5 lỗi chứng từ nhập khẩu khiến doanh nghiệp bị phát sinh chi phí cảng

Nhiều doanh nghiệp nghĩ chi phí cảng tăng là do hãng tàu hoặc mùa cao điểm. Nhưng thực tế, một phần lớn chi phí phát sinh lại đến từ lỗi chứng từ nhập khẩu như sai invoice, lệch packing list, thiếu hồ sơ hoặc khai sai thông tin trên tờ khai. Chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể khiến hàng chậm thông quan, phát sinh phí lưu bãi, lưu container và làm lỡ kế hoạch giao hàng.

Trong bài viết này, Mison Trans sẽ phân tích rõ 5 lỗi chứng từ nhập khẩu khiến doanh nghiệp dễ bị phát sinh chi phí cảng, đồng thời gợi ý cách kiểm tra hồ sơ để hạn chế rủi ro trước khi hàng cập cảng.

Chứng từ nhập khẩu gồm những gì?

Trước khi đi vào từng lỗi cụ thể, doanh nghiệp cần hiểu bộ chứng từ nhập khẩu cơ bản thường bao gồm những gì. Đây là nền tảng để rà soát đúng và phát hiện sai sót trước khi quá muộn.

Thông thường, một bộ hồ sơ nhập khẩu sẽ có các tài liệu sau:

• Hợp đồng thương mại
• Commercial Invoice
• Packing List
• Bill of Lading hoặc Airway Bill
• Chứng nhận xuất xứ C/O nếu có
• Catalogue, specification hoặc tài liệu kỹ thuật đối với mặt hàng đặc thù
• Giấy phép nhập khẩu, hồ sơ kiểm tra chuyên ngành, công bố, kiểm định… nếu hàng thuộc diện quản lý

Tùy từng loại hàng, bộ hồ sơ có thể nhiều hoặc ít hơn. Nhưng dù đơn giản hay phức tạp, chỉ cần một trong các chứng từ này bị sai, thiếu hoặc không đồng nhất thì nguy cơ phát sinh vấn đề trong quá trình khai báo và thông quan là rất cao.

Nhiều doanh nghiệp đến khi hàng gần cập cảng mới bắt đầu kiểm tra chứng từ. Khi đó, nếu phát hiện ra lỗi thì thời gian sửa rất gấp, phụ thuộc vào người bán, hãng tàu, forwarder hoặc cả các cơ quan liên quan. Chính khoảng thời gian bị động này là thứ khiến doanh nghiệp dễ bị phát sinh chi phí nhất.

Vì sao lỗi chứng từ nhập khẩu dễ làm phát sinh chi phí cảng?

Nói một cách đơn giản, cảng không tự nhiên thu thêm tiền. Chi phí thường phát sinh khi lô hàng bị chậm một khâu nào đó trong chuỗi xử lý. Và lỗi chứng từ nhập khẩu chính là tác nhân làm chậm rất nhiều khâu quan trọng.

Khi bộ hồ sơ sai hoặc thiếu, doanh nghiệp có thể gặp các tình huống như:

• Không đủ căn cứ để khai báo hải quan
• Phải chờ sửa invoice, packing list hoặc bill
• Phải bổ sung tài liệu kỹ thuật, C/O, giấy phép
• Phải điều chỉnh tờ khai do khai sai thông tin
• Không lấy lệnh giao hàng đúng kế hoạch
• Hàng về đến cảng nhưng chưa thể thông quan

Khi thời gian xử lý bị kéo dài, các chi phí liên quan bắt đầu xuất hiện. Doanh nghiệp có thể bị tính:

• Phí lưu bãi
• Phí lưu container
• Phí sửa chứng từ
• Phí amendment bill hoặc manifest
• Phí xử lý hồ sơ bổ sung
• Chi phí chậm giao hàng cho khách
• Chi phí phát sinh nội bộ do nhân sự phải xử lý lại

Đó là lý do vì sao rất nhiều doanh nghiệp tưởng mình chỉ “sai giấy tờ”, nhưng cuối cùng lại phải trả tiền cho cả một chuỗi hậu quả phía sau.

Khi bộ hồ sơ có sai sót, việc phối hợp sớm với đơn vị cung cấp dịch vụ khai hải quan trọn gói sẽ giúp doanh nghiệp phát hiện lỗi nhanh hơn và giảm nguy cơ bị lưu bãi, lưu container.

