Nhắc đến invoice, chúng ta sẽ không khỏi thắc mắc và hoang mang khi có nhiều loại invoice khác nhau như Commercial Invoice, Proforma Invoice…
Vậy Commercial Invoice là gì? Có bao nhiêu loại Commercial Invoice?… Để giải đáp các thắc mắc trên, hãy cùng Mison Trans tìm hiểu bài viết dưới đây ngay nhé!
Commercial Invoice là gì?
Commercial Invoice hay “Hóa đơn thương mại”, là một chứng từ quan trọng trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Đây là một hợp đồng mua bán chính thức giữa người bán và người mua, xác nhận sự thỏa thuận và giao dịch hàng hóa.
Để hiểu đơn giản hơn, thì đây là chứng từ do người bán phát hành để đòi tiền người mua, dĩ nhiên trong đó sẽ thể hiện các chi phí mà người mua phải trả cho người bán.
Commercial Invoice chứa thông tin về người bán, người mua, chi tiết hàng hóa và các điều khoản giao dịch. Đây là cơ sở để xác định giá trị hàng hóa, thuế, lệ phí và các khoản thanh toán liên quan.
Việc lập và xử lý Commercial Invoice chính xác là rất quan trọng để đảm bảo quy trình xuất nhập khẩu được tiến hành một cách suôn sẻ và hợp pháp.
Vai trò của Commercial Invoice trong xuất nhập khẩu
- Commercial Invoice đóng vai trò là cơ sở để thực hiện quy trình thanh toán giữa bên bán và bên mua.
- Thông qua Commercial Invoice, mọi chi tiết về số lượng hàng hóa, giá trị và các điều kiện giao hàng được liệt kê một cách chi tiết và rõ ràng. Điều này giúp đảm bảo sự minh bạch và sự công bằng trong giao dịch thương mại.
- Commercial Invoice đóng vai trò quan trọng trong quá trình khai báo hải quan. Dựa trên các thông tin được cung cấp trong chứng từ này, các cơ quan hải quan có thể xác định chính xác giá trị hàng hóa nhập khẩu, thuế và các khoản phí liên quan.
- Là chứng từ quan trọng dùng để bổ sung vào bộ hồ sơ thanh toán cho ngân hàng
- Số tiền được thể hiện trên hóa đơn là căn cứ để tính phí mua bảo hiểm cho lô hàng nếu như bạn có nhu cầu mua bảo hiểm cho hàng hóa của mình.
Nội dung của Commercial Invoice
Hóa đơn thương mại là một tài liệu quan trọng và thông tin bắt buộc trong giao dịch thương mại quốc tế. Dù có sự lựa chọn khác nhau về mẫu hóa đơn, Commercial Invoice cần bao gồm các thông tin sau để đáp ứng yêu cầu chung:
1. Thông tin người mua (Buyer/Importer):
- Tên công ty mua hàng, địa chỉ, số điện thoại, Fax
- (Tùy theo điều kiện thanh toán) Số tài khoản của doanh nghiệp
2. Thông tin người bán (Seller/Exporter):
- Các thông tin của nhà xuất khẩu tương tự như bên nhập khẩu
3. Số Invoice (Do công ty xuất khẩu quy định)
4. Ngày phát hành Invoice (Ngày chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua)
5. Phương thức thanh toán (T/T, D/P và D/A, L/C)
6. Điều kiện cơ sở giao hàng:
- Được ghi cùng với địa điểm nhất định, ví dụ: CIP HANOI
- Tùy thuộc vào phương tiện, hình thức vận chuyển và loại hình hàng, sẽ có các điều khoản Incoterm tương ứng và trách nhiệm của các bên tham gia sẽ khác nhau
7. Thông tin hàng hóa:
- Mô tả hàng hóa phải phù hợp với mô tả hàng hóa trong hợp đồng thương mại hoặc L/C
- Bao gồm mô tả hàng hóa, số lượng, đơn vị tính, trọng lượng
8. Tổng số tiền:
- Tổng trị giá của hóa đơn, ghi cả số và chữ
- Mệnh giá đồng tiền
9. Một số thông tin khác có thể có trong hóa đơn:
- Cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng, ký hiệu chuyến bay, ngày giao hàng dự kiến,…
Trên đây là các thông tin cơ bản và bắt buộc trong một Commercial Invoice để đảm bảo tính chính xác và pháp lý của giao dịch thương mại quốc tế.
