Nhiều doanh nghiệp khi nhập hàng thường có một suy nghĩ rất quen thuộc: chọn bên nào báo giá rẻ nhất thì chi phí nhập khẩu sẽ thấp nhất.
Nghe qua thì hợp lý. Nhưng thực tế, có những lô hàng ban đầu được báo cước rất rẻ, đến khi hàng về cảng mới phát sinh thêm phí chứng từ, phí tại cảng, phí lưu kho, lưu bãi, phí sửa hồ sơ hoặc phí chờ xử lý. Cuối cùng, doanh nghiệp tưởng mình tiết kiệm được vài triệu ở khâu vận chuyển, nhưng lại mất thêm nhiều chi phí khác vì không kiểm soát toàn bộ quy trình nhập khẩu.
Vì vậy, cách giảm chi phí nhập khẩu đúng không phải là cắt càng nhiều càng tốt, mà là biết khoản nào có thể tối ưu, khoản nào không nên cắt và khoản nào cần kiểm soát từ đầu để tránh phát sinh về sau.
Vì sao doanh nghiệp dễ bị phát sinh chi phí khi nhập khẩu?
Khi tính chi phí nhập khẩu, nhiều doanh nghiệp thường chỉ nhìn vào 3 khoản chính: giá hàng, cước vận chuyển quốc tế và thuế nhập khẩu. Nhưng thực tế, để đưa một lô hàng từ nước ngoài về đến kho tại Việt Nam, doanh nghiệp còn phải tính thêm nhiều khoản khác như local charge, phí chứng từ, phí khai hải quan, phí kiểm tra chuyên ngành, phí lưu kho, lưu bãi, lưu container, phí nâng hạ, trucking và giao hàng nội địa.
Trong đó, local charge và các khoản phát sinh tại cảng là nhóm chi phí khiến nhiều doanh nghiệp dễ bị “vỡ kế hoạch” nhất. Có trường hợp ban đầu cước biển được báo rất thấp, nhưng khi hàng về Việt Nam mới phát sinh thêm THC, D/O, CIC, handling, CFS, phí vệ sinh container, phí nâng hạ hoặc phí lưu bãi. Nếu không hỏi rõ từ đầu, doanh nghiệp rất khó biết tổng chi phí thực tế là bao nhiêu.
Ngoài ra, chi phí nhập khẩu cũng có thể bị đội lên do những lỗi tưởng nhỏ như chứng từ sai thông tin, C/O không khớp invoice, mô tả hàng quá chung chung, chưa kiểm tra mã HS hoặc chưa xác định chính sách mặt hàng trước khi nhập. Khi hàng đã về cảng, các lỗi này có thể làm chậm thông quan và kéo theo nhiều khoản phí phát sinh không đáng có.
Vì vậy, khi muốn giảm chi phí nhập khẩu, doanh nghiệp không nên chỉ hỏi: “Cước bao nhiêu?”. Câu cần hỏi đúng hơn là: “Tổng chi phí để đưa hàng về kho là bao nhiêu, gồm những khoản nào, khoản nào có thể phát sinh?”
Để kiểm soát tốt giá vốn, doanh nghiệp cần hiểu rõ chi phí nhập khẩu gồm những gì thay vì chỉ cộng giá hàng, cước vận chuyển và thuế. Khi nhìn đủ toàn bộ chi phí, doanh nghiệp mới có thể so sánh đúng giữa các phương án nhập khẩu và tránh chọn nhầm báo giá tưởng rẻ nhưng thực tế lại đắt.
Những sai lầm phổ biến khiến chi phí nhập khẩu bị đội lên
1. Chỉ chọn báo giá rẻ nhất
Đây là sai lầm rất thường gặp. Doanh nghiệp nhận 3–5 báo giá, sau đó chọn ngay bên rẻ nhất mà chưa kiểm tra kỹ báo giá đó đã bao gồm những gì.
Một báo giá rẻ có thể chưa bao gồm local charge, phí chứng từ, phí giao hàng nội địa, phí xử lý kiểm hóa hoặc phí phát sinh trong trường hợp hồ sơ bị sai. Khi cộng đủ các khoản này, tổng chi phí có thể không còn rẻ nữa.
Giá rẻ không sai. Nhưng giá rẻ mà không minh bạch thì rất rủi ro.
2. Không kiểm soát chứng từ từ đầu
Chứng từ sai là một trong những nguyên nhân làm phát sinh chi phí nhiều nhất khi nhập khẩu.
Chỉ cần sai tên hàng, sai số kiện, sai trọng lượng, sai thông tin người nhận, sai C/O, thiếu catalogue hoặc mô tả hàng quá chung chung, lô hàng có thể bị chậm thông quan. Khi đó, doanh nghiệp không chỉ mất thời gian sửa hồ sơ mà còn có thể phát sinh phí lưu kho, lưu bãi, lưu container.
