Nhập khẩu lần đầu cần làm gì là câu hỏi rất thực tế với doanh nghiệp mới, chủ shop hoặc bộ phận mua hàng đang chuẩn bị lô đầu tiên. Điều khiến nhiều bên bị rối không phải vì quy trình quá khó, mà vì không biết nên bắt đầu từ đâu, cần kiểm tra gì trước và chuẩn bị hồ sơ theo thứ tự nào.
Hiểu đơn giản là, nếu kiểm tra đúng ngay từ đầu thì lô hàng đầu tiên sẽ dễ đi hơn rất nhiều. Ngược lại, nếu chốt đơn trước rồi mới kiểm tra mã HS, giấy phép, invoice, packing list hay nhãn hàng hóa, doanh nghiệp rất dễ chậm thông quan và phát sinh thêm chi phí.
Vì sao doanh nghiệp nhập khẩu lần đầu thường bị rối?
Phần lớn doanh nghiệp mới bị rối vì làm ngược quy trình. Thay vì kiểm tra mặt hàng và hồ sơ trước, nhiều bên lại tập trung vào giá mua, thời gian giao hàng và đặt cọc trước.
Vướng mắc thường nằm ở 4 điểm.
- Thứ nhất là chưa hiểu rõ chính sách mặt hàng. Có hàng nhập bình thường, nhưng cũng có hàng cần giấy phép, kiểm tra chuyên ngành hoặc chứng từ kỹ thuật đi kèm.
- Thứ hai là chỉ quan tâm giá mà quên kiểm tra hồ sơ nhập khẩu. Nhà cung cấp gửi báo giá nhanh, nhưng chưa chắc đã chuẩn bị đúng invoice, packing list, catalogue, CQ hay CO theo yêu cầu tại Việt Nam.
- Thứ ba là chưa biết cần chuẩn bị gì trước khi hàng về. Nhiều doanh nghiệp đợi tới khi hàng sắp cập cảng mới bắt đầu hỏi thủ tục. Lúc đó thời gian xử lý rất gấp.
- Thứ tư là nhà cung cấp không nắm rõ yêu cầu thủ tục tại Việt Nam. Đây là tình huống rất phổ biến, nhất là với doanh nghiệp mới nhập hàng từ Trung Quốc hoặc các thị trường quen bán theo mẫu chứng từ đơn giản.
Nhập khẩu lần đầu cần làm gì? 7 bước doanh nghiệp nên đi theo
Bước 1. Xác định rõ mặt hàng định nhập
Trước tiên phải làm rõ tên hàng, model, công dụng, chất liệu, thành phần, hình ảnh và catalogue nếu có. Không nên mô tả chung chung như “linh kiện”, “thiết bị”, “phụ kiện”.
Nếu phải nhớ một điều, đó là: chưa hiểu đúng hàng thì chưa thể xử lý đúng thủ tục.
Bước 2. Kiểm tra chính sách mặt hàng trước khi đặt cọc
Sau khi xác định rõ hàng, cần kiểm tra xem mặt hàng có vướng chính sách gì không. Có cần giấy phép không. Có thuộc diện kiểm tra chuyên ngành không. Có yêu cầu về nhãn hàng hóa hay chứng từ kỹ thuật không.
Doanh nghiệp mới thường vướng ở chỗ chốt đơn xong mới kiểm tra. Khi đó nếu phát hiện hàng có điều kiện, mọi thứ sẽ bị động hơn rất nhiều.
Bước 3. Xác định mã HS và thuế dự kiến
Mã HS là cơ sở để xác định thuế nhập khẩu, VAT và hướng xử lý hồ sơ. Khai sai mã HS có thể dẫn tới sai thuế, sai chính sách mặt hàng và mất thêm thời gian giải trình.
Doanh nghiệp nên rà mã HS từ sớm, dựa trên bản chất hàng hóa và tài liệu kỹ thuật.
Bước 4. Yêu cầu nhà cung cấp gửi trước bộ chứng từ
Đừng đợi hàng lên tàu mới kiểm tra chứng từ. Hãy yêu cầu nhà cung cấp gửi trước invoice, packing list, catalogue, hình ảnh hàng, thông tin model, CO hoặc CQ nếu có.
Quan trọng nhất là tên hàng trên chứng từ phải đúng bản chất, không ghi quá chung chung. Đây là lỗi rất hay gặp ở lô đầu tiên.
Bước 5. Kiểm tra hàng có cần giấy phép hay kiểm tra chuyên ngành không
Một số mặt hàng cần chuẩn bị hồ sơ chuyên ngành trước khi thông quan. Nếu không kiểm tra sớm, hàng về cảng rồi mới xử lý thì rất dễ chậm tiến độ và phát sinh phí lưu kho, lưu bãi.
Quan trọng nhất là không đoán. Cần kiểm tra rõ ngay từ đầu.
Bước 6. Chọn hình thức vận chuyển phù hợp
Tùy loại hàng, thời gian cần hàng và ngân sách mà chọn đường biển hay đường hàng không. Không phải lô đầu tiên lúc nào cũng nên đi nhanh nhất. Cũng không phải cước rẻ nhất là phù hợp nhất.
