Chọn dịch vụ khai thuê hải quan không nên chỉ bắt đầu bằng câu hỏi “bên nào báo giá rẻ hơn?”. Với doanh nghiệp xuất nhập khẩu, điều quan trọng hơn là đơn vị dịch vụ có hiểu lô hàng, kiểm tra được rủi ro hồ sơ và tư vấn rõ phương án xử lý trước khi truyền tờ khai hay không.
Thực tế, có những lô hàng phí khai thuê ban đầu không cao, nhưng sau đó lại phát sinh chi phí vì chứng từ sai, mã HS chưa chắc, hàng bị phân luồng, thiếu hồ sơ chuyên ngành hoặc phải sửa tờ khai nhiều lần. Khi đó, phần “rẻ” ban đầu có thể không còn là phương án tiết kiệm.
Bài viết này chia sẻ kinh nghiệm lựa chọn dịch vụ khai thuê hải quan theo góc nhìn thực tế: doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi hỏi báo giá, nên đặt câu hỏi nào với đơn vị dịch vụ và cần tránh những sai lầm nào để hạn chế rủi ro khi thông quan.
Có nên sử dụng dịch vụ khai thuê hải quan không?
Doanh nghiệp không nhất thiết phải thuê dịch vụ khai thuê hải quan cho mọi lô hàng. Nếu đã có nhân sự xuất nhập khẩu nội bộ, quen mặt hàng, mã HS ổn định và bộ chứng từ không phức tạp, doanh nghiệp có thể tự xử lý để chủ động hơn về vận hành.
Tuy nhiên, doanh nghiệp nên cân nhắc thuê dịch vụ trong các trường hợp sau:
- Lần đầu xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hóa
- Lô hàng có nhiều mã, nhiều model hoặc nhiều chứng từ
- Chưa chắc mã HS, thuế nhập khẩu hoặc chính sách mặt hàng
- Hàng có khả năng cần giấy phép, kiểm tra chuyên ngành, kiểm dịch, kiểm định hoặc công bố
- Doanh nghiệp không có nhân sự khai báo chuyên trách
- Hàng sắp về cảng nhưng hồ sơ chưa được rà soát
- Lô hàng cần thông quan đúng tiến độ để kịp sản xuất, kinh doanh hoặc giao khách
- Doanh nghiệp muốn kiểm soát rủi ro trước khi truyền tờ khai
Điểm quan trọng là doanh nghiệp không nên thuê dịch vụ chỉ để “có người truyền tờ khai”. Một đơn vị khai thuê phù hợp cần giúp doanh nghiệp kiểm tra trước hồ sơ, cảnh báo rủi ro và đề xuất phương án xử lý nếu lô hàng có điểm chưa an toàn.
Nếu doanh nghiệp đang có lô hàng cần khai báo nhưng chưa chắc hồ sơ, mã HS, thuế hoặc chính sách mặt hàng đã ổn chưa, nên gửi trước chứng từ hoặc mô tả tình trạng lô hàng để được kiểm tra sơ bộ trước khi quyết định phương án xử lý.
Nếu bạn chưa chắc nên bắt đầu từ chứng từ, mã HS, chính sách mặt hàng, khai hải quan hay vận chuyển, Mison Trans có thể kiểm tra sơ bộ thông tin lô hàng và tư vấn hướng xử lý phù hợp. Tư vấn nên bắt đầu từ bước nào trước Rà sơ bộ rủi ro về chứng từ, mã HS, chính sách Hỗ trợ khai hải quan, vận chuyển hoặc trọn gói nếu cần Chỉ cần gửi thông tin cơ bản, hồ sơ chi tiết có thể bổ sung sau.
Không biết nên bắt đầu từ đâu khi làm thủ tục nhập khẩu?
