Thủ tục hải quan nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài

Nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài không chỉ bao gồm việc ký hợp đồng, vận chuyển hàng về Việt Nam và mở tờ khai hải quan. Trước khi đưa hàng về, doanh nghiệp còn phải kiểm tra mã HS, thuế nhập khẩu, chính sách quản lý mặt hàng và tính thống nhất của bộ chứng từ.

Chỉ cần xác định sai một trong các nội dung trên, lô hàng có thể bị yêu cầu bổ sung hồ sơ, tham vấn trị giá, kiểm hóa, chậm thông quan hoặc phát sinh chi phí lưu kho, lưu container.

Vậy thủ tục hải quan nhập khẩu gồm những bước nào? Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ gì và kiểm tra những rủi ro nào trước khi khai báo? Cùng Mison Trans tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Thủ tục hải quan nhập khẩu là gì?

Thủ tục hải quan nhập khẩu là quá trình người nhập khẩu khai báo thông tin hàng hóa, nộp hoặc xuất trình hồ sơ, thực hiện nghĩa vụ thuế và hoàn thành các yêu cầu kiểm tra của cơ quan hải quan để đưa hàng hóa vào Việt Nam.

Tùy theo từng mặt hàng, doanh nghiệp có thể phải thực hiện thêm:

• Xin giấy phép nhập khẩu.
• Đăng ký kiểm tra chất lượng.
• Kiểm dịch động vật hoặc thực vật.
• Kiểm tra an toàn thực phẩm.
• Chứng nhận hoặc công bố hợp quy.
• Kiểm tra hiệu suất năng lượng.
• Thực hiện các thủ tục quản lý chuyên ngành khác.

Khung pháp lý về thủ tục hải quan hiện được quy định tại Luật Hải quan, Nghị định 08/2015/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, trong đó có Nghị định 167/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 15/08/2025. Hồ sơ và phương thức khai báo tiếp tục được hướng dẫn tại Thông tư 38/2015/TT-BTC cùng các thông tư sửa đổi, bổ sung.

Các loại hình kinh doanh sản phẩm nhập khẩu

Thông thường, hàng hóa được nhập khẩu từ nước ngoài để phân phối trong nước, phục vụ nhu cầu tiêu dùng hoặc làm nguyên liệu cho hoạt động sản xuất.

Một số trường hợp nhập khẩu phổ biến gồm:

• Cá nhân, hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp nhập khẩu sản phẩm để bán lẻ trên thị trường.
• Nhà máy nhập khẩu nguyên liệu, máy móc hoặc linh kiện phục vụ sản xuất.
• Doanh nghiệp nhập khẩu thực phẩm, hàng tiêu dùng và các sản phẩm khác để phân phối cho siêu thị, cửa hàng hoặc đại lý.
• Doanh nghiệp nhập khẩu thiết bị, vật tư để thực hiện dự án.
• Doanh nghiệp nhập khẩu hàng mẫu, hàng bảo hành hoặc sản phẩm phục vụ nghiên cứu.

Tùy mục đích nhập khẩu, doanh nghiệp cần lựa chọn đúng mã loại hình hải quan, chính sách thuế và bộ hồ sơ tương ứng.

Làm thủ tục hải quan là những hoạt động cần thiết để doanh nghiệp có thể nhập khẩu hàng hóa, vận chuyển và tiêu thụ vào một quốc gia nào đó.

Các doanh nghiệp phải làm thủ tục nhập khẩu giúp Nhà nước có thể quản lý hàng hóa khỏi việc nhập khẩu những mặt hàng thuộc danh mục cấm vào lãnh thổ Việt Nam. Đồng thời, nhập khẩu hàng hóa chính ngạch là cơ sở để tính thuế và thu thuế theo quy định Pháp luật.

Quy trình làm thủ tục hải quan nhập khẩu

1. Xác định và phân loại hàng hóa trước khi nhập khẩu

Trước khi ký hợp đồng hoặc đặt hàng, doanh nghiệp cần xác định rõ loại sản phẩm muốn nhập khẩu vào Việt Nam.

