Chi phí nhập khẩu gồm những gì? Những khoản doanh nghiệp thường bỏ sót

Nhiều doanh nghiệp khi nhập hàng chỉ quan tâm giá mua và cước vận chuyển, nhưng thực tế tổng chi phí còn bao gồm nhiều khoản khác như local charge, thuế, phí thông quan, vận chuyển nội địa và các chi phí phát sinh do chậm hồ sơ. Nếu không tính đủ ngay từ đầu, doanh nghiệp rất dễ bị hụt ngân sách và đội giá vốn.

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ chi phí nhập khẩu gồm những gì để dự trù sát thực tế hơn và hạn chế phát sinh không cần thiết.

Vì sao nhiều doanh nghiệp tính sai chi phí nhập khẩu?

Sai lầm phổ biến nhất là doanh nghiệp chỉ cộng 3 phần: giá hàng, cước vận chuyển quốc tế và thuế nhập khẩu. Trong khi đó, thực tế một lô hàng còn có thêm hàng loạt khoản chi phí khác như phí tại cảng, phí chứng từ, phí làm thủ tục, phí kiểm tra chuyên ngành, phí vận chuyển nội địa, phí lưu kho, phí phát sinh do chậm xử lý hồ sơ…

Nói cách khác, nếu bạn đang thắc mắc chi phí nhập khẩu gồm những gì, thì câu trả lời không thể chỉ dừng ở “tiền hàng + tiền ship”. Một lô hàng nhập khẩu là cả một chuỗi vận hành và mỗi mắt xích đều có thể kéo theo chi phí riêng.

Rất nhiều doanh nghiệp bị sai ngân sách vì:

• Chưa hiểu đầy đủ từng nhóm chi phí
• Không kiểm tra điều kiện giao hàng từ đầu
• Không rõ bên nào trả khoản nào
• Không dự phòng chi phí phát sinh
• Chưa rà soát hồ sơ trước ETA
• Chỉ so sánh giá mua mà không so sánh tổng landed cost

Chính vì vậy, muốn kiểm soát tốt ngân sách, doanh nghiệp phải hiểu đúng chi phí nhập khẩu gồm những gì và khoản nào có thể tối ưu được ngay từ đầu.

Chi phí nhập khẩu gồm những gì? 6 nhóm chi phí doanh nghiệp cần nhìn đủ

Để dễ quản lý, doanh nghiệp có thể chia tổng chi phí nhập khẩu thành 6 nhóm chính dưới đây.

1. Chi phí mua hàng từ nhà cung cấp

Đây là phần chi phí đầu tiên và dễ thấy nhất, bao gồm:

• Giá hàng hóa
• Chi phí đóng gói nếu có
• Phí làm chứng từ từ phía người bán nếu hợp đồng quy định
• Phí vận chuyển nội địa tại nước xuất khẩu trong một số điều kiện giao hàng

Tuy nhiên, phần “giá hàng” này chưa phản ánh toàn bộ số tiền doanh nghiệp sẽ phải bỏ ra để lô hàng về được đến kho tại Việt Nam.

Ví dụ, cùng một mặt hàng nhưng báo giá theo EXW, FOB, CIF hay DDP sẽ dẫn đến cách phân bổ chi phí rất khác nhau. Nếu không hiểu Incoterms, doanh nghiệp rất dễ nhầm rằng giá này rẻ hơn giá kia, trong khi thực tế tổng chi phí cuối cùng lại cao hơn.

Đây là lý do khi phân tích chi phí nhập khẩu gồm những gì, cần nhìn theo tổng chi phí đến kho chứ không chỉ nhìn giá mua ban đầu.

