Bạn có thể kiểm tra lô hàng đã thông quan hay chưa bằng cách tra cứu trạng thái tờ khai trên Cổng thông tin Hải quan: chỉ cần số tờ khai + mã số thuế + CCCD/hộ chiếu của chủ doanh nghiệp (đại diện pháp luật), hệ thống trả kết quả và cập nhật theo chu kỳ 15 phút/lần.
Trong trường hợp cần đối chiếu nghĩa vụ thuế “đã nộp hay chưa”, bạn có thể tra cứu thông tin tờ khai thêm trên cổng thanh toán điện tử hải quan hoặc ngay trong app ngân hàng (nếu ngân hàng bạn đang dùng có module nộp/tra cứu thuế hải quan).
Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ kiểm tra hồ sơ, xử lý tờ khai và khai báo hải quan cho lô hàng nhập khẩu, có thể tham khảo dịch vụ khai hải quan trọn gói của Mison Trans.
Tra cứu thông tin tờ khai là gì?
Tra cứu thông tin tờ khai là việc kiểm tra dữ liệu tờ khai hải quan trên hệ thống để biết tình trạng xử lý của lô hàng xuất khẩu hoặc nhập khẩu.
Thông qua việc tra cứu, doanh nghiệp có thể kiểm tra các thông tin như:
- Số tờ khai.
- Mã doanh nghiệp.
- Cơ quan hải quan đăng ký tờ khai.
- Ngày đăng ký tờ khai.
- Loại hình xuất nhập khẩu.
- Luồng tờ khai.
- Trạng thái xử lý.
- Tình trạng thông quan.
- Nghĩa vụ thuế nếu có.
- Thời điểm hàng qua khu vực giám sát nếu hệ thống có cập nhật.
Với doanh nghiệp nhập khẩu, tra cứu tờ khai không chỉ để biết “hàng đã thông quan hay chưa”, mà còn để xác định bước tiếp theo trong kế hoạch logistics: nộp thuế, bổ sung hồ sơ, phối hợp kiểm hóa, lấy lệnh giao hàng, đặt xe, nhận hàng hoặc giao hàng về kho.
Vì sao phải kiểm tra trạng thái tờ khai?
1. Để quyết định kế hoạch logistics
Trạng thái tờ khai quyết định bạn có thể xin D/O – lấy hàng – đặt xe – book kho – sắp xếp nhân công hay chưa. Ví dụ: tờ khai “đã thông quan” nhưng chưa “qua khu vực giám sát” thì thực tế vẫn có thể chưa ra cổng/không tất toán quy trình giao nhận tại cảng (tùy mô hình kho bãi, cảng/ICD).
2. Để tính thời gian lấy hàng (đúng mốc, đúng việc)
Với lô hàng luồng vàng/đỏ, bạn cần chủ động thời gian để: nộp bổ sung chứng từ, đăng ký kiểm hóa/soi chiếu, phối hợp hãng tàu–cảng–đội hiện trường.
3. Tránh phí lưu bãi và phát sinh ngoài kế hoạch
Chỉ cần chậm 1–2 ngày vì “tưởng đã thông quan” nhưng thực tế còn vướng thuế/kiểm tra hồ sơ/kiểm hóa, chi phí lưu bãi và các phụ phí liên quan có thể đội lên đáng kể (đặc biệt tại các cảng lớn như Cát Lái, Hải Phòng).
Các bước tra cứu thông tin tờ khai
Cách 1 – Tra cứu trên hệ thống Hải quan (cách nhanh và “đúng nguồn”)
Bạn cần chuẩn bị trước:
- Số tờ khai
- Mã số thuế doanh nghiệp
- CCCD/CMND/hộ chiếu… của chủ doanh nghiệp/đại diện pháp luật theo đăng ký kinh doanh
Các bước thực hiện:
- Truy cập mục “Tra cứu thông tin tờ khai hải quan” trên cổng Hải quan.
- Nhập: Số tờ khai – MST – số giấy tờ của đại diện pháp luật, nhập captcha, bấm Lấy thông tin.
- Đọc kết quả theo 2 nhóm:
- Thông tin tờ khai (cơ quan hải quan, loại hình, luồng, ngày đăng ký…)
- Trạng thái xử lý + các mốc quan trọng như thời điểm thông quan, thời điểm qua khu vực giám sát (nếu đã phát sinh).
