Quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa là một chuỗi các bước quan trọng, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều bên như doanh nghiệp, đơn vị vận chuyển, cơ quan hải quan và ngân hàng. Nếu không nắm rõ các bước thực hiện, chứng từ cần chuẩn bị hay quy định pháp lý hiện hành, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc thông quan, phát sinh chi phí hoặc bị gián đoạn chuỗi cung ứng.
Với hơn 11 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics, Mison Trans chia sẻ dưới đây quy trình xuất khẩu – nhập khẩu hàng hóa chuẩn nhất 2025, kèm sơ đồ quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa, giúp bạn dễ dàng hình dung và áp dụng thực tế.
Tổng quan về quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa
Để đảm bảo mọi giao dịch diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần hiểu rõ quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa – tức là toàn bộ các bước cần thực hiện từ khi ký hợp đồng mua bán quốc tế cho đến khi hàng hóa được giao nhận, thanh toán hoàn tất.
Về cơ bản, quy trình này chia thành hai hướng chính:
- Quy trình xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài: Là quá trình doanh nghiệp Việt Nam đưa hàng ra khỏi lãnh thổ Việt Nam để bán cho đối tác nước ngoài. Quy trình bao gồm các công đoạn như chuẩn bị chứng từ, xin giấy phép xuất khẩu (nếu có), làm thủ tục hải quan, vận chuyển hàng đến cảng hoặc sân bay, và hoàn tất thanh toán quốc tế.
- Quy trình nhập khẩu hàng hóa vào Việt Nam: Là quá trình doanh nghiệp Việt Nam mua hàng hóa từ nước ngoài đưa về trong nước. Hoạt động này bao gồm ký hợp đồng mua bán, mở tờ khai hải quan, nộp thuế, thông quan và đưa hàng về kho nội địa.
Mặc dù mục tiêu khác nhau – một bên là đưa hàng ra nước ngoài, bên còn lại là đưa hàng về Việt Nam – nhưng cả hai đều tuân theo cùng một chuỗi quy trình nghiệp vụ cơ bản.
Cụ thể, một chu trình xuất nhập khẩu hoàn chỉnh thường gồm ba giai đoạn chính:
- Chuẩn bị hồ sơ và chứng từ thương mại
- Làm thủ tục hải quan và tổ chức vận chuyển quốc tế
- Giao nhận hàng hóa và thực hiện thanh toán
Chuẩn bị hồ sơ → Ký hợp đồng ngoại thương → Đặt chỗ vận chuyển → Khai báo hải quan → Kiểm hóa → Thông quan → Giao hàng → Thanh toán quốc tế
Nhìn chung, quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa không chỉ là tập hợp các thủ tục hành chính, mà còn phản ánh năng lực quản lý, sự chuyên nghiệp và khả năng tuân thủ pháp lý của doanh nghiệp. Một quy trình được thực hiện đúng, minh bạch và tối ưu sẽ giúp doanh nghiệp:
- Rút ngắn thời gian thông quan
- Giảm chi phí logistics và phát sinh ngoài kế hoạch
- Duy trì uy tín với đối tác quốc tế
- Nâng cao hiệu quả hoạt động và năng lực cạnh tranh toàn cầu
Quy trình xuất khẩu hàng hóa chi tiết
Doanh nghiệp cần đảm bảo có giấy phép kinh doanh nhập khẩu hợp lệ đối với mặt hàng cần nhập. Sau đó, tiến hành ký hợp đồng ngoại thương với nhà cung cấp nước ngoài, quy định rõ phương thức thanh toán (thường là L/C hoặc TTR), điều khoản giao nhận, điều kiện Incoterms…
→ Chi tiết tại: Thủ tục nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài cần những gì?
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ xuất khẩu
Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cơ bản gồm:
Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cơ bản gồm:
- Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract)
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
- Phiếu đóng gói (Packing List)
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
- Giấy chứng nhận kiểm dịch, hun trùng (nếu có)
- Giấy chứng nhận bảo hiểm hàng hóa (nếu theo điều kiện CIF hoặc CIP)
Việc chuẩn bị chứng từ đầy đủ và chính xác giúp hạn chế rủi ro bị kiểm tra bổ sung, chậm thông quan hoặc phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi.