Book cước chỉ nên làm khi đã nắm tương đối rõ hồ sơ và kế hoạch nhận hàng.
Xem thêm: Tại sao nhiều người mới nhập khẩu thường chọn nhóm C?
Bước 7. Chuẩn bị phương án thông quan và giao hàng
Trước khi hàng về, doanh nghiệp nên xác định rõ ai phụ trách khai hải quan, bộ hồ sơ dùng để khai gồm gì, hàng về cảng nào, nhận hàng ra sao và giao hàng tận kho như thế nào.
Nếu để hàng về rồi mới bắt đầu hỏi quy trình, doanh nghiệp sẽ rất dễ bị cuống.
Doanh nghiệp mới nhập khẩu cần chuẩn bị gì trước lô hàng đầu tiên?
Trước lô hàng đầu tiên, doanh nghiệp nên chuẩn bị sẵn một checklist thông tin đầu vào:
- Tên hàng
- Hình ảnh hàng hóa
- Catalogue
- Model
- Công dụng
- Chất liệu hoặc thành phần
- Số lượng
- Thông tin nhà cung cấp
- Điều kiện giao hàng
- Dự kiến cảng đi, cảng đến
Hiểu đơn giản là, càng có nhiều thông tin đúng từ sớm thì càng dễ kiểm tra chính sách mặt hàng, mã HS và bộ hồ sơ cần thiết.
Xem thêm: 5 Tips nhập khẩu lần đầu bạn phải biết!
Doanh nghiệp nhập khẩu lần đầu cần hồ sơ gì?
1. Hồ sơ thương mại cơ bản
Bộ hồ sơ cơ bản thường gồm invoice, packing list, vận đơn và các chứng từ giao dịch liên quan. Đây là nền tảng để khai báo và đối chiếu thông tin lô hàng.
2. Hồ sơ kỹ thuật theo từng mặt hàng
Nhiều mặt hàng cần thêm catalogue, datasheet, hình ảnh, thông số kỹ thuật hoặc mô tả công dụng. Phần này đặc biệt quan trọng khi xác định mã HS và giải trình bản chất hàng hóa.
3. Giấy phép hoặc chứng từ chuyên ngành nếu có
Tùy mặt hàng, doanh nghiệp có thể cần giấy phép nhập khẩu, hồ sơ kiểm tra chuyên ngành hoặc các chứng từ bổ sung khác. Không có một bộ hồ sơ chung cho mọi loại hàng.
4. Những chứng từ nên kiểm tra trước khi hàng lên tàu
Trước khi hàng khởi hành, nên rà lại:
- Invoice
- Packing list
- Tên hàng
- Model
- Catalogue
- CO, CQ nếu có
- Nhãn hàng hóa
- Điều kiện giao hàng
Đây là bước nhỏ nhưng giúp tránh rất nhiều lỗi lớn về sau.
Những lỗi doanh nghiệp mới nhập khẩu lần đầu rất dễ gặp
Lỗi 1: Chốt đơn xong mới kiểm tra thủ tục
Đây là lỗi phổ biến nhất. Chốt nhanh nhưng chưa rà kỹ mặt hàng và hồ sơ.
Lỗi 2: Khai sai mã HS
Sai mã HS kéo theo sai thuế và sai hướng xử lý.
Lỗi 3: Thiếu chứng từ từ nhà cung cấp
Thiếu catalogue, thiếu model, thiếu CO, CQ hoặc invoice ghi quá chung chung là tình huống rất hay gặp.
Lỗi 4: Không kiểm tra nhãn và thông tin hàng hóa
Nhãn hàng hóa tưởng nhỏ nhưng lại là phần dễ bị bỏ sót. Nếu kiểm tra muộn, việc xử lý sẽ mất thời gian hơn.
Lỗi 5: Không dự trù chi phí phát sinh
Ngoài tiền hàng và cước, doanh nghiệp còn cần tính thuế nhập khẩu, VAT, local charge, giao hàng tận kho và chi phí phát sinh nếu hồ sơ chậm.
Lỗi 6: Hàng về rồi mới bắt đầu xử lý hồ sơ
Đây là lỗi khiến doanh nghiệp bị áp lực nhất. Khi hàng đã về, thời gian xử lý ngắn đi rất nhiều. Nếu hồ sơ còn thiếu hoặc sai, mọi vấn đề sẽ dồn lại cùng lúc.
Xem thêm: 5 lưu ý quan trọng cần nắm khi nhập khẩu lần đầu
Khi nào doanh nghiệp nên nhờ đơn vị logistics hỗ trợ?
1. Khi chưa rõ chính sách mặt hàng
Nếu doanh nghiệp chưa chắc hàng mình định nhập có vướng giấy phép, kiểm tra chuyên ngành hay điều kiện gì không, nên nhờ hỗ trợ sớm. Làm rõ từ đầu luôn rẻ hơn xử lý rủi ro khi hàng đã đi.
