Xuất khẩu – nhập khẩu vốn là lĩnh vực hoạt động ngoại thương khá rộng, trong đó xuất nhập khẩu theo loại hình kinh doanh là chủ yếu và phổ biến nhất.
Nếu bạn là chủ doanh nghiệp hoặc cá nhân kinh doanh, khi nhập khẩu bất kỳ hàng hoá nào từ nước ngoài về Việt Nam, việc nắm rõ quy định pháp luật và thủ tục nhập khẩu hàng hóa là điều bắt buộc để tránh rủi ro không đáng có.
Trong bài viết này, Mison Trans sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài theo quy định mới nhất năm 2025, giúp bạn chủ động chuẩn bị hồ sơ, chứng từ và hoàn tất quá trình khai báo hải quan nhanh chóng.
Những khó khăn khi nhập khẩu hàng hóa lần đầu từ nước ngoài
Đối với các doanh nghiệp mới thành lập hoặc cá nhân lần đầu nhập khẩu hàng hóa, việc thiếu kinh nghiệm có thể dẫn đến các vấn đề phổ biến như:
- Hồ sơ thiếu giấy tờ hoặc chứng từ không hợp lệ.
- Không biết bắt đầu từ đâu: ký hợp đồng với đối tác ra sao, phương thức thanh toán thế nào, cách khai báo hải quan như thế nào?
- Gặp trở ngại trong quá trình kiểm tra hồ sơ, phân luồng hải quan, nộp thuế và nhận hàng về kho.
Trước khi đi tìm hiểu cần chuẩn bị gì cho thủ tục nhập khẩu hàng hóa, Mison Trans có một số lưu ý đến các doanh nghiệp:
- Thành lập doanh nghiệp nhập khẩu: Để nhập một lô hàng theo dạng chính ngạch trước hết nhà nhập khẩu phải là một pháp nhân, phải đăng ký kinh doanh có chức năng nhập khẩu chính thống.
- Tìm đối tác kinh doanh nước ngoài uy tín: Việc nhập mặt hàng rõ nguồn gốc, chất lượng không chỉ giúp công việc kinh doanh của bạn trở nên tốt hơn mà còn đảm bảo quá trình nhập hàng của bạn không xảy ra những rắc rối đáng tiếc.
Tham khảo thêm: Vận Chuyển Hàng Trung Quốc Về Việt Nam
Hướng dẫn làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài
1. Hồ sơ, giấy tờ cần chuẩn bị khi tự làm thủ tục hải quan
Trong trường hợp doanh nghiệp nhập khẩu quyết định tự làm thủ tục hải quan mà không thuê ngoài thì cần phải có đầy đủ các chứng từ hợp pháp lý từ bên xuất khẩu bao gồm các giấy tờ như sau:
- Nếu bạn không sử dụng dịch vụ khai báo hải quan mà muốn tự làm, cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ hợp pháp từ phía đối tác nước ngoài:
- Vận đơn đường biển hoặc đường hàng không (Bill of Lading / Airway Bill)
- Hợp đồng mua bán hàng hóa (Contract)
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
- Phiếu đóng gói (Packing List)
- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O)
- Giấy chứng nhận chất lượng, phân tích, MSDS (nếu có)
- Các giấy tờ khác liên quan (nếu được yêu cầu)
Yêu cầu tư vấn
Quy trình thủ tục hải quan theo quy định pháp luật
Dựa trên chứng từ thương mại trên, người nhập khẩu sẽ khai hải quan đề được tiến hành nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài theo quy định pháp luật ban hành. Việc kê khai được thực hiện qua phần mềm hải quan điện tử.
Sau khi hệ thống kiểm tra xong thì bạn sẽ nhận ngay được kết quả phân luồng kiểm tra từ hệ thống hải quan điện tử:
– Luồng xanh: Hàng hóa được thông quan không cần chứng từ giấy
– Luồng vàng: Cần mang chứng từ gốc (như trên) đến cho hải quan kiểm tra
Trong trường hợp luồng Vàng như trên thì bạn cần xác minh lại hàng hóa lần nữa. Bộ hồ sơ hải quan bao gồm:
- Bộ tờ khai hải quan
- Hóa đơn thương mại
- Vận đơn, C/O
- Hóa đơn cước biển (với điều kiện FOB)
- Chứng từ khác: Giấy kiểm tra chất lượng,…
– Luồng đỏ: Hàng hóa buộc phải kiểm hóa thực tế trong kho ngoại quan.
Đây là trường hợp buộc doanh nghiệp phải tốn khá nhiều thời gian, chi phí, công sức nhất. Vì vậy để tránh rủi ro này thì ngay từ đầu chủ doanh nghiệp phải hết sức cẩn trọng trong các khâu nhập hàng hóa và chấp hành nghiêm túc luật thương mại.
