Nhập khẩu hàng hóa lần đầu có thể là một thách thức lớn, đặc biệt đối với những ai chưa quen với những quy định phức tạp và thủ tục liên quan. Việc nắm rõ thông tin và chuẩn bị kỹ lưỡng là chìa khóa giúp doanh nghiệp của bạn tránh được những rủi ro không đáng có và đảm bảo quá trình nhập khẩu diễn ra suôn sẻ.
Trong bài viết này, Mison Trans sẽ chia sẻ 5 lưu ý quan trọng cần nắm khi nhập khẩu lần đầu, giúp bạn tự tin hơn trong hành trình thương mại quốc tế.
Chữ ký số hải quan
Chữ ký số hải quan, hay còn gọi là chữ ký số cho kê khai hải quan điện tử, là loại chữ ký đã được đăng ký với cơ quan hải quan.
Việc sử dụng chữ ký số hải quan mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như: Đơn giản hóa các thủ tục, tiết kiệm thời gian và chi phí, cũng như nâng cao hiệu quả công việc. Hơn nữa, chữ ký số còn đảm bảo tính an toàn và bảo mật cho các giao dịch liên quan đến hải quan.
Doanh nghiệp có thể tìm mua chữ ký số tại các đơn vị như FPT, BKAV, VNPT-CA, NACENCOM, CK-CA, SAFE-CA, VIETTEL-CA hay SMARTSIGN…
Đăng ký các loại tài khoản
1. Tài khoản VNACCS
Đây là tài khoản bắt buộc cho việc kê khai hải quan điện tử. Hệ thống VNACCS bao gồm ba bước chính trong quá trình thông quan: trước, trong và sau thông quan. Để đăng ký, doanh nghiệp cần có chữ ký số (CKS). Mỗi CKS tương ứng với một tài khoản và cần cung cấp các thông tin sau:
- User ID: Tên tài khoản
- Password: Mật khẩu truy cập
- Terminal ID: Mã số máy trạm
- Terminal Access Key: Khóa truy cập để nhận phản hồi từ cơ quan hải quan.
- Thông tin CKS: Số seri, mã số thuế và thông tin nhà cung cấp chữ ký số.
Sau khi hoàn tất đăng ký, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ sau 24 tiếng.
Lưu ý rằng một doanh nghiệp có thể có nhiều CKS.
2. Tài khoản ePort
Đây là công cụ do Tổng Công Ty Tân Cảng Sài Gòn (SNP) cung cấp, giúp khách hàng khai báo thủ tục nâng/hạ container và thanh toán phí trực tuyến tại Cảng Tân Cảng Cát Lái. Nếu doanh nghiệp bạn có hàng nguyên container về cảng này, thì bắt buộc phải đăng ký ePort để thực hiện thủ tục.
3. Tài khoản EWMS
Nếu bạn có lô hàng lẻ về Cảng Cát Lái, hãy đăng ký tài khoản EWMS. Hệ thống này cho phép quản lý kho hàng điện tử, thực hiện nhận hàng online hoàn toàn thông qua lệnh giao hàng điện tử eDO, bao gồm tạo phiếu xuất kho, thanh toán ph và tạo chuyến xe vận chuyển.
4. Tài khoản Cổng thông tin một cửa quốc gia
Tài khoản Một Cửa Quốc Gia giúp doanh nghiệp đăng ký và khai báo hóa chất, kiểm tra chất lượng sản phẩm và nộp hồ sơ CBMP (Công bố mỹ phẩm). Qua đó, doanh nghiệp có thể:
- Đăng ký khai báo hóa chất: Cung cấp thông tin về hóa chất nhằm bảo đảm an toàn cho người lao động và môi trường.
- Kiểm tra chất lượng: Theo dõi quy trình kiểm tra và cập nhật kết quả chất lượng sản phẩm.
- Nộp hồ sơ CBMP: Tiến hành công bố mỹ phẩm một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và chi phí.
5. Tài Khoản đăng ký với hãng tàu
Tài khoản này cho phép doanh nghiệp cập nhật thông tin về lịch trình tàu các lô hàng của mình. Điều này rất quan trọng trong việc lập kế hoạch nhập khẩu và xuất khẩu, cũng như đảm bảo hàng hóa đến tay khách hàng đúng hẹn.
Ngoài ra, tùy vào cảng mà hàng của doanh nghiệp bạn cập cảng, bạn sẽ phải tuân theo các quy định của cảng đó. Các công ty logistics sẽ hỗ trợ bạn trong việc đăng ký các tài khoản cần thiết.
→ Có thể bạn quan tâm: 5 Tips nhập khẩu lần đầu bạn phải biết!