Xem thêm Khai báo tờ khai hải quan xuất khẩu chỉ với 8 bước
Bước 2: Thống nhất điều kiện giao hàng theo Incoterms
Trước khi thực hiện xuất khẩu, doanh nghiệp cần xác định rõ điều kiện giao hàng (FOB, CIF, EXW, DAP…) để phân định trách nhiệm, chi phí và rủi ro giữa người mua và người bán trong suốt quá trình vận chuyển.
Xem thêm: Incoterms là gì? Các điều kiện Incoterms mới nhất hiện nay
Bước 3: Đặt chỗ vận chuyển (Booking)
Tùy theo đặc điểm hàng hóa, doanh nghiệp lựa chọn phương thức vận chuyển phù hợp:
- Đường biển: Phù hợp với hàng có khối lượng lớn, giá trị trung bình.
- Đường hàng không: Dành cho hàng có giá trị cao hoặc cần giao nhanh.
- Đường bộ: Áp dụng với hàng xuất khẩu sang Lào, Campuchia, Trung Quốc.
Bước 4: Làm VGM và đưa hàng ra cảng hoặc kho
Đối với hàng container, doanh nghiệp cần khai báo VGM (Verified Gross Mass) và đưa container đến cảng hoặc kho CFS theo quy định của hãng tàu.
Bước 5: Khai báo và truyền tờ khai hải quan
Doanh nghiệp khai báo điện tử qua hệ thống VNACCS. Sau khi nhận kết quả phân luồng tờ khai hải quan:
- Luồng xanh: Hàng được thông quan ngay.
- Luồng vàng: Cần kiểm tra hồ sơ.
- Luồng đỏ: Kiểm tra thực tế hàng hóa.
Bước 6: Thông quan và phát hành vận đơn
Sau khi hàng được thông quan và lên tàu, hãng vận chuyển sẽ phát hành vận đơn (Bill of Lading). Vận đơn là chứng từ quan trọng trong thanh toán quốc tế và xác nhận quyền sở hữu hàng hóa.
Bước 7: Gửi bộ chứng từ và hoàn tất thanh toán
Doanh nghiệp gửi bộ chứng từ xuất khẩu cho khách hàng hoặc ngân hàng (theo phương thức L/C, T/T, D/P…) để hoàn tất thanh toán.
Khi thanh toán hoàn tất, quy trình xuất hàng được xem là hoàn chỉnh.
Quy trình nhập khẩu hàng hóa vào Việt Nam
Mỗi lô hàng nhập khẩu đều cần được chuẩn bị kỹ lưỡng về chứng từ, giấy phép, hợp đồng và hồ sơ hải quan.
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ nhập khẩu
Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ cơ bản gồm:
- Vận đơn (Bill of Lading)
- Hóa đơn thương mại (Invoice)
- Phiếu đóng gói (Packing List)
- Hợp đồng ngoại thương
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
- Phụ lục tờ khai trị giá (nếu có)
Bộ hồ sơ càng đầy đủ và thống nhất, quá trình mở tờ khai và thông quan càng thuận lợi.
Xem chi tiết 8 bước hoàn tất tờ khai báo hải quan nhập khẩu
Bước 2: Nhận thông báo hàng đến và lấy lệnh giao hàng (D/O)
Khi hàng sắp cập cảng, hãng tàu hoặc forwarder sẽ gửi cho người nhập khẩu Giấy báo hàng đến (Arrival Notice), kèm theo bản sao vận đơn, thông tin về số container, chuyến tàu, cảng dỡ hàng, thời gian dự kiến cập cảng và các loại phí phải thanh toán.
Từ giấy báo hàng này, doanh nghiệp cần nhanh chóng liên hệ hãng tàu hoặc đại lý để lấy Lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O).
D/O là chứng từ cho phép doanh nghiệp nhận hàng tại cảng hoặc kho của hãng vận chuyển.
