Dù thanh toán bằng phương thức nào thì đều cần sử dụng đến những chứng từ nhất định, tất cả giấy tờ này sẽ được gọi chung là những chứng từ hoạt động ngoại thương và có liên quan đến các nghiệp vụ hàng hóa. Vậy bộ chứng từ thanh toán quốc tế là gì?
Bộ chứng từ trong thanh toán quốc tế là một trong những bước quan trọng nhất trong nghiệp vụ ngoại thương. Bước chuẩn bị bộ chứng từ đầy đủ và chính xác sẽ giúp doanh nghiệp và đối tác kinh doanh tiết kiệm được thời gian. Đồng thời cũng giúp hạn chế những rủi ro về mặt pháp lý trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa với đối tác kinh doanh.
Bộ chứng từ thanh toán quốc tế bao gồm những gì?
Dưới đây là những chứng từ thanh toán quốc tế quan trọng thường gặp trong hoạt động ngoại thương :
Hóa đơn thương mại
Trong thanh toán quốc tế, hoá đơn thương mại là hoá đơn quan trọng nhất, loại hoá đơn này bao gồm tất cả các chi tiết về nghiệp vụ hàng hóa, nó có giá trị thanh toán và thường bao gồm các yếu tố sau:
- Ngày, tháng lập hóa đơn
- Tên, địa chỉ người mua, người bán
- Mô tả hàng hóa: Tên hàng hóa, mã hàng, số lượng/trọng lượng, đơn giá, quy cách, ký mã hiệu, trọng lượng tịnh, bao bì/đóng gói..v.v…
- Ngày gửi hàng
- Tên tàu
- Ngày rời cảng
- Ngày dự kiến đến
- Cảng đi, Cảng đến
- Điều kiện giao hàng
- Điều kiện thanh toán
- Những ghi chú khác (phê chuẩn lãnh sự, ghi chú của phòng thương mại)
Các loại hóa đơn khác:
- Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): Đây là loại chứng từ có hình thức như hóa đơn, nhưng không dùng để thanh toán như hóa đơn thương mại.
- Hóa đơn tạm tính (Provisional Invoice): Hóa đơn tạm tính là hóa đơn được dùng trong việc thanh toán chung nhất của tiền hàng trong các trường hợp, giá tiền này chỉ là giá tính sơ bộ vì vậy không có giá trị ngang với hoá đơn chính thức.
Có thể hiểu như sau: Giá hàng ban đầu chỉ là giá tạm tính, sau khi xác định chính xác trọng lượng hàng hóa ở khâu dỡ hàng, hàng hóa có thể được giao nhiều lần và mỗi lần sẽ thanh toán sơ bộ cho đến khi bên bán giao xong hàng mới thanh lý.
- Hóa đơn chính thức (Final Invoice): Trong những trường hợp sử dụng đến hóa đơn tạm thời thì khi thanh toán cuối cùng, người bán phải lập hóa đơn chính thức.
- Hóa đơn chi tiết (Detail invoice): Là hóa đơn dùng để mô tả chi tiết giá cả, số lượng,.. của hàng hóa trong trường hợp mặt hàng đa dạng, nhiều chủng loại,…
Vận đơn đường biển
Vận đơn hay vận đơn đường biển là chứng từ được lập bởi đơn vị vận chuyển cấp cho người gửi hàng nhằm xác định quyền sở hữu đối với hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển. Đây còn được coi là hợp đồng vận chuyển nhằm xác định quyền lợi và nghĩa vụ giữa nhà vận chuyển và người xuất nhập khẩu.
Ngoài ra còn có vận đơn đường sông: Vận đơn đường sông chỉ sử dụng trong vận tải đường sông tuy nhiên loại vận đơn này hiện nay rất ít được dùng trong thương mại quốc tế.