Lưu ý về độ trễ dữ liệu: chức năng tra cứu được ghi nhận là cập nhật theo chu kỳ 15 phút/lần, nên đôi khi bạn cần refresh sau ít phút nếu vừa mới có thay đổi nghiệp vụ.
Cơ sở pháp lý về cung cấp thông tin: Quy chế ban hành kèm Quyết định 33/2016/QĐ-TTg nêu việc phản hồi thông tin/hoặc lý do không có thông tin trong thời gian “không quá 01 phút” kể từ khi nhận yêu cầu.
Cách 2 – Tra cứu qua app ngân hàng (để kiểm “thuế đã ghi nhận chưa?”)
Cách này phù hợp khi bạn cần kiểm nhanh:
- Tờ khai đang phát sinh khoản phải nộp?
- Ngân hàng đã hạch toán/ghi nhận nộp thuế chưa?
Một số ngân hàng có hướng dẫn tra cứu và nộp thuế hải quan điện tử (ví dụ Techcombank Business).
Ngoài ra, bạn cũng có thể tra cứu/đối chiếu trên Cổng thanh toán điện tử hải quan (epayment.customs.gov.vn).
Lưu ý quan trọng: app ngân hàng thường mạnh ở phần nghĩa vụ thuế và trạng thái nộp, còn “thông quan/qua giám sát” vẫn nên chốt lại bằng tra cứu tờ khai trên cổng Hải quan (Cách 1) hoặc xác nhận từ đơn vị khai báo.
Cách 3 – Qua đơn vị forwarder/đơn vị khai báo (khi bạn không có đủ dữ liệu/không tiện tự tra)
Bạn nên dùng cách này khi:
- Bạn không có CCCD/hộ chiếu đại diện pháp luật để tra cứu;
- Bạn cần người có nghiệp vụ đọc “trạng thái” và nói ngay phải làm gì tiếp theo (nhất là luồng vàng/đỏ).
Checklist thông tin gửi cho forwarder để check nhanh (khuyến nghị):
- Số tờ khai + MST
- Cảng/ICD/sân bay làm hàng
- ETA/ATD (ngày hàng đến)
- HBL/MBL hoặc số container (nếu có)
- Tình trạng thuế (đã nộp/chưa) và chứng từ đang có (Invoice, PL, B/L, C/O, giấy phép…)
Cách đọc một số trạng thái tờ khai thường gặp
Khi tra cứu thông tin tờ khai, doanh nghiệp cần hiểu đúng trạng thái để xử lý đúng việc. Không phải trạng thái nào cũng đồng nghĩa với việc hàng đã được lấy ra khỏi cảng hoặc kho.
1. Chưa tiếp nhận hoặc không tìm thấy thông tin
Trường hợp này có thể xảy ra khi doanh nghiệp nhập sai số tờ khai, sai mã số thuế, sai số giấy tờ hoặc tờ khai chưa được hệ thống cập nhật.
Việc nên làm là kiểm tra lại dữ liệu đầu vào từ tờ khai hoặc đơn vị khai báo. Nếu tờ khai vừa mới phát sinh, có thể chờ thêm một thời gian ngắn rồi tra cứu lại.
2. Đã tiếp nhận
Trạng thái đã tiếp nhận cho thấy tờ khai đã được hệ thống ghi nhận. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là tờ khai đã thông quan.
Doanh nghiệp cần tiếp tục kiểm tra kết quả phân luồng, yêu cầu hồ sơ, nghĩa vụ thuế và các bước xử lý tiếp theo.
3. Luồng xanh / vàng / đỏ
- Luồng xanh: thường là thông quan điện tử nhanh, nhưng vẫn cần đảm bảo thuế đã ghi nhận và hoàn tất các bước giao nhận tại cảng/kho.
- Luồng vàng: kiểm tra hồ sơ; rủi ro nằm ở thiếu/sai chứng từ, sai HS, thiếu giấy phép/kiểm tra chuyên ngành.
- Luồng đỏ: kiểm tra thực tế hàng; cần chuẩn bị nhân lực, hiện trường, kế hoạch mở hàng/soi chiếu.
→ Xem chi tiết các luồng tờ khai Xanh – Vàng – Đỏ
4. Đang kiểm tra hoặc chờ xử lý
Trạng thái này thường xuất hiện khi hồ sơ đang được xem xét, đang chờ bổ sung chứng từ, đang kiểm hóa hoặc chờ xử lý nghiệp vụ.
