Trong bối cảnh Việt Nam đang hội nhập kinh tế toàn cầu, xuất nhập khẩu là hoạt động không thể thiếu đối với các doanh nghiệp. Việc nắm rõ quy trình hải quan, đặc biệt là phân luồng tờ khai hải quan, là yếu tố quyết định trong việc đảm bảo quá trình thông quan hàng hóa nhanh chóng và hiệu quả.
Bài viết này Mison Trans sẽ chia sẻ chi tiết về quy trình phân luồng tờ khai hải quan và các yếu tố doanh nghiệp cần lưu ý.
Phân luồng tờ khai hải quan là gì?
Phân luồng tờ khai hải quan là quá trình kiểm soát và xử lý hàng hóa qua các cửa khẩu, cảng biển, hay cảng hàng không dựa trên các quy định của hải quan. Quy trình này nhằm đảm bảo hàng hóa được kiểm tra đúng quy định và thuế quan được tính chính xác. Hiện tại, tờ khai hải quan được phân thành ba luồng chính:
- Luồng xanh: Được thông quan mà không cần kiểm tra hồ sơ hay hàng hóa.
- Luồng vàng: Kiểm tra chi tiết hồ sơ nhưng không kiểm tra hàng hóa.
- Luồng đỏ: Kiểm tra cả hồ sơ và hàng hóa theo nhiều mức độ khác nhau.
Chi tiết các luồng tờ khai
1. Tờ khai luồng xanh (Green Lane)
Ký hiệu: Mã ký hiệu 1
Mức độ kiểm tra: Không kiểm tra chi tiết hồ sơ hoặc hàng hóa.
Tờ khai luồng xanh là luồng mà mọi doanh nghiệp đều mong muốn, vì đây là quy trình thông quan nhanh nhất.
Nếu doanh nghiệp được phân vào luồng xanh, điều đó có nghĩa là cơ quan hải quan đã đánh giá rằng doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật và không có dấu hiệu rủi ro.
Để được phân vào luồng xanh, doanh nghiệp cần có lịch sử tuân thủ tốt, không có vi phạm về hải quan hoặc thuế trong quá khứ.
2. Tờ khai luồng vàng (Yellow Lane)
Ký hiệu: Mã ký hiệu 2
Mức độ kiểm tra: Kiểm tra chi tiết hồ sơ tờ khai, nhưng không kiểm tra hàng hóa thực tế.
Nếu doanh nghiệp được phân vào luồng vàng, hải quan sẽ tiến hành kiểm tra toàn bộ các tài liệu, hồ sơ liên quan đến lô hàng. Mục đích là để đảm bảo rằng các thông tin khai báo trên tờ khai hải quan là chính xác và phù hợp với quy định.
Doanh nghiệp cần cung cấp đầy đủ và chính xác các tài liệu, chứng từ như hóa đơn, phiếu đóng gói, chứng nhận xuất xứ… Nếu có sai sót hoặc thiếu thông tin, việc thông quan có thể bị chậm trễ.
Sau khi kiểm tra hồ sơ mà không phát hiện vấn đề, hàng hóa sẽ được thông quan.
3. Tờ khai luồng đỏ (Red Lane)
Ký hiệu: Mã ký hiệu 3
Mức độ kiểm tra: Kiểm tra cả hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa tại cảng hoặc cửa khẩu.
Tờ khai luồng đỏ là mức kiểm tra nghiêm ngặt nhất. Không chỉ kiểm tra chi tiết hồ sơ, hải quan còn tiến hành kiểm tra trực tiếp hàng hóa. Quá trình này có thể ảnh hưởng đến thời gian thông quan của doanh nghiệp do phải đợi kết quả kiểm tra.
Việc kiểm tra hàng hóa thực tế được chia làm ba mức độ:
- Mức 1: Kiểm tra toàn bộ lô hàng (100% hàng hóa).
- Mức 2: Kiểm tra ngẫu nhiên 10% lô hàng. Nếu không phát hiện vi phạm, quá trình kiểm tra kết thúc. Nếu phát hiện vi phạm, cơ quan hải quan có thể kiểm tra toàn bộ lô hàng.