2. Chi phí vận chuyển quốc tế

Đây là nhóm chi phí nhiều doanh nghiệp quan tâm nhất, thường bao gồm:

• Cước vận chuyển đường biển hoặc đường hàng không
• Phụ phí xăng dầu, mùa cao điểm nếu có
• Phí booking
• Phí handling quốc tế trong một số trường hợp
• Phí phát hành vận đơn hoặc chứng từ vận chuyển

Với hàng đường biển, doanh nghiệp thường hay chú ý đến cước ocean freight nhưng lại quên mất các phụ phí đi kèm. Với hàng air, nhiều doanh nghiệp chỉ hỏi giá cước/kg mà chưa hiểu mức giá đó đã gồm những gì.

Nếu chỉ nhìn cước quốc tế, bạn mới thấy một phần của bài toán. Khi hỏi chi phí nhập khẩu gồm những gì, cước vận chuyển chỉ là một nhóm trong toàn bộ cấu trúc chi phí.

3. Local charge tại cảng hoặc sân bay

Đây là nhóm chi phí khiến rất nhiều doanh nghiệp “vỡ kế hoạch” vì thường không được hình dung đầy đủ ngay từ đầu. Nhiều người biết có cước vận chuyển nhưng lại chưa hiểu rõ local charge là gì, thu ở đâu và thu bởi ai.

Local charge có thể bao gồm:

• THC
• Phí D/O
• Phí handling
• Phí chứng từ
• Phí CFS với hàng lẻ
• Phí vệ sinh cont, nâng hạ, soi chiếu nếu có
• Một số khoản phụ phí theo hãng tàu, đại lý hoặc đặc thù tuyến

Tùy loại hàng, loại hình vận chuyển và từng lô cụ thể, local charge có thể thay đổi. Có lô nhìn cước quốc tế rất thấp nhưng local charge lại cao, khiến tổng chi phí không hề rẻ như doanh nghiệp tưởng.

Vì vậy, khi tìm hiểu chi phí nhập khẩu gồm những gì, doanh nghiệp bắt buộc phải tách riêng local charge thành một nhóm để kiểm tra và so sánh rõ ràng.

Doanh nghiệp nên xem thêm: local charge là gì để hiểu đúng từng loại phí tại cảng và tránh nhầm giữa cước vận chuyển quốc tế với chi phí phát sinh ở đầu Việt Nam.

4. Thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nước

Đây là nhóm chi phí có tính pháp lý cao và ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn. Tùy mặt hàng, doanh nghiệp có thể phải nộp:

• Thuế nhập khẩu
• Thuế VAT
• Thuế tiêu thụ đặc biệt nếu có
• Thuế bảo vệ môi trường nếu có
• Các loại thuế, lệ phí liên quan theo chính sách từng mặt hàng

Mức thuế không giống nhau giữa các mặt hàng. Chỉ cần áp sai mã HS hoặc hiểu sai chính sách, doanh nghiệp có thể:

• Tính sai giá vốn
• Khai sai thuế
• Bị ấn định thuế
• Chậm thông quan
• Phát sinh thêm chi phí xử lý hồ sơ

Nhiều doanh nghiệp hỏi chi phí nhập khẩu gồm những gì nhưng lại bỏ qua yếu tố quan trọng nhất là phải xác định đúng mã HS dự kiến trước khi nhập. Nếu làm bước này sơ sài, toàn bộ phần ngân sách sau đó có thể sai lệch.

5. Chi phí thông quan và xử lý hồ sơ

Khi hàng về đến Việt Nam, doanh nghiệp còn cần thực hiện thủ tục khai báo và thông quan. Nhóm chi phí này thường bao gồm:

• Phí khai báo hải quan
• Phí dịch vụ thủ tục
• Phí lấy lệnh
• Phí kiểm hóa nếu phát sinh
• Chi phí chỉnh sửa chứng từ nếu hồ sơ có sai sót
• Chi phí kiểm tra chuyên ngành, công bố, hợp quy, kiểm dịch… tùy mặt hàng

Đây là nhóm mà nhiều doanh nghiệp thường hỏi chung chung là “phí hải quan gồm những gì”. Thực tế, cần phân biệt rõ giữa:

• Khoản nộp cho cơ quan Nhà nước
• Khoản trả cho đơn vị dịch vụ
• Khoản phát sinh do hồ sơ chưa chuẩn
• Khoản phát sinh do hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành

Nếu lô hàng phải kiểm tra chuyên ngành mà doanh nghiệp không chuẩn bị sớm, thời gian thông quan có thể kéo dài và kéo theo thêm chi phí lưu kho, lưu bãi.

