Máy đọc mã vạch là thiết bị không thể thiếu trong hoạt động bán lẻ, kho vận, sản xuất và quản lý hàng hóa. Với nhu cầu sử dụng ngày càng cao, việc nhập khẩu máy đọc mã vạch về Việt Nam là nhu cầu phổ biến của nhiều doanh nghiệp. Vậy thủ tục nhập khẩu máy đọc mã vạch như thế nào? Thuế suất, mã HS ra sao? Cùng Mison Trans tìm hiểu chi tiết trong bài viết sau.
Phân loại máy đọc mã vạch, thiết bị kiểm kho và đầu đọc RFID
Máy đọc mã vạch và các thiết bị kiểm kho hiện nay rất đa dạng, phục vụ nhiều mục đích trong quản lý hàng hóa, bán lẻ và logistics. Để thuận tiện trong việc xác định chính sách nhập khẩu và các thủ tục hải quan liên quan, có thể phân chia các thiết bị này dựa trên đặc điểm kỹ thuật và chức năng chính.
1. Máy quét mã vạch hồng ngoại/laser dùng trong bán lẻ
Đây là dòng máy cơ bản nhất, chủ yếu dùng để đọc mã vạch 1D hoặc QR code tại các điểm bán hàng. Thiết bị sử dụng tia hồng ngoại hoặc laser để quét mã, truyền dữ liệu tới máy tính thông qua cáp kết nối (loại có dây). Một số mẫu có thể tích hợp kết nối Bluetooth không dây nhưng không có khả năng phát sóng rộng (WiFi, mạng di động).
Do chỉ sử dụng kết nối có dây hoặc Bluetooth cơ bản, máy quét mã vạch loại này không thuộc diện phải kiểm tra chất lượng hay chứng nhận hợp quy khi nhập khẩu. Thủ tục nhập khẩu diễn ra tương tự như các mặt hàng công nghệ phổ thông khác.
2. Thiết bị đọc mã vạch cầm tay, có kết nối WiFi/RFID
Nhóm này bao gồm các thiết bị di động, thường có thiết kế giống như một chiếc smartphone cỡ lớn. Các thiết bị này không chỉ đọc mã vạch bằng laser/hồng ngoại mà còn có khả năng truyền dữ liệu thông qua WiFi, Bluetooth hoặc mạng 3G/4G/5G, và đặc biệt là tích hợp đầu đọc RFID hoặc NFC.
Loại máy này thường được dùng trong quản lý kho, theo dõi vận chuyển trong ngành logistics – ví dụ như thiết bị mà nhân viên giao nhận của các hãng chuyển phát nhanh (DHL, FedEx…) sử dụng để cập nhật thông tin lô hàng theo thời gian thực.
Do có khả năng kết nối không dây và đọc sóng vô tuyến, nhóm thiết bị này bắt buộc phải thực hiện đầy đủ các thủ tục như:
- Đăng ký kiểm tra chất lượng hàng nhập khẩu
- Chứng nhận hợp quy
- Công bố hợp quy
3. Đầu đọc mã vạch công nghiệp, sử dụng cố định
Đây là loại thiết bị thường được lắp đặt trong dây chuyền sản xuất hoặc kho hàng lớn, có khả năng nhận diện và đọc mã vạch, thẻ RFID từ hàng hóa đang di chuyển trên băng chuyền. Máy có thể kết nối WiFi hoặc truyền tín hiệu qua mạng di động để gửi dữ liệu về hệ thống xử lý trung tâm.
Tương tự nhóm thiết bị di động, đầu đọc RFID cố định cũng phải thực hiện kiểm tra chất lượng và công bố hợp quy trước khi thông quan.
Việc phân loại rõ ràng các dòng thiết bị đọc mã vạch sẽ giúp doanh nghiệp xác định đúng quy trình và thủ tục nhập khẩu cho từng loại, đảm bảo tuân thủ quy định và tiết kiệm thời gian thông quan.
Chính sách nhập khẩu máy đọc mã vạch
Hiện nay, máy đọc mã vạch mới 100% không nằm trong danh mục hàng hóa cấm nhập khẩu. Tuy nhiên, khi thực hiện thủ tục nhập khẩu máy đọc mã vạch, doanh nghiệp cần lưu ý các quy định pháp lý sau:
- Thông tư 38/2015/TT-BTC và Thông tư 39/2018/TT-BTC: Hướng dẫn thủ tục hải quan và kiểm tra hàng hóa nhập khẩu.