- Mức 3: Kiểm tra ngẫu nhiên 5% lô hàng. Tương tự như mức 2, nếu không phát hiện vi phạm, kiểm tra sẽ dừng lại. Nếu phát hiện, họ tiếp tục kiểm tra toàn bộ lô hàng.
Một số nguyên nhân phổ biến khiến hàng hóa bị phân vào luồng đỏ bao gồm:
- Doanh nghiệp lần đầu khai báo tờ khai hải quan.
- Lô hàng có giá trị cao hoặc không rõ nguồn gốc.
- Mặt hàng thuộc danh mục kiểm tra đặc biệt.
- Lỗi trong quá trình khai báo thông tin không chính xác (mã HS, tên mặt hàng, hóa đơn…).
- Vi phạm về thuế như gian lận, trốn thuế hoặc bị truy thu thuế.
Hàng bị phân luồng vàng hoặc luồng đỏ? Đừng xử lý hồ sơ theo cảm tính
Nếu tờ khai của doanh nghiệp bị phân luồng vàng hoặc luồng đỏ, điều quan trọng không chỉ là “nộp đủ chứng từ”, mà phải kiểm tra xem hồ sơ có đang khớp với dữ liệu khai báo hay không.
Các điểm cần rà soát kỹ gồm mã HS, tên hàng, trị giá khai báo, invoice, packing list, bill, C/O nếu có và chính sách mặt hàng liên quan.
Với những lô hàng có giá trị cao, hàng nhập lần đầu, hàng phụ tùng/linh kiện, thiết bị kỹ thuật hoặc hàng có rủi ro kiểm tra chuyên ngành, doanh nghiệp nên kiểm tra hồ sơ trước khi nộp bổ sung để tránh kéo dài thời gian thông quan.
Gửi tình trạng lô hàng để Mison Trans tư vấn hướng xử lý nhanh, giúp hạn chế phát sinh chi phí. Tư vấn nhanh Định hướng xử lý phù hợp Bảo mật thông tin Nhấn nút để mở form tư vấn nhanh
Hàng đang bị vướng hồ sơ?
→ Xem thêm: 8 bước hoàn tất tờ khai báo hải quan nhập khẩu
Làm thế nào để doanh nghiệp được phân vào luồng xanh?
Việc được phân vào luồng xanh giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí. Để tăng khả năng được phân vào luồng xanh, doanh nghiệp cần:
- Chấp hành tốt quy định hải quan và thuế: Không có vi phạm về thuế hoặc hủy tờ khai.
- Hợp tác tích cực với cơ quan hải quan: Cập nhật đầy đủ và kịp thời thông tin về doanh nghiệp.
- Duy trì sự ổn định trong khai báo hải quan: Không có tình trạng chỉnh sửa, bổ sung hay hủy tờ khai.
- Việc nâng cao tiêu chuẩn hoạt động, trở thành doanh nghiệp ưu tiên trong xuất nhập khẩu cũng là một lợi thế lớn trong quá trình được phân luồng xanh.
Ý nghĩa của việc phân luồng tờ khai hải quan
1. Đối với cơ quan quản lý nhà nước
Phân luồng tờ khai giúp cơ quan hải quan dễ dàng kiểm soát, quản lý chặt chẽ nhóm doanh nghiệp vi phạm hoặc các mặt hàng có rủi ro cao. Điều này cũng giúp phát hiện và ngăn chặn kịp thời những hành vi nhập lậu, gian lận thuế, hay các mặt hàng không đảm bảo chất lượng.
2. Đối với doanh nghiệp
Phân luồng tờ khai giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian thông quan, giảm chi phí lưu kho, đẩy nhanh tiến độ giao hàng. Đồng thời, nó còn là động lực để doanh nghiệp tuân thủ tốt các quy định về xuất nhập khẩu.
Tóm lại, việc hiểu rõ và tuân thủ quy trình phân luồng tờ khai hải quan sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quá trình xuất nhập khẩu. Mison Trans luôn sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp từ khâu khai báo hải quan đến vận chuyển hàng hóa.
Khi nào doanh nghiệp nên thuê dịch vụ khai hải quan?
