhất để tránh mỗi chứng từ ghi một kiểu.
- Thứ hai, nên rà bộ chứng từ trước khi hàng cập cảng. Đừng để đến lúc hàng đã về mới bắt đầu kiểm tra invoice, packing list hay bill.
- Thứ ba, với những mặt hàng dễ vướng, doanh nghiệp nên chốt mã HS và chính sách mặt hàng sớm. Càng để sát ngày, khả năng bị động càng cao.
- Thứ tư, nếu hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành, nên chuẩn bị hồ sơ từ trước thay vì chờ đến khi bị yêu cầu mới bắt đầu làm.
- Cuối cùng, làm việc với đơn vị khai quan có kinh nghiệm sẽ giúp doanh nghiệp nhìn thấy rủi ro sớm hơn, chuẩn bị đúng ngay từ đầu và giảm đáng kể khả năng hàng bị treo tại cảng.
Checklist xử lý nhanh khi hàng bị giữ tại cảng
Nếu cần một checklist dễ áp dụng ngay, doanh nghiệp có thể dùng mẫu sau.
Checklist 1: Xác định tình trạng
- Hàng đang ở đâu?
- Đang vướng bước nào?
- Bên nào đang giữ tiến độ?
Checklist 2: Rà hồ sơ
- Invoice
- Packing List
- Bill of Lading
- Tờ khai hải quan
- C/O nếu có
- Catalogue, tài liệu kỹ thuật
- Hồ sơ kiểm tra chuyên ngành
Checklist 3: Chốt nguyên nhân
- Sai chứng từ?
- Sai mã HS?
- Thiếu hồ sơ?
- Vướng nhãn?
- Bị kiểm tra thực tế?
- Vướng trị giá hoặc mô tả?
Checklist 4: Tổ chức xử lý
- Ai là đầu mối chính?
- Ai liên hệ forwarder?
- Ai làm việc với shipper?
- Ai chịu trách nhiệm nộp bổ sung hồ sơ?
- Deadline xử lý trong ngày là khi nào?
Doanh nghiệp cũng nên xem lại những lưu ý quan trọng trước khi quyết định nhập khẩu hàng hóa về Việt Nam kinh doanh để hạn chế rủi ro về chính sách mặt hàng, chứng từ và thủ tục ngay từ đầu.
FAQ – Câu hỏi liên quan đến hàng hóa bi giữ tại cảng
1. Làm gì khi bị hải quan giữ hàng?
Doanh nghiệp nên xác định hàng đang bị giữ ở đâu, bên nào đang giữ tiến độ, rà lại toàn bộ bộ chứng từ, chốt đúng nguyên nhân rồi mới xử lý theo đúng đầu mối.
2. Hàng bị hải quan giữ bao lâu?
Không có thời gian cố định. Nếu lỗi đơn giản và bổ sung hồ sơ nhanh, thời gian có thể ngắn. Nếu vướng mã HS, kiểm tra chuyên ngành hoặc kiểm tra thực tế, thời gian thường kéo dài hơn.
3. Khi hàng bị giữ tại cảng, cần kiểm tra gì trước?
Nên kiểm tra ngay invoice, packing list, bill of lading, tờ khai hải quan, C/O nếu có và các tài liệu kỹ thuật liên quan đến hàng hóa.
4. Hàng bị giữ tại cảng có phát sinh phí gì?
Các khoản phổ biến gồm phí lưu cont, lưu bãi, nâng hạ, kiểm hóa, sửa chứng từ, khai bổ sung và chi phí chậm giao hàng.
5. Ai nên được liên hệ đầu tiên khi hàng bị giữ?
Thông thường nên liên hệ đầu tiên với đơn vị khai quan hoặc forwarder đang trực tiếp theo lô hàng, sau đó mới phối hợp tiếp với hãng tàu, shipper hoặc cơ quan chuyên ngành.
Kết luận
Nếu bạn đang hỏi làm gì khi bị hải quan giữ hàng, hãy nhớ thứ tự xử lý ngắn gọn như sau:
Xác định hàng đang bị giữ ở đâu → xác định bên nào đang giữ tiến độ → rà toàn bộ bộ chứng từ → chốt đúng nguyên nhân → liên hệ đúng đầu mối → bổ sung hoặc chỉnh sửa hồ sơ ngay → theo dõi sát đến khi hàng được giải phóng.
Phần lớn thiệt hại không đến từ việc hàng bị giữ ngay từ đầu, mà đến từ việc doanh nghiệp xử lý sai thứ tự, chậm phản hồi hoặc không có đầu mối kiểm soát tình huống. Chỉ cần đi đúng trình tự, bạn đã giảm được rất nhiều rủi ro về thời gian, chi phí và áp lực nội bộ.
Nếu doanh nghiệp cần một đơn vị hỗ trợ từ khâu rà chứng từ, xử lý phát sinh đến theo dõi thông quan, dịch vụ hải quan trọn gói của Mison Trans sẽ giúp tiết kiệm thời gian và giảm đáng kể rủi ro khi hàng bị giữ tại cảng.
—————————————
MISON TRANS – DỊCH VỤ HẢI QUAN – VẬN CHUYỂN QUỐC TẾ
- Head Office: 200 QL13 (Cũ), Khu phố 1, Phường Hiệp Bình, TP. Hồ Chí Minh
- Văn phòng HCM: 13 Đường số 7, KDC Cityland Center Hills, Phường Hạnh Thông, TP. Hồ Chí Minh
- Chi nhánh Hà Nội: Tầng 9 Tòa Minori, Số 67A Phố Trương Định, Phường Trương Định, Quận Hai Bà Trưng, TP. Hà Nội
- Đường dây nóng: 1900 63 63 48
- Email: cs1@misontrans.com