5 lỗi chứng từ nhập khẩu khiến doanh nghiệp bị phát sinh chi phí cảng

Lỗi 1: Thông tin giữa invoice, packing list và bill không khớp nhau

Đây là một trong những lỗi chứng từ nhập khẩu phổ biến nhất. Nhiều doanh nghiệp nhận bộ hồ sơ từ nhà xuất khẩu và chỉ nhìn lướt qua các thông tin chính như tên hàng, số tiền, số kiện. Nhưng trên thực tế, chỉ cần lệch một vài chi tiết giữa invoice, packing list và bill cũng đủ khiến quá trình khai báo bị chậm lại.

Những điểm thường bị lệch gồm:

• Tên hàng ghi không đồng nhất
• Số lượng kiện khác nhau
• Tổng trọng lượng lệch
• Số container, số seal không khớp
• Tên người gửi, người nhận không thống nhất
• Điều kiện giao hàng thể hiện khác nhau

Khi chứng từ không đồng nhất, bộ phận xử lý phải mất thêm thời gian kiểm tra, đối chiếu và chờ sửa từ phía nhà xuất khẩu nếu lỗi nằm ở chứng từ gốc. Nếu hàng đã cập cảng, việc chậm xử lý rất dễ dẫn đến phí lưu bãi, lưu container và các khoản phát sinh khác.

Vì vậy, doanh nghiệp nên rà soát kỹ invoice, packing list và bill ngay từ bản draft đầu tiên, thay vì đợi đến sát ngày tàu cập cảng mới kiểm tra.

Nếu doanh nghiệp chưa nắm rõ bản chất vận đơn, có thể xem thêm bài phân biệt Master Bill và House Bill để tránh nhầm lẫn khi đối chiếu chứng từ.

Lỗi 2: Đính kèm sai chứng từ hoặc thiếu tài liệu xuất nhập khẩu

Một lỗi khác rất thường gặp là đính kèm sai chứng từ. Đây là kiểu lỗi nghe có vẻ đơn giản nhưng lại xảy ra rất nhiều trong thực tế, nhất là khi doanh nghiệp nhập nhiều lô hàng cùng thời điểm hoặc làm việc với nhiều nhà cung cấp.

Một số trường hợp phổ biến gồm:

• Gửi nhầm invoice của lô khác
• Gắn sai packing list
• Đính kèm catalogue không đúng mặt hàng
• Thiếu file kỹ thuật cần thiết
• Thiếu C/O
• Thiếu hồ sơ kiểm tra chuyên ngành
• Thiếu hợp đồng hoặc phụ lục liên quan

Khi hồ sơ sai hoặc thiếu, người xử lý không thể khai báo chính xác và thường phải chờ shipper bổ sung. Việc chờ đợi này khiến doanh nghiệp bị động, nhất là khi hàng đã gần về hoặc đã tới cảng.

Nếu mặt hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành mà chuẩn bị hồ sơ quá muộn, nguy cơ hàng bị giữ, chậm thông quan và phát sinh thêm phí là rất cao.

Lỗi 3: Khai sai số invoice trên tờ khai hải quan

Nhiều người xem đây là lỗi nhỏ, nhưng trên thực tế, khai sai số invoice trên tờ khai hải quan là lỗi đủ để làm chậm quy trình xử lý hồ sơ, đặc biệt khi doanh nghiệp phát hiện muộn.

Các dạng sai thường gặp gồm:

• Gõ sai ký tự trong số invoice
• Nhập nhầm ngày invoice
• Lấy nhầm invoice cũ
• Một lô có nhiều invoice nhưng chỉ khai một số không đúng
• Copy dữ liệu từ file cũ sang nhưng không rà soát lại

Khi số invoice trên tờ khai không khớp với chứng từ thương mại, doanh nghiệp phải kiểm tra và điều chỉnh lại hồ sơ. Nếu phát hiện muộn, đặc biệt khi hàng đã về cảng, tiến độ lấy hàng và thông quan sẽ bị ảnh hưởng đáng kể.

Trong môi trường B2B, chậm một ngày không chỉ làm tăng phí cảng mà còn ảnh hưởng đến kế hoạch giao hàng, sản xuất và uy tín với đối tác.

Lỗi 4: Khai sai tên người xuất khẩu trên tờ khai nhập khẩu

Một lỗi khác thường bị xem nhẹ là khai sai tên người xuất khẩu trên tờ khai nhập khẩu. Nhiều doanh nghiệp cho rằng chỉ cần đúng tên thương mại là được, nhưng trong nghiệp vụ chứng từ, tên pháp lý và thông tin trên hồ sơ cần được thể hiện chính xác, nhất quán.

