Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu Và Những Điều Cần Lưu Ý

Chứng từ xuất nhập khẩu là một phần quan trọng trong quá trình mua bán, vận chuyển và làm thủ tục hải quan cho hàng hóa quốc tế.

Đối với doanh nghiệp, một bộ chứng từ đầy đủ chưa chắc đã đủ nếu các thông tin giữa Invoice, Packing List, vận đơn, C/O hoặc hồ sơ chuyên ngành không thống nhất. Những sai lệch nhỏ về tên hàng, số lượng, trọng lượng, xuất xứ hoặc trị giá có thể khiến doanh nghiệp phải bổ sung, điều chỉnh hoặc giải trình khi khai báo.

Vì vậy, trước khi hàng về Việt Nam, doanh nghiệp nên rà soát toàn bộ bộ chứng từ theo từng lô hàng.

Chứng từ xuất nhập khẩu là gì?

Chứng từ xuất nhập khẩu là tập hợp các giấy tờ, tài liệu dùng để thể hiện và chứng minh giao dịch hàng hóa giữa người bán, người mua, đơn vị vận chuyển và các bên liên quan.

Bộ chứng từ có thể được sử dụng để:

• Làm thủ tục hải quan.
• Xác định trị giá và thuế.
• Thực hiện thanh toán quốc tế.
• Nhận hàng.
• Chứng minh xuất xứ.
• Làm thủ tục bảo hiểm.
• Thực hiện kiểm tra chuyên ngành.
• Giải quyết khiếu nại hoặc tranh chấp nếu phát sinh.

Không có một bộ chứng từ cố định áp dụng cho tất cả lô hàng. Hồ sơ thực tế phụ thuộc vào mặt hàng, phương thức vận chuyển, điều kiện Incoterms, phương thức thanh toán và chính sách quản lý chuyên ngành.

Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm checklist hồ sơ nhập khẩu để rà soát nhanh các chứng từ cần chuẩn bị.

Một bộ chứng từ xuất nhập khẩu gồm những gì?

Một lô hàng có thể cần nhiều loại chứng từ khác nhau. Dưới đây là những chứng từ phổ biến doanh nghiệp thường gặp.

1. Hợp đồng ngoại thương – Sales Contract

Hợp đồng thể hiện thỏa thuận giữa bên mua và bên bán về:

• Tên hàng.
• Số lượng.
• Đơn giá.
• Tổng giá trị.
• Điều kiện Incoterms.
• Phương thức thanh toán.
• Thời gian giao hàng.
• Trách nhiệm chuẩn bị chứng từ.
• Điều kiện khiếu nại và xử lý tranh chấp.

Hợp đồng là chứng từ quan trọng, nhưng không nên hiểu rằng mọi hồ sơ hải quan đều bắt buộc phải nộp Sales Contract trong mọi trường hợp.

2. Hóa đơn thương mại – Commercial Invoice

Invoice do người bán phát hành, thể hiện giá trị giao dịch của lô hàng.

Các thông tin cần kiểm tra gồm:

• Seller và Buyer.
• Số và ngày Invoice.
• Tên hàng.
• Số lượng.
• Đơn giá.
• Tổng trị giá.
• Đồng tiền thanh toán.
• Điều kiện Incoterms.
• Xuất xứ hoặc thông tin liên quan nếu có.

Invoice là một trong những chứng từ quan trọng để khai trị giá hải quan và đối chiếu với hợp đồng, Packing List và C/O.

3. Phiếu đóng gói – Packing List

Packing List thể hiện quy cách đóng gói của lô hàng.

Thông tin thường gồm:

• Số kiện.
• Số lượng.
• Gross Weight.
• Net Weight.
• Kích thước kiện.
• Quy cách đóng gói.
• Chủng loại hàng trong từng kiện.

Packing List phải phù hợp với hàng thực tế và các thông tin khai báo trên bộ chứng từ.

4. Vận đơn – B/L hoặc AWB

Vận đơn do đơn vị vận chuyển hoặc đại lý phát hành.