Doanh nghiệp cần xác định rõ tờ khai đang chờ ở bước nào. Nếu chờ chứng từ, cần bổ sung đúng loại chứng từ. Nếu chờ thuế, cần kiểm tra nghĩa vụ thuế. Nếu chờ kiểm hóa, cần phối hợp hiện trường.
Nếu doanh nghiệp tra cứu tờ khai nhưng chưa rõ lô hàng đã đủ điều kiện thông quan hay chưa, hoặc tờ khai đang bị treo do mã HS, thuế, chứng từ, luồng kiểm tra hay yêu cầu bổ sung hồ sơ, nên rà lại bộ chứng từ và nguyên nhân phát sinh trước khi xử lý tiếp.
Phát hiện rủi ro hồ sơ trước khi hàng về? Gửi chứng từ hoặc mô tả tình trạng lô hàng để Mison Trans kiểm tra sơ bộ rủi ro về hồ sơ, mã HS, thuế và chính sách nhập khẩu nhé! Kiểm tra sơ bộ mã HS & thuế Rà rủi ro hồ sơ / chứng từ Bảo mật thông tin Thông tin của bạn được bảo mật và chỉ sử dụng để tư vấn
5. Đã thông quan
Đây là trạng thái quan trọng cho thấy tờ khai đã hoàn tất một bước lớn trong quy trình hải quan. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần kiểm tra thêm tình trạng giao nhận thực tế.
Một số việc cần kiểm tra sau khi tờ khai đã thông quan gồm:
- Nghĩa vụ thuế đã ghi nhận đầy đủ chưa.
- Có cần qua khu vực giám sát không.
- Hàng đã đủ điều kiện lấy khỏi cảng/kho chưa.
- Đã có lệnh giao hàng chưa.
- Phí cảng/kho đã thanh toán chưa.
- Xe và kế hoạch nhận hàng đã sẵn sàng chưa.
Trong thực tế, “đã thông quan” và “đã lấy được hàng” không phải lúc nào cũng là cùng một thời điểm. Doanh nghiệp cần theo dõi thêm các bước giao nhận sau thông quan.
6. Hủy tờ khai
Tờ khai bị hủy nghĩa là tờ khai không còn giá trị xử lý cho lô hàng đó. Khi gặp tình huống này, doanh nghiệp cần xác định lý do hủy và phương án tiếp theo.
Một số hướng xử lý có thể gồm:
- Mở tờ khai mới.
- Điều chỉnh lại hồ sơ.
- Kiểm tra lại loại hình khai báo.
- Đối chiếu lại chứng từ.
- Làm việc với đơn vị khai báo để xác định nguyên nhân.
Doanh nghiệp không nên tự mở lại tờ khai nếu chưa rõ lý do hủy, vì có thể lặp lại lỗi hoặc phát sinh rủi ro hồ sơ.
Những lỗi thường gặp khi kiểm tra trạng thái thông quan
Trong quá trình tra cứu, doanh nghiệp có thể gặp một số lỗi khiến kết quả không hiển thị hoặc khó hiểu.
1. Không tìm thấy tờ khai
Nguyên nhân hay gặp:
- Nhập sai 1 ký tự trong số tờ khai/MST/CCCD
- Dùng giấy tờ không đúng “đại diện pháp luật” theo đăng ký kinh doanh
- Tờ khai vừa phát sinh, dữ liệu chưa kịp cập nhật theo chu kỳ.
Cách xử lý là kiểm tra lại thông tin từ tờ khai gốc, đối chiếu với đơn vị khai báo và tra cứu lại sau một khoảng thời gian ngắn nếu tờ khai vừa mới phát sinh.
2. Tờ khai bị “treo”
“Tờ khai bị treo” là cách gọi thực tế khi tờ khai chưa được xử lý tiếp dù đã truyền hoặc đã có thông tin trên hệ thống.
Nguyên nhân có thể do:
- Chưa nộp thuế.
- Thuế chưa ghi nhận.
- Chờ kiểm tra hồ sơ.
- Chờ kiểm tra thực tế hàng.
- Thiếu chứng từ.
- Chờ giấy phép chuyên ngành.
- Chờ sửa đổi hoặc khai bổ sung.
- Hồ sơ có dấu hiệu sai mã HS, trị giá hoặc chính sách mặt hàng.
