Nhiều doanh nghiệp chỉ thật sự cuống lên khi nhận được thông báo hàng đang bị giữ tại cảng, thiếu hồ sơ, chờ kiểm tra chuyên ngành hoặc chưa thể thông quan đúng kế hoạch. Nhưng trên thực tế, phần lớn các trường hợp phát sinh lại không bắt đầu ở cảng. Vấn đề thường xuất hiện sớm hơn, ngay từ lúc đặt hàng, chốt chứng từ, kiểm tra chính sách hoặc xác định mã HS chưa kỹ.
Đó cũng là lý do vì sao câu hỏi cách tránh hàng bị giữ tại cảng không nên được xử lý khi hàng đã gần đến ETA, mà phải được nhìn từ giai đoạn trước đó. Doanh nghiệp càng rà soát sớm, khả năng xử lý càng chủ động. Ngược lại, càng để sát ngày hàng về mới kiểm tra, rủi ro phát sinh lưu bãi, lưu container, sửa chứng từ hoặc chậm giao hàng cho khách càng lớn.
Bài viết này sẽ giúp doanh nghiệp nhìn rõ những nguyên nhân phổ biến khiến hàng bị chậm thông quan, các điểm thường bị bỏ sót trước ETA, và các bước nên chuẩn bị sớm để hạn chế tối đa nguy cơ phát sinh.
Vì sao doanh nghiệp hay bị động khi hàng về cảng?
Nhiều đơn vị khi nhập hàng vẫn xử lý theo thói quen: chốt giá xong mới bắt đầu hỏi thủ tục, chờ supplier gửi chứng từ rồi tới đâu sửa tới đó. Cách này có thể tạm ổn với các lô hàng đơn giản, nhưng với mặt hàng có yếu tố kỹ thuật, hàng cần kiểm tra chuyên ngành hoặc bộ hồ sơ nhiều đầu mối, rủi ro bắt đầu tăng lên rất nhanh.
Điều quan trọng là doanh nghiệp thường nghĩ hàng bị giữ tại cảng là do phát sinh bất ngờ ở khâu thông quan. Nhưng thực tế, phần lớn tình huống lại đến từ việc chuẩn bị chưa đủ sớm. Hồ sơ chưa đồng nhất, mã HS chưa được kiểm tra kỹ, chính sách mặt hàng chưa rà soát, hoặc thiếu tài liệu để giải trình là những nguyên nhân rất phổ biến.
Vì vậy, thay vì chỉ tìm cách xử lý khi hàng đã bị vướng, doanh nghiệp nên nhìn rộng hơn từ đầu chuỗi nhập khẩu.
Nếu doanh nghiệp đã từng gặp tình huống hàng bị chậm xử lý tại cảng, nên xem thêm bài viết về hàng bị giữ tại cảng để hiểu rõ hơn các nguyên nhân thường gặp và hướng xử lý thực tế.
Hàng bị giữ tại cảng vì sao? Doanh nghiệp thường vướng ở 4 nhóm nguyên nhân chính
Muốn biết cách tránh hàng bị giữ tại cảng, trước hết cần hiểu vì sao hàng hay bị chậm. Trong thực tế, phần lớn nguyên nhân có thể gom thành 4 nhóm sau.
1. Chưa kiểm tra kỹ chính sách mặt hàng
Không phải mặt hàng nào cũng được nhập khẩu theo cùng một cách. Có những sản phẩm nhập khá đơn giản, nhưng cũng có những nhóm hàng cần giấy phép, kiểm tra chất lượng, công bố, kiểm tra an toàn hoặc yêu cầu chuyên ngành khác.
Nếu doanh nghiệp không rà trước, hàng có thể đã về đến nơi nhưng vẫn chưa đủ điều kiện để làm tiếp các bước thông quan.
Doanh nghiệp nhập khẩu lần đầu hoặc nhập mặt hàng mới nên kiểm tra kỹ chính sách mặt hàng nhập khẩu ngay từ giai đoạn chuẩn bị mua, thay vì đợi đến khi hàng sắp về mới rà soát.
