Các giấy tờ xuất nhập khẩu hàng hóa cần phải có

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, việc chuẩn bị bộ chứng từ xuất nhập khẩu đầy đủ là điều bắt buộc để hàng hóa có thể thông quan nhanh chóng. Nếu thiếu giấy tờ hoặc khai báo sai, doanh nghiệp có thể gặp tình trạng chậm thông quan, phát sinh chi phí hoặc bị giữ hàng tại cảng.

Vậy bộ chứng từ xuất nhập khẩu gồm những gì? Bài viết dưới đây của Mison Trans sẽ tổng hợp các giấy tờ bắt buộc, chứng từ bổ sung và checklist hồ sơ xuất nhập khẩu giúp doanh nghiệp chuẩn bị đúng quy định.

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là gì?

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là tập hợp các giấy tờ liên quan đến giao dịch thương mại quốc tế, vận chuyển và thủ tục hải quan của một lô hàng.

Các chứng từ này giúp:

• Xác nhận giao dịch mua bán
• Chứng minh nguồn gốc hàng hóa
• Khai báo hải quan
• Làm căn cứ thanh toán quốc tế

Nếu thiếu hoặc sai chứng từ, lô hàng có thể bị:

• Chậm thông quan
• Phát sinh phí lưu kho bãi
• Bị cơ quan hải quan giữ hàng

Checklist giấy tờ xuất nhập khẩu cần chuẩn bị

Các giấy tờ xuất nhập khẩu hàng hóa bắt buộc

Đây là những chứng từ xuất nhập khẩu gần như bắt buộc đối với bất cứ lô hàng nào.

1. Hợp đồng thương mại (Sales Contract)

Hợp đồng thương mại là văn bản thỏa thuận giữa người mua và người bán về việc mua bán hàng hóa quốc tế.

Thông tin thường có trong hợp đồng:

• Thông tin người mua và người bán
• Mô tả hàng hóa
• Giá trị hợp đồng
• Điều kiện giao hàng (Incoterms)
• Điều kiện thanh toán

Hợp đồng là cơ sở pháp lý quan trọng cho toàn bộ giao dịch xuất nhập khẩu.

2. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Commercial Invoice là chứng từ do người bán phát hành để yêu cầu người mua thanh toán tiền hàng.

Nội dung chính gồm:

• Số và ngày phát hành hóa đơn
• Thông tin người bán và người mua
• Mô tả hàng hóa
• Số lượng và đơn giá
• Tổng giá trị hàng hóa
• Điều kiện giao hàng

Đây là chứng từ quan trọng nhất để xác định trị giá tính thuế nhập khẩu.

3. Phiếu chi tiết hàng hóa (Packing List)

Packing List mô tả chi tiết cách đóng gói của lô hàng.

Thông tin thường có:

• Số kiện hàng
• Trọng lượng tịnh và tổng
• Kích thước kiện
• Quy cách đóng gói

Chứng từ này giúp:

• Hải quan kiểm tra hàng hóa
• Kho bãi sắp xếp hàng
• Người nhận kiểm tra lô hàng.

4. Vận đơn (Bill of Lading)

Bill of Lading (B/L) là chứng từ vận chuyển do hãng tàu hoặc đơn vị vận tải phát hành.

Chức năng của vận đơn:

• Xác nhận đã nhận hàng để vận chuyển
• Là bằng chứng hợp đồng vận tải
• Là chứng từ sở hữu hàng hóa

Trong vận tải hàng không sẽ sử dụng Airway Bill (AWB).

5. Tờ khai hải quan (Customs Declaration)

Tờ khai hải quan là chứng từ bắt buộc để khai báo thông tin hàng hóa với cơ quan hải quan.

Thông tin khai báo gồm:

• Mã HS
• Trị giá hàng hóa
• Xuất xứ
• Thuế xuất nhập khẩu

Sau khi khai báo và thông quan, hàng hóa mới được phép xuất hoặc nhập khẩu.

>>> Có thế bạn quan tâm: Tổng hợp các loại chứng từ trong Xuất – Nhập khẩu

Giấy tờ xuất nhập khẩu hàng hóa không bắt buộc

Những giấy tờ này tùy theo hợp đồng thương mại mà có thể có hoặc không.

1. Giấy tờ xuất nhập khẩu hàng hóa: Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice)

Proforma Invoice là hóa đơn tạm thời do người bán gửi cho người mua trước khi giao hàng.

Chứng từ này thường dùng để:

• Báo giá
• Xin giấy phép nhập khẩu
• Làm thủ tục mở L/C.

2. Thư tín dụng (Letter of Credit)

L/C là cam kết thanh toán của ngân hàng thay mặt người nhập khẩu.