Bước cuối cùng là doanh nghiệp nhập khẩu sẽ phải đi nộp thuế theo thông tin trên hệ thống để được ghi nhận và thông quan hàng hóa. Sau đó doanh nghiệp đã có thể sắp xếp xe tải hoặc container để chở hàng về kho.
Một số lỗi thường gặp khi làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa
Việc tự làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa đòi hỏi sự am hiểu sâu về quy trình, chứng từ và chính sách pháp luật hiện hành. Với những doanh nghiệp lần đầu thực hiện hoặc chưa có bộ phận logistics chuyên trách, rất dễ mắc phải các lỗi phổ biến dưới đây:
1. Khai sai mã HS Code
Mã HS (Harmonized System Code) là mã số phân loại hàng hóa theo quy ước quốc tế, quyết định mức thuế nhập khẩu, thủ tục hải quan và chính sách quản lý mặt hàng. Việc khai sai mã HS Code có thể dẫn đến:
- Sai lệch mức thuế phải nộp
- Bị cơ quan hải quan kiểm hóa, phạt hành chính
- Gây chậm trễ trong quá trình thông quan
Nhiều doanh nghiệp lựa chọn mã HS theo cảm tính hoặc không cập nhật kịp thay đổi từ Tổng cục Hải quan, dẫn đến hậu quả không đáng có.
2. Thiếu chứng từ gốc hoặc khai không khớp
Một bộ hồ sơ hải quan nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài thường gồm: vận đơn, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), giấy kiểm tra chất lượng (nếu có)… Nếu thiếu hoặc khai sai thông tin giữa các chứng từ (tên hàng, số kiện, đơn vị tính…), doanh nghiệp có thể bị yêu cầu bổ sung hoặc xử phạt.
Đặc biệt, những lỗi tưởng chừng nhỏ như chênh lệch vài ký tự trong tên hàng cũng có thể khiến hàng bị giữ lại kiểm tra thủ công (luồng đỏ).
3. Không kiểm tra chính sách mặt hàng (cần giấy phép không?)
Một số mặt hàng nhập khẩu thuộc diện quản lý chuyên ngành như: thực phẩm, mỹ phẩm, máy móc đã qua sử dụng, hóa chất… cần phải xin giấy phép nhập khẩu, kiểm tra chất lượng, kiểm dịch, hoặc công bố hợp quy trước khi làm thủ tục hải quan.
Việc không nắm rõ chính sách mặt hàng có thể khiến doanh nghiệp bị từ chối thông quan hoặc phải xử lý các thủ tục bổ sung gấp, ảnh hưởng đến tiến độ kinh doanh.
⇒ Giải pháp dành cho doanh nghiệp lần đầu nhập khẩu:
Thay vì tự tìm hiểu và loay hoay xử lý mọi thủ tục, bạn hoàn toàn có thể sử dụng dịch vụ khai hải quan trọn gói của Mison Trans. Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực logistics quốc tế, chúng tôi sẽ giúp bạn:
- Tư vấn chính xác mã HS Code, chính sách mặt hàng
- Xem xét và hoàn thiện bộ chứng từ theo đúng chuẩn quy định
- Đại diện làm việc với cơ quan hải quan, giúp thông quan nhanh chóng
- Tối ưu chi phí và thời gian xử lý hàng hóa
Liên hệ ngay Mison Trans qua Hotline 1900 636348 hoặc email st1@misontrans.com để được tư vấn chi tiết và nhận báo giá nhanh chóng!
Dịch vụ khai hải quan trọn gói – Mison Trans
Nếu bạn không có thời gian hoặc không am hiểu quy trình làm thủ tục nhập khẩu, hãy để Mison Trans hỗ trợ bạn với dịch vụ khai báo hải quan trọn gói chuyên nghiệp.
Quy trình thực hiện dịch vụ của Mison Trans bao gồm các bước sau:
⇒ Chi tiết Quy trình dịch vụ nhập khẩu của công ty Mison Trans
Bước 1: Ký hợp đồng dịch vụ nhập khẩu
- Mison Trans sẽ gửi hợp đồng mẫu cho bên khách hàng
- Khách hàng xem xét, điều chỉnh hợp đồng cho phù hợp tùy vào trường hợp cụ thể.
- Khách hàng và đối tác ký kết hợp đồng dịch vụ.
Bước 2: Tiếp nhận thông tin lô hàng nhập khẩu
- Khách hàng gửi các thông tin về lô hàng kinh doanh.
- Mison Trans đánh giá và bổ sung thông tin về lô hàng.
