Chứng từ xuất nhập khẩu là văn bản mà cơ quan hoặc người xuất khẩu ban hành nhằm mục đích hỗ trợ người nhập khẩu nhận được đủ hàng đúng quy định. Nếu bạn vẫn đang băn khoăn về những vấn đề xung quanh chứng từ trong xuất nhập khẩu thì bài viết này sẽ giúp bạn giải quyết hết những câu hỏi cần thiết. Cùng Mison Trans theo dõi nhé!
Chứng từ xuất nhập khẩu là gì?
Chứng từ trong xuất nhập khẩu là tập hợp các loại giấy tờ, tài liệu dùng để thực hiện và chứng minh giao dịch mua bán hàng hóa quốc tế giữa người xuất khẩu và người nhập khẩu. Đây là cơ sở để cơ quan hải quan kiểm tra, làm thủ tục thông quan, và là căn cứ pháp lý để giải quyết tranh chấp, thanh toán, vận chuyển, bảo hiểm…
Để nhập khẩu hay xuất khẩu một mặt hàng nào đó, một bộ chứng từ đi kèm nhằm chứng minh sự việc là điều cần thiết. Bộ chứng từ xuất nhập khẩu giúp quá trình thanh toán tiền hàng được minh bạch hơn và hỗ trợ cho việc đổi trả, khiếu nại thuận lợi hơn rất nhiều.
Nhìn chung, những chứng từ cơ bản trong bộ hồ sơ này là những chứng cứ nhằm xác thực việc chấp nhận hợp đồng hay xác nhận việc người bán giao hàng, việc bảo hiểm hàng hóa, việc vận tải và làm thủ tục hải quan…
Một bộ chứng từ xuất nhập khẩu gồm những gì?
Một bộ chứng từ đầy đủ thường bao gồm từ 7 đến 10 loại giấy tờ tùy theo loại hàng hóa, điều kiện giao hàng (Incoterms), phương thức thanh toán và yêu cầu của từng quốc gia. Dưới đây là các loại chứng từ cơ bản và phổ biến nhất:
1. Chứng từ xuất nhập khẩu BẮT BUỘC: Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract)
Đây là văn bản thể hiện sự thỏa thuận giữa bên mua và bên bán về các điều kiện mua bán hàng hóa quốc tế, bao gồm tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, phương thức giao hàng, thanh toán, thời gian giao nhận, điều kiện Incoterms áp dụng…
2. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Là chứng từ do người xuất khẩu phát hành cho người nhập khẩu, thể hiện giá trị hàng hóa. Hóa đơn này dùng làm cơ sở để khai hải quan, tính thuế nhập khẩu và thực hiện thanh toán.
3. Phiếu đóng gói (Packing List)
Ghi rõ cách thức đóng gói hàng hóa như số kiện, kích thước, trọng lượng từng kiện, chủng loại hàng trong từng kiện. Giúp cho đơn vị vận chuyển và người nhập khẩu dễ kiểm đếm khi giao nhận.
4. Vận đơn (Bill of Lading – B/L) hoặc giấy gửi hàng đường hàng không (Air Waybill – AWB)
Là chứng từ vận tải do hãng vận chuyển cấp. Vận đơn chứng minh hàng đã được giao cho đơn vị vận chuyển và là căn cứ để nhận hàng tại điểm đến. B/L thường áp dụng cho đường biển, còn AWB áp dụng cho đường hàng không.
5. Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin – C/O)
Là giấy tờ xác nhận nơi sản xuất, xuất xứ của hàng hóa. C/O rất quan trọng nếu muốn hưởng ưu đãi thuế quan theo các hiệp định thương mại như EVFTA, CPTPP, ATIGA…
6. Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate) (nếu có)
Dùng trong các trường hợp điều kiện mua bán yêu cầu bên xuất khẩu mua bảo hiểm cho hàng hóa. Giấy này chứng minh hàng hóa đã được mua bảo hiểm trong quá trình vận chuyển.
7. Chứng từ thanh toán
Tùy thuộc vào phương thức thanh toán mà bộ chứng từ có thể bao gồm:
- Thư tín dụng (Letter of Credit – L/C)
- Hối phiếu (Bill of Exchange)
- Lệnh chuyển tiền quốc tế (T/T Swift)
- Ủy nhiệm chi, giấy báo có ngân hàng
8. Tờ khai hải quan
Là chứng từ bắt buộc khi làm thủ tục thông quan hàng hóa tại cơ quan hải quan. Hiện nay, doanh nghiệp khai qua hệ thống điện tử VNACCS/VCIS.