Đây là bước quan trọng để kiểm tra hàng hóa có được phép nhập khẩu hay không, có cần giấy phép hoặc kiểm tra chuyên ngành không và dự kiến phải nộp những loại thuế nào.

Hàng hóa nhập khẩu thông thường

Đây là những mặt hàng không thuộc danh mục cấm nhập khẩu, không phải xin giấy phép và không chịu thủ tục quản lý chuyên ngành đặc biệt.

Doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục hải quan nhập khẩu theo quy trình thông thường. Tuy nhiên, hàng hóa vẫn phải đáp ứng các quy định chung về nhãn hàng hóa, xuất xứ, sở hữu trí tuệ và chất lượng sản phẩm.

Hàng hóa thuộc danh mục cấm nhập khẩu

Một số hàng hóa không được phép nhập khẩu vào Việt Nam hoặc chỉ được nhập khẩu trong trường hợp đặc biệt.

Danh mục hàng hóa cấm nhập khẩu được quy định trong pháp luật về quản lý ngoại thương và các văn bản chuyên ngành. Nghị định 69/2018/NĐ-CP là một trong những văn bản quy định chi tiết về danh mục hàng hóa cấm nhập khẩu, nhập khẩu theo giấy phép và điều kiện.

Trước khi đặt hàng, doanh nghiệp cần kiểm tra chính xác tên hàng, công dụng, thành phần, tình trạng mới hoặc đã qua sử dụng để tránh nhập phải hàng hóa không đủ điều kiện.

Hàng hóa phải xin giấy phép nhập khẩu

Một số hàng hóa chỉ được nhập khẩu khi doanh nghiệp có giấy phép của cơ quan quản lý chuyên ngành.

Tùy từng mặt hàng, cơ quan cấp phép có thể là:

• Cơ quan quản lý y tế đối với thuốc, nguyên liệu làm thuốc, hóa chất và một số sản phẩm y tế.
• Ngân hàng Nhà nước đối với một số loại vàng nguyên liệu.
• Cơ quan quản lý văn hóa đối với phim, sản phẩm nghe nhìn, tác phẩm mỹ thuật và một số thiết bị chuyên dùng.
• Cơ quan quản lý thông tin và truyền thông đối với ấn phẩm, thiết bị in, sản phẩm an toàn thông tin và thiết bị có chức năng vô tuyến.
• Cơ quan quản lý công thương, xây dựng, nông nghiệp hoặc môi trường đối với các mặt hàng thuộc phạm vi chuyên ngành.

Danh mục và thủ tục có thể thay đổi theo từng thời kỳ. Doanh nghiệp không nên chỉ dựa vào kinh nghiệm của lô hàng cũ mà cần kiểm tra quy định tại thời điểm nhập khẩu.

Hàng hóa cần chứng nhận hoặc công bố hợp quy

Một số thiết bị điện, điện tử, viễn thông hoặc sản phẩm có khả năng gây mất an toàn phải đáp ứng quy chuẩn kỹ thuật trước khi được lưu thông trên thị trường.

Tùy sản phẩm, doanh nghiệp có thể phải thực hiện:

• Đăng ký kiểm tra chất lượng hàng nhập khẩu.
• Thử nghiệm sản phẩm.
• Chứng nhận hợp quy.
• Công bố hợp quy.
• Dán dấu hợp quy.
• Thực hiện thủ tục quản lý chuyên ngành khác.

Doanh nghiệp cần kiểm tra chính xác model, tần số, công suất, chức năng Wi-Fi, Bluetooth hoặc các tính năng vô tuyến của thiết bị. Không nên chờ hàng về cảng mới xác định vì có thể phát sinh chi phí lưu kho, lưu container và thử nghiệm bổ sung.