Nhiều lỗi chứng từ nếu phát hiện trước khi hàng rời cảng xuất thì xử lý khá dễ. Nhưng nếu đợi hàng về Việt Nam mới phát hiện, chi phí và thời gian xử lý sẽ cao hơn nhiều.
Một trong những cách giảm chi phí nhập khẩu hiệu quả là kiểm tra chứng từ nhập khẩu trước khi hàng về. Việc rà invoice, packing list, bill of lading, C/O và catalogue từ sớm giúp doanh nghiệp phát hiện lỗi trước khi hàng cập cảng, hạn chế rủi ro sửa chứng từ, chậm thông quan hoặc phát sinh lưu bãi.
3. Làm việc với quá nhiều đầu mối
Một lỗi khác là doanh nghiệp tách quá nhiều bên trong cùng một lô hàng: một bên mua hàng, một bên vận chuyển, một bên khai hải quan, một bên kéo hàng, một bên xử lý chứng từ.
Cách này đôi khi có vẻ tiết kiệm vì mỗi bên báo một khoản riêng. Nhưng khi phát sinh lỗi, doanh nghiệp phải tự đứng giữa điều phối. Bên vận chuyển nói do chứng từ, bên khai hải quan nói do nhà cung cấp, nhà cung cấp lại nói do forwarder.
Kết quả là doanh nghiệp mất thời gian xử lý, hàng chậm thông quan và chi phí phát sinh tăng lên.
4. Không kiểm tra mã HS và chính sách mặt hàng trước khi nhập
Nếu chỉ đến khi hàng về cảng mới kiểm tra mã HS, thuế và chính sách nhập khẩu thì rất dễ bị động. Một số mặt hàng có thể cần kiểm tra chất lượng, công bố hợp quy, kiểm dịch, giấy phép nhập khẩu hoặc hồ sơ kỹ thuật đi kèm.
Khi thiếu các giấy tờ này, hàng có thể bị giữ lại để bổ sung hồ sơ. Đây là khoản chi phí không đáng có nếu doanh nghiệp kiểm tra ngay từ trước khi đặt hàng.
Mã HS ảnh hưởng trực tiếp đến thuế nhập khẩu, thuế VAT và chính sách quản lý mặt hàng. Vì vậy, trước khi nhập lô hàng mới, doanh nghiệp nên hiểu rõ mã HS là gì và vì sao việc xác định sai mã HS có thể khiến chi phí nhập khẩu bị đội lên hoặc hồ sơ bị kiểm tra kỹ hơn.
7 cách giảm chi phí nhập khẩu đúng cách cho doanh nghiệp
1. Tối ưu Incoterms ngay từ lúc đàm phán với nhà cung cấp
Incoterms ảnh hưởng trực tiếp đến quyền kiểm soát chi phí vận chuyển. Nếu mua CIF, nhà cung cấp thuê tàu đưa hàng về Việt Nam, nhưng doanh nghiệp có thể khó kiểm soát các khoản phí tại cảng đến. Nếu mua FOB, doanh nghiệp chủ động chọn forwarder, kiểm soát cước, lịch trình và chi phí tốt hơn.
Tuy nhiên, không phải lúc nào FOB cũng tốt hơn CIF. Doanh nghiệp nên so sánh tổng chi phí theo nhiều phương án như EXW, FOB, CIF, sau đó cộng thêm cước quốc tế, phí tại cảng, phí khai hải quan và phí giao hàng về kho để biết phương án nào thật sự tối ưu.
Nếu doanh nghiệp còn phân vân chọn FOB hay CIF khi nhập khẩu, nên so sánh tổng chi phí từ cảng xuất đến kho nhận hàng, thay vì chỉ nhìn giá hàng hoặc cước biển ban đầu.
2. Gom hàng để giảm chi phí trên từng đơn vị sản phẩm
Nếu doanh nghiệp nhập nhiều đơn nhỏ lẻ trong cùng thời điểm, chi phí vận chuyển trên từng lô thường cao. Trong trường hợp phù hợp, doanh nghiệp có thể gom hàng từ nhiều nhà cung cấp hoặc gom nhiều đơn về cùng một chuyến để tối ưu chi phí.
Gom hàng có thể giúp giảm cước vận chuyển, phí xử lý chứng từ và một số chi phí cố định. Tuy nhiên, cần xem xét loại hàng, thời gian giao hàng, yêu cầu bảo quản và chính sách nhập khẩu để tránh gom sai cách.
Khi tối ưu chi phí vận chuyển, doanh nghiệp cần hiểu rõ hàng LCL và FCL là gì để chọn giữa hàng lẻ và hàng nguyên container cho phù hợp.