Các sai sót thường gặp gồm:

• Viết sai tên pháp lý của nhà xuất khẩu
• Dùng tên viết tắt thay vì tên đầy đủ
• Dùng brand name thay cho legal entity
• Sai quốc gia xuất khẩu
• Sai địa chỉ hoặc thiếu thông tin cần thiết

Lỗi này khiến thông tin trên tờ khai không khớp với invoice, hợp đồng hoặc các chứng từ liên quan, từ đó dễ bị yêu cầu kiểm tra lại hoặc bổ sung điều chỉnh.

Với các doanh nghiệp nhập khẩu lần đầu hoặc làm việc với nhà cung cấp có nhiều pháp nhân khác nhau, lỗi này xảy ra khá thường xuyên. Nếu phải sửa sau khi đã khai báo, doanh nghiệp sẽ mất thêm thời gian và dễ bị kéo dài tiến độ xử lý tại cảng.

Bên cạnh lỗi sai tên người xuất khẩu, doanh nghiệp cũng nên lưu ý tình huống mã số thuế không tồn tại hải quan vì đây là lỗi có thể làm chậm đáng kể quá trình xử lý hồ sơ.

Lỗi 5: Mô tả hàng hóa quá chung chung, không đủ căn cứ khai báo

Đây là lỗi rất hay gặp khi người bán nước ngoài phát hành chứng từ theo kiểu ngắn gọn, hoặc doanh nghiệp chỉ tập trung vào việc đặt hàng mà chưa lường hết yêu cầu khai báo tại Việt Nam.

Một số mô tả hàng hóa chưa đạt thường là:

• Ghi tên hàng quá chung
• Không có model
• Không có chất liệu
• Không nêu công dụng
• Không có thông số kỹ thuật cơ bản
• Không thể hiện rõ cấu tạo, đặc tính chính

Ví dụ, thay vì mô tả rõ model, chất liệu, công dụng hay thông số kỹ thuật…, chứng từ chỉ ghi chung chung là “parts”, “accessories”, “machine components” hoặc “auto parts”. 

Khi mô tả hàng không rõ, người xử lý sẽ khó xác định mã HS, khó kiểm tra chính sách hàng hóa và thường phải yêu cầu bổ sung catalogue hoặc tài liệu kỹ thuật. Điều này làm kéo dài thời gian khai báo và thông quan.

Muốn hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp mô tả hàng hóa rõ ràng ngay từ đầu, đồng thời chuẩn bị sẵn catalogue, ảnh hàng và thông số kỹ thuật để làm căn cứ xử lý khi cần.

Các lỗi thường gặp khi khai báo hải quan liên quan đến chứng từ

Ngoài 5 lỗi lớn ở trên, doanh nghiệp cũng cần lưu ý rằng các lỗi thường gặp khi khai báo hải quan nhiều khi không tách rời khỏi lỗi chứng từ. Chúng thường đi cùng nhau và làm tăng rủi ro cho lô hàng.

Một số lỗi phổ biến gồm:

• Sai mã số thuế doanh nghiệp
• Sai tên công ty nhập khẩu
• Sai địa chỉ
• Sai loại hình nhập khẩu
• Sai số lượng, đơn giá
• Sai xuất xứ
• Sai mã HS
• Thiếu C/O
• Thiếu giấy phép hoặc hồ sơ chuyên ngành
• Thiếu tài liệu kỹ thuật phục vụ phân loại hàng

Điểm quan trọng là nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung nhìn vào tờ khai mà quên rằng tờ khai được lập dựa trên chứng từ gốc. Nếu bộ chứng từ đã có vấn đề, thì nguy cơ tờ khai sai theo là rất lớn.

Do đó, để giảm lỗi hải quan, doanh nghiệp không nên chỉ kiểm tra ở bước khai báo, mà phải kiểm tra từ gốc của vấn đề: bộ chứng từ nhập khẩu.

Doanh nghiệp nên làm gì để hạn chế lỗi chứng từ nhập khẩu?

Muốn giảm phát sinh chi phí cảng, doanh nghiệp cần thay đổi cách tiếp cận. Không phải chờ phát sinh rồi xử lý, mà phải kiểm tra chứng từ theo hướng chủ động và có quy trình.

Trước hết, nên kiểm tra chéo toàn bộ bộ hồ sơ ngay khi nhận được bản draft từ nhà cung cấp. Không nên đợi bản final mới rà, vì đến lúc đó thời gian sửa sẽ gấp hơn nhiều.

