Packing List – Một trong những chứng từ hàng hóa quan trọng trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Thế nhưng, bạn đã hiểu hết về loại chứng từ này chưa? Nếu chưa thì hãy cùng Mison Trans tham khảo bài viết dưới đây ngay nhé!
Packing List là gì?
Packing list còn được gọi là phiếu đóng gói hàng hóa, là một tài liệu quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu.
Phiếu này được người bán phát hành sau khi hàng hoá đã được đóng gói để ghi lại thông tin chi tiết về cách đóng gói, số lượng kiện hàng, trọng lượng và thể tích của hàng hoá.
Phân loại Packing list trong xuất nhập khẩu hàng hóa
Dựa vào mục đích sử dụng và nội dung, packing list thường được phân loại thành 3 loại sau:
Loại 1: Phiếu đóng gói chi tiết (Detailed packing list)
Đây là một phiếu đóng gói có nội dung tương đối chi tiết, liệt kê các thông tin về hàng hóa trong gói, bao gồm số lượng, mô tả chi tiết về các mặt hàng, trọng lượng, kích thước và giá trị.
Phiếu đóng gói chi tiết này giúp bên nhận hàng và bên gửi hàng kiểm tra tính chính xác và đảm bảo việc vận chuyển hàng hóa một cách an toàn.
Loại 2: Phiếu đóng gói trung lập (Neutral packing list)
Loại phiếu đóng gói này không chỉ ra tên người bán. Nó được sử dụng khi bên gửi hàng không muốn tiết lộ danh tính hay nguồn gốc của hàng hóa.
Thông thường, trong phiếu đóng gói trung lập này sẽ không có thông tin liên quan đến người bán hoặc bên cung cấp.
Loại 3: Phiếu đóng gói kiêm bảng kê trọng lượng (Packing and Weight list)
Loại phiếu này cung cấp thông tin về đóng gói hàng hóa cùng với trọng lượng của từng gói. Nó giúp trong việc quản lý lưu trữ và vận chuyển hàng hóa.
Bảng kê trọng lượng thường liệt kê tất cả các gói hàng, trọng lượng tịnh và trọng lượng gộp của từng gói, tổng trọng lượng và các thông tin khác liên quan đến trọng lượng hàng hóa.
Packing list thể hiện những nội dung gì?
Nội dung trong một Packing List cần phải thể hiện những thông tin sau:
1. Chi tiết về bên xuất khẩu
Bao gồm thông tin liên hệ cơ bản của công ty bao gồm tên công ty, logo, địa chỉ, số điện thoại và chi tiết liên hệ cá nhân.
Lưu ý, bạn có thể thêm bất kỳ thông tin bổ sung nào tại đây.
2. Người nhận hàng (người nhập khẩu)
Điều này bao gồm thông tin liên hệ cơ bản của công ty bao gồm tên công ty, địa chỉ, số điện thoại và chi tiết liên hệ cá nhân.
3. Chi tiết vận chuyển
Các chi tiết vận chuyển và hậu cần quan trọng được đưa vào để giúp người nhận hàng, công ty hậu cần và đại lý hải quan sắp xếp chính xác việc vận chuyển, thông quan và giao hàng đến địa điểm cuối cùng.
Chi tiết vận chuyển bao gồm:
- Phương thức gửi hàng – Vận tải đường bộ, đường sắt, đường hàng không hoặc đường biển
- Loại lô hàng – FCL, LCL, Hàng rời hoặc loại khác
- Nước xuất xứ
- Quốc gia (nơi hàng hóa được giao đến địa chỉ cuối cùng)
- Tên tàu/máy bay
- Chuyến đi số
- Cảng bốc hàng (POL)
- Ngày khởi hành
- Cảng dỡ hàng (POD)
- Điểm đến cuối cùng (Quốc gia)
4. Số tham chiếu & thông tin bổ sung
Những phần này bao gồm số tham chiếu, ngày tháng và thông tin bổ sung:
- Số hóa đơn xuất khẩu
- Ngày
- Số vận đơn (nếu biết)
- Số tham chiếu của người mua (thường là số dơn đặt hàng của người mua)
- Tài liệu tham khảo bổ sung (nếu cần)
- Thông tin đóng gói
- Thông tin bổ sung (bất kỳ ghi chú giao hàng hoặc chi tiết bổ sung…)
5. Chi tiết sản phẩm và bao bì
Nhà xuất khẩu phải cung cấp chi tiết chính xác về cách thức sản phẩm được đóng gói và xếp vào lô hàng. Danh sách đóng gói ở trên có thể được tạo theo nhiều cách khác nhau, tùy thuộc vào cách đóng gói hàng hóa và loại lô hàng.
Dưới đây là chi tiết về thông tin đóng gói cần đưa vào phần chính của mẫu packing list. Bao gồm các thông tin quan trọng như:
- Mã sản phẩm (số tham chiếu sản phẩm duy nhất)
- Mô tả hàng hóa
- Đơn vị Số lượng (Số lượng sản phẩm)
- Loại & Số lượng Gói hàng. Ví dụ: “Pallet x 12”.