• Bill of Lading – B/L: thường dùng cho vận tải đường biển.
• Air Waybill – AWB: dùng cho vận tải hàng không.

Doanh nghiệp cần kiểm tra:

• Shipper.
• Consignee.
• Notify Party nếu có.
• Số vận đơn.
• Số kiện.
• Trọng lượng.
• Cảng hoặc sân bay đi/đến.
• Mô tả hàng hóa.

Thông tin trên vận đơn cần thống nhất với Invoice, Packing List và hồ sơ khai báo.

5. Giấy chứng nhận xuất xứ – C/O

C/O hoặc chứng từ xuất xứ được sử dụng để chứng minh nguồn gốc của hàng hóa và có thể là căn cứ để doanh nghiệp đề nghị hưởng thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt theo FTA.

Không phải mọi lô hàng đều bắt buộc phải có C/O.

Nếu sử dụng C/O để hưởng ưu đãi thuế, doanh nghiệp cần kiểm tra sự thống nhất về:

• Tên hàng.
• Mã HS.
• Số Invoice.
• Số lượng.
• Trọng lượng.
• Nhà xuất khẩu.
• Xuất xứ.
• Tiêu chí xuất xứ.

6. Chứng từ bảo hiểm – nếu có

Insurance Certificate hoặc Insurance Policy thường được sử dụng khi lô hàng có mua bảo hiểm.

Doanh nghiệp cần kiểm tra:

• Người được bảo hiểm.
• Giá trị bảo hiểm.
• Phạm vi bảo hiểm.
• Tuyến vận chuyển.
• Điều kiện bảo hiểm.
• Các trường hợp loại trừ.

Không phải lô hàng nào cũng bắt buộc có chứng từ bảo hiểm.

7. Chứng từ thanh toán

Tùy phương thức thanh toán, doanh nghiệp có thể có:

• T/T.
• L/C.
• Hối phiếu.
• Swift.
• Ủy nhiệm chi.
• Giấy báo nợ hoặc báo có.
• Chứng từ ngân hàng khác.

Các tài liệu này giúp chứng minh giao dịch thanh toán và có thể được yêu cầu đối chiếu trong một số trường hợp.

Xem thêm: Bộ chứng từ trong thanh toán quốc tế.

8. Tờ khai hải quan

Tờ khai hải quan thể hiện thông tin doanh nghiệp khai báo với cơ quan hải quan, bao gồm:

• Mã loại hình.
• Mã HS.
• Tên hàng.
• Số lượng.
• Trọng lượng.
• Trị giá.
• Xuất xứ.
• Thuế suất.
• Số vận đơn.
• Thông tin C/O nếu có.

Thông tin trên tờ khai phải được xây dựng dựa trên bộ chứng từ và hàng hóa thực tế.

9. Chứng từ kiểm tra chuyên ngành – nếu có

Tùy mặt hàng, doanh nghiệp có thể cần thêm:

• Hồ sơ kiểm dịch.
• Kết quả kiểm tra chất lượng.
• Chứng nhận hoặc công bố hợp quy.
• Hồ sơ an toàn thực phẩm.
• Công bố mỹ phẩm.
• Hồ sơ hóa chất.
• Tài liệu kiểm tra chuyên ngành khác.

Không nên mặc định một đơn vị như Quatest hoặc Vinacontrol sẽ cấp chứng từ cho mọi mặt hàng. Cơ quan, tổ chức đánh giá và loại hồ sơ cần căn cứ theo chính sách chuyên ngành cụ thể.

10. Giấy phép xuất nhập khẩu chuyên ngành – nếu có

Một số mặt hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành có thể cần giấy phép trước khi nhập khẩu hoặc xuất khẩu.

Ví dụ:

• Hóa chất.
• Thiết bị chuyên ngành.
• Một số sản phẩm y tế.
• Hàng kiểm dịch.
• Hàng thuộc danh mục hạn chế hoặc quản lý đặc biệt.

Doanh nghiệp cần kiểm tra chính sách mặt hàng trước khi đặt hàng thay vì chờ hàng về mới xác định giấy phép cần có.