2. Khai mã HS chưa sát thực tế hàng hóa
Rất nhiều doanh nghiệp chỉ bắt đầu hỏi mã HS khi chuẩn bị khai, trong khi đây là bước nên được dự kiến từ sớm. Mã HS không chỉ liên quan đến thuế mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách quản lý, khả năng kiểm tra chuyên ngành và mức độ cần thiết của hồ sơ kỹ thuật.
Nếu mô tả hàng quá ngắn, không rõ công dụng hoặc không có catalogue hỗ trợ, rủi ro bị hỏi lại là rất cao. Với nhiều mặt hàng kỹ thuật, việc xác định mã HS muộn thường khiến doanh nghiệp bị chậm cả chuỗi xử lý phía sau.
3. Bộ chứng từ đủ nhưng chưa thật sự đồng nhất
Đây là lỗi rất phổ biến. Nhiều bộ hồ sơ nhìn qua có vẻ đầy đủ vì đã có invoice, packing list và vận đơn, nhưng khi đối chiếu kỹ lại thấy mỗi chứng từ mô tả hàng một kiểu, số lượng không khớp, model ghi thiếu hoặc thông tin doanh nghiệp chưa chuẩn.
Trong nhập khẩu, “đủ giấy” chưa chắc đã là “đủ để xử lý mượt”. Bộ hồ sơ càng thiếu sự thống nhất, khả năng phát sinh càng cao. Đây cũng là lý do doanh nghiệp nên kiểm tra trước ETA thay vì chờ chứng từ final rồi mới rà.
4. Phối hợp giữa các bên quá muộn
Không ít doanh nghiệp làm việc trực tiếp với supplier rất sát, nhưng lại đưa hồ sơ cho bên logistics hoặc khai hải quan quá trễ. Khi đó, dù lỗi không lớn, thời gian còn lại cũng không đủ để xử lý đẹp.
Thực tế cho thấy nhiều lô hàng chậm không phải vì lỗi nghiêm trọng, mà vì mọi người cùng biết vấn đề quá muộn.
Doanh nghiệp thường chậm ở đâu trước khi hàng về?
Nếu nhìn từ góc độ vận hành, doanh nghiệp thường chậm ở những điểm rất quen thuộc nhưng lại ảnh hưởng lớn đến tiến độ thông quan.
Đầu tiên là chậm kiểm tra chính sách nhập khẩu. Nhiều nơi chỉ hỏi thủ tục khi hàng đã sản xuất xong hoặc gần lên tàu. Tiếp theo là chậm xin catalogue, datasheet hoặc tài liệu kỹ thuật từ supplier. Với các mặt hàng có model hoặc thông số riêng, đây là nhóm tài liệu rất quan trọng để xác định mã HS và giải trình khi cần.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng hay chậm rà chứng từ nháp. Đáng lẽ invoice và packing list nên được kiểm tra từ bản draft, nhưng nhiều nơi lại chờ đến bản cuối cùng mới xem. Khi đó nếu phát hiện sai, việc sửa sẽ mất thêm thời gian và dễ ảnh hưởng kế hoạch giao nhận.
Một điểm chậm khác là chậm chuẩn bị hồ sơ chuyên ngành. Có những mặt hàng cần làm thủ tục riêng nhưng doanh nghiệp chỉ phát hiện khi được hỏi. Khi đó, mọi việc gần như đã chuyển sang trạng thái bị động. Với những lô hàng sắp về, doanh nghiệp nên rà hồ sơ từ sớm và đối chiếu theo từng đầu mục cụ thể để giảm nguy cơ phát sinh khi làm thủ tục.
Nhóm hàng dễ bị vướng khi nhập từ Trung Quốc
Khi nói đến các nhóm hàng dễ phát sinh, điều cần lưu ý không phải là cứ nhập từ Trung Quốc là khó, mà là nhiều mặt hàng từ thị trường này có tốc độ mua bán nhanh, model thay đổi liên tục và chứng từ đôi khi mô tả khá ngắn. Điều đó khiến việc chuẩn bị hồ sơ càng phải kỹ hơn.