Vì vậy, trong bức tranh chi phí nhập khẩu gồm những gì, chi phí thông quan không chỉ là một dòng phí cố định mà còn là khu vực dễ phát sinh nhất nếu doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ chưa chặt.

6. Chi phí vận chuyển nội địa và giao hàng về kho

Sau khi thông quan xong, hàng vẫn cần được đưa từ cảng, sân bay hoặc kho CFS về kho doanh nghiệp. Lúc này có thể phát sinh:

• Phí trucking
• Phí giao hàng nội địa
• Phí bốc xếp
• Phí nâng hạ
• Phí lưu kho tạm
• Phí chờ xe, chờ hàng trong một số trường hợp

Đây là khoản nhiều doanh nghiệp bỏ quên khi dự trù ngân sách vì nghĩ rằng “hàng về đến cảng là xong”. Nhưng thực tế, nếu chưa đưa được hàng về kho an toàn thì lô hàng vẫn chưa hoàn tất.

Do đó, khi xem xét chi phí nhập khẩu gồm những gì, doanh nghiệp nên tính đến điểm cuối cùng là “về tới kho”, không nên dừng ở “về tới cảng”.

Những khoản chi phí nhập khẩu thường phát sinh mà doanh nghiệp hay bỏ sót

Ngoài các nhóm chi phí chính, còn có một số khoản phát sinh rất hay gặp trong thực tế. Đây mới là phần khiến nhiều lô hàng bị đội ngân sách mạnh nhất.

Phí lưu cont, lưu bãi

Đây là một trong những khoản phát sinh “đau” nhất đối với doanh nghiệp nhập khẩu. Khi xử lý hàng chậm, lấy hàng chậm hoặc trả container chậm, doanh nghiệp có thể bị tính:

• Phí lưu container
• Phí lưu bãi
• Phí lưu kho tại cảng hoặc kho CFS

Nhiều doanh nghiệp chỉ đến khi bị tính phí mới đi tìm hiểu phí lưu cont lưu bãi là gì. Trong khi đó, khoản này hoàn toàn có thể giảm đáng kể nếu:

• Hồ sơ được chuẩn bị sớm
• Có kế hoạch lấy hàng ngay khi hàng đến
• Theo dõi ETA sát
• Chủ động xử lý các vướng mắc trước khi hàng cập

Chi phí do sai chứng từ

Nếu invoice, packing list, bill, hợp đồng hoặc các thông tin trên chứng từ không đồng nhất, doanh nghiệp có thể phát sinh:

• Phí sửa chứng từ
• Phí khai bổ sung
• Phí chậm lấy hàng
• Chi phí lưu kho hoặc lưu cont do kéo dài thời gian xử lý

Sai chứng từ là lỗi rất phổ biến ở các doanh nghiệp mới nhập khẩu. Nhiều bên mua hàng xong mới kiểm tra hồ sơ, đến lúc hàng gần về mới phát hiện sai model, sai mô tả, sai số lượng hoặc sai thông tin người nhận.

Chi phí kiểm tra chuyên ngành

Một số mặt hàng cần:

• Kiểm dịch
• Công bố
• Hợp quy
• Kiểm tra chất lượng
• Xin giấy phép nhập khẩu

Nếu không kiểm tra chính sách mặt hàng từ đầu, doanh nghiệp sẽ bị động hoàn toàn khi hàng về. Khi đó không chỉ phát sinh thêm chi phí mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ giao hàng, bán hàng và dòng tiền.