Các loại Commercial Invoice
Sau đây là các loại Commercial Invoice phổ biến:
1. Proforma Invoice (Hóa đơn dự thảo)
- Được sử dụng như một phiếu báo giá ban đầu hoặc hợp đồng để cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ.
- Thông tin chi tiết về hàng hoá, giá cả, điều khoản thương mại và điều kiện thanh toán được ghi chú.
- Thông thường không có giá trị chính thức đối với các mục đích hải quan và tài chính.
2. Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại)
- Được sử dụng trong quá trình xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hoá.
- Chứa thông tin chi tiết về hàng hoá như mô tả, số lượng, giá cả và giá trị tổng cộng.
- Cung cấp thông tin về bên xuất khẩu, bên nhập khẩu và các điều khoản giao dịch.
3. Final Invoice (Hóa đơn cuối cùng)
- Được sử dụng để xác nhận hoàn thành giao dịch thương mại.
- Bản cuối cùng sau khi đã thực hiện và thanh toán đầy đủ cho các hàng hóa hoặc dịch vụ đã cung cấp.
- Chứa thông tin cuối cùng về số lượng hàng hoá, tổng giá trị và bất kỳ điều khoản thanh toán nào.
Các mẫu Commercial Invoice phổ biến
Những lưu ý khi sử dụng Commercial Invoice
Khi tạo Commercial Invoice trong lĩnh vực logistics, cần chú ý đến những lỗi cơ bản sau đây, vì một sai sót nhỏ cũng có thể gây ra nhiều vấn đề:
- Khai báo thông tin không chính xác hoặc mắc sai sót có thể ảnh hưởng đến quá trình thông quan hàng hóa. Việc nhập sai thông tin về hàng hoá, số lượng, giá trị và thông tin liên hệ có thể dẫn đến những tranh chấp sau này.
- Hóa đơn thương mại không thể hiện rõ điều kiện giao hàng như FOB (Free On Board) hay CIF (Cost, Insurance, Freight). Sự thiếu rõ ràng trong việc xác định trách nhiệm và chi phí vận chuyển có thể gây hiểu lầm và tranh cãi giữa các bên tham gia giao dịch.
- Xuất khẩu hàng hóa theo giá CIF nhưng ghi hóa đơn theo giá FOB tại nơi xếp hàng và bỏ qua các chi phí phát sinh sau đó. Dẫn đến sự không rõ ràng về tổng chi phí thực tế mà người mua cần phải thanh toán, ảnh hưởng đến tính minh bạch và tin cậy của giao dịch.
- Mô tả thông tin hàng hóa không rõ ràng hoặc thiếu thông tin cần thiết, bao gồm số lượng, giá cả, ký hiệu, chủng loại và các thông tin khác liên quan. Dễ gây ra hiểu lầm và khó khăn trong quá trình kiểm tra và xác nhận hàng hoá.
Ngoài ra có một số lưu ý khi tiến hành lập Commercial invoice như:
- Lập Commercial Invoice sau khi hàng đã được gửi hoặc đóng container. có thể lập trước nếu hàng thường xuyên và số lượng không thay đổi.
- Cẩn thận để không nhầm Commercial Invoice và Packing List, hai giấy tờ tương tự.
- Đảm bảo đầy đủ thông tin trên Commercial Invoice về sản phẩm, số lượng, giá cả, đơn vị tính, trọng lượng, ngày giao hàng, điều kiện giao hàng và thông tin xuất nhập khẩu.
Nhìn chung, Commercial Invoice là một chứng từ quan trọng trong thương mại quốc tế. Việc nắm rõ vai trò, nội dung, cách lập và các loại Commercial Invoice sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về loại chứng từ này và sử dụng nó một cách hiệu quả.
Ngoài ra, nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào khác, hãy liên hệ Mison Trans qua hotline để được tư vấn và hỗ trợ sớm nhất nhé!
- Head Office: 200 QL13 (Cũ), P. Hiệp Bình Phước, TP. Thủ Đức, TP.HCM
- Văn phòng HCM: 13 Đường số 7, KDC Cityland Center Hills, Phường 7, Quận Gò Vấp, TP.HCM
- Chi nhánh Hà Nội: Tầng 9 Tòa Minori, Số 67A Phố Trương Định, Phường Trương Định, Quận Hai Bà Trưng, TP. Hà Nội
- Hotline: 1900 63 63 48
- Email: st1@misontrans.com