⇒ Đọc thêm: Danh mục sản phẩm, hàng hóa chuyên ngành CNTT&TT bắt buộc phải chứng nhận hợp quy và công bố hợp quy

⇒ Đọc thêm: Danh mục sản phẩm, hàng hóa nhập khẩu bắt buộc phải công bố hợp quy viễn thông

Hàng hóa cần kiểm tra chuyên ngành

Hàng hóa nhập khẩu có thể phải kiểm tra chuyên ngành để xác định sản phẩm có đáp ứng quy chuẩn, tiêu chuẩn hoặc điều kiện nhập khẩu hay không.

Một số thủ tục thường gặp gồm:

• Kiểm tra chất lượng.
• Kiểm dịch động vật.
• Kiểm dịch thực vật.
• Kiểm tra an toàn thực phẩm.
• Kiểm tra hiệu suất năng lượng.
• Chứng nhận hoặc công bố hợp quy.
• Kiểm tra văn hóa phẩm.
• Kiểm tra hóa chất hoặc điều kiện môi trường.

Doanh nghiệp cần xác định đúng thủ tục và thời điểm đăng ký. Một số thủ tục phải hoàn thành trước khi mở tờ khai hoặc trước khi hàng được thông quan.

2. Ký hợp đồng ngoại thương – Sales Contract

Sales Contract là một trong những chứng từ quan trọng trong giao dịch nhập khẩu hàng hóa. Đây là hợp đồng thể hiện thỏa thuận mua bán giữa bên bán nước ngoài và doanh nghiệp nhập khẩu tại Việt Nam.

Các thông tin cơ bản trên hợp đồng ngoại thương thường gồm:

• Tên hàng hóa.
• Model, quy cách hoặc thông số sản phẩm.
• Số lượng và trọng lượng.
• Đơn giá và tổng giá trị.
• Quy cách đóng gói.
• Xuất xứ hàng hóa.
• Điều kiện giao hàng.
• Thời gian và địa điểm giao hàng.
• Phương thức, thời hạn thanh toán.
• Trách nhiệm cung cấp chứng từ.
• Quy định về bảo hành, khiếu nại và bồi thường.
• Các thỏa thuận khác giữa người bán và người mua.

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý điều kiện giao hàng như EXW, FOB, CFR hoặc CIF vì điều kiện này ảnh hưởng đến trách nhiệm vận chuyển, bảo hiểm và trị giá tính thuế.

Tên hàng trên hợp đồng cũng cần thống nhất với Invoice, Packing List, vận đơn và tài liệu kỹ thuật.

3. Hoàn thiện bộ chứng từ nhập khẩu

Trước khi hàng về Việt Nam, doanh nghiệp cần nhận và kiểm tra bộ chứng từ từ nhà cung cấp.

Bộ chứng từ thường gồm:

• Sales Contract: Hợp đồng ngoại thương.
• Commercial Invoice: Hóa đơn thương mại.
• Packing List: Phiếu đóng gói hàng hóa.
• Bill of Lading hoặc Air Waybill: Vận đơn đường biển hoặc đường hàng không.
• Certificate of Origin: Chứng nhận xuất xứ hàng hóa, nếu có.
• Catalogue hoặc tài liệu kỹ thuật.
• Giấy phép và hồ sơ kiểm tra chuyên ngành, nếu có.
• Chứng từ bảo hiểm, nếu có.
• Các chứng từ liên quan khác.

Doanh nghiệp cần đối chiếu những nội dung sau:

• Tên người bán và người mua.
• Tên hàng và model.
• Số lượng và đơn vị tính.
• Trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì.
• Đơn giá và tổng trị giá.
• Số hợp đồng và số Invoice.
• Điều kiện giao hàng.
• Số vận đơn.
• Nước xuất khẩu và xuất xứ.
• Thông tin trên C/O.

Thông tin không thống nhất giữa các chứng từ có thể khiến doanh nghiệp phải giải trình, yêu cầu nhà cung cấp sửa đổi hoặc khai bổ sung tờ khai.