Chi phí do chọn sai phương án nhập khẩu

Có những trường hợp doanh nghiệp tưởng mình tiết kiệm được chi phí khi chọn giá cước thấp hoặc chọn điều kiện giao hàng “nghe có vẻ rẻ”, nhưng sau đó lại phát sinh hàng loạt khoản khác cao hơn.

Ví dụ:

• Cước quốc tế rẻ nhưng local charge cao
• Đơn vị báo giá thấp nhưng không bao gồm phí chứng từ
• Giá mua tốt nhưng hồ sơ không chuẩn
• Chưa có kế hoạch thông quan nên kéo dài thời gian lấy hàng

Đây là lý do doanh nghiệp không nên chỉ hỏi “cước bao nhiêu” mà phải hỏi đầy đủ tổng chi phí nhập khẩu gồm những gì, bao gồm cả chi phí chính và chi phí rủi ro.

Cách tính chi phí nhập khẩu sát thực tế hơn cho doanh nghiệp

Muốn dự trù chi phí sát hơn, doanh nghiệp nên làm theo 5 bước sau:

Bước 1: Xác định rõ điều kiện giao hàng

Trước khi so sánh báo giá, cần biết đó là EXW, FOB, CIF hay điều kiện nào khác. Nếu không rõ điểm bắt đầu và điểm kết thúc của trách nhiệm chi phí, mọi phép so sánh đều dễ sai.

Bước 2: Tách báo giá thành từng nhóm

Thay vì nhận một con số tổng chung chung, hãy tách riêng:

• Giá hàng
• Cước quốc tế
• Local charge
• Thuế
• Phí thủ tục
• Phí giao hàng nội địa

Cách này giúp doanh nghiệp nhìn rõ chi phí nhập khẩu gồm những gì và biết khoản nào đang cao bất thường.

Bước 3: Kiểm tra mã HS và chính sách mặt hàng sớm

Không nên chờ đến khi hàng về mới hỏi thuế bao nhiêu hoặc có cần giấy phép gì không. Làm sớm bước này sẽ giúp doanh nghiệp:

• Dự trù ngân sách chính xác hơn
• Tránh phát sinh do thiếu hồ sơ
• Chủ động tiến độ thông quan

Bước 4: Rà soát hồ sơ trước ETA

Đây là bước rất quan trọng nhưng thường bị bỏ qua. Nếu chứng từ được kiểm tra sớm trước khi hàng cập, doanh nghiệp sẽ có thời gian sửa lỗi, bổ sung giấy tờ và xử lý vướng mắc trước khi phát sinh phí lưu cont, lưu bãi.

Bước 5: Luôn có khoản dự phòng phát sinh

Dù chuẩn bị kỹ đến đâu, doanh nghiệp vẫn nên có một phần ngân sách dự phòng cho các tình huống như:

• Chậm chứng từ
• Tàu thay đổi lịch
• Phát sinh kiểm hóa
• Điều chỉnh hồ sơ
• Phát sinh phí cảng hoặc kho

Doanh nghiệp nên nhìn “chi phí nhập khẩu” theo tổng chi phí đến kho

Khi đánh giá hiệu quả của một lô hàng, doanh nghiệp không nên dừng ở giá mua hay giá cước, mà nên tính theo tổng landed cost, tức tổng chi phí để hàng về đến kho và sẵn sàng bán hoặc sử dụng.