9. Chứng từ kiểm tra chuyên ngành (nếu có)
Tùy loại hàng mà có thể phải nộp thêm các chứng từ như:
- Giấy kiểm dịch thực vật, động vật
- Giấy kiểm tra chất lượng (do Quatest, Vinacontrol cấp…)
- Giấy chứng nhận an toàn thực phẩm
- Công bố hợp quy, hợp chuẩn
10. Giấy phép xuất nhập khẩu chuyên ngành (nếu hàng thuộc diện quản lý)
Một số hàng hóa như thiết bị y tế, thực phẩm chức năng, hóa chất… sẽ cần giấy phép từ các cơ quan như Bộ Công Thương, Bộ Y tế, Bộ NN&PTNT…
>> Xem thêm một số bài viết khác:
Các loại chứng từ phổ biến nhất hiện nay phải kể đến
- Chứng từ hàng hóa: Có tác dụng chỉ rõ giá trị, chất lượng và số lượng của hàng hóa. Những chứng từ này cần được người bán làm và người mua là người nhận chúng, trong bộ chứng từ này chủ yếu là hóa đơn thương mại, bảng kê, phiếu đóng gói và giấy chứng nhận chất lượng.
- Chứng nhận vận tải: Chứng nhận này là chứng từ cần thiết do người chuyên chở cấp để xác nhận mình đã nhận hàng. Trong bộ chứng từ vận tải thường bao gồm vận đơn đường biển, biên nhận cảng,… Đối với vận tải đường sắt và hàng không thì cần vận đơn đường sắt và đường hàng không đi kèm.
Trong hai loại chứng từ xuất nhập khẩu kể trên thì chứng từ hàng hóa là loại phổ biến nhất. Chúng ta sẽ cần có cái nhìn rõ hơn về loại chứng từ này.
⇒ Tham khảo chi tiết hơn về Tổng hợp các loại chứng từ trong xuất nhập khẩu
Lưu ý khi làm thủ tục chứng từ xuất nhập khẩu
Nếu bạn đang băn khoăn về mẫu chứng từ xuất nhập khẩu thì có thể dễ dàng tìm chúng trên Google và tải xuống bản chứng từ ưng ý nhất. Trong lần đầu làm thủ tục xuất nhập khẩu, hẳn bạn vẫn còn rất lóng ngóng trong khâu soạn chứng từ sao cho hợp lệ và bù đầu với những con số thống kê. Để giảm tối đa sự sai sót như thông tin trên bộ chứng từ không khớp nhau hay sai lệch những thông tin quan trọng bạn nên kiểm tra kỹ trước khi giao chúng cho bên liên quan.
Về mẫu chứng từ, bạn chỉ cần chọn ra một mẫu đầy đủ và trình bày đơn giản nhất để dễ dàng thực hiện theo. Nhìn chung, chứng từ xuất nhập khẩu khá đa dạng và có sự khác biệt trong từng trường hợp cụ thể nên có thể bạn sẽ gặp những nhầm lẫn đáng tiếc.
Nếu cảm thấy không đủ thời gian để làm một bộ chứng từ hoàn hảo, bạn có thể nhờ sự trợ giúp của các công ty dịch vụ chuyên về giấy tờ xuất nhập khẩu. Nhân viên chyên nghiệp sẽ có sự tư vấn và hướng dẫn cho bạn từ A đến Z những điều cần làm.
Nói tóm lại, chứng từ xuất nhập khẩu là một vấn đề khá nan giải đối với những người mới bắt đầu làm quen với chúng. Mong rằng những thông tin hữu ích trong bài viết này đã giúp đỡ bạn được phần nào trong công cuộc sở hữu bộ chứng từ đúng chuẩn nhất.
___________________
MISON TRANS – DỊCH VỤ HẢI QUAN – VẬN CHUYỂN QUỐC TẾ
- Head Office: 200 QL13 (Cũ), Khu phố 4, Phường Hiệp Bình, TP. Hồ Chí Minh
- Văn phòng HCM: 13 Đường số 7, KDC Cityland Center Hills, Phường Hạnh Thông, TP. Hồ Chí Minh
- Chi nhánh Hà Nội: Tầng 9 Tòa Minori, Số 67A Phố Trương Định, Phường Trương Định, Quận Hai Bà Trưng, TP. Hà Nội
- Hotline: 1900 63 63 48
- Email: cs1@misontrans.com