Quy cách đóng gói hàng hóa chính ngạch
Trong hoạt động xuất nhập khẩu chính ngạch, việc tuân thủ các quy định về đóng gói hàng hóa là vô cùng quan trọng. Mỗi mặt hàng và mỗi quốc gia đều có những yêu cầu riêng để đảm bảo hàng hóa được thông quan một cách thuận lợi và nguyên vẹn trong suốt hành trình vận chuyển.
Quy cách đóng gói thực tế cần phải khớp với các thông tin trên các tài liệu như hợp đồng, hóa đơn và danh sách đóng gói (BCT). Nếu có sự không khớp, điều này có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến tiến độ thông quan hoặc phát sinh các chi phí không cần thiết.
Ví dụ: Nếu bạn nhập khẩu một máy uốn tóc nhiệt dạng chân đứng cùng với các phụ kiện như lô cuốn, kẹp tóc, dây cáp và giấy uốn tóc, nhưng lại thể hiện trên hồ sơ là “PCS”, thì điều này sẽ không chính xác.
→ Trong trường hợp lô hàng bị đưa vào luồng đỏ, bạn sẽ gặp khó khăn trong việc giải trình ở khâu kiểm hóa. Để khai báo đúng, bạn cần điều chỉnh đơn vị tính thành “SET” và nên liệt kê một bảng danh mục các phụ kiện đi kèm máy chính, giúp hải quan dễ dàng kiểm tra hồ sơ hơn.
Giám định đồng bộ cho hàng hóa
Giám định đồng bộ là một bước quan trọng trong quy trình kiểm tra tính đồng bộ của mặt hàng với bộ chứng từ nhập khẩu như phiếu đóng gói (P/L), hóa đơn thương mại (Invoice), hợp đồng cung cấp thiết bị, tài liệu kỹ thuật, bản vẽ chế tạo, bản thiết kế…
Việc này nhằm đảm bảo rằng tất cả các thông tin và sản phẩm đều phù hợp để phục vụ cho những mục đích quản lý như áp thuế phí, thông quan hàng hóa và chống gian lận thương mại.
Các mặt hàng thường phải thực hiện giám định đồng bộ bao gồm máy móc, thiết bị dùng trong dây chuyền sản xuất, hệ thống máy móc đồng bộ và các tổ hợp thiết bị xuất nhập khẩu phục vụ cho dự án công nghiệp…
Một ví dụ điển hình là khi bạn nhập khẩu một sàn thi đấu boxing. Khi vận chuyển, nó sẽ bị tháo rời và đóng gói vào các pallet. Khi đó, hải quan sẽ gặp khó khăn trong việc xác định liệu những bộ phận này có phải là một sàn thi đấu hay không. Mặc dù, họ có thể mở kiểm tra và thấy khung sắt, dây, bạt, giá nhựa, móc, thảm, phụ kiện…, nhưng để đưa ra kết luận chính xác, họ sẽ yêu cầu doanh nghiệp thực hiện giám định đồng bộ.
Để tiến hành, bạn sẽ cần liên hệ với các trung tâm chuyên làm giám định đồng bộ và cung cấp kết quả cho hải quan. Việc này không chỉ giúp bạn hoàn tất thủ tục thông quan mà còn đảm bảo rằng hàng hóa của bạn được kiểm tra một cách chính xác và đầy đủ.
Kiểm tra chuyên ngành trong xuất nhập khẩu
Kiểm tra chuyên ngành là một quy trình bắt buộc đối với hàng hóa xuất khẩu và nhập khẩu, nhằm đảm bảo rằng chúng đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về chất lượng, y tế, văn hóa, kiểm dịch động vật, kiểm dịch thực vật và an toàn thực phẩm theo quy định.
Trước khi quyết định nhập khẩu hàng hóa, bạn cần kiểm tra kỹ xem mặt hàng có thuộc quản lý của Bộ nào không, chẳng hạn như:
- Bộ Thông tin và Truyền thông (BTTTT): Kiểm tra chất lượng và chứng nhận hợp quy.
- Bộ Y tế (BQLATTP): Kiểm tra chất lượng an toàn thực phẩm.
- Cục An toàn lao động (ATLĐ): Kiểm tra chất lượng.
Để tránh những rắc rối không cần thiết, tốt nhất là bạn nên liên hệ với các đơn vị dịch vụ logistics để được hỗ trợ trong việc xác định các yêu cầu và thủ tục cần thiết. Đó sẽ là bước đi thông minh để đảm bảo hàng hóa của doanh nghiệp bạn sớm được thông quan và đưa vào ra thị trường.
Việc nhập khẩu hàng hóa không chỉ là cơ hội, mà còn là một thử thách đòi hỏi sự chuẩn bị và hiểu biết sâu sắc về quy trình. Những lưu ý nêu trên sẽ giúp bạn có một cái nhìn tổng quát và đầy đủ về những gì cần chú ý trong quá trình nhập khẩu lần đầu.