Đó cũng là cách tiếp cận đúng khi trả lời câu hỏi chi phí nhập khẩu gồm những gì. Một lô hàng nhập khẩu không chỉ có:

• Tiền mua hàng
• Tiền vận chuyển
• Tiền thuế

Mà còn có:

• Local charge
• Chi phí thông quan hàng hóa
• Chi phí kiểm tra chuyên ngành
• Chi phí giao hàng nội địa
• Chi phí phát sinh do chậm xử lý

Khi doanh nghiệp nhìn đủ toàn bộ cấu trúc chi phí, việc ra quyết định sẽ chính xác hơn rất nhiều:

• Biết lô hàng có thực sự còn lời không
• Biết nên đàm phán lại ở đâu
• Biết khoản nào có thể tối ưu
• Biết nên tự làm hay thuê đơn vị hỗ trợ trọn gói

Khi nào doanh nghiệp nên dùng dịch vụ nhập khẩu trọn gói?

Nếu doanh nghiệp:

• Chưa có nhiều kinh nghiệm nhập khẩu
• Không có nhân sự chuyên trách
• Cần hàng về đúng tiến độ
• Muốn kiểm soát chi phí ngay từ đầu
• Không muốn tự xử lý từng đầu việc rời rạc

Thì việc sử dụng dịch vụ nhập khẩu trọn gói thường sẽ giúp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và hạn chế các khoản phát sinh không đáng có.

Một đơn vị có kinh nghiệm sẽ hỗ trợ doanh nghiệp từ khâu:

• Kiểm tra chính sách mặt hàng
• Rà soát hồ sơ
• Tư vấn mã HS dự kiến
• Lên phương án vận chuyển phù hợp
• Dự trù tổng chi phí sát thực tế
• Theo dõi hàng về và xử lý thủ tục thông quan
• Giao hàng tận kho

Điểm quan trọng là không chỉ báo “giá cước”, mà phải giúp doanh nghiệp nhìn đủ chi phí nhập khẩu gồm những gì để tránh tình trạng mua rẻ nhưng tổng chi phí lại cao.

Kết luận

Vậy chi phí nhập khẩu gồm những gì? Câu trả lời đầy đủ là: không chỉ có tiền hàng và cước vận chuyển, mà còn bao gồm local charge, thuế, chi phí thông quan hàng hóa, phí dịch vụ, vận chuyển nội địa và rất nhiều khoản phát sinh nếu doanh nghiệp chuẩn bị chưa kỹ.

Những khoản doanh nghiệp thường bỏ sót nhất lại chính là những khoản làm đội ngân sách mạnh nhất, như:

• Local charge
• Chi phí kiểm tra chuyên ngành
• Phí lưu cont lưu bãi
• Chi phí do sai chứng từ
• Chi phí phát sinh khi chậm xử lý hồ sơ

Nếu doanh nghiệp muốn nhập hàng hiệu quả, việc cần làm không phải là tìm mức cước rẻ nhất, mà là nhìn đúng tổng chi phí của cả lô hàng, từ lúc mua đến khi hàng về tận kho.

Tìm hiểu thêm về quy trình khai hải quan chi tiết cho doanh nghiệp nhập khẩu

Nếu bạn đang chuẩn bị nhập khẩu và chưa chắc lô hàng của mình sẽ phát sinh những khoản nào, hãy rà soát sớm toàn bộ bài toán chi phí để tránh bị động khi hàng về. Với những lô hàng cần xử lý nhanh, việc làm việc với đơn vị cung cấp dịch vụ khai hải quan trọn gói sẽ giúp giảm rủi ro phát sinh không cần thiết.

___________________

MISON TRANS – DỊCH VỤ HẢI QUAN – VẬN CHUYỂN QUỐC TẾ

• Head Office: 200 QL13 (Cũ), Khu phố 1, Phường Hiệp Bình, TP. Hồ Chí Minh
• Văn phòng HCM: 13 Đường số 7, KDC Cityland Center Hills, Phường Hạnh Thông, TP. Hồ Chí Minh
• Chi nhánh Hà Nội: Tầng 9 Tòa Minori, Số 67A Phố Trương Định, Phường Trương Định, Quận Hai Bà Trưng, TP. Hà Nội
• Hotline: 1900 63 63 48
• Email: cs1@misontrans.com