Cách xử lý tốt nhất là xác định đúng nút thắt: vướng thuế, vướng chứng từ, vướng kiểm hóa, vướng chuyên ngành hay vướng dữ liệu khai báo.
3. Tờ khai bị từ chối
Nếu tờ khai bị từ chối hoặc phát hiện sai thông tin, doanh nghiệp cần kiểm tra lý do trước khi xử lý. Không nên sửa theo cảm tính vì có thể làm hồ sơ phức tạp hơn.
Các bước nên làm:
- Xem nội dung lỗi hoặc yêu cầu từ hệ thống/hải quan.
- Đối chiếu lại bộ chứng từ.
- Kiểm tra mã HS, trị giá, thuế và chính sách mặt hàng.
- Xác định có cần khai bổ sung hay không.
- Chuẩn bị hồ sơ giải trình nếu cần.
Khi nào doanh nghiệp nên kiểm tra lại hồ sơ tờ khai?
Doanh nghiệp nên kiểm tra lại hồ sơ tờ khai nếu gặp một trong các trường hợp sau:
- Tra cứu tờ khai nhưng chưa thấy trạng thái thông quan.
- Tờ khai đã truyền nhưng bị treo, chưa được xử lý tiếp.
- Tờ khai rơi vào luồng vàng hoặc luồng đỏ.
- Hải quan yêu cầu bổ sung invoice, packing list, bill, C/O, catalogue hoặc chứng từ chuyên ngành.
- Mã HS, thuế nhập khẩu hoặc trị giá khai báo có dấu hiệu chưa phù hợp.
- Hàng đã về cảng nhưng chưa lấy được hàng.
- Hệ thống chưa ghi nhận thuế hoặc chưa chuyển trạng thái thông quan.
- Tên hàng, số lượng, trọng lượng, trị giá hoặc điều kiện giao hàng trên chứng từ chưa khớp.
- Doanh nghiệp phát hiện sai thông tin sau khi đã truyền tờ khai.
- Cần xác định nên sửa tờ khai, khai bổ sung hay bổ sung hồ sơ giải trình.
Việc kiểm tra lại hồ sơ tờ khai giúp doanh nghiệp xác định đúng nguyên nhân tờ khai chưa thông quan, hạn chế xử lý sai hướng và giảm rủi ro phát sinh phí lưu kho, lưu bãi hoặc chậm giao hàng.
Phát hiện rủi ro hồ sơ trước khi hàng về? Gửi chứng từ hoặc mô tả tình trạng lô hàng để Mison Trans kiểm tra sơ bộ rủi ro về hồ sơ, mã HS, thuế và chính sách nhập khẩu nhé! Kiểm tra sơ bộ mã HS & thuế Rà rủi ro hồ sơ / chứng từ Bảo mật thông tin Thông tin của bạn được bảo mật và chỉ sử dụng để tư vấn
Mison Trans hỗ trợ gì khi doanh nghiệp cần kiểm tra tình trạng tờ khai?
Mison Trans hỗ trợ doanh nghiệp rà soát hồ sơ và tư vấn hướng xử lý khi tờ khai có dấu hiệu chậm thông quan, bị treo, bị yêu cầu bổ sung chứng từ hoặc phát sinh rủi ro về mã HS, thuế và chính sách mặt hàng.
Các hạng mục có thể hỗ trợ gồm:
- Kiểm tra sơ bộ tình trạng tờ khai theo thông tin doanh nghiệp cung cấp.
- Rà invoice, packing list, bill, hợp đồng, C/O, catalogue và chứng từ liên quan.
- Kiểm tra điểm chưa khớp giữa chứng từ và tờ khai.
- Tư vấn nguyên nhân tờ khai chưa thông quan.
- Kiểm tra rủi ro về mã HS, thuế, trị giá và chính sách mặt hàng.
- Tư vấn hướng bổ sung chứng từ hoặc giải trình hồ sơ.
- Hỗ trợ xử lý hồ sơ luồng vàng, luồng đỏ nếu phát sinh.
- Tư vấn hướng xử lý khi cần sửa tờ khai hoặc khai bổ sung.
- Hỗ trợ khai hải quan và giao nhận hàng hóa nếu doanh nghiệp cần dịch vụ trọn gói.
