Nhập khẩu hàng hóa lần đầu có thể khiến doanh nghiệp gặp nhiều lúng túng, đặc biệt khi chưa quen với mã HS, hồ sơ hải quan, chính sách mặt hàng và quy trình giao nhận.

Việc chuẩn bị đúng ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế sai chứng từ, chậm thông quan và các chi phí phát sinh không cần thiết. Dưới đây là những lưu ý quan trọng doanh nghiệp nên kiểm tra trước khi triển khai lô hàng đầu tiên.

Chữ ký số hải quan

Chữ ký số được sử dụng trong quá trình khai báo hải quan điện tử và thực hiện các giao dịch liên quan với cơ quan hải quan.

Trước khi nhập khẩu lô hàng đầu tiên, doanh nghiệp nên kiểm tra:

Chữ ký số còn hiệu lực.
Chữ ký số đã được đăng ký với hệ thống hải quan.
Thông tin mã số thuế và doanh nghiệp chính xác.
Người phụ trách có thể sử dụng chữ ký số khi cần khai báo.

Việc chuẩn bị sớm giúp tránh tình trạng hàng đã về nhưng chưa thể mở tờ khai do lỗi tài khoản hoặc chữ ký số.

Đăng ký các loại tài khoản

1. Tài khoản VNACCS

Đây là tài khoản bắt buộc cho việc kê khai hải quan điện tử. Hệ thống VNACCS bao gồm ba bước chính trong quá trình thông quan: trước, trong và sau thông quan. Để đăng ký, doanh nghiệp cần có chữ ký số (CKS). Mỗi CKS tương ứng với một tài khoản và cần cung cấp các thông tin sau:

User ID: Tên tài khoản
Password: Mật khẩu truy cập
Terminal ID: Mã số máy trạm
Terminal Access Key: Khóa truy cập để nhận phản hồi từ cơ quan hải quan.
Thông tin CKS: Số seri, mã số thuế và thông tin nhà cung cấp chữ ký số.

Sau khi hoàn tất đăng ký, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ sau 24 tiếng.

Lưu ý rằng một doanh nghiệp có thể có nhiều CKS.

2. Tài khoản ePort

Đây là công cụ do Tổng Công Ty Tân Cảng Sài Gòn (SNP) cung cấp, giúp khách hàng khai báo thủ tục nâng/hạ container và thanh toán phí trực tuyến tại Cảng Tân Cảng Cát Lái. Nếu doanh nghiệp bạn có hàng nguyên container về cảng này, thì bắt buộc phải đăng ký ePort để thực hiện thủ tục.

3. Tài khoản EWMS

Nếu bạn có lô hàng lẻ về Cảng Cát Lái, hãy đăng ký tài khoản EWMS. Hệ thống này cho phép quản lý kho hàng điện tử, thực hiện nhận hàng online hoàn toàn thông qua lệnh giao hàng điện tử eDO, bao gồm tạo phiếu xuất kho, thanh toán ph và tạo chuyến xe vận chuyển.

4. Tài khoản Cổng thông tin một cửa quốc gia

Tài khoản Một Cửa Quốc Gia giúp doanh nghiệp đăng ký và khai báo hóa chất, kiểm tra chất lượng sản phẩm và nộp hồ sơ CBMP (Công bố mỹ phẩm). Qua đó, doanh nghiệp có thể:

Đăng ký khai báo hóa chất: Cung cấp thông tin về hóa chất nhằm bảo đảm an toàn cho người lao động và môi trường.
Kiểm tra chất lượng: Theo dõi quy trình kiểm tra và cập nhật kết quả chất lượng sản phẩm.
Nộp hồ sơ CBMP: Tiến hành công bố mỹ phẩm một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và chi phí.

5. Tài Khoản đăng ký với hãng tàu

Tài khoản này cho phép doanh nghiệp cập nhật thông tin về lịch trình tàu các lô hàng của mình. Điều này rất quan trọng trong việc lập kế hoạch nhập khẩu và xuất khẩu, cũng như đảm bảo hàng hóa đến tay khách hàng đúng hẹn.

Ngoài ra, tùy vào cảng mà hàng của doanh nghiệp bạn cập cảng, bạn sẽ phải tuân theo các quy định của cảng đó. Các công ty logistics sẽ hỗ trợ bạn trong việc đăng ký các tài khoản cần thiết.

Doanh nghiệp nhập khẩu lần đầu không nhất thiết phải tự đăng ký tất cả các tài khoản trên. Cần xác định trước cảng đến, phương thức vận chuyển và đơn vị phụ trách từng bước để chuẩn bị đúng tài khoản cần thiết.

Lần đầu nhập khẩu, chưa biết cần chuẩn bị hồ sơ gì?

Gửi thông tin cơ bản về lô hàng để Mison Trans hướng dẫn bộ chứng từ cần chuẩn bị, mã HS/chính sách cần kiểm tra và các bước nhập khẩu phù hợp.

Có checklist hồ sơ rõ ràng

Biết cần chuẩn bị gì trước khi hàng về

Hạn chế sai sót khi mở tờ khai

Được tư vấn theo từng bước

Nhận checklist nhập khẩu

Phù hợp với doanh nghiệp nhập khẩu lần đầu hoặc chưa có kinh nghiệm chứng từ.

→ Có thể bạn quan tâm: 5 Tips nhập khẩu lần đầu bạn phải biết!

Quy cách đóng gói hàng hóa chính ngạch

Trong hoạt động xuất nhập khẩu chính ngạch, việc tuân thủ các quy định về đóng gói hàng hóa là vô cùng quan trọng. Mỗi mặt hàng và mỗi quốc gia đều có những yêu cầu riêng để đảm bảo hàng hóa được thông quan một cách thuận lợi và nguyên vẹn trong suốt hành trình vận chuyển.

