Bạn có thể kiểm tra lô hàng đã thông quan hay chưa bằng cách tra cứu trạng thái tờ khai trên Cổng thông tin Hải quan: chỉ cần số tờ khai + mã số thuế + CCCD/hộ chiếu của chủ doanh nghiệp (đại diện pháp luật), hệ thống trả kết quả và cập nhật theo chu kỳ 15 phút/lần.
Trong trường hợp cần đối chiếu nghĩa vụ thuế “đã nộp hay chưa”, bạn có thể tra cứu thông tin tờ khai thêm trên cổng thanh toán điện tử hải quan hoặc ngay trong app ngân hàng (nếu ngân hàng bạn đang dùng có module nộp/tra cứu thuế hải quan).
Vì sao phải kiểm tra trạng thái tờ khai?
1. Để quyết định kế hoạch logistics
Trạng thái tờ khai quyết định bạn có thể xin D/O – lấy hàng – đặt xe – book kho – sắp xếp nhân công hay chưa. Ví dụ: tờ khai “đã thông quan” nhưng chưa “qua khu vực giám sát” thì thực tế vẫn có thể chưa ra cổng/không tất toán quy trình giao nhận tại cảng (tùy mô hình kho bãi, cảng/ICD).
2. Để tính thời gian lấy hàng (đúng mốc, đúng việc)
Với lô hàng luồng vàng/đỏ, bạn cần chủ động thời gian để: nộp bổ sung chứng từ, đăng ký kiểm hóa/soi chiếu, phối hợp hãng tàu–cảng–đội hiện trường.
3. Tránh phí lưu bãi và phát sinh ngoài kế hoạch
Chỉ cần chậm 1–2 ngày vì “tưởng đã thông quan” nhưng thực tế còn vướng thuế/kiểm tra hồ sơ/kiểm hóa, chi phí lưu bãi và các phụ phí liên quan có thể đội lên đáng kể (đặc biệt tại các cảng lớn như Cát Lái, Hải Phòng).
Các bước tra cứu thông tin tờ khai
Cách 1 – Tra cứu trên hệ thống Hải quan (cách nhanh và “đúng nguồn”)
Bạn cần chuẩn bị trước:
- Số tờ khai
- Mã số thuế doanh nghiệp
- CCCD/CMND/hộ chiếu… của chủ doanh nghiệp/đại diện pháp luật theo đăng ký kinh doanh
Các bước thực hiện:
- Truy cập mục “Tra cứu thông tin tờ khai hải quan” trên cổng Hải quan.
- Nhập: Số tờ khai – MST – số giấy tờ của đại diện pháp luật, nhập captcha, bấm Lấy thông tin.
- Đọc kết quả theo 2 nhóm:
- Thông tin tờ khai (cơ quan hải quan, loại hình, luồng, ngày đăng ký…)
- Trạng thái xử lý + các mốc quan trọng như thời điểm thông quan, thời điểm qua khu vực giám sát (nếu đã phát sinh).
Lưu ý về độ trễ dữ liệu: chức năng tra cứu được ghi nhận là cập nhật theo chu kỳ 15 phút/lần, nên đôi khi bạn cần refresh sau ít phút nếu vừa mới có thay đổi nghiệp vụ.
Cơ sở pháp lý về cung cấp thông tin: Quy chế ban hành kèm Quyết định 33/2016/QĐ-TTg nêu việc phản hồi thông tin/hoặc lý do không có thông tin trong thời gian “không quá 01 phút” kể từ khi nhận yêu cầu.
Cách 2 – Tra cứu qua app ngân hàng (để kiểm “thuế đã ghi nhận chưa?”)
Cách này phù hợp khi bạn cần kiểm nhanh:
- Tờ khai đang phát sinh khoản phải nộp?
- Ngân hàng đã hạch toán/ghi nhận nộp thuế chưa?
Một số ngân hàng có hướng dẫn tra cứu và nộp thuế hải quan điện tử (ví dụ Techcombank Business).
Ngoài ra, bạn cũng có thể tra cứu/đối chiếu trên Cổng thanh toán điện tử hải quan (epayment.customs.gov.vn).
Lưu ý quan trọng: app ngân hàng thường mạnh ở phần nghĩa vụ thuế và trạng thái nộp, còn “thông quan/qua giám sát” vẫn nên chốt lại bằng tra cứu tờ khai trên cổng Hải quan (Cách 1) hoặc xác nhận từ đơn vị khai báo.
Cách 3 – Qua đơn vị forwarder/đơn vị khai báo (khi bạn không có đủ dữ liệu/không tiện tự tra)
Bạn nên dùng cách này khi:
- Bạn không có CCCD/hộ chiếu đại diện pháp luật để tra cứu;
- Bạn cần người có nghiệp vụ đọc “trạng thái” và nói ngay phải làm gì tiếp theo (nhất là luồng vàng/đỏ).