5 kinh nghiệm trước khi chọn dịch vụ khai thuê hải quan
1. Đừng hỏi giá trước khi mô tả rõ lô hàng
Một lỗi phổ biến là doanh nghiệp chỉ hỏi “khai một tờ bao nhiêu tiền?” trong khi chưa cung cấp đủ thông tin về mặt hàng, số lượng dòng hàng, cảng đến, loại hình nhập khẩu, chứng từ hiện có và tình trạng lô hàng.
Với dịch vụ khai thuê hải quan, báo giá chính xác cần dựa trên mức độ phức tạp của hồ sơ. Một lô hàng thông thường sẽ khác hoàn toàn với lô hàng cần kiểm tra chuyên ngành, có nhiều mã HS, nhiều C/O hoặc đang có nguy cơ luồng vàng, luồng đỏ.
Trước khi hỏi báo giá, doanh nghiệp nên chuẩn bị tối thiểu:
- Tên hàng
- Mô tả hàng hóa
- Invoice
- Packing List
- Bill hoặc thông tin vận chuyển nếu đã có
- Catalogue, hình ảnh, thông số kỹ thuật nếu có
- Mã HS đang tham khảo nếu có
- Cảng/cửa khẩu dự kiến làm thủ tục
- ETA hoặc thời điểm hàng dự kiến về
Khi thông tin đầu vào rõ, đơn vị dịch vụ mới có thể tư vấn đúng phạm vi việc cần làm và báo phí sát thực tế hơn.
2. Kiểm tra xem đơn vị dịch vụ có hỏi lại thông tin hay không
Một đơn vị khai thuê hải quan có kinh nghiệm thường không nhận hồ sơ rồi truyền tờ khai ngay. Họ sẽ hỏi lại những điểm còn thiếu hoặc chưa rõ như tên hàng, công dụng, chất liệu, mã model, trị giá, C/O, điều kiện giao hàng hoặc chính sách mặt hàng.
Nếu đơn vị dịch vụ không đặt thêm câu hỏi nào, doanh nghiệp nên cẩn trọng. Bởi vì với nhiều lô hàng, rủi ro không nằm ở việc có đủ file chứng từ hay chưa, mà nằm ở việc thông tin trên chứng từ đã đủ cơ sở để khai báo hay chưa.
3. Ưu tiên đơn vị có thói quen kiểm tra trước khi khai
Kinh nghiệm quan trọng khi chọn dịch vụ khai thuê hải quan là xem đơn vị đó có quy trình kiểm tra trước hay không. Việc kiểm tra trước nên bao gồm:
- Đối chiếu invoice, packing list, bill
- Kiểm tra tên hàng và mô tả hàng hóa
- Rà mã HS dự kiến
- Kiểm tra thuế và chính sách mặt hàng
- Kiểm tra khả năng cần giấy phép hoặc kiểm tra chuyên ngành
- Cảnh báo các điểm có thể làm chậm thông quan
Nếu đơn vị chỉ nhận chứng từ rồi truyền tờ khai, doanh nghiệp có thể không phát hiện rủi ro cho đến khi hồ sơ đã bị hỏi lại hoặc hàng đã về cảng.
4. Không chọn dịch vụ chỉ vì phí khai thuê thấp
Phí dịch vụ thấp chưa chắc giúp doanh nghiệp tiết kiệm nếu hồ sơ bị xử lý chậm, phải sửa chứng từ, phát sinh lưu bãi, lưu container hoặc mất thêm thời gian giải trình.
Khi so sánh báo giá, doanh nghiệp nên hỏi rõ:
- Phí dịch vụ đã bao gồm những đầu việc nào?
- Có kiểm tra hồ sơ trước khi khai không?
- Nếu luồng vàng hoặc luồng đỏ thì xử lý thế nào?
- Các khoản phí hộ, phí phát sinh có được tách riêng không?
- Có báo trước những rủi ro có thể phát sinh không?
Một báo giá minh bạch không chỉ cho biết doanh nghiệp phải trả bao nhiêu, mà còn giúp doanh nghiệp hiểu rõ mình đang được hỗ trợ những gì.