Đối với doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm, nên kiểm tra bộ chứng từ trước khi hàng được xếp lên tàu hoặc trước khi hàng về Việt Nam. Việc này giúp hạn chế tình trạng thiếu giấy phép, sai C/O, sai mô tả hàng hóa hoặc không xác định được mã HS.

Xem thêm: Kiểm tra hồ sơ nhập khẩu trước khi hàng về

4. Khai và truyền tờ khai hải quan

Để thực hiện khai báo hải quan điện tử, doanh nghiệp cần có chữ ký số, tài khoản khai hải quan và đăng ký thông tin với cơ quan hải quan.

Tờ khai được truyền qua phần mềm khai báo hải quan điện tử. Doanh nghiệp cần khai chính xác các nội dung:

• Mã loại hình nhập khẩu.
• Người xuất khẩu và người nhập khẩu.
• Số hợp đồng và Invoice.
• Điều kiện giao hàng.
• Phương thức thanh toán.
• Mã HS.
• Mô tả hàng hóa.
• Số lượng và đơn vị tính.
• Trọng lượng.
• Xuất xứ.
• Trị giá hải quan.
• Thuế suất.
• Địa điểm lưu giữ hàng.
• Thông tin phương tiện vận chuyển.

Hệ thống hải quan điện tử là cơ sở tiếp nhận, xử lý và phân luồng tờ khai nhập khẩu. Cổng thông tin Hải quan Việt Nam cũng cung cấp thông tin, biểu mẫu và dữ liệu phục vụ hoạt động khai báo hải quan.

Sai sót trong bước truyền tờ khai có thể dẫn đến:

• Khai bổ sung hồ sơ.
• Phải hủy và mở lại tờ khai.
• Chênh lệch số thuế phải nộp.
• Bị yêu cầu giải trình mã HS hoặc trị giá.
• Chậm thông quan.
• Phát sinh phí lưu kho, lưu bãi.

Do đó, nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng dịch vụ khai hải quan trọn gói để hạn chế sai sót trong quá trình khai báo.

5. Lấy lệnh giao hàng – D/O

D/O – Delivery Order là lệnh giao hàng do hãng tàu, đại lý hãng tàu hoặc công ty giao nhận phát hành.

Chứng từ này cho phép doanh nghiệp nhận hàng tại cảng, kho hoặc địa điểm lưu giữ.

Để lấy D/O, doanh nghiệp thường cần chuẩn bị:

• Giấy giới thiệu.
• Vận đơn.
• Thông báo hàng đến.
• Thông tin doanh nghiệp.
• Các khoản phí địa phương theo yêu cầu của hãng tàu hoặc đại lý.

Doanh nghiệp cũng cần kiểm tra:

• Ngày hàng đến.
• Cảng dỡ hàng.
• Thời gian miễn lưu container và lưu bãi.
• Phí cược container, nếu có.
• Thời hạn hiệu lực của D/O.
• Tình trạng vận đơn gốc hoặc điện giao hàng.

Đối với hàng nhập khẩu bằng đường hàng không, doanh nghiệp thực hiện thủ tục nhận hàng theo thông báo hàng đến và quy định của kho hàng không, thay vì lấy D/O theo cách áp dụng đối với hàng đường biển.

6. Phân luồng tờ khai hải quan

Sau khi đăng ký tờ khai, hệ thống sẽ phân vào luồng xanh, vàng hoặc đỏ.

• Luồng xanh: Thông quan nhanh sau khi hoàn thành nghĩa vụ thuế. Tuy nhiên vẫn có thể bị kiểm tra sau thông quan.
• Luồng vàng: Kiểm tra hồ sơ. Doanh nghiệp cần cung cấp các chứng từ như Invoice, Packing List, vận đơn, C/O, hợp đồng, giấy phép và tài liệu kỹ thuật nếu có. Nếu sai lệch, phải bổ sung trước khi thông quan.
• Luồng đỏ: Kiểm tra hồ sơ và hàng thực tế. Doanh nghiệp cần phối hợp kiểm hóa, xuất trình hàng và giải trình khi cần. Kết quả có thể ảnh hưởng đến mã HS, trị giá và thuế.

