Nhập khẩu hàng hóa lần đầu thường khiến doanh nghiệp gặp nhiều câu hỏi: Mặt hàng có được phép nhập không? Cần giấy phép gì? Nên chọn điều kiện giao hàng nào? Thanh toán cho nhà cung cấp ra sao để hạn chế rủi ro?
Chuẩn bị đúng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn về hồ sơ, chi phí và thời gian thông quan.
Trước khi đi vào 5 lưu ý khi lần đầu nhập khẩu dưới đây, doanh nghiệp cần kiểm tra chính sách mặt hàng dự kiến nhập khẩu, bao gồm:
- Hàng hóa có thuộc danh mục cấm hoặc hạn chế nhập khẩu không.
- Có phải xin giấy phép nhập khẩu không.
- Có thuộc diện kiểm tra chuyên ngành không.
- Có cần kiểm tra chất lượng, chứng nhận hoặc công bố hợp quy không.
- Mã HS dự kiến và các loại thuế phải nộp.
- Hồ sơ cần chuẩn bị trước khi hàng về.
Đây là bước nên thực hiện trước khi đặt cọc hoặc yêu cầu nhà cung cấp giao hàng.
Lần đầu nhập khẩu và chưa chắc mặt hàng cần mã HS, giấy phép hoặc chứng từ nào? Doanh nghiệp có thể gửi tên hàng, hình ảnh, catalogue, mã HS dự kiến, Invoice và Packing List để Mison Trans kiểm tra sơ bộ các hạng mục cần chuẩn bị.
Gửi thông tin cơ bản về lô hàng để Mison Trans hướng dẫn bộ chứng từ cần chuẩn bị, mã HS/chính sách cần kiểm tra và các bước nhập khẩu phù hợp. Có checklist hồ sơ rõ ràng Biết cần chuẩn bị gì trước khi hàng về Hạn chế sai sót khi mở tờ khai Được tư vấn theo từng bước Phù hợp với doanh nghiệp nhập khẩu lần đầu hoặc chưa có kinh nghiệm chứng từ.
Lần đầu nhập khẩu, chưa biết cần chuẩn bị hồ sơ gì?
1. Cần tìm đối tác bán hàng – Nhà xuất khẩu uy tín, đáng tin cậy
Đối với lô hàng đầu tiên, lựa chọn nhà cung cấp không nên chỉ dựa trên giá.
Doanh nghiệp cần kiểm tra thêm:
- Thời gian hoạt động của nhà cung cấp.
- Khả năng sản xuất hoặc cung ứng.
- Chất lượng sản phẩm.
- Khả năng cung cấp catalogue và tài liệu kỹ thuật.
- Thời gian giao hàng.
- Điều kiện thanh toán.
- Chính sách xử lý khi hàng lỗi.
- Khả năng cung cấp C/O và các chứng từ xuất khẩu cần thiết.
Với đơn hàng giá trị lớn, doanh nghiệp nên yêu cầu mẫu, hình ảnh thực tế, video nhà máy hoặc thực hiện kiểm tra nhà cung cấp trước khi thanh toán số tiền lớn.
Đặc biệt, cần thống nhất từ đầu trách nhiệm chuẩn bị Invoice, Packing List, C/O, catalogue, nhãn và các chứng từ liên quan.
2. Cân nhắc giữa EXW và FCA
EXW – Ex Works là điều kiện trong đó người bán giao hàng tại cơ sở của mình và người mua chịu phần lớn trách nhiệm tổ chức vận chuyển từ điểm đó.
Điều này đồng nghĩa người nhập khẩu có thể phải chủ động:
- Nhận hàng tại kho người bán.
- Tổ chức vận chuyển nội địa.
- Phối hợp thủ tục xuất khẩu.
- Booking vận chuyển quốc tế.
- Mua bảo hiểm nếu cần.
- Thực hiện thủ tục nhập khẩu tại Việt Nam.
Với doanh nghiệp nhập khẩu lần đầu, EXW có thể khiến việc phối hợp tại nước xuất khẩu phức tạp hơn.
Khi nào nên cân nhắc FCA?
Theo FCA – Free Carrier, người bán giao hàng cho người chuyên chở tại địa điểm đã thỏa thuận và thực hiện các nghĩa vụ tương ứng theo điều kiện giao hàng.