3. Chọn tuyến vận chuyển phù hợp với tiến độ thực tế
Không phải lô hàng nào cũng cần đi nhanh nhất. Nếu có kế hoạch nhập hàng từ sớm, doanh nghiệp có thể chọn đường biển hoặc đường bộ để tiết kiệm hơn so với đường hàng không.
Với hàng số lượng nhỏ, LCL có thể là lựa chọn phù hợp. Với hàng đủ sản lượng, FCL thường tối ưu hơn về chi phí đơn vị và độ an toàn. Với hàng mẫu, hàng gấp hoặc hàng giá trị cao, đường hàng không vẫn có thể là phương án hợp lý.
Nếu lô hàng không quá gấp và có sản lượng phù hợp, vận chuyển hàng nhập khẩu đường biển thường là phương án giúp tối ưu chi phí tốt hơn. Ngược lại, với những lô hàng cần gấp, hàng mẫu, hàng giá trị cao hoặc hàng cần ra thị trường nhanh, doanh nghiệp có thể cân nhắc vận chuyển hàng nhập khẩu đường hàng không.
4. Kiểm soát chứng từ trước khi hàng rời cảng xuất
Đây là bước nhỏ nhưng giúp tiết kiệm rất nhiều chi phí phát sinh.
Trước khi hàng đi, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ invoice, packing list, bill of lading, C/O, catalogue và các chứng từ liên quan. Các thông tin như tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, tên hàng, số lượng, trọng lượng, điều kiện giao hàng, xuất xứ, trị giá và mô tả sản phẩm cần khớp với nhau.
Nếu có lỗi, nên yêu cầu nhà cung cấp chỉnh ngay trước khi phát hành chứng từ chính thức. Làm tốt bước này sẽ giúp hạn chế rủi ro sửa bill, chậm thông quan, mất ưu đãi thuế hoặc phát sinh lưu bãi.
5. Kiểm tra mã HS, thuế và chính sách mặt hàng trước khi đặt hàng
Muốn giảm chi phí nhập khẩu an toàn, doanh nghiệp cần biết trước lô hàng sẽ chịu những loại thuế nào và có cần giấy phép, kiểm tra chất lượng, kiểm dịch hoặc công bố hợp quy hay không.
Nếu xác định sai mã HS, doanh nghiệp có thể tính sai thuế, báo sai giá bán hoặc gặp rủi ro khi hải quan kiểm tra hồ sơ. Với hàng mới nhập lần đầu, nên chuẩn bị catalogue, hình ảnh, thông số kỹ thuật và mô tả công dụng để có cơ sở phân loại chính xác hơn.
Doanh nghiệp nên hiểu rõ mã HS là gì và chủ động xác định chính sách mặt hàng trước khi nhập khẩu để tránh hàng về rồi mới phát hiện thiếu hồ sơ.
6. Làm rõ local charge và phí phát sinh ngay từ báo giá đầu tiên
Khi hỏi giá vận chuyển, doanh nghiệp không nên chỉ hỏi cước quốc tế. Một báo giá tốt cần thể hiện rõ cước vận chuyển, local charge đầu đi nếu có, local charge đầu đến tại Việt Nam, phí chứng từ, phí khai hải quan, phí giao hàng nội địa và các khoản có thể phát sinh.
Việc tách rõ từng khoản giúp doanh nghiệp so sánh đúng giữa các đơn vị vận chuyển và tránh tình trạng ban đầu thấy rẻ nhưng khi hàng về lại phát sinh thêm nhiều phí.
Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm các loại local charge hàng nhập để biết những khoản thường gặp như THC, D/O, CIC, CFS, handling, phí vệ sinh container, phí nâng hạ và các phụ phí khác.
7. Làm việc với một đơn vị nhập khẩu trọn gói
Với doanh nghiệp không có bộ phận xuất nhập khẩu riêng hoặc thường xuyên gặp lỗi chứng từ, chậm thông quan, phát sinh chi phí ngoài báo giá, làm việc với một đơn vị nhập khẩu trọn gói sẽ giúp kiểm soát quy trình tốt hơn.
Một đơn vị trọn gói có thể theo dõi từ đầu đến cuối: kiểm tra chứng từ, tư vấn Incoterms, book cước, khai hải quan, xử lý hồ sơ, theo dõi hàng về và giao hàng tận kho.
Thay vì phải tự điều phối nhiều bên, doanh nghiệp có một đầu mối chịu trách nhiệm xuyên suốt. Đây là cách giúp giảm sai sót, giảm thời gian xử lý và hạn chế chi phí phát sinh do phối hợp không đồng bộ.
Với những doanh nghiệp muốn kiểm soát toàn bộ quy trình nhập khẩu, dịch vụ nhập khẩu trọn gói là phương án phù hợp để tối ưu chi phí mà vẫn giữ an toàn cho lô hàng.