Quy cách đóng gói thực tế cần phải khớp với các thông tin trên các tài liệu như hợp đồng, hóa đơn và danh sách đóng gói (BCT). Nếu có sự không khớp, điều này có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến tiến độ thông quan hoặc phát sinh các chi phí không cần thiết.

Ví dụ: Nếu bạn nhập khẩu một máy uốn tóc nhiệt dạng chân đứng cùng với các phụ kiện như lô cuốn, kẹp tóc, dây cáp và giấy uốn tóc, nhưng lại thể hiện trên hồ sơ là “PCS”, thì điều này sẽ không chính xác.
→ Trong trường hợp lô hàng bị đưa vào luồng đỏ, bạn sẽ gặp khó khăn trong việc giải trình ở khâu kiểm hóa. Để khai báo đúng, bạn cần điều chỉnh đơn vị tính thành “SET” và nên liệt kê một bảng danh mục các phụ kiện đi kèm máy chính, giúp hải quan dễ dàng kiểm tra hồ sơ hơn.

Giám định đồng bộ cho hàng hóa

Giám định đồng bộ là một bước quan trọng trong quy trình kiểm tra tính đồng bộ của mặt hàng với bộ chứng từ nhập khẩu như phiếu đóng gói (P/L), hóa đơn thương mại (Invoice), hợp đồng cung cấp thiết bị, tài liệu kỹ thuật, bản vẽ chế tạo, bản thiết kế…

Việc này nhằm đảm bảo rằng tất cả các thông tin và sản phẩm đều phù hợp để phục vụ cho những mục đích quản lý như áp thuế phí, thông quan hàng hóa và chống gian lận thương mại.

Các mặt hàng thường phải thực hiện giám định đồng bộ bao gồm máy móc, thiết bị dùng trong dây chuyền sản xuất, hệ thống máy móc đồng bộ và các tổ hợp thiết bị xuất nhập khẩu phục vụ cho dự án công nghiệp…

Một ví dụ điển hình là khi bạn nhập khẩu một sàn thi đấu boxing. Khi vận chuyển, nó sẽ bị tháo rời và đóng gói vào các pallet. Khi đó, hải quan sẽ gặp khó khăn trong việc xác định liệu những bộ phận này có phải là một sàn thi đấu hay không. Mặc dù, họ có thể mở kiểm tra và thấy khung sắt, dây, bạt, giá nhựa, móc, thảm, phụ kiện…, nhưng để đưa ra kết luận chính xác, họ sẽ yêu cầu doanh nghiệp thực hiện giám định đồng bộ.

Để tiến hành, bạn sẽ cần liên hệ với các trung tâm chuyên làm giám định đồng bộ và cung cấp kết quả cho hải quan. Việc này không chỉ giúp bạn hoàn tất thủ tục thông quan mà còn đảm bảo rằng hàng hóa của bạn được kiểm tra một cách chính xác và đầy đủ.

Kiểm tra chuyên ngành trong xuất nhập khẩu

Kiểm tra chuyên ngành là một quy trình bắt buộc đối với hàng hóa xuất khẩu và nhập khẩu, nhằm đảm bảo rằng chúng đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về chất lượng, y tế, văn hóa, kiểm dịch động vật, kiểm dịch thực vật và an toàn thực phẩm theo quy định.

Một trong những bước quan trọng trước khi nhập hàng là xác định mặt hàng có thuộc diện quản lý chuyên ngành hay không.

Tùy loại sản phẩm, doanh nghiệp có thể phải thực hiện:

Kiểm tra chất lượng.
Chứng nhận hoặc công bố hợp quy.
Kiểm dịch động vật.
Kiểm dịch thực vật.
An toàn thực phẩm.
Công bố mỹ phẩm.
Khai báo hóa chất.
Xin giấy phép nhập khẩu.
Các thủ tục chuyên ngành khác.

Doanh nghiệp nên kiểm tra dựa trên:

Tên hàng.
Thành phần.
Công dụng.
Catalogue.
Mã HS dự kiến.
Thông số kỹ thuật.

Không nên đợi đến khi hàng đã về cảng mới kiểm tra chính sách vì lúc đó việc bổ sung giấy phép hoặc hồ sơ có thể ảnh hưởng đến tiến độ thông quan.

Có thể tham khảo thêm checklist nhập khẩu hàng hóa để rà soát các bước cần chuẩn bị trước khi triển khai lô hàng.

Kết luận

Nhập khẩu lần đầu không nhất thiết quá phức tạp nếu doanh nghiệp chuẩn bị đúng từ đầu.

Các nội dung cần ưu tiên kiểm tra gồm:

Chữ ký số và tài khoản khai báo.
Chính sách mặt hàng.
Mã HS và thuế.
Invoice, Packing List và vận đơn.
Quy cách đóng gói.
Hồ sơ kỹ thuật.
Kiểm tra chuyên ngành nếu có.
Phân công rõ đơn vị phụ trách từng bước.

Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm doanh nghiệp mới nhập khẩu cần chuẩn bị những hồ sơ gì và quy trình dịch vụ nhập khẩu để chuẩn bị đầy đủ hơn cho lô hàng đầu tiên.

Đang chuẩn bị nhập khẩu lần đầu nhưng chưa rõ hồ sơ, mã HS hoặc chính sách mặt hàng? Doanh nghiệp có thể gửi tên hàng, hình ảnh, catalogue, mã HS dự kiến, Invoice và Packing List để Mison Trans kiểm tra sơ bộ trước khi triển khai.