Không phải mọi tờ khai đều cần thuê dịch vụ bên ngoài. Nếu doanh nghiệp đã quen mặt hàng, có nhân sự chứng từ vững, hồ sơ rõ ràng và quy trình nhập khẩu ổn định, nội bộ có thể tự xử lý.
Tuy nhiên, doanh nghiệp nên cân nhắc thuê đơn vị khai hải quan chuyên nghiệp trong các trường hợp sau:
1. Tờ khai thường xuyên bị phân luồng vàng hoặc luồng đỏ
Nếu doanh nghiệp thường xuyên gặp tình trạng tờ khai bị kiểm tra hồ sơ hoặc kiểm tra thực tế hàng hóa, cần xem lại cách chuẩn bị chứng từ, mã HS, mô tả hàng hóa và lịch sử tuân thủ.
Một đơn vị có kinh nghiệm có thể hỗ trợ rà soát lại quy trình khai báo, từ đó giúp doanh nghiệp hạn chế lỗi lặp lại ở các lô sau.
2. Doanh nghiệp nhập khẩu mặt hàng mới hoặc chưa chắc mã HS
Với các mặt hàng mới, hàng kỹ thuật, máy móc, phụ tùng, linh kiện hoặc hàng có nhiều model, việc xác định mã HS và chính sách mặt hàng có thể phức tạp hơn.
Nếu khai sai mã HS, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro về thuế, chính sách quản lý chuyên ngành hoặc phải giải trình thêm khi tờ khai bị phân luồng.
Bạn có thể xem thêm bài viết sai mã HS có sao không để hiểu rõ hơn các rủi ro khi áp mã chưa phù hợp.
3. Hồ sơ nhập khẩu chưa khớp hoặc thiếu chứng từ
Một số lỗi thường gặp gồm invoice khác packing list, bill chưa khớp thông tin, mô tả hàng hóa quá chung, thiếu catalogue, thiếu C/O hoặc thiếu chứng từ chuyên ngành.
Nếu hàng sắp về nhưng doanh nghiệp chưa chắc bộ hồ sơ đã đủ điều kiện khai báo, nên thực hiện bước kiểm tra hồ sơ nhập khẩu trước khi hàng về để hạn chế phát sinh khi tờ khai bị phân luồng.
4. Hàng đã về cảng và có nguy cơ phát sinh lưu kho, lưu bãi
Khi hàng đã về cảng, kho hoặc sân bay, việc xử lý chậm có thể làm tăng chi phí lưu kho, lưu bãi, lưu container hoặc ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng.
Trong trường hợp này, doanh nghiệp nên ưu tiên kiểm tra nhanh nguyên nhân bị phân luồng và chuẩn bị hồ sơ xử lý đúng trọng tâm.
5. Doanh nghiệp cần một đầu mối xử lý từ khai báo đến thông quan
Nếu doanh nghiệp không chỉ cần khai tờ khai mà còn cần hỗ trợ chứng từ, theo dõi phân luồng, xử lý phát sinh, phối hợp giao nhận và vận chuyển hàng về kho, có thể tham khảo dịch vụ khai hải quan trọn gói của Mison Trans.
Với doanh nghiệp cần xử lý đồng thời vận chuyển quốc tế, khai hải quan và giao hàng tại TP.HCM, có thể cân nhắc thêm dịch vụ xuất nhập khẩu trọn gói tại TP.HCM.
Cần kiểm tra hồ sơ trước khi truyền tờ khai hoặc xử lý phân luồng?
Phân luồng hải quan là bước quan trọng trong quá trình thông quan. Dù tờ khai vào luồng xanh, luồng vàng hay luồng đỏ, doanh nghiệp vẫn cần chuẩn bị hồ sơ chính xác, thống nhất và phù hợp với quy định.
Nếu doanh nghiệp đang chuẩn bị nhập khẩu, hàng sắp về cảng hoặc tờ khai đã bị phân luồng vàng/đỏ, hãy gửi thông tin lô hàng để Mison Trans kiểm tra trước các rủi ro thường gặp như sai mã HS, thiếu chứng từ, sai trị giá khai báo, chưa rõ chính sách mặt hàng hoặc hồ sơ chưa khớp.
Liên hệ Mison Trans để được hỗ trợ nhanh qua hotline.