Trước khi quyết định thuê đơn vị khai thuê, doanh nghiệp có thể tham khảo bảng báo giá dịch vụ khai thuê hải quan để hình dung các hạng mục chi phí cơ bản và tránh so sánh chỉ dựa trên một mức phí ban đầu.
5. Đánh giá cách đơn vị dịch vụ xử lý khi có phát sinh
Trong thực tế, không phải lô hàng nào cũng thông quan thuận lợi ngay từ đầu. Có những trường hợp cần bổ sung chứng từ, giải trình mã HS, kiểm tra thực tế hàng hóa hoặc làm rõ thông tin với các bên liên quan.
Vì vậy, khi chọn dịch vụ khai thuê hải quan, doanh nghiệp nên ưu tiên đơn vị có khả năng phối hợp xử lý phát sinh, không chỉ dừng ở bước mở tờ khai.
Một đơn vị phù hợp cần nói rõ:
- Ai là người phụ trách hồ sơ?
- Khi có phát sinh sẽ cập nhật qua kênh nào?
- Thời gian phản hồi dự kiến ra sao?
- Hồ sơ sau thông quan có được bàn giao đầy đủ không?
- Có hỗ trợ tra cứu lại hồ sơ khi doanh nghiệp cần không?
Những dấu hiệu doanh nghiệp nên tránh khi chọn dịch vụ khai thuê hải quan
Bên cạnh việc tìm đơn vị uy tín, doanh nghiệp cũng nên nhận diện sớm những dấu hiệu có thể dẫn đến rủi ro trong quá trình làm thủ tục:
- Báo giá rất thấp nhưng không nói rõ phạm vi công việc
- Không yêu cầu xem chứng từ trước khi báo phương án
- Không hỏi thêm về mặt hàng, mã HS, chính sách hoặc chứng từ kỹ thuật
- Cam kết thông quan nhanh trong mọi trường hợp
- Không tách bạch phí dịch vụ và các khoản phí hộ
- Không nói rõ cách xử lý nếu tờ khai bị luồng vàng hoặc luồng đỏ
- Không có quy trình bàn giao hồ sơ sau thông quan
- Chỉ trao đổi miệng, không xác nhận lại bằng email hoặc tin nhắn rõ ràng
Những dấu hiệu này không có nghĩa là chắc chắn dịch vụ kém, nhưng doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ trước khi giao hồ sơ. Với lô hàng giá trị cao hoặc hàng có chính sách phức tạp, việc chọn sai đơn vị khai thuê có thể khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian và chi phí hơn so với dự kiến.
Khi nào doanh nghiệp nên thuê dịch vụ khai thuê hải quan từ sớm?
Chọn công ty dịch vụ khai báo hải quan uy tín, chất lượng để đảm bảo tiến độ công việc
Doanh nghiệp nên đưa đơn vị khai thuê hải quan vào từ sớm nếu lô hàng có dấu hiệu cần kiểm tra rủi ro trước khi mở tờ khai, chẳng hạn:
- Supplier mới gửi chứng từ lần đầu và chưa biết có đúng chuẩn không
- Tên hàng trên invoice hoặc packing list còn chung chung
- Chưa chắc mã HS đang dùng có phù hợp không
- Hàng có nhiều model, nhiều mã hàng hoặc nhiều dòng sản phẩm
- Cần kiểm tra C/O để hưởng ưu đãi thuế
- Không rõ hàng có cần giấy phép hoặc kiểm tra chuyên ngành không
- ETA đã gần nhưng hồ sơ chưa được rà soát tổng thể (lúc này doanh nghiệp nên kiểm tra hồ sơ nhập khẩu trước khi hàng về để tránh xử lý trong thế bị động)
- Doanh nghiệp muốn dự trù chi phí trước khi hàng về
- Lô hàng có nguy cơ chậm giao cho khách hoặc ảnh hưởng tiến độ sản xuất
Trong các trường hợp này, thuê dịch vụ sớm sẽ hiệu quả hơn thuê khi vấn đề đã phát sinh. Khi còn thời gian, doanh nghiệp có thể chỉnh chứng từ, bổ sung hồ sơ, làm rõ mã HS và chuẩn bị phương án thông quan chủ động hơn.