Ngân hàng sẽ thanh toán cho người xuất khẩu nếu bộ chứng từ xuất trình đúng và đầy đủ theo quy định trong L/C.

Phương thức này giúp giảm rủi ro trong thanh toán quốc tế.

3. Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate)

Insurance Certificate chứng minh lô hàng đã được mua bảo hiểm vận chuyển.

Nếu xảy ra rủi ro như:

• mất hàng
• hư hỏng
• tai nạn vận chuyển

công ty bảo hiểm sẽ bồi thường theo hợp đồng bảo hiểm.

4. Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin)

C/O là chứng từ xác nhận nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa.

Vai trò của C/O:

• Hưởng ưu đãi thuế quan
• Tuân thủ quy định nhập khẩu
• Chứng minh nguồn gốc hàng hóa

5. Chứng từ kiểm dịch (Phytosanitary Certificate)

Đây là chứng từ do cơ quan kiểm dịch cấp để xác nhận hàng hóa không mang mầm bệnh hoặc dịch hại.

Chứng từ này thường áp dụng cho:

• nông sản
• thực phẩm
• gỗ
• động thực vật.

>>> Có thế bạn quan tâm: 8 bước hoàn tất tờ khai hải quan nhập khẩu

Một số loại giấy tờ xuất nhập khẩu hàng hóa khác

Ngoài các chứng từ trên, một số loại hàng có thể cần thêm các giấy tờ sau.

1. Giấy chứng nhận chất lượng (Certificate of Quality)

Là giấy chứng nhận về chất lượng của hàng hóa. Thông thường, giấy này được cấp bởi một tổ chức độc lập và có uy tín để đảm bảo rằng sản phẩm đáp ứng được các tiêu chuẩn chất lượng nhất định.

2. Giấy chứng nhận kiểm định (Certificate of Analysis)

Là giấy chứng nhận về kết quả kiểm định của sản phẩm. Giấy này thường được cấp bởi các phòng thí nghiệm hoặc tổ chức kiểm định độc lập để xác định các thông số kỹ thuật của sản phẩm, như thành phần hóa học, tính chất vật lý, độ ẩm…

3. Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate)

Chứng nhận vệ sinh thường áp dụng cho:

• thực phẩm
• thủy sản
• nông sản

để đảm bảo sản phẩm đáp ứng tiêu chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm.

4. Giấy chứng nhận hun trùng (Fumigation Certificate)

Là giấy chứng nhận về việc tiêu diệt côn trùng và sâu bệnh hại trên hàng hóa. Giấy này thường được yêu cầu cho các sản phẩm nông sản hoặc gỗ, để đảm bảo rằng sản phẩm không mang theo các loại côn trùng hoặc sâu bệnh hại khi xuất khẩu sang các quốc gia khác.

Việc chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ này là rất quan trọng để đảm bảo quá trình xuất nhập khẩu diễn ra thuận lợi và tránh được các rủi ro phát sinh.

Câu hỏi thường gặp về chứng từ xuất nhập khẩu

1. Bộ chứng từ xuất nhập khẩu tối thiểu gồm những gì?

Thông thường gồm:

• Hợp đồng thương mại
• Commercial Invoice
• Packing List
• Bill of Lading
• Tờ khai hải quan.

2. C/O có bắt buộc không?

Không bắt buộc với mọi lô hàng, nhưng cần thiết nếu muốn hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu theo hiệp định thương mại.

3. Thiếu chứng từ có thông quan được không?

Trong nhiều trường hợp không thể thông quan, hoặc phải bổ sung hồ sơ dẫn đến chậm giao hàng.

Dịch vụ xuất nhập khẩu trọn gói tại Mison Trans

Việc chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ xuất nhập khẩu là yếu tố quan trọng để quá trình vận chuyển và thông quan diễn ra thuận lợi.

Mison Trans cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu và khai hải quan trọn gói, hỗ trợ doanh nghiệp:

• Chuẩn bị đầy đủ chứng từ
• Khai báo hải quan nhanh chóng
• Tư vấn quy định xuất nhập khẩu
• Hạn chế rủi ro và chi phí phát sinh

___________________

MISON TRANS – DỊCH VỤ HẢI QUAN – VẬN CHUYỂN QUỐC TẾ

• Head Office: 200 QL13 (Cũ), Khu phố 1, Phường Hiệp Bình, TP. Hồ Chí Minh
• Văn phòng HCM: 13 Đường số 7, KDC Cityland Center Hills, Phường Hạnh Thông, TP. Hồ Chí Minh
• Chi nhánh Hà Nội: Tầng 9 Tòa Minori, Số 67A Phố Trương Định, Phường Trương Định, Quận Hai Bà Trưng, TP. Hà Nội
• Hotline: 1900 63 63 48
• Email: cs1@misontrans.com