FCA có thể thuận tiện hơn trong một số trường hợp vì người bán tham gia nhiều hơn vào khâu giao hàng và xuất khẩu.
Tuy nhiên, không nên mặc định FCA luôn rẻ hoặc tốt hơn EXW. Doanh nghiệp cần so sánh:
- Giá EXW và FCA.
- Chi phí vận chuyển nội địa.
- Phí khai xuất khẩu.
- Chi phí lấy hàng.
- Khả năng xử lý thủ tục tại nước xuất khẩu.
Sau đó mới lựa chọn điều kiện phù hợp với từng lô hàng.
3. Cân nhắc CFR, CIF và bảo hiểm hàng hóa
CFR – Cost and Freight là điều kiện áp dụng cho vận tải biển và đường thủy nội địa. Người bán chịu chi phí vận chuyển đến cảng đích được thỏa thuận, nhưng rủi ro chuyển từ người bán sang người mua tại thời điểm giao hàng theo quy tắc CFR.
CIF – Cost, Insurance and Freight có cơ chế tương tự CFR nhưng người bán còn phải thu xếp bảo hiểm hàng hóa theo mức bảo hiểm được quy định.
Nhập khẩu lần đầu nên chọn CFR hay CIF?
Không có một lựa chọn phù hợp cho tất cả doanh nghiệp.
Doanh nghiệp nên xem xét:
- Giá hàng.
- Giá trị lô hàng.
- Loại hàng.
- Khả năng hư hỏng.
- Tuyến vận chuyển.
- Mức bảo hiểm.
- Phạm vi loại trừ bảo hiểm.
- Khả năng tự mua bảo hiểm tại Việt Nam.
Nếu sử dụng CIF, doanh nghiệp cũng không nên mặc định rằng “đã có bảo hiểm là được bồi thường toàn bộ”. Cần kiểm tra rõ phạm vi bảo hiểm, mức trách nhiệm, trường hợp loại trừ và chứng từ cần có khi yêu cầu bồi thường.
Đối với hàng giá trị cao hoặc dễ hư hỏng, doanh nghiệp có thể cân nhắc mua mức bảo hiểm rộng hơn tùy khả năng được doanh nghiệp bảo hiểm chấp nhận.
4. Nhà nhập khẩu nên đàm phán hình thức thanh toán T/T phù hợp
T/T – Telegraphic Transfer là hình thức chuyển tiền ngân hàng thường được sử dụng trong giao dịch quốc tế.
Đối với doanh nghiệp nhập khẩu lần đầu, điều quan trọng không phải là chọn một tỷ lệ cố định mà là hạn chế số tiền phải thanh toán trước khi có đủ cơ sở tin tưởng nhà cung cấp.
Có thể đàm phán theo hướng:
Phương án 1: T/T trả sau
Có lợi hơn cho người mua nhưng thường chỉ khả thi khi hai bên đã có quan hệ thương mại và nhà cung cấp chấp nhận điều khoản tín dụng.
Phương án 2: Đặt cọc một phần, thanh toán phần còn lại sau khi kiểm tra hàng
Ví dụ doanh nghiệp có thể thương lượng đặt cọc một tỷ lệ nhất định để nhà cung cấp sản xuất, phần còn lại thanh toán sau khi:
- Hoàn thành sản xuất.
- Có hình ảnh/video kiểm hàng.
- Có kết quả inspection.
- Hoàn thiện chứng từ.
- Hoặc đáp ứng mốc đã thống nhất trong hợp đồng.
Phương án 3: Thanh toán phần còn lại trước khi giao hàng
Hình thức này khá phổ biến nhưng người mua cần kiểm soát chặt chứng từ, chất lượng hàng và mức độ uy tín của nhà cung cấp trước khi chuyển tiền.
Không nên mặc định tỷ lệ 30%, 50% hay 70% là tiêu chuẩn bắt buộc. Tỷ lệ thanh toán cần căn cứ vào khả năng đàm phán, giá trị đơn hàng và mức độ tin cậy giữa hai bên.
5. Với lô hàng giá trị lớn, có thể cân nhắc L/C
L/C – Letter of Credit là phương thức thanh toán trong đó ngân hàng thực hiện thanh toán dựa trên bộ chứng từ đáp ứng các điều kiện của thư tín dụng.