Checklist thông tin gửi cho forwarder để check nhanh (khuyến nghị):
- Số tờ khai + MST
- Cảng/ICD/sân bay làm hàng
- ETA/ATD (ngày hàng đến)
- HBL/MBL hoặc số container (nếu có)
- Tình trạng thuế (đã nộp/chưa) và chứng từ đang có (Invoice, PL, B/L, C/O, giấy phép…)
Ý nghĩa các trạng thái tờ khai (đọc đúng để làm đúng)
1. Chưa tiếp nhận
Thường gặp khi:
- Bạn nhập sai thông tin (số tờ khai/MST/giấy tờ)
- Hoặc tờ khai chưa được hệ thống ghi nhận/cập nhật theo chu kỳ.
Việc nên làm: kiểm lại dữ liệu đầu vào, chờ 15–30 phút và tra cứu lại.
2. Đã tiếp nhận
Tờ khai đã được ghi nhận trên hệ thống (đã “vào luồng xử lý”), nhưng chưa đồng nghĩa đã thông quan.
3. Luồng xanh / vàng / đỏ
- Luồng xanh: thường là thông quan điện tử nhanh, nhưng vẫn cần đảm bảo thuế đã ghi nhận và hoàn tất các bước giao nhận tại cảng/kho.
- Luồng vàng: kiểm tra hồ sơ; rủi ro nằm ở thiếu/sai chứng từ, sai HS, thiếu giấy phép/kiểm tra chuyên ngành.
- Luồng đỏ: kiểm tra thực tế hàng; cần chuẩn bị nhân lực, hiện trường, kế hoạch mở hàng/soi chiếu.
→ Xem chi tiết các luồng tờ khai Xanh – Vàng – Đỏ
4. Đang kiểm tra
Trạng thái này thường đi cùng luồng vàng/đỏ hoặc phát sinh yêu cầu nghiệp vụ (bổ sung chứng từ, điều chỉnh khai báo…).
5. Đã thông quan
Đây là mốc quan trọng, nhưng bạn vẫn nên kiểm thêm mốc “qua khu vực giám sát” (nếu hệ thống hiển thị) để chắc chắn về khả năng lấy hàng ra khỏi khu vực giám sát.
6. Hủy tờ khai
Tờ khai không còn giá trị xử lý theo lô hàng đó. Cần xác định lý do hủy và hướng xử lý tiếp theo (mở lại tờ khai mới/điều chỉnh phương án chứng từ, lịch hàng…).
Những lỗi thường gặp khi kiểm tra trạng thái thông quan
1. Không tìm thấy tờ khai
Nguyên nhân hay gặp:
- Nhập sai 1 ký tự trong số tờ khai/MST/CCCD
- Dùng giấy tờ không đúng “đại diện pháp luật” theo đăng ký kinh doanh
- Tờ khai vừa phát sinh, dữ liệu chưa kịp cập nhật theo chu kỳ.
Cách xử lý nhanh: đối chiếu lại dữ liệu gốc (từ bộ chứng từ/đơn vị khai báo), chờ 15 phút và thử lại.
2. Tờ khai bị “treo”
“Treo” thường là cách gọi thực tế khi:
- Luồng vàng/đỏ đang chờ kiểm tra
- Chưa nộp/ghi nhận thuế
- Chờ giấy phép/kiểm tra chuyên ngành
- Chờ sửa đổi bổ sung (AMA) hoặc xử lý sai lệch chứng từ
Cách xử lý tốt nhất: cần người có nghiệp vụ nhìn vào điểm “đang vướng ở đâu” để gỡ đúng nút thắt (thuế – chứng từ – hiện trường – chính sách mặt hàng).
3. Tờ khai bị từ chối
Thường do lỗi khai báo dữ liệu, sai format chỉ tiêu, hoặc mâu thuẫn chứng từ. Khi gặp trạng thái này, việc tự xử lý không đúng có thể làm kéo dài thời gian và tăng rủi ro kiểm tra sâu hơn.
Khi nào cần liên hệ ngay công ty dịch vụ hải quan?
Bạn nên liên hệ ngay khi rơi vào một trong các tình huống:
- Hàng cần lấy gấp nhưng trạng thái không rõ (đặc biệt tại cảng/ICD đông)
- Luồng vàng/đỏ và bạn chưa có đội hiện trường để xử lý hồ sơ/kiểm hóa
- Không tra cứu được do thiếu dữ liệu đại diện pháp luật hoặc tờ khai “treo/từ chối”
- Phát sinh yêu cầu sửa đổi bổ sung, nghi vấn sai HS/thiếu giấy phép/KT chuyên ngành
Mison Trans có thể hỗ trợ bạn kiểm tra tình trạng tờ khai và đề xuất hướng xử lý theo từng luồng. Tham khảo Dịch vụ Khai báo hải quan trọn gói của Mison Trans.
—————————————-
MISON TRANS – DỊCH VỤ HẢI QUAN – VẬN CHUYỂN QUỐC TẾ
- Head Office: 200 QL13 (Cũ), Khu phố 1, Phường Hiệp Bình, TP. Hồ Chí Minh
- Văn phòng HCM: 13 Đường số 7, KDC Cityland Center Hills, Phường Hạnh Thông, TP. Hồ Chí Minh
- Chi nhánh Hà Nội: Tầng 9 Tòa Minori, Số 67A Phố Trương Định, Phường Trương Định, Quận Hai Bà Trưng, TP. Hà Nội
- Hotline: 1900 63 63 48
- Email: cs1@misontrans.com