Đã có Invoice, Packing List, vận đơn nhưng chưa chắc bộ hồ sơ đã đủ hoặc các thông tin đã thống nhất? Doanh nghiệp có thể gửi tên hàng, catalogue, mã HS dự kiến và bộ chứng từ hiện có để Mison Trans rà soát trước khi khai báo.

Hàng sắp về nhưng chứng từ chưa chắc đã chuẩn?

Sai hoặc thiếu chứng từ có thể khiến lô hàng bị chậm thông quan, phát sinh lưu kho, lưu bãi và mất thêm thời gian bổ sung hồ sơ. Mison Trans hỗ trợ rà sơ bộ bộ chứng từ để bạn kịp điều chỉnh trước khi hàng về.

Rà chứng từ trước khi hàng về

Kiểm tra thông tin trước khi mở tờ khai

Hạn chế bổ sung hồ sơ, chậm thông quan

Bảo mật thông tin và chứng từ lô hàng

Kiểm tra chứng từ ngay

Thông tin của bạn được bảo mật và chỉ sử dụng để tư vấn

Các loại chứng từ phổ biến nhất hiện nay

Có thể chia chứng từ xuất nhập khẩu thành một số nhóm chính.

Chứng từ hàng hóa

Bao gồm:

• Commercial Invoice.
• Packing List.
• Catalogue.
• COA, CQ hoặc tài liệu kỹ thuật nếu có.
• Phiếu kiểm định hoặc chứng nhận chất lượng tùy trường hợp.

Nhóm này giúp xác định tên hàng, số lượng, giá trị, chất lượng và đặc điểm sản phẩm.

Chứng từ vận tải

Có thể gồm:

• Bill of Lading.
• Air Waybill.
• Railway Bill.
• Trucking document.
• Delivery Order hoặc chứng từ giao nhận liên quan.

Các chứng từ này thể hiện quá trình vận chuyển và là căn cứ để nhận hàng.

Chứng từ xuất xứ

Bao gồm C/O hoặc chứng từ xuất xứ theo hiệp định tương ứng.

Chứng từ thanh toán

Bao gồm T/T, L/C, Swift hoặc các chứng từ ngân hàng khác.

Chứng từ chuyên ngành

Được sử dụng với hàng có yêu cầu về giấy phép, kiểm dịch, kiểm tra chất lượng, công bố, hợp quy hoặc quản lý chuyên ngành khác.

Doanh nghiệp có thể xem thêm tổng hợp các loại chứng từ trong xuất nhập khẩu để hiểu rõ chức năng của từng loại.

Lưu ý khi làm thủ tục chứng từ xuất nhập khẩu

Thay vì tải một mẫu chứng từ trên mạng rồi áp dụng cho mọi lô hàng, doanh nghiệp nên tập trung vào tính chính xác và thống nhất của thông tin.

1. Tên hàng phải thống nhất

Tên hàng trên Invoice, Packing List, vận đơn, catalogue và tờ khai không nên mâu thuẫn nhau.

Tên khai báo cũng cần phản ánh đúng bản chất, công dụng và cấu tạo của hàng hóa.

2. Kiểm tra mã HS trước khi phát hành chứng từ

Mã HS ảnh hưởng đến:

• Thuế.
• Chính sách mặt hàng.
• C/O.
• Hồ sơ chuyên ngành.
• Nội dung khai báo.

Không nên chờ đến ngày mở tờ khai mới bắt đầu xác định mã HS.

3. Kiểm tra số lượng và đơn vị tính

Cần thống nhất:

• PCS.
• SET.
• KG.
• CARTON.
• ROLL.
• METER.
• Hoặc đơn vị phù hợp với hàng thực tế.

Đơn vị tính không phù hợp có thể gây khó khăn khi kiểm tra thực tế.

4. Đối chiếu trọng lượng

Gross Weight và Net Weight trên Packing List cần phù hợp với vận đơn và hàng thực tế.

Sai lệch lớn cần được xác minh trước khi khai báo.