Doanh nghiệp cần đối chiếu kỹ:

• Tên hàng
• Số lượng
• Trọng lượng
• Số invoice
• Ngày invoice
• Tên người bán
• Tên người mua
• Điều kiện giao hàng
• Số bill
• Số container, số seal nếu có

Tiếp theo, cần xác định sớm mặt hàng có thuộc diện quản lý chuyên ngành hay không. Nếu có, phải chuẩn bị hồ sơ từ trước, không để hàng về rồi mới bắt đầu tìm hiểu.

Ngoài ra, doanh nghiệp nên chuẩn hóa quy trình phối hợp giữa bộ phận mua hàng, chứng từ, kế toán và đơn vị logistics hoặc khai hải quan. Rất nhiều lỗi chứng từ nhập khẩu không phải do một cá nhân bất cẩn, mà do các bên nắm thông tin không đồng đều, mỗi bên hiểu một kiểu.

Một giải pháp hiệu quả khác là làm việc sớm với đơn vị có kinh nghiệm về chứng từ và thông quan. Khi hồ sơ được rà trước ngày hàng về, doanh nghiệp sẽ có nhiều thời gian hơn để sửa sai và hạn chế các khoản chi phí ngoài dự kiến.

Khi đã lỡ sai chứng từ nhập khẩu, doanh nghiệp nên xử lý thế nào?

Nếu phát hiện sai, việc đầu tiên là không nên xử lý theo cảm tính. Doanh nghiệp cần xác định rõ lỗi đang nằm ở đâu:

• Sai trên invoice
• Sai trên packing list
• Sai trên bill
• Sai trên manifest
• Sai trên tờ khai
• Sai do thiếu hồ sơ đi kèm

Sau đó, cần đánh giá mức độ ảnh hưởng của lỗi:

• Lỗi có làm chậm thông quan không?
• Lỗi có làm sai chủ thể nhập khẩu không?
• Lỗi có ảnh hưởng đến thuế không?
• Lỗi có nguy cơ làm phát sinh phí cảng ngay không?

Khi đã xác định được mức độ, doanh nghiệp cần ưu tiên xử lý các lỗi có thể ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ lấy hàng trước. Đồng thời, phải phối hợp ngay với các bên liên quan như nhà xuất khẩu, hãng tàu, forwarder và đơn vị làm thủ tục để rút ngắn thời gian chờ.

Điều quan trọng nhất là không nên đợi “xem có sao không” rồi mới xử lý. Trong nghiệp vụ nhập khẩu, nhiều lỗi càng để lâu càng tốn kém.

Kết luận

Lỗi chứng từ nhập khẩu là một trong những nguyên nhân phổ biến nhất khiến doanh nghiệp bị phát sinh chi phí cảng, nhưng lại thường bị xem nhẹ cho đến khi hàng đã về. Chỉ một sai sót nhỏ như lệch thông tin giữa invoice và bill, đính kèm sai chứng từ, khai sai số invoice, khai sai tên người xuất khẩu hoặc mô tả hàng hóa quá chung chung cũng có thể kéo theo chậm thông quan, sửa hồ sơ, lưu bãi, lưu container và nhiều khoản chi phí không đáng có.

Với doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm, việc chuẩn bị hồ sơ từ sớm cùng một đơn vị làm dịch vụ xuất nhập khẩu trọn gói sẽ giúp hạn chế phát sinh chi phí cảng và giảm áp lực xử lý khi hàng đã về.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang chuẩn bị nhập hàng và muốn hạn chế rủi ro từ khâu chứng từ đến thông quan, Mison Trans có thể hỗ trợ rà soát bộ hồ sơ, tư vấn phương án xử lý phù hợp và đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt quá trình nhập khẩu.

—————————————

MISON TRANS – DỊCH VỤ HẢI QUAN – VẬN CHUYỂN QUỐC TẾ

• Head Office: 200 QL13 (Cũ), Khu phố 1, Phường Hiệp Bình, TP. Hồ Chí Minh
• Văn phòng HCM: 13 Đường số 7, KDC Cityland Center Hills, Phường Hạnh Thông, TP. Hồ Chí Minh
• Chi nhánh Hà Nội: Tầng 9 Tòa Minori, Số 67A Phố Trương Định, Phường Trương Định, Quận Hai Bà Trưng, TP. Hà Nội
• Đường dây nóng: 1900 63 63 48
• Email: cs1@misontrans.com