- Nghị định 69/2018/NĐ-CP: Quy định chi tiết về quản lý hoạt động xuất nhập khẩu.
- Nghị định 58/2016/NĐ-CP (sửa đổi bởi NĐ 53/2018/NĐ-CP): Liên quan đến thiết bị điện tử nhập khẩu.
- Quyết định 18/2019/QĐ-TTg: Cấm nhập khẩu thiết bị đã qua sử dụng, bao gồm máy đọc mã vạch cũ.
Một số lưu ý quan trọng:
- Chỉ được nhập khẩu máy đọc mã vạch mới. Hàng đã qua sử dụng bị cấm.
- Phải dán nhãn hàng hóa đúng quy định theo Nghị định 43/2017/NĐ-CP.
- Xác định đúng mã HS để kê khai thuế chính xác và tránh bị xử phạt.
Mã HS máy đọc mã vạch và chính sách thuế khi nhập khẩu
Mã HS (Harmonized System Code) là hệ thống mã số thống nhất toàn cầu dùng để phân loại hàng hóa trong xuất nhập khẩu. Điểm chung của mã HS là 6 chữ số đầu tiên mang tính quốc tế, giống nhau ở hầu hết các nước. Phần mở rộng phía sau (thường là 2-4 số) sẽ thay đổi tùy theo biểu thuế của từng quốc gia.
1. Mã HS máy quét mã vạch
Theo biểu thuế hiện hành, máy đọc mã vạch (barcode reader) được phân loại vào mã số:
- Mã HS: 8471.90.10
- Mô tả: Thiết bị đầu vào dữ liệu – máy đọc mã vạch
Đây là mã HS tiêu chuẩn được sử dụng khi khai báo hải quan đối với các loại máy đọc mã vạch nhập khẩu, bao gồm cả loại dùng trong bán lẻ, công nghiệp hoặc tích hợp RFID/NFC.
2. Thuế nhập khẩu máy đọc mã vạch
- Thuế nhập khẩu ưu đãi (MFN): 0%
- Thuế giá trị gia tăng (VAT): 8%
Bên cạnh đó, nếu nhập khẩu từ các quốc gia có hiệp định thương mại tự do với Việt Nam (như Hàn Quốc, Nhật Bản, ASEAN…), doanh nghiệp có thể được áp dụng thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt với mức thuế 0% (nếu đáp ứng điều kiện CO form hợp lệ).
Hồ sơ chứng từ nhập khẩu máy đọc mã vạch, đầu đọc RFID
Khi thực hiện thủ tục nhập khẩu máy đọc mã vạch hoặc đầu đọc RFID, doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ chứng từ đầy đủ để làm căn cứ khai báo hải quan và xin phép kiểm tra chất lượng. Tùy vào từng loại sản phẩm, hồ sơ có thể chia thành hai trường hợp: hàng hóa thông thường và hàng phải kiểm tra chuyên ngành.
1. Trường hợp hàng hóa thông thường
Với thiết bị không thuộc diện kiểm tra chuyên ngành, doanh nghiệp cần chuẩn bị các chứng từ cơ bản sau:
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) hoặc các loại hóa đơn tương ứng (Proforma, None-commercial, Shipping Invoice) nếu hàng miễn phí, hàng FOC.
- Vận đơn: đường biển (Bill of Lading) hoặc đường hàng không (Air Waybill).
- Hợp đồng thương mại (Commercial Contract) hoặc đơn đặt hàng (Purchase Order).
- Phiếu đóng gói (Packing List).
- Giấy chứng nhận xuất xứ (CO/CQ): nếu doanh nghiệp muốn hưởng thuế nhập khẩu ưu đãi.
- Tài liệu kỹ thuật sản phẩm: dùng để xác định chính xác mã HS và chính sách nhập khẩu.
- Chứng từ khác nếu có (ví dụ: thư tín dụng, biên bản nghiệm thu…).
2. Trường hợp máy đọc mã vạch/đầu đọc RFID cần kiểm tra chuyên ngành
Với những thiết bị có tích hợp kết nối không dây, RFID, NFC…, theo quy định hiện hành, máy đọc mã vạch và đầu đọc RFID thuộc nhóm phải đăng ký kiểm tra chất lượng nhà nước khi nhập khẩu.
Do đó, ngoài các chứng từ nêu trên, doanh nghiệp cần bổ sung thêm:
- Giấy đăng ký kiểm tra chất lượng hàng nhập khẩu (trước khi mở tờ khai).