Các nhóm dễ vướng thường gồm:
- Hàng điện, điện tử, thiết bị kỹ thuật
- Linh kiện, phụ tùng, hàng nhiều model
- Mỹ phẩm, thực phẩm, hàng tiêu dùng có quản lý riêng
- Hàng nhập về để bán lại trong nước và cần chứng minh hồ sơ hợp lệ
Những nhóm này thường cần doanh nghiệp chuẩn bị tốt hơn về mô tả hàng hóa, chính sách mặt hàng, tài liệu kỹ thuật, nhãn hàng hóa và cách phối hợp giữa các bên ngay từ đầu.
Cách tránh hàng bị giữ tại cảng: 7 việc nên làm trước khi hàng về
Đây là phần quan trọng nhất. Nếu doanh nghiệp đang tìm cách tránh hàng bị giữ tại cảng, nên bắt đầu từ 7 việc sau thay vì đợi đến lúc phát sinh rồi mới xử lý.
1. Kiểm tra chính sách mặt hàng trước khi chốt đơn
Trước khi đặt hàng, cần biết rõ mặt hàng có được phép nhập không, có cần giấy phép không, có phải kiểm tra chuyên ngành hay không và có yêu cầu riêng gì về nhãn, công bố hoặc hồ sơ pháp lý hay không.
Làm sớm bước này giúp doanh nghiệp tránh tình trạng hàng đã đi rồi mới phát hiện còn thiếu cả một nhóm thủ tục.
2. Xác định mã HS dự kiến càng sớm càng tốt
Doanh nghiệp không nên để đến lúc khai mới hỏi mã HS. Dù chưa thể chốt chính thức ngay từ đầu, vẫn nên có mã HS dự kiến để ước tính thuế, kiểm tra chính sách và chuẩn bị tài liệu phù hợp.
Với hàng kỹ thuật, phụ tùng hoặc hàng nhiều model, bước này càng quan trọng hơn.
3. Yêu cầu supplier gửi chứng từ nháp sớm
Thay vì chờ bản final, hãy xin trước bản nháp của invoice, packing list, mô tả hàng hóa, danh sách model và các tài liệu kỹ thuật liên quan. Khi kiểm tra từ sớm, doanh nghiệp sẽ có thời gian để chỉnh sửa trước khi hàng về gần tới nơi.
4. Rà sự đồng nhất của toàn bộ bộ hồ sơ
Không nên kiểm tra từng giấy tờ riêng lẻ. Cần đặt toàn bộ chứng từ cạnh nhau để xem tên hàng, model, số lượng, đơn vị tính, thông tin người mua bán và mô tả hàng hóa có đồng nhất hay không.
Đây là bước rất thực tế và thường quyết định bộ hồ sơ có được xử lý mượt hay không. Với những lô hàng sắp về, doanh nghiệp nên kiểm tra hồ sơ nhập khẩu trước khi hàng về để phát hiện sớm các điểm chưa khớp giữa chứng từ, mô tả hàng hóa và thông tin khai báo.
5. Chuẩn bị sớm hồ sơ kiểm tra chuyên ngành nếu có
Với các mặt hàng có rủi ro liên quan đến kiểm tra chuyên ngành, doanh nghiệp nên xác định sớm cần hồ sơ gì, làm ở đâu, mất bao lâu và có thể xử lý trước tới mức nào. Càng chuẩn bị chậm, nguy cơ hàng phải chờ càng cao.
Một số nhóm hàng thuộc danh mục quản lý của Bộ Công Thương cần được rà trước theo danh mục hàng hóa kiểm tra chuyên ngành.
6. Kiểm tra trước các yêu cầu về nhãn và hồ sơ bán lại trong nước
Nếu nhập hàng để kinh doanh hoặc phân phối tiếp, doanh nghiệp không nên chỉ dừng ở chuyện thông quan được. Cần kiểm tra quy định về nhãn hàng hóa, tài liệu đi kèm và các giấy tờ cần lưu để phục vụ bán hàng, kiểm tra thị trường hoặc chứng minh nguồn gốc khi cần để tránh phát sinh sau thông quan
7. Phối hợp sớm với đơn vị logistics và khai hải quan
Một lô hàng càng nhiều đầu mối, càng cần có người kiểm tra tổng thể từ sớm. Doanh nghiệp nên chia sẻ thông tin lô hàng, chứng từ, ETA, mã HS dự kiến và các điểm còn chưa rõ cho đơn vị hỗ trợ trước khi quá muộn.