Khi đi lấy D/O, cần mang theo:
- Giấy giới thiệu của doanh nghiệp
- Bản gốc vận đơn (hoặc vận đơn điện tử nếu dùng Sea Waybill)
- CMND/CCCD người nhận hàng
- Hóa đơn thanh toán các khoản phí local charge theo thông báo của hãng tàu
Bước 3: Mở tờ khai hải quan nhập khẩu
Doanh nghiệp tiến hành khai báo điện tử trên hệ thống VNACCS/VCIS, nhập đầy đủ thông tin lô hàng, mã HS, trị giá và đính kèm chứng từ. Hệ thống sẽ phân luồng tờ khai:
- Luồng xanh: thông quan ngay
- Luồng vàng: kiểm tra hồ sơ
- Luồng đỏ: kiểm tra thực tế hàng hóa
Nếu hồ sơ hợp lệ, tờ khai được thông quan nhanh chóng, thường chỉ trong vài giờ.
Bước 4: Nộp thuế và thông quan
Doanh nghiệp có nghĩa vụ nộp thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng (VAT) và các loại thuế khác nếu hàng thuộc diện chịu thuế đặc biệt (như thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế bảo vệ môi trường).
Các khoản thuế được xác định dựa trên:
- Mã HS của hàng hóa
- Trị giá tính thuế (theo điều kiện CIF hoặc FOB + phí bảo hiểm, vận chuyển)
- Thuế suất quy định trong Biểu thuế nhập khẩu ưu đãi hoặc thông thường.
Trường hợp có C/O hợp lệ, doanh nghiệp có thể được miễn hoặc giảm thuế nhập khẩu tùy theo hiệp định thương mại giữa Việt Nam và quốc gia xuất khẩu.
Sau khi nộp thuế, hệ thống hải quan sẽ xác nhận “đã hoàn thành nghĩa vụ thuế”, là điều kiện cần để được thông quan hàng hóa.
Bước 5: Nhận hàng và vận chuyển về kho
Khi hàng đã thông quan, doanh nghiệp mang D/O cùng tờ khai đã nộp thuế để nhận hàng tại cảng hoặc sân bay. Sau đó tổ chức vận chuyển nội địa về kho, kiểm tra số lượng – chất lượng thực tế và lưu hồ sơ nhập khẩu để phục vụ công tác hậu kiểm.
Các lỗi thường gặp trong quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa
Trong thực tế, không ít doanh nghiệp – đặc biệt là doanh nghiệp mới tham gia xuất nhập khẩu – thường gặp những sai sót khiến quá trình thông quan bị chậm, phát sinh chi phí hoặc thậm chí bị xử phạt. Dưới đây là những lỗi phổ biến nhất mà Mison Trans thường gặp khi hỗ trợ khách hàng:
1. Khai sai mã HS code
Đây là lỗi phổ biến nhất trong nghiệp vụ xuất nhập khẩu.
Khi khai sai mã HS, doanh nghiệp có thể bị:
- Áp sai thuế suất, dẫn đến nộp thiếu hoặc thừa thuế;
- Bị cơ quan hải quan yêu cầu tham vấn giá hoặc kiểm tra lại trị giá hải quan;
- Bị chậm thông quan do phải điều chỉnh tờ khai và nộp bổ sung chứng từ.
Giải pháp: cần tra cứu chính xác mã HS dựa trên bản mô tả kỹ thuật hàng hóa, kết hợp tham khảo Biểu thuế nhập khẩu ưu đãi và tư vấn từ đơn vị chuyên nghiệp như Mison Trans.
2. Hồ sơ chứng từ không thống nhất
Nhiều doanh nghiệp khai thông tin khác nhau giữa Invoice, Packing List, C/O, Bill of Lading hoặc hợp đồng ngoại thương, khiến cơ quan hải quan nghi ngờ tính chính xác của bộ chứng từ.
Những sai lệch nhỏ như đơn vị tính, trọng lượng, tên hàng hoặc trị giá cũng có thể khiến hồ sơ bị yêu cầu bổ sung hoặc sửa đổi.
Giải pháp: rà soát kỹ trước khi truyền tờ khai, đảm bảo mọi thông tin giữa các chứng từ trùng khớp tuyệt đối.
3. Không kiểm tra chính sách mặt hàng
Một số hàng hóa thuộc diện kiểm tra chuyên ngành, kiểm dịch, hoặc cần giấy phép nhập khẩu (ví dụ: mỹ phẩm, thực phẩm, thiết bị y tế, hóa chất…).
Doanh nghiệp không nắm rõ dẫn đến việc hàng về cảng nhưng chưa đủ điều kiện thông quan, phát sinh chi phí lưu bãi hoặc thậm chí bị xử lý hành chính.