Mison Trans phù hợp với doanh nghiệp đang cần một đầu mối kiểm tra hồ sơ, khai hải quan, xử lý tờ khai và phối hợp giao nhận hàng hóa.
Trường hợp doanh nghiệp cần một đầu mối hỗ trợ từ kiểm tra chứng từ, khai hải quan, xử lý tờ khai đến giao nhận hàng hóa, có thể tham khảo dịch vụ xuất nhập khẩu trọn gói tại TP.HCM của Mison Trans.
Câu hỏi thường gặp về tra cứu thông tin tờ khai
1. Tra cứu tờ khai cần thông tin gì?
Thông thường, doanh nghiệp cần số tờ khai, mã số thuế hoặc mã doanh nghiệp và số giấy tờ theo yêu cầu của hệ thống. Tùy cổng tra cứu, có thể cần thêm mã xác nhận/captcha.
2. Đã thông quan có nghĩa là lấy hàng được ngay chưa?
Không phải lúc nào cũng vậy. Sau khi tờ khai thông quan, doanh nghiệp vẫn cần kiểm tra các bước giao nhận thực tế như lệnh giao hàng, phí cảng/kho, qua khu vực giám sát, đặt xe và nhận hàng tại cảng/kho/sân bay.
3. Vì sao tờ khai đã nộp thuế nhưng chưa thông quan?
Có thể do thuế chưa được hệ thống ghi nhận, hồ sơ còn bị kiểm tra, thiếu chứng từ, vướng kiểm tra chuyên ngành hoặc tờ khai đang chờ xử lý nghiệp vụ khác.
4. Tờ khai luồng vàng có nguy hiểm không?
Luồng vàng không có nghĩa là sai. Đây là luồng kiểm tra hồ sơ. Tuy nhiên, nếu chứng từ không khớp, thiếu giấy phép, sai mã HS hoặc trị giá chưa rõ, thời gian xử lý có thể kéo dài.
5. Khi nào cần khai bổ sung tờ khai?
Khi phát hiện sai thông tin sau khi đã truyền tờ khai, doanh nghiệp cần kiểm tra loại lỗi, thời điểm phát hiện và quy định áp dụng để xác định có cần khai bổ sung hay không. Không nên tự sửa nếu chưa rõ hướng xử lý.
Kết luận
Tra cứu thông tin tờ khai là bước quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm tra lô hàng đã thông quan hay chưa, tờ khai đang ở luồng nào, đã ghi nhận thuế chưa và có phát sinh yêu cầu bổ sung hồ sơ hay không. Việc kiểm tra sớm giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong kế hoạch lấy hàng, đặt xe, giao kho và hạn chế chi phí phát sinh.
Nếu tờ khai chưa thông quan, bị treo, rơi vào luồng vàng hoặc luồng đỏ, doanh nghiệp nên kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ gồm invoice, packing list, bill, C/O, catalogue, mã HS, thuế, trị giá và chứng từ chuyên ngành nếu có. Việc xác định đúng nguyên nhân sẽ giúp xử lý đúng hướng và hạn chế rủi ro phát sinh.
Doanh nghiệp cần kiểm tra tình trạng tờ khai hoặc chưa rõ vì sao lô hàng chưa thông quan? Hãy gửi số tờ khai, invoice, packing list, bill, C/O, catalogue, mã HS dự kiến hoặc chứng từ hiện có để Mison Trans rà sơ bộ và tư vấn hướng xử lý phù hợp.
Phát hiện rủi ro hồ sơ trước khi hàng về? Gửi chứng từ hoặc mô tả tình trạng lô hàng để Mison Trans kiểm tra sơ bộ rủi ro về hồ sơ, mã HS, thuế và chính sách nhập khẩu nhé! Kiểm tra sơ bộ mã HS & thuế Rà rủi ro hồ sơ / chứng từ Bảo mật thông tin Thông tin của bạn được bảo mật và chỉ sử dụng để tư vấn
Xem thêm
- Tra cứu thông tin tờ khai – Kiểm tra hàng đã thông quan hay chưa?
- Dịch vụ khai hải quan trọn gói
- Dịch vụ xuất nhập khẩu trọn gói tại TP.HCM
- Sai mã HS có sao không?
- Kiểm tra hồ sơ nhập khẩu trước khi hàng về
- Hướng dẫn khai bổ sung hồ sơ hải quan
Liên hệ Mison Trans để được hỗ trợ nhanh qua hotline.