2. Khi chưa biết bộ hồ sơ cần gì
Doanh nghiệp nhập khẩu lần đầu cần hồ sơ gì không phải câu hỏi nên để đến sát ngày hàng về mới hỏi. Nếu chưa rõ bộ chứng từ cần chuẩn bị, nên trao đổi từ sớm để yêu cầu nhà cung cấp đúng ngay từ đầu.
3. Khi hàng có kiểm tra chuyên ngành
Những lô hàng có yếu tố chuyên ngành thường cần theo dõi kỹ hơn về chứng từ, trình tự xử lý và thời gian. Lô đầu tiên càng nên đi cẩn thận để tránh sai một bước kéo dài cả tiến độ nhập hàng.
4. Khi muốn giảm rủi ro ở lô đầu tiên
Lô đầu tiên không nhất thiết phải tự làm mọi thứ để “học kinh nghiệm”. Với nhiều doanh nghiệp, mục tiêu đúng hơn là nhập an toàn, ra hàng đúng kế hoạch và hiểu quy trình một cách thực tế. Khi muốn giảm rủi ro ở lô đầu tiên, nhờ đơn vị logistics hỗ trợ là phương án hợp lý.
Mison Trans hỗ trợ gì cho doanh nghiệp mới nhập khẩu?
Mison Trans đồng hành theo hướng thực tế, tập trung vào việc giúp doanh nghiệp kiểm tra mặt hàng và hồ sơ từ sớm để giảm rủi ro.
Cụ thể, Mison Trans có thể hỗ trợ kiểm tra chính sách mặt hàng, tư vấn bộ chứng từ cần chuẩn bị, hỗ trợ book cước quốc tế, khai hải quan và giao hàng tận nơi.
Điểm mạnh là hỗ trợ doanh nghiệp rà thông tin từ đầu để tránh sai ở lô đầu tiên. Mison Trans không nhận ủy thác xuất nhập khẩu, mà đồng hành theo hướng hỗ trợ doanh nghiệp nhập khẩu chính ngạch bài bản hơn và an toàn hơn.
Câu hỏi thường gặp về lần đầu nhập khẩu
1. Nhập khẩu lần đầu cần làm gì trước tiên?
Trước tiên cần xác định rõ mặt hàng định nhập: tên hàng, công dụng, model, chất liệu, hình ảnh và catalogue nếu có. Sau đó mới kiểm tra chính sách mặt hàng và mã HS.
2. Doanh nghiệp mới nhập khẩu cần chuẩn bị những giấy tờ gì?
Thông thường sẽ có invoice, packing list và các chứng từ giao dịch cơ bản. Tùy mặt hàng có thể cần thêm catalogue, CO, CQ, giấy phép hoặc hồ sơ kiểm tra chuyên ngành.
3. Lần đầu nhập hàng có nên tự làm thủ tục không?
Có thể, nếu doanh nghiệp đã hiểu rõ hàng và quy trình. Nhưng với lô đầu tiên, nhiều bên nên có đơn vị hỗ trợ để giảm rủi ro.
4. Hàng nhập khẩu lần đầu dễ vướng ở đâu nhất?
Thường vướng ở chính sách mặt hàng, mã HS, chứng từ từ nhà cung cấp và các yêu cầu chuyên ngành.
5. Khi nào nên nhờ đơn vị logistics hỗ trợ?
Khi chưa rõ mặt hàng có vướng thủ tục gì, chưa biết cần hồ sơ gì hoặc muốn giảm sai sót ở lô đầu tiên.
Kết luận
Nhập khẩu lần đầu cần làm gì? Câu trả lời ngắn gọn là: đi đúng thứ tự. Hãy bắt đầu từ việc hiểu rõ mặt hàng, kiểm tra chính sách sớm, rà mã HS, chuẩn bị bộ chứng từ trước, rồi mới tính tới book cước, thông quan và giao hàng.
Nếu doanh nghiệp đang chuẩn bị nhập lô đầu tiên, quan trọng nhất là đừng để hàng đi rồi mới kiểm tra hồ sơ. Làm đúng từ đầu sẽ giúp giảm rất nhiều rủi ro về chậm thông quan, thiếu giấy tờ và chi phí phát sinh.
Nếu cần một đơn vị đồng hành để rà mặt hàng, chứng từ, phương án vận chuyển và thông quan ngay từ đầu, Mison Trans có thể hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị lô hàng đầu tiên chắc hơn và đỡ rối hơn.
—————————————
MISON TRANS – DỊCH VỤ HẢI QUAN – VẬN CHUYỂN QUỐC TẾ
- Head Office: 200 QL13 (Cũ), Khu phố 1, Phường Hiệp Bình, TP. Hồ Chí Minh
- Văn phòng HCM: 13 Đường số 7, KDC Cityland Center Hills, Phường Hạnh Thông, TP. Hồ Chí Minh
- Chi nhánh Hà Nội: Tầng 9 Tòa Minori, Số 67A Phố Trương Định, Phường Trương Định, Quận Hai Bà Trưng, TP. Hà Nội
- Đường dây nóng: 1900 63 63 48
- Email: cs1@misontrans.com