5. Kiểm tra xuất xứ

Xuất xứ trên:

• C/O.
• Invoice.
• Nhãn.
• Catalogue.
• Tờ khai.

cần được kiểm tra thống nhất.

6. Không mặc định CQ là chứng từ bắt buộc

CQ – Certificate of Quality có thể được yêu cầu theo hợp đồng, tiêu chuẩn kỹ thuật hoặc yêu cầu của từng mặt hàng, nhưng không phải chứng từ bắt buộc cho mọi lô hàng nhập khẩu.

7. Kiểm tra C/O trước khi khai ưu đãi thuế

Nếu doanh nghiệp dự kiến sử dụng C/O để hưởng thuế ưu đãi, cần rà soát trước khi mở tờ khai.

8. Rà soát chứng từ trước khi hàng về

Đây là thời điểm doanh nghiệp còn có thể yêu cầu nhà cung cấp:

• Sửa Invoice.
• Sửa Packing List.
• Chỉnh Draft B/L hoặc AWB.
• Bổ sung C/O.
• Bổ sung catalogue.
• Bổ sung thông tin nhà sản xuất.
• Điều chỉnh nhãn hoặc tài liệu kỹ thuật.

Nếu chờ đến khi hàng đã đến Việt Nam mới kiểm tra, khả năng phát sinh chi phí và chậm thông quan sẽ cao hơn.

Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm checklist hồ sơ nhập khẩu để rà soát từng hạng mục.

Bộ chứng từ đã có nhưng chưa chắc tên hàng, số lượng, trọng lượng, mã HS, C/O và thông tin vận đơn đã khớp? Mison Trans hỗ trợ rà soát các điểm có thể ảnh hưởng đến khai báo và tiến độ thông quan trước khi hàng về.

Hàng sắp về nhưng chứng từ chưa chắc đã chuẩn?

Sai hoặc thiếu chứng từ có thể khiến lô hàng bị chậm thông quan, phát sinh lưu kho, lưu bãi và mất thêm thời gian bổ sung hồ sơ. Mison Trans hỗ trợ rà sơ bộ bộ chứng từ để bạn kịp điều chỉnh trước khi hàng về.

Rà chứng từ trước khi hàng về

Kiểm tra thông tin trước khi mở tờ khai

Hạn chế bổ sung hồ sơ, chậm thông quan

Bảo mật thông tin và chứng từ lô hàng

Kiểm tra chứng từ ngay

Thông tin của bạn được bảo mật và chỉ sử dụng để tư vấn

Khi nào nên nhờ đơn vị chuyên môn kiểm tra chứng từ?

Doanh nghiệp nên cân nhắc nhờ hỗ trợ khi:

• Lần đầu nhập khẩu mặt hàng.
• Không chắc mã HS.
• C/O có thông tin chưa thống nhất.
• Nhà cung cấp gửi chứng từ nhiều lần nhưng vẫn sai.
• Hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành.
• Lô hàng có giá trị lớn.
• Cần thông quan theo kế hoạch cụ thể.
• Hàng đã về nhưng hồ sơ chưa hoàn thiện.

Doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ khai hải quan trọn gói nếu cần hỗ trợ rà soát và thực hiện khai báo.

Kết luận

Chứng từ xuất nhập khẩu không chỉ là tập hợp Invoice, Packing List, vận đơn và C/O. Quan trọng hơn là các thông tin trên toàn bộ bộ hồ sơ phải thống nhất và phản ánh đúng hàng hóa thực tế.

Trước khi khai báo, doanh nghiệp nên kiểm tra ít nhất:

• Tên hàng.
• Mã HS.
• Số lượng.
• Đơn vị tính.
• Trọng lượng.
• Trị giá.
• Xuất xứ.
• Nhà sản xuất.
• C/O.
• Chính sách chuyên ngành.
• Nhãn và tài liệu kỹ thuật.

Rà soát bộ chứng từ trước khi hàng về sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế việc sửa hồ sơ, khai bổ sung hoặc chậm thông quan do thông tin không thống nhất.