Bước 3: Lập lịch trình dịch vụ cho lô hàng
- Căn cứ vào thông tin lô hàng, Mison Trans lập lịch trình giao nhận hàng hóa quốc tế và nội địa.
- Điều chỉnh lịch trình nếu có thay đổi về thông tin lô hàng, trước khi thực hiện các nghiệp vụ nhập khẩu.
Bước 4: Thực hiện dịch vụ nhập khẩu
- Mison Trans sẽ nhận thông tin liên hệ Shipper từ công ty xuất khẩu và liên hệ với shipper để nắm chính xác thời gian hàng sẵn sàng, xác nhận thông tin lô hàng (tên hàng, số lượng hàng, số kiện, số kg, số khối…).
- Công ty sẽ sắp xếp lịch lấy hàng (Pickup), lịch trình vận chuyển (book tàu, chuyến bay) và sau đó là pickup lô hàng.
- Công ty sẽ soạn bộ hồ sơ, đăng ký kiểm dịch, hun trùng, xin giấy phép xuất khẩu… (nếu có).
- Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan xuất khẩu, thủ tục giấy chứng nhận xuất xứ (C/O). Hàng sẽ lên phương kiện khởi hành và xác nhận thông tin ghi trên vận đơn (Bill).
- Gửi chứng từ gốc về Việt Nam (trong trường hợp có C/O, sử dụng bill gốc và các chứng từ gốc khác).
- Mison Trans tiến hành kiểm tra, hoàn thiện bộ hồ sơ nhập khẩu, trình ký bộ chứng từ nhập khẩu và đăng ký kiểm tra nhà nước, kiểm định, giấy phép nhập khẩu (nếu có).
- Theo dõi thông tin hàng về tới Việt Nam, trình manifest hàng vận chuyển đường biển (nếu có).
- Liên hệ khách hàng nhận bộ hồ sơ hải quan đã ký tên đóng dấu, chữ ký số, đăng ký tài khoản VNACCS (nếu chưa đăng ký), truyền tờ khai hải quan.
- Lấy lệnh giao hàng, cược container (nếu hàng nguyên container có yêu cầu cược container), giấy ủy quyền (nếu hàng Air).
- Tiến hành thanh toán chi phí tại cảng, sân bay, và bên thứ ba cùng với đó là nộp thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu (nếu có).
- Nộp hồ sơ tại cơ quan hải quan, xuất trình hàng hóa để kiểm tra (kiểm hóa), thông quan hàng hóa.
- Thực hiện thủ tục nhận hàng tại kho và giao hàng về kho mà khách hàng yêu cầu. Tuy nhiên, nếu là hàng nguyên container, chúng tôi sẽ lấy hóa đơn và phiếu hạ container rỗng sau đó liên hệ hãng tàu nhận lại tiền cược đã nộp khi lấy lệnh, hoặc làm việc vấn đề sửa chữa container (trong trường hợp container bị hư hỏng).
Bước 5: Hoàn tất dịch vụ nhập khẩu
- Mison Trans quyết toán lô hàng.
- Đối chiếu công nợ.
- Cuối cùng là thanh toán, trả hồ sơ gốc và chữ ký số.
Làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài vào Việt Nam là một quá trình đòi hỏi sự chính xác, kiến thức pháp lý vững vàng và khả năng xử lý tình huống linh hoạt. Nếu bạn là doanh nghiệp mới hoặc không có đội ngũ chuyên trách logistics, đừng để những lỗi cơ bản làm gián đoạn kế hoạch kinh doanh của mình.
Hãy để Mison Trans đồng hành cùng bạn – từ khâu tư vấn, chuẩn bị chứng từ đến thông quan và giao hàng về tận kho. Với dịch vụ chuyên nghiệp và đội ngũ nhiều năm kinh nghiệm, chúng tôi cam kết hỗ trợ bạn nhập khẩu hàng hóa nhanh chóng, tiết kiệm và hoàn toàn hợp pháp.
___________________
MISON TRANS – DỊCH VỤ HẢI QUAN – VẬN CHUYỂN QUỐC TẾ
- Head Office: 200 QL13 (Cũ), Khu phố 1, Phường Hiệp Bình, TP. Hồ Chí Minh
- Văn phòng HCM: 13 Đường số 7, KDC Cityland Center Hills, Phường Hạnh Thông, TP. Hồ Chí Minh
- Chi nhánh Hà Nội: Tầng 9 Tòa Minori, Số 67A Phố Trương Định, Phường Trương Định, Quận Hai Bà Trưng, TP. Hà Nội
- Hotline: 1900 63 63 48
- Email: cs1@misontrans.com