- Trọng lượng tịnh của gói hàng (kg)
- Tổng trọng lượng của gói hàng (kg)
- Kích thước đóng gói (m3)
6. Chữ ký được ủy quyền
Để hoàn thiện tài liệu, người gửi hàng có thể thêm thông tin chi tiết về người ký của họ:
- Công ty ký kết
- Tên của người ký được ủy quyền
- Chữ ký số
- Tem công ty kỹ thuật số
Packing list cung cấp một cái nhìn tổng quan về lô hàng được đóng gói, giúp đảm bảo tính chính xác và đáp ứng các yêu cầu vận chuyển và hải quan. Đây cũng là tài liệu tham khảo quan trọng cho quá trình kiểm tra và theo dõi lô hàng trong quá trình vận chuyển.
Mẫu Packing List chuẩn nhất hiện nay
Hiện tại, không có một Packing List mẫu “chuẩn nhất” mà áp dụng cho tất cả các trường hợp. Tuy nhiên, dưới đây là một mẫu Packing List cơ bản mà bạn có thể sử dụng.
Vai trò của Packing list là gì?
Packing list có vai trò quan trọng trong việc xác định, ghi nhận và quản lý lô hàng trong quá trình vận chuyển. Nó đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy trình vận chuyển, hải quan và thủ tục nhập khẩu.
Vai trò của một Packing list trong quá trình vận chuyển hàng hóa là:
1. Xác định và đối chiếu thông tin
Packing list giúp xác định và đối chiếu thông tin về số lượng và mô tả hàng hóa được gửi và nhận. Điều này giúp người vận chuyển và người nhận hàng kiểm tra tính chính xác của lô hàng.
2. Quản lý kho bãi
Packing list cung cấp thông tin chi tiết về các kiện hàng trong lô hàng, bao gồm trọng lượng, số lượng và mô tả. Điều này giúp quản lý kho bãi xác định vị trí lưu trữ và quản lý hàng hóa một cách hiệu quả.
3. Điều hợp vận chuyển
Thông qua việc cung cấp thông tin về vận chuyển như phương tiện, số hiệu và các chỉ dẫn đóng gói, Packing list giúp đảm bảo rằng hàng hóa được xuất phát và vận chuyển theo đúng quy trình và yêu cầu.
4. Hải quan và thủ tục nhập khẩu
Packing list là một tài liệu quan trọng trong quá trình hải quan và thủ tục nhập khẩu. Nó cung cấp thông tin cần thiết cho cơ quan hải quan để kiểm tra và xác nhận tính hợp lệ của lô hàng.
5. Theo dõi lô hàng
Packing list cung cấp thông tin cần thiết để theo dõi lô hàng trong quá trình vận chuyển. Nó giúp quản lý lô hàng, người vận chuyển và người nhận hàng nắm bắt được tình trạng và vị trí của hàng hóa.
Những lưu ý khi lập Packing List
Nhằm đảm bảo rằng thông tin được cung cấp đầy đủ và chính xác, giúp bên nhận hàng và bên gửi hàng kiểm tra đúng tính chất của gói hàng. Khi lập packing list, bạn cần chú ý các yếu tố sau đây:
- Chi tiết hàng hóa: Liệt kê chi tiết và đầy đủ về các mặt hàng trong gói, bao gồm tên hàng, số lượng, mô tả chi tiết, các mã sản phẩm, kích thước, trọng lượng và giá trị.
- Số lượng gói: Ghi lại số lượng gói hàng được đóng gói để đảm bảo rằng số lượng hàng gửi đi và số lượng hàng nhận được ở đích đến là khớp nhau.
- Trọng lượng: Ghi chính xác trọng lượng của từng gói hàng, bao gồm cả trọng lượng tịnh (trọng lượng của hàng hóa riêng) và trọng lượng gộp (trọng lượng của gói hàng kể cả vật liệu đóng gói và bao bì).
- Số hiệu gói hàng: Đánh số hiệu cho từng gói hàng để dễ dàng xác định và theo dõi trong quá trình vận chuyển và lưu trữ.
- Chi tiết bao bì: Ghi lại thông tin về loại bao bì được sử dụng cho từng gói hàng, ví dụ như thùng carton, hộp nhựa, túi nilon…
- Ghi chú đặc biệt: Ghi lại bất kỳ yêu cầu đặc biệt nào liên quan đến vận chuyển hàng hóa, như yêu cầu đóng gói đặc biệt, cách bảo quản…
- Tên và thông tin liên hệ: Để làm rõ người gửi hàng và người nhận hàng, bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại và thông tin liên lạc khác của cả hai bên.
- Ngày và chữ ký: Ghi lại ngày lập phiếu và chữ ký của người lập phiếu để xác nhận tính xác thực của thông tin.
Bằng cách chú ý đến các yếu tố trên, bạn có thể đảm bảo tính chính xác và dễ dàng trong việc kiểm tra và quản lý hàng hóa trong quá trình vận chuyển.
Tóm lại, khi một lô hàng đến cảng để xuất khẩu và nhập khẩu, việc cân và đo lường hàng hóa là bước quan trọng. Chính vì vậy, việc đảm bảo thông tin trong packing list chính xác là rất quan trọng để tránh sai sót và chậm trễ.
Mong rằng với những thông tin trên, Mison Trans đã giúp bạn hiểu thêm về Packing List là gì? Và nếu bạn cần gửi hàng đi nước ngoài, hãy chọn một đơn vị cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu uy tín để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển thuận lợi và nhanh chóng.