Yêu cầu tư vấn
Đọc thêm: Đơn vị vận chuyển chính ngạch uy tín tại TP. HCM
Bảng kê chi tiết
Đây là chứng từ kê danh từ mục hàng hóa trong lô hàng. Giúp cho việc quản lý lô hàng dễ dàng hơn nhờ việc cấp mã và gọi tên chúng trên bảng kê chi tiết.
Phiếu đóng gói
Là một chứng từ hàng hoá dùng để kê khai mọi hàng hóa có trong kiện hàng. Phiếu đóng gói chi tiết gồm các nội dung như tên người bán, tên hàng, tên người mua, số hiệu hóa đơn, số thứ tự của kiện hàng, cách đóng gói, số lượng hàng đựng trong kiện, trọng lượng, thể tích của kiện hàng. Ngoài ra, người ta còn phát hành phiếu đóng gói kiêm luôn bản kê trọng lượng khá tiện lợi.
Giấy chứng nhận chất lượng
Đây là loại chứng từ nhằm xác thực chất lượng của hàng hóa và chứng minh mặt hàng này phù hợp với yêu cầu đã thảo trong hợp đồng.
Giấy chứng nhận số lượng
Chứng từ nhằm xác nhận số lượng hàng hóa được giao.
Giấy chứng nhận trọng lượng
Dùng để xác nhận trọng lượng hàng hóa được giao và dùng trong mua bán những mặt hàng mà trị giá tính ngay trên cơ sở trọng lượng.
Tờ khai hải quan
Sau khi hàng cập cảng nhà nhập khẩu thì người nhập khẩu hàng hoá phải tiến hành làm thủ tục khai báo hải quan và các thủ tục khác để nhận hàng. Đây được xem là tờ khai đã thông quan, vì đôi khi nhiều bạn không để ý khi mang tờ khai mới có kết quả phân luồng hoặc thậm chí là tờ khai nháp ra ngân hàng. Khi đó HSTT của các bạn sẽ bị trả về ngay.
Những lưu ý trong khi làm thủ tục chứng từ thanh toán quốc tế
Bạn có thể tìm được mẫu chứng từ thanh toán quốc tế trên Google và tải xuống để tham khảo và sử dụng. Tuy nhiên, bạn nên chọn mẫu chứng từ đầy đủ và phù hợp nhất tuỳ vào trường hợp kinh doanh khác nhau.
Sau khi hoàn thành các thông tin mà bộ chứng từ yêu cầu thì bạn nên kiểm tra thật kỹ, đảm bảo giảm thiểu tối đa sai sót trước khi nộp cho bên thứ ba.
Trong trường hợp bạn khá là bỡ ngỡ trước công việc kê khai như thế này thì tốt nhất bạn nên nhờ sự trợ giúp của các công ty chuyên hoạt động dịch vụ về giấy tờ xuất nhập khẩu nói chung. Điều này vừa giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiến độ công việc được hoàn thành nhanh hơn.
Đọc thêm: Hướng dẫn làm thủ tục hải quan nhanh gọn tại Mison Trans
Mison Trans – chuyên hoạt động lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng hoá
Mọi thông tin thắc mắc về lĩnh vực xuất nhập khẩu cũng như khó khăn trong quá trình làm thủ tục xuất nhập khẩu, khai báo hải quan nói chung; quý khách vui lòng liên hệ với Mison Trans để được tư vấn chi tiết hơn.
___________________
MISON TRANS – DỊCH VỤ HẢI QUAN – VẬN CHUYỂN QUỐC TẾ
- Head Office: 200 QL13 (Cũ), P. Hiệp Bình Phước, TP. Thủ Đức, TP.HCM
- Văn phòng HCM: 13 Đường số 7, KDC Cityland Center Hills, Phường 7, Quận Gò Vấp, TP.HCM
- Chi nhánh Hà Nội: Tầng 9 Tòa Minori, Số 67A Phố Trương Định, Phường Trương Định, Quận Hai Bà Trưng, TP. Hà Nội
- Hotline: 1900 63 63 48
- Email: st1@misontrans.com