- Giấy chứng nhận hợp quy/công bố hợp quy (áp dụng với thiết bị có phát sóng, kết nối không dây).
- Tài liệu kỹ thuật chi tiết mô tả tính năng kết nối không dây, RFID.
Thủ tục nhập khẩu và chứng nhận hợp quy máy đọc mã vạch, đầu đọc RFID
Máy đọc mã vạch, đặc biệt là các thiết bị có tích hợp kết nối không dây (WiFi, Bluetooth, RFID, NFC…) được xếp vào nhóm thiết bị có phát sóng vô tuyến, chịu sự quản lý của Bộ Thông tin & Truyền thông (TT&TT). Khi nhập khẩu hoặc sản xuất trong nước, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện đầy đủ các bước kiểm tra chất lượng, chứng nhận và công bố hợp quy trước khi lưu hành.
1. Thủ tục nhập khẩu máy đọc mã vạch có kết nối không dây
Đối với thiết bị nhập khẩu như máy quét mã vạch cầm tay, đầu đọc RFID có khả năng phát sóng, quy trình thực hiện sẽ gồm các bước sau:
Bước 1: Đăng ký kiểm tra chất lượng nhà nước
- Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đăng ký kiểm tra chất lượng sản phẩm và nộp tại Cục Viễn Thông hoặc Tổ chức chứng nhận được Bộ TT&TT chỉ định.
- Hồ sơ bao gồm: bản mô tả sản phẩm, ảnh sản phẩm, catalog, giấy ủy quyền nếu nhập khẩu với tư cách đại lý…
Bước 2: Mở tờ khai hải quan
- Sau khi có xác nhận đăng ký kiểm tra chất lượng, doanh nghiệp tiến hành truyền tờ khai hải quan điện tử và đính kèm hồ sơ kiểm tra chất lượng để được thông quan tạm thời.
Bước 3: Thông quan và đưa hàng về kho
- Lô hàng được cấp phép thông quan nhưng chưa được phép lưu hành trên thị trường cho đến khi hoàn thành chứng nhận và công bố hợp quy.
Bước 4: Thử nghiệm thiết bị
- Gửi mẫu đến phòng thử nghiệm được chỉ định để kiểm tra theo quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN) tương ứng. Ví dụ:
- QCVN 101:2020/BTTTT cho thiết bị phát sóng tầm ngắn.
- QCVN 112, QCVN 65… tùy từng loại kết nối.
Bước 5: Xin cấp Giấy chứng nhận hợp quy
- Dựa trên kết quả thử nghiệm đạt yêu cầu, tổ chức chứng nhận cấp giấy chứng nhận hợp quy cho sản phẩm.
Bước 6: Công bố hợp quy tại Cục Viễn Thông
- Doanh nghiệp tự công bố hợp quy, kèm theo giấy chứng nhận, bản mô tả kỹ thuật, tài liệu kiểm tra chất lượng…
Đây là bước bắt buộc để hợp thức hóa quyền phân phối sản phẩm tại thị trường Việt Nam.
→ Xem chi tiết: Dịch Vụ Hợp Quy Hàng Viễn Thông Nhập Khẩu
Bước 7: Dán tem hợp quy ICT
- Sau khi hoàn tất công bố, doanh nghiệp tiến hành in và dán tem ICT hợp quy lên từng thiết bị. Tem này là căn cứ chứng minh sản phẩm đã qua kiểm tra chuyên ngành và đủ điều kiện lưu hành.
*Lưu ý: Nếu doanh nghiệp đã từng xin giấy chứng nhận hợp quy và kết quả thử nghiệm cho cùng model, thì có thể bỏ qua bước thử nghiệm và chứng nhận lại, chỉ cần công bố hợp quy cho từng lô hàng mới.
2. Thủ tục chứng nhận hợp quy máy quét mã vạch sản xuất trong nước
Trường hợp sản xuất nội địa, thủ tục cũng tương tự, nhưng không cần làm bước hải quan:
- Bước 1: Thử nghiệm sản phẩm theo QCVN
- Bước 2: Xin chứng nhận hợp quy tại tổ chức được chỉ định
- Bước 3: Công bố hợp quy tại Cục Viễn Thông
- Bước 4: Dán tem ICT lên từng máy trước khi phân phối ra thị trường
*Một số lưu ý quan trọng khi làm thủ tục nhập khẩu máy đọc mã vạch
- Chỉ những sản phẩm có phát sóng vô tuyến mới bắt buộc thực hiện các thủ tục kiểm tra, chứng nhận và công bố hợp quy. Với máy quét mã vạch loại có dây hoặc chỉ dùng Bluetooth, không cần kiểm tra chất lượng nhập khẩu, nhưng vẫn phải khai báo đúng mã HS và nộp thuế đầy đủ.