7. Nộp thuế và hoàn tất thủ tục hải quan

Doanh nghiệp cần hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ thuế trước khi hàng hóa được thông quan, trừ trường hợp được áp dụng chế độ ân hạn, bảo lãnh hoặc miễn thuế theo quy định.

Các loại thuế có thể phát sinh gồm:

• Thuế nhập khẩu.
• Thuế giá trị gia tăng.
• Thuế tiêu thụ đặc biệt.
• Thuế bảo vệ môi trường.
• Thuế chống bán phá giá.
• Thuế chống trợ cấp.
• Thuế tự vệ hoặc thuế phòng vệ thương mại khác.

Thuế nhập khẩu cơ bản được xác định theo công thức: Thuế nhập khẩu = Trị giá tính thuế × Thuế suất nhập khẩu

Mức thuế thực tế phụ thuộc vào:

• Mã HS của hàng hóa.
• Trị giá tính thuế.
• Nước xuất xứ.
• C/O.
• Biểu thuế tại thời điểm đăng ký tờ khai.
• Chính sách ưu đãi hoặc miễn thuế.
• Các biện pháp phòng vệ thương mại, nếu có.

Sau khi doanh nghiệp hoàn thành việc kiểm tra hồ sơ, kiểm hóa, thủ tục chuyên ngành và nghĩa vụ thuế, cơ quan hải quan sẽ quyết định thông quan hoặc giải phóng hàng tùy trường hợp.

8. Nhận hàng và vận chuyển về kho

Sau khi tờ khai được thông quan và đủ điều kiện qua khu vực giám sát, doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục nhận hàng.

Một số công việc cần chuẩn bị gồm:

• Kiểm tra trạng thái thông quan.
• Chuẩn bị mã vạch hoặc thông tin qua khu vực giám sát.
• Thanh toán phí cảng, kho hoặc hãng tàu.
• Chuẩn bị phương tiện vận chuyển.
• Đăng ký lấy container hoặc nhận hàng lẻ.
• Kiểm tra thời hạn trả container rỗng.
• Theo dõi tình trạng hàng hóa khi nhận.

Doanh nghiệp có thể sử dụng xe tải, xe đầu kéo container hoặc phương tiện chuyên dụng tùy theo kích thước, trọng lượng và tính chất hàng hóa.

Khi nhận hàng, nên kiểm tra số lượng, bao bì và tình trạng hàng hóa. Nếu phát hiện mất mát hoặc hư hỏng, doanh nghiệp cần lập biên bản ngay tại thời điểm nhận hàng để có cơ sở xử lý với hãng tàu, đơn vị vận chuyển hoặc công ty bảo hiểm.

Checklist kiểm tra trước khi truyền tờ khai

Trước khi thực hiện khai báo, doanh nghiệp nên kiểm tra:

• Hàng hóa có được phép nhập khẩu không?
• Có cần giấy phép hoặc kiểm tra chuyên ngành không?
• Mã HS có phù hợp với sản phẩm thực tế không?
• Đã kiểm tra thuế nhập khẩu và thuế GTGT chưa?
• Hàng có chịu thuế phòng vệ thương mại không?
• Có C/O ưu đãi không?
• C/O có đáp ứng điều kiện áp dụng không?
• Tên hàng trên các chứng từ có thống nhất không?
• Số lượng, trọng lượng và trị giá có khớp không?
• Mã loại hình có đúng mục đích nhập khẩu không?
• Đã chuẩn bị catalogue và tài liệu kỹ thuật chưa?
• Hồ sơ có đủ để xử lý khi tờ khai vào luồng vàng hoặc đỏ không?