Nếu bạn chưa chắc nên bắt đầu từ chứng từ, mã HS, chính sách mặt hàng, khai hải quan hay vận chuyển, Mison Trans có thể kiểm tra sơ bộ thông tin lô hàng và tư vấn hướng xử lý phù hợp. Tư vấn nên bắt đầu từ bước nào trước Rà sơ bộ rủi ro về chứng từ, mã HS, chính sách Hỗ trợ khai hải quan, vận chuyển hoặc trọn gói nếu cần Chỉ cần gửi thông tin cơ bản, hồ sơ chi tiết có thể bổ sung sau.Không biết nên bắt đầu từ đâu khi làm thủ tục nhập khẩu?
Dịch vụ khai thuê hải quan tại Mison Trans hỗ trợ theo hướng nào?
Mison Trans hỗ trợ doanh nghiệp khai thuê hải quan theo hướng kiểm tra trước, khai báo đúng và phối hợp xử lý phát sinh theo tình trạng thực tế của từng lô hàng.
Thay vì chỉ tiếp nhận hồ sơ rồi truyền tờ khai, Mison Trans tập trung vào các bước quan trọng trước khi khai báo:
- Rà soát bộ chứng từ doanh nghiệp gửi
- Kiểm tra sự thống nhất giữa invoice, packing list, bill và các chứng từ liên quan
- Tư vấn mã HS tham khảo
- Kiểm tra thuế và chính sách mặt hàng
- Cảnh báo khả năng cần giấy phép, kiểm tra chuyên ngành hoặc chứng từ bổ sung
- Đề xuất phương án xử lý nếu hồ sơ có điểm chưa rõ
- Khai báo tờ khai hải quan
- Theo dõi phân luồng và phối hợp xử lý khi có phát sinh
Với các doanh nghiệp chưa có nhân sự xuất nhập khẩu chuyên trách, đang làm hàng mới hoặc cần kiểm tra hồ sơ trước khi hàng về, việc gửi chứng từ sớm sẽ giúp Mison Trans đánh giá rủi ro tốt hơn và tư vấn hướng xử lý phù hợp hơn.
Bài viết tham khảo thêm
Kết luận
Kinh nghiệm lựa chọn dịch vụ khai thuê hải quan uy tín không nằm ở việc tìm đơn vị báo giá thấp nhất, mà nằm ở việc chọn đúng đơn vị hiểu lô hàng, kiểm tra hồ sơ trước khi khai và tư vấn rõ rủi ro trước khi doanh nghiệp ra quyết định.
Trường hợp doanh nghiệp cần hỗ trợ nhiều đầu việc hơn như kiểm tra hồ sơ, phối hợp vận chuyển, khai hải quan và xử lý các bước liên quan, có thể tham khảo dịch vụ xuất nhập khẩu trọn gói tại TP.HCM.
Trước khi thuê dịch vụ, doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ thông tin lô hàng, hỏi rõ phạm vi hỗ trợ, cách xử lý khi phát sinh và cách bàn giao hồ sơ sau thông quan. Càng rõ ngay từ đầu, quá trình phối hợp càng ít bị động.
Nếu doanh nghiệp đang chuẩn bị khai hải quan nhưng chưa chắc bộ chứng từ, mã HS, thuế hoặc chính sách mặt hàng đã ổn chưa, hãy gửi chứng từ hoặc mô tả tình trạng lô hàng để Mison Trans kiểm tra sơ bộ và tư vấn bước tiếp theo.
Liên hệ Mison Trans để được hỗ trợ nhanh qua hotline.