- Thiết bị đã qua sử dụng không được phép nhập khẩu nếu thuộc danh mục cấm theo Quyết định 18/2019/QĐ-TTg.
- Chứng từ kỹ thuật sản phẩm (datasheet, hình ảnh, catalog…) nên chuẩn bị kỹ để thuận lợi khi xác định mã HS và chính sách quản lý.
Những lưu ý khi làm thủ tục nhập khẩu máy đọc mã vạch
Khi nhập khẩu máy đọc mã vạch, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng để tránh phát sinh chi phí không cần thiết và đảm bảo thông quan thuận lợi:
1. Hoàn thành nghĩa vụ thuế
Hàng chỉ được thông quan sau khi đã nộp đủ thuế nhập khẩu và thuế GTGT (hiện là 8%).
2. Dán nhãn hàng hóa đầy đủ
Theo Nghị định 43/2017/NĐ-CP, máy quét mã vạch phải dán nhãn hàng hóa bằng tiếng Việt, thể hiện rõ tên sản phẩm, model, xuất xứ, nhà sản xuất và đơn vị nhập khẩu. Nếu thiết bị có phát sóng, cần dán tem hợp quy ICT.
3. Xác định đúng mã HS
Mã HS phổ biến cho máy đọc mã vạch là 84719010. Việc khai báo sai có thể dẫn đến bị phạt hoặc áp sai thuế suất.
4. Chủ động gửi chứng từ gốc sớm
Cần sắp xếp gửi bản gốc các chứng từ (hóa đơn, vận đơn…) kịp thời để tránh lưu kho, phát sinh phí bến bãi.
5. Không nhập máy đã qua sử dụng
Máy đọc mã vạch đã qua sử dụng là hàng cấm nhập khẩu. Doanh nghiệp chỉ được phép nhập khẩu hàng mới 100%.
6. Cấm nhập linh kiện cũ
Linh kiện máy quét mã vạch đã qua sử dụng cũng nằm trong danh mục cấm. Nếu nhập theo dạng tái chế, phải xin phép trước.
Mison Trans hỗ trợ gì cho bạn trong thủ tục nhập khẩu máy quét mã vạch?
Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics và thủ tục hải quan, Mison Trans sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình nhập khẩu, thử nghiệm và chứng nhận hợp quy các thiết bị như máy quét mã vạch, máy kiểm kho, Handheld PC, đầu đọc RFID từ các thương hiệu lớn: Zebra, Honeywell, Motorola, Symbol…
Chúng tôi hỗ trợ bạn:
- Tư vấn hồ sơ kỹ thuật: Đánh giá tài liệu, kết quả test nước ngoài, hướng dẫn bổ sung hoặc đo kiểm phù hợp.
- Đề xuất phương án chứng nhận hợp quy tiết kiệm chi phí: Đánh giá chứng chỉ ISO, lựa chọn phương thức chứng nhận hợp lý.
- Thực hiện thủ tục thông quan ban đầu: Hỗ trợ đăng ký kiểm tra chất lượng nhà nước, khai báo hải quan chính xác.
- Thay mặt doanh nghiệp làm thủ tục thử nghiệm, chứng nhận và công bố hợp quy.
- Dịch vụ xuất nhập khẩu trọn gói, vận chuyển đường biển và vận chuyển đường hàng không từ nước ngoài về Việt Nam.
Liên hệ ngay với Mison Trans để được tư vấn chi tiết về thủ tục nhập khẩu máy quét mã vạch, RFID reader, Handheld PC một cách nhanh chóng và hiệu quả.
MISON TRANS – DỊCH VỤ HẢI QUAN – VẬN CHUYỂN QUỐC TẾ
- Head Office: 200 QL13 (Cũ), P. Hiệp Bình Phước, TP. Thủ Đức, TP.HCM
- Văn phòng HCM: 13 Đường số 7, KDC Cityland Center Hills, Phường 7, Quận Gò Vấp, TP.HCM
- Chi nhánh Hà Nội: Tầng 9 Tòa Minori, Số 67A Phố Trương Định, Phường Trương Định, Quận Hai Bà Trưng, TP. Hà Nội
- Hotline: 1900 63 63 48
- Email: st1@misontrans.com