Phát hiện rủi ro hồ sơ trước khi hàng về?

Gửi chứng từ hoặc mô tả tình trạng lô hàng để Mison Trans kiểm tra sơ bộ rủi ro về hồ sơ, mã HS, thuế và chính sách nhập khẩu nhé!

Kiểm tra sơ bộ mã HS & thuế

Rà rủi ro hồ sơ / chứng từ

Bảo mật thông tin

Kiểm tra rủi ro hồ sơ

Thông tin của bạn được bảo mật và chỉ sử dụng để tư vấn

Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ khai hải quan?

Doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng dịch vụ khi:

• Lần đầu nhập khẩu một mặt hàng.
• Chưa xác định được mã HS và thuế.
• Hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành.
• Không chắc có phải xin giấy phép hoặc hợp quy không.
• Bộ chứng từ chưa thống nhất.
• Hàng sắp về nhưng hồ sơ chưa hoàn chỉnh.
• Tờ khai bị phân luồng vàng hoặc đỏ.
• Cơ quan hải quan yêu cầu giải trình mã HS hoặc trị giá.
• Cần khai bổ sung hoặc xử lý sai sót hồ sơ.
• Lo ngại phát sinh phí lưu kho, lưu bãi và lưu container.

Dịch vụ khai hải quan nhập khẩu tại Mison Trans

Mison Trans cung cấp dịch vụ khai hải quan và hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài về Việt Nam.

Phạm vi hỗ trợ gồm:

• Kiểm tra điều kiện nhập khẩu.
• Rà soát chính sách quản lý mặt hàng.
• Kiểm tra mã HS và thuế dự kiến.
• Kiểm tra Invoice, Packing List, vận đơn và C/O.
• Hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ chuyên ngành.
• Khai và truyền tờ khai hải quan.
• Xử lý tờ khai luồng vàng, luồng đỏ.
• Phối hợp kiểm hóa.
• Hỗ trợ giải trình mã HS và trị giá.
• Khai bổ sung hồ sơ khi cần thiết.
• Làm thủ tục nhận hàng và vận chuyển về kho.

Để Mison Trans có cơ sở kiểm tra sơ bộ, doanh nghiệp có thể gửi:

• Tên hàng.
• Catalogue hoặc tài liệu kỹ thuật.
• Hình ảnh và model sản phẩm.
• Thành phần, công dụng và thông số.
• Mã HS dự kiến.
• Commercial Invoice.
• Packing List.
• Nước xuất khẩu và xuất xứ hàng hóa.
• C/O dự kiến, nếu có.

Mison Trans sẽ dựa trên thông tin doanh nghiệp cung cấp để kiểm tra thủ tục, chính sách mặt hàng và các rủi ro chính trước khi khai báo.

Phát hiện rủi ro hồ sơ trước khi hàng về?

Gửi chứng từ hoặc mô tả tình trạng lô hàng để Mison Trans kiểm tra sơ bộ rủi ro về hồ sơ, mã HS, thuế và chính sách nhập khẩu nhé!

Kiểm tra sơ bộ mã HS & thuế

Rà rủi ro hồ sơ / chứng từ

Bảo mật thông tin

Kiểm tra rủi ro hồ sơ

Thông tin của bạn được bảo mật và chỉ sử dụng để tư vấn

Kết luận

Thủ tục hải quan nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài gồm nhiều công việc liên quan đến chính sách mặt hàng, mã HS, thuế, bộ chứng từ, khai tờ khai, phân luồng và nhận hàng.

Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên kiểm tra hồ sơ ngay từ trước khi hàng được vận chuyển về Việt Nam. Việc xác định đúng mã HS, chính sách nhập khẩu và yêu cầu chuyên ngành sẽ giúp giảm nguy cơ bị giữ hàng, khai bổ sung, truy thu thuế hoặc phát sinh chi phí lưu kho, lưu container.