Giải pháp: trước khi ký hợp đồng, cần tra cứu chính sách mặt hàng theo mã HS hoặc liên hệ đơn vị dịch vụ hải quan có kinh nghiệm để được tư vấn trước khi nhập hàng.
4. Thiếu chứng từ hoặc nộp sai thời điểm
Một số doanh nghiệp chưa nhận đủ chứng từ gốc (B/L, C/O, hoặc hóa đơn có dấu xác nhận) nhưng vẫn khai tờ khai, dẫn đến phải khai bổ sung hoặc bị phạt hành chính.
Ngoài ra, nộp C/O muộn sau khi thông quan có thể khiến doanh nghiệp mất quyền hưởng ưu đãi thuế.
Giải pháp: chuẩn bị bộ chứng từ sớm, phối hợp chặt chẽ với nhà cung cấp và đơn vị logistics để đảm bảo nhận đủ hồ sơ trước thời điểm khai báo.
5. Không kiểm soát chi phí logistics và local charge
Do thiếu kinh nghiệm, nhiều doanh nghiệp không kiểm tra kỹ bảng phí từ hãng tàu hoặc đơn vị giao nhận, dẫn đến phát sinh phí lưu cont, lưu bãi, phí nâng hạ hoặc phí chứng từ ngoài dự kiến.
Giải pháp: yêu cầu báo giá chi tiết, minh bạch và nên làm việc với các đơn vị uy tín có hợp đồng rõ ràng về các loại phí phát sinh.
Công ty dịch vụ xuất nhập khẩu hàng hóa uy tín nhất tại TP.HCM
Trong bối cảnh thị trường logistics ngày càng cạnh tranh, việc doanh nghiệp phải tự mình xử lý toàn bộ quy trình xuất nhập khẩu – từ chuẩn bị hồ sơ, khai hải quan đến vận chuyển – dễ dẫn đến quá tải, sai sót và chi phí cao.
Hiểu được điều đó, Mison Trans cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu trọn gói giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, đảm bảo tính pháp lý và tối ưu chi phí trong từng lô hàng.
Lợi ích khi sử dụng dịch vụ của Mison Trans
- Tiết kiệm thời gian và nhân sự nội bộ: không cần tự làm thủ tục, theo dõi hải quan hay kiểm hóa.
- Giảm rủi ro pháp lý và chi phí phát sinh: hồ sơ được chuẩn bị chính xác ngay từ đầu.
- Thông quan nhanh, đúng tiến độ: đặc biệt với hàng có điều kiện, hàng kiểm dịch hoặc hàng dự án.
- Chi phí minh bạch, tư vấn rõ ràng: tất cả báo giá được cam kết trước khi triển khai.
- Đồng hành dài hạn: Mison Trans không chỉ làm dịch vụ, mà còn đóng vai trò tư vấn chiến lược giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình nhập – xuất hàng trong tương lai.
Hơn 11 năm kinh nghiệm, Mison Trans đã hỗ trợ hàng nghìn doanh nghiệp trong và ngoài nước thực hiện thành công các lô hàng từ quy mô nhỏ đến lớn, đặc biệt là các ngành: máy móc thiết bị, linh kiện ô tô, hàng tiêu dùng, nguyên liệu công nghiệp, mỹ phẩm…
Với dịch vụ trọn gói, quy trình minh bạch và đội ngũ chuyên nghiệp, chúng tôi giúp doanh nghiệp thông quan nhanh, giao hàng đúng hẹn và đảm bảo tuân thủ pháp lý.
Mison Trans – Đồng hành cùng doanh nghiệp Việt vươn tầm thương mại quốc tế.
___________________
MISON TRANS – DỊCH VỤ HẢI QUAN – VẬN CHUYỂN QUỐC TẾ
- Head Office: 200 QL13 (Cũ), Khu phố 1, Phường Hiệp Bình, TP. Hồ Chí Minh
- Văn phòng HCM: 13 Đường số 7, KDC Cityland Center Hills, Phường Hạnh Thông, TP. Hồ Chí Minh
- Chi nhánh Hà Nội: Tầng 9 Tòa Minori, Số 67A Phố Trương Định, Phường Trương Định, Quận Hai Bà Trưng, TP. Hà Nội
- Hotline: 1900 63 63 48
- Email: cs1@misontrans.com