L/C có thể phù hợp với:
- Hợp đồng giá trị lớn.
- Nhà cung cấp mới.
- Giao dịch cần kiểm soát chặt bộ chứng từ.
- Hai bên chưa đủ độ tin cậy để thanh toán trực tiếp.
- Hợp đồng có nhiều điều khoản về thời gian và chứng từ.
Tuy nhiên, không có ngưỡng cố định như 70.000 USD trở lên bắt buộc phải dùng L/C. Việc có nên sử dụng L/C hay không còn phụ thuộc vào:
- Giá trị lô hàng.
- Mức độ tin cậy của đối tác.
- Chi phí ngân hàng.
- Điều khoản hợp đồng.
- Khả năng kiểm soát chứng từ.
- Yêu cầu tài chính của hai bên.
L/C cũng không bảo đảm tuyệt đối chất lượng hàng hóa vì ngân hàng chủ yếu kiểm tra chứng từ, không trực tiếp kiểm tra hàng thực tế.
Với những lô hàng lớn, doanh nghiệp nên trao đổi thêm với ngân hàng về phương thức thanh toán quốc tế phù hợp trước khi ký hợp đồng.
Trước lô hàng đầu tiên, doanh nghiệp nên kiểm tra gì?
Một checklist ngắn gồm:
- Chính sách nhập khẩu của mặt hàng.
- Mã HS dự kiến.
- Thuế nhập khẩu và VAT.
- Giấy phép hoặc kiểm tra chuyên ngành.
- Uy tín nhà cung cấp.
- Điều kiện Incoterms.
- Phương thức thanh toán.
- Invoice và Packing List.
- C/O nếu sử dụng.
- Catalogue và tài liệu kỹ thuật.
- Nhãn hàng hóa.
- Phương án vận chuyển.
- Local charge và chi phí giao nhận.
- Đơn vị phụ trách khai hải quan.
Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm checklist nhập khẩu hàng hóa để rà soát từng hạng mục trước khi đặt hàng.
Trường hợp chưa có đội ngũ xuất nhập khẩu riêng, bài doanh nghiệp mới nhập khẩu cần chuẩn bị những hồ sơ gì sẽ giúp doanh nghiệp chuẩn bị bộ chứng từ cơ bản.
Đang chuẩn bị lô hàng đầu tiên nhưng chưa rõ phải bắt đầu từ mã HS, chính sách hay hồ sơ nào? Doanh nghiệp có thể gửi thông tin sản phẩm và chứng từ hiện có để Mison Trans rà soát các bước cần chuẩn bị trước khi hàng đi.
Gửi thông tin cơ bản về lô hàng để Mison Trans hướng dẫn bộ chứng từ cần chuẩn bị, mã HS/chính sách cần kiểm tra và các bước nhập khẩu phù hợp. Có checklist hồ sơ rõ ràng Biết cần chuẩn bị gì trước khi hàng về Hạn chế sai sót khi mở tờ khai Được tư vấn theo từng bước Phù hợp với doanh nghiệp nhập khẩu lần đầu hoặc chưa có kinh nghiệm chứng từ.Lần đầu nhập khẩu, chưa biết cần chuẩn bị hồ sơ gì?
Kết luận
Để nhập khẩu lần đầu thuận lợi, doanh nghiệp nên tập trung vào 5 yếu tố: kiểm tra nhà cung cấp, lựa chọn Incoterms phù hợp, cân nhắc bảo hiểm, kiểm soát phương thức thanh toán và chuẩn bị hồ sơ trước khi hàng đi.
Quan trọng hơn, trước khi đặt cọc cho nhà cung cấp, cần xác định rõ mã HS, chính sách nhập khẩu, thuế và các thủ tục chuyên ngành của mặt hàng. Đây là những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng đưa hàng về và thông quan tại Việt Nam.
Doanh nghiệp có thể tham khảo quy trình dịch vụ nhập khẩu để hiểu rõ các bước phối hợp hoặc dịch vụ khai hải quan trọn gói khi cần hỗ trợ thực hiện thủ tục.
Liên hệ Mison Trans để được hỗ trợ nhanh qua hotline.
