Cách làm chứng từ xuất nhập khẩu và thủ tục hải quan

chung-tu-xuat-nhap-khau-1

Cách làm chứng từ xuất nhập khẩu và thủ tục hải quan

26Tháng 10

Chứng từ nhập khẩu là gì và quy trình làm thủ tục hải quan như thế nào? Bài viết sau sẽ hướng dẫn bạn cách chuẩn bị chứng từ và thủ tục làm hải quan nhanh chóng.

cang-bien-xuat-nhap-khau-hang-hoa

Để xuất hoặc nhập khẩu hàng hóa, bạn cần phải chuẩn bị các loại chứng từ cần thiết

Chứng từ xuất nhập khẩu là gì?

Chứng từ xuất nhập khẩu là những giấy tờ cần thiết phục vụ cho công tác nhập hoặc xuất hàng hóa tại các cảng hàng không, hàng hải. Tùy vào vai trò là người bán hay người mua mà đơn vị sẽ chuẩn bị các chừng từ khác nhau.

Các loại chứng từ bắt buộc khi xuất nhập khẩu hàng hóa

Hóa đơn thương mại

Là loại chứng từ do người xuất khẩu phát hành nhằm thu tiền người mua theo lô hàng và các thông tin đã ký trên hợp đồng. Do chức năng chính của loại chứng từ này là thanh toán nên khi làm cần ghi rõ số và ngày hóa đơn, đơn giá, đơn vị bán hàng, chữ ký của cả hai bên bán và mua, tổng số tiền thanh toán, phương thức thanh toán, tên ngân hàng (nếu chuyển khoản), …

close-up difference invoices and bills, document and paperwork

Hóa đơn thương mại

Loại chứng từ này sẽ giúp bên mua được hưởng quyền lợi nếu lô hàng bị hỏng hóc hoặc cần sửa chữa, bảo hành, đổi trả tùy theo thỏa thuận với bên cung cấp hàng hóa.

Hợp đồng thương mại

Là văn bản thể hiện sự thỏa thuận giữa người mua và người bán kèm theo các nội dung như thông tin cả hai bên, điều khoản hợp đồng, thông tin hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng, thanh toán, …

hop-dong-thuong-mai-misontrans

Hợp đồng thương mại

Phiếu đóng gói hàng hóa

Là chứng từ thể hiện cách đóng gói của các lô hàng. Để tránh nhầm lẫn giữa các hàng hóa cũng như hỏng hóc (các mặt hàng điện tử), bên cung sẽ ghi rõ hàng hóa được đóng gói như thế nào, trọng lượng bao nhiêu, bao nhiêu kiện, dung tích,…

Vận đơn

Là loại chứng từ thể hiện hình thức vận chuyển (hàng hải, hàng không, đường bộ, đường thủy). Đối với vận đơn đường biển gốc, nó còn có chức năng sở hữu hàng hóa ghi trên đó.

Tờ khai hải quan

Là chứng từ kê khai hàng hóa xuất nhập khẩu với cơ quan hải quan để hàng đủ điều kiện để xuất hoặc nhập khẩu hàng hóa vào một quốc gia.

Ngoài các loại giấy tờ trên còn có các loại chứng từ khác như hóa đơn chiếu lệ, tín dụng thư, chứng từ bảo hiểm, giấy chứng nhận xuất xứ, chứng thư kiểm dịch, giấy chứng nhận chất lượng, chứng nhận kiểm định, giấy chứng nhận vệ sinh và giấy chứng nhận hun trùng.

Quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu và thủ tục hải quan

1. Chuẩn bị bộ chứng từ hàng hóa

Trước khi làm thủ tục hải quan để xuất hoặc nhập khẩu hàng hóa, bạn cần chuẩn bị trước các loại chứng từ (đã được nêu bên trên) bằng cách in các mẫu đơn, điền đầy đủ thông tin (có thể điền trực tiếp trên máy trước khi in ra).

Có một điều lưu ý là khi điền thông tin, bạn nên kiểm tra kỹ, chỉnh sửa những chỗ chưa hợp lý về hình thức, lỗi đánh máy, font chữ,… để văn bản thực thi và có giá trị với pháp luật.

Có một cách làm thuận tiện hơn rất nhiều khi bạn không cần phải in ra và gửi chuyển phát gây phát sinh chi phí không cần thiết, đó là gửi các chứng từ, thông tin cần thiết đến nơi nhận bằng hình thức trực tuyến. Để có thể gửi trực tuyến, đơn vị của bạn cần phải đăng ký và mua chữ ký số.

Tuy nhiên, việc mua chữ ký số đôi khi khá rườm rà và gây mất nhiều thời gian, do đó, nếu không muốn gặp rắc rối về loại chữ ký này, bạn có thể sử dụng dịch vụ thủ tục hải quan hoặc xuất nhập khẩu trọn gói. Các dịch vụ này thường sẽ đăng ký miễn phí và nhanh chóng cho bạn.

2. Cài đặt phần mềm khai báo hải quan VNACCS

Bạn có thể cài đặt phần mềm khai báo hải quan của các công ty công nghệ nổi tiếng tại Việt Nam như Công ty TNHH Hệ thống thông tin FPS FPT, Công ty TNHH phát triển Công nghệ Thái Sơn, Công ty Cổ phần TS24,…

phan-mem-khai-bao-hai-quan

Phần mềm khai báo hải quan VNACCS

3. Đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có)

Nếu hàng hóa của bạn cần phải kiểm tra chuyên ngành, bạn cần làm hồ sơ và khai báo với cơ quan kiểm tra theo quy định. Ngược lại, bạn có thể bỏ qua bước này.

4. Khai và truyền tờ khai hải quan

Bạn sử dụng phần mềm khai hải quan đã cài đặt, nhập các thông tin và số liệu của lô hàng. Sau đó, bạn xem hướng dẫn cách lên tờ khai của Công ty cung cấp phần mềm để thực hiện.

5. Lấy lệnh giao hàng

Là loại chứng từ mà công ty vận chuyển phát hành để lưu giữ hàng hóa và giao hàng cho người nhận. Đây là chứng từ quan trọng để làm thủ tục ở cảng khi kiểm hóa, chuyển hàng và lấy mẫu kiểm tra chuyên ngành.

6. Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan

Trước khi đến hải quan, bạn cần lưu ý xem tờ khai luồng xanh, tờ khai luồng vàng hay tờ khai luồng đỏ, để thực hiện đúng thủ tục hải quan theo quy định.

  • Tờ khai luồng xanh là loại tờ khai hệ thống đã thông quan, cần nộp thuế và đến hải quan giám sát làm nốt thủ tục.
  • Tờ khai luồng vàng là tờ khai hải quan sẽ kiểm tra bộ hồ sơ giấy.
  • Tờ khai luồng đỏ là tờ khai hải quan kiểm tra bộ hồ sơ giấy, sau đó kiểm tra hàng hóa thực tế.

8. Làm thủ tục tại Chi cục Hải quan

Việc làm các thủ tục khai báo hải quan vô cùng phức tạp và tốn nhiều thời gian, do đó, để tiết kiệm, bạn có thể nhờ các dịch vụ khai báo hải quan hoặc xuất nhập khẩu để thực hiện – vừa tiết kiệm chi phí và các thủ tục hoàn thiện nhanh chóng.

Để lại thông tin yêu cầu,chúng tôi sẽ liên hệ với bạn ngay:

Họ Tên :

Email :

Số điện thoại :

Nội dung yêu cầu :

Tin tức Related
25
Oversea Agent
119
Khách hàng
18
Quốc gia