Doanh nghiệp có thể chủ động làm việc sớm với đơn vị khai hải quan hoặc bên cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu trọn gói để kiểm tra hồ sơ và giảm rủi ro phát sinh khi hàng cập cảng.
Kiểm tra chuyên ngành: đừng để đến khi bị hỏi mới bắt đầu làm
Một trong những lý do khiến nhiều lô hàng bị chậm là doanh nghiệp chỉ bắt đầu xử lý kiểm tra chuyên ngành khi đã bị hỏi tới. Với các nhóm hàng có điều kiện quản lý riêng, việc chuẩn bị chậm gần như đồng nghĩa với việc tự tạo áp lực cho chính mình.
Thay vì xem đây là một phần phát sinh sau cùng, doanh nghiệp nên coi kiểm tra chuyên ngành là một phần của kế hoạch nhập khẩu ngay từ đầu. Chỉ cần thay đổi góc nhìn này, rất nhiều rủi ro đã được giảm đi đáng kể.
Với những mặt hàng thuộc diện kiểm tra chuyên ngành, doanh nghiệp cần rà soát từ sớm để biết phải chuẩn bị hồ sơ gì và thời gian xử lý ra sao. Làm càng muộn, nguy cơ hàng bị chậm thông quan càng cao.
Khi nào nên bắt đầu rà soát để giảm nguy cơ hàng bị giữ?
Thời điểm tốt nhất không phải là lúc hàng đã cập cảng, mà là từ các mốc sớm hơn nhiều:
- Khi doanh nghiệp đang cân nhắc nhập mặt hàng mới
- Trước khi xác nhận đặt hàng
- Khi supplier gửi xác nhận đóng hàng
- Khi có chứng từ nháp đầu tiên
- Trước ETA đủ sớm để còn thời gian chỉnh sửa
Càng kiểm tra sớm, doanh nghiệp càng có nhiều lựa chọn xử lý. Càng kiểm tra muộn, mọi sai sót dù nhỏ cũng dễ chuyển thành chi phí và áp lực.
Kết luận
Nếu nhìn đúng bản chất, hàng bị giữ tại cảng hiếm khi là sự cố hoàn toàn bất ngờ. Phần lớn các tình huống đều đã có dấu hiệu từ trước: chưa rà chính sách mặt hàng, chưa xác định mã HS, chưa kiểm tra chứng từ, chưa chuẩn bị hồ sơ chuyên ngành hoặc chưa phối hợp đủ sớm giữa các bên.
Vì vậy, cách tránh hàng bị giữ tại cảng không nằm ở việc phản ứng thật nhanh khi có sự cố, mà nằm ở việc chuẩn bị đúng ngay từ đầu. Doanh nghiệp càng chủ động trước ETA, khả năng thông quan càng ổn định và chi phí phát sinh càng được kiểm soát tốt hơn.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang chuẩn bị có lô hàng về và muốn rà trước những điểm dễ phát sinh, hãy liên hệ Mison Trans để được tư vấn kiểm tra hồ sơ, chính sách mặt hàng và hướng xử lý phù hợp trước khi hàng cập cảng.
___________________
MISON TRANS – DỊCH VỤ HẢI QUAN – VẬN CHUYỂN QUỐC TẾ
- Head Office: 200 QL13 (Cũ), Khu phố 1, Phường Hiệp Bình, TP. Hồ Chí Minh
- Văn phòng HCM: 13 Đường số 7, KDC Cityland Center Hills, Phường Hạnh Thông, TP. Hồ Chí Minh
- Chi nhánh Hà Nội: Tầng 9 Tòa Minori, Số 67A Phố Trương Định, Phường Trương Định, Quận Hai Bà Trưng, TP. Hà Nội
- Hotline: 1900 63 63 48
- Email: cs1@misontrans.com