Case thực tế: Tiết kiệm chi phí khi chuyển sang làm nhập khẩu trọn gói
Một doanh nghiệp nhập hàng linh kiện từ Trung Quốc về Việt Nam trước đây thường tự làm từng khâu riêng lẻ. Nhà cung cấp báo giá CIF, một bên khác xử lý chứng từ, một đơn vị khác khai hải quan và khi hàng về thì doanh nghiệp tự thuê xe kéo hàng về kho.
Ban đầu, doanh nghiệp nghĩ cách này sẽ tiết kiệm vì mỗi bên báo một khoản phí riêng khá thấp. Nhưng sau vài lô hàng, chi phí thực tế thường xuyên phát sinh:
- Local charge tại Việt Nam cao hơn dự kiến
- Chứng từ từ nhà cung cấp sai mô tả hàng
- C/O có thông tin chưa khớp invoice
- Hàng về rồi mới bổ sung catalogue
- Có lô bị chậm thông quan và phát sinh lưu bãi
- Doanh nghiệp mất nhiều thời gian tự liên hệ từng bên để xử lý
Sau khi chuyển sang phương án nhập khẩu trọn gói, toàn bộ quy trình được kiểm tra từ trước khi hàng rời cảng xuất. Đơn vị logistics rà chứng từ trước, tư vấn lại điều kiện mua bán, báo trước các khoản local charge, kiểm tra mã HS và chuẩn bị hồ sơ hải quan sớm.
Kết quả, doanh nghiệp giảm được đáng kể chi phí phát sinh ngoài kế hoạch. Tổng chi phí mỗi lô hàng tiết kiệm khoảng 10–15% so với cách làm cũ, không phải vì cắt bớt bước quan trọng, mà vì kiểm soát tốt hơn từ đầu.
Quan trọng hơn, doanh nghiệp không còn bị động khi hàng về cảng. Bộ phận mua hàng cũng có thêm dữ liệu để đàm phán với nhà cung cấp ở các lô sau.
Khi nào doanh nghiệp nên dùng dịch vụ nhập khẩu trọn gói?
Không phải doanh nghiệp nào cũng bắt buộc phải dùng dịch vụ trọn gói. Nếu công ty đã có đội ngũ xuất nhập khẩu mạnh, nắm rõ mã HS, chính sách mặt hàng, chứng từ và có hệ thống kiểm soát nội bộ tốt, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự vận hành.
Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp đang gặp một trong các tình trạng sau, dịch vụ nhập khẩu trọn gói sẽ phù hợp hơn:
- Thường xuyên bị phát sinh chi phí ngoài báo giá ban đầu
- Không kiểm soát rõ local charge
- Hàng hay bị chậm thông quan do chứng từ
- Chưa chắc mã HS và thuế nhập khẩu
- Nhập mặt hàng mới lần đầu
- Không có nhân sự xuất nhập khẩu chuyên trách
- Đang làm việc với quá nhiều đầu mối
- Muốn biết trước tổng chi phí trước khi nhập hàng
Trong những trường hợp này, điều doanh nghiệp cần không chỉ là một mức giá rẻ. Doanh nghiệp cần một đơn vị có thể kiểm tra trước, cảnh báo rủi ro và đồng hành xuyên suốt đến khi hàng về kho.
Nếu doanh nghiệp chưa có nhân sự xuất nhập khẩu chuyên trách hoặc thường xuyên gặp lỗi về mã HS, chứng từ và khai báo, có thể tham khảo dịch vụ khai hải quan nhập khẩu của Mison Trans. Việc khai đúng ngay từ đầu giúp hạn chế rủi ro bị hỏi hồ sơ, sửa tờ khai, chậm thông quan hoặc phát sinh thêm chi phí ngoài dự kiến.
Mison Trans hỗ trợ doanh nghiệp giảm chi phí nhập khẩu như thế nào?
Mison Trans không định hướng “giảm chi phí bằng mọi giá”. Thay vào đó, Mison Trans giúp doanh nghiệp giảm chi phí nhập khẩu đúng cách: tối ưu những khoản có thể tối ưu, kiểm soát những khoản dễ phát sinh và giữ lại các bước cần thiết để bảo vệ lô hàng.
Với dịch vụ nhập khẩu trọn gói, Mison Trans có thể hỗ trợ doanh nghiệp:
- Kiểm tra mã HS tham khảo trước khi nhập
- Tư vấn thuế nhập khẩu và chính sách mặt hàng
- Rà soát invoice, packing list, bill, C/O
- Tư vấn Incoterms phù hợp
- So sánh phương án vận chuyển quốc tế
- Làm rõ local charge và các khoản phí liên quan
- Book cước đường biển, đường hàng không hoặc đường bộ
- Khai báo hải quan nhập khẩu
- Theo dõi thông quan
- Giao hàng về kho doanh nghiệp
Mison Trans có thể hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra trước hồ sơ, bóc tách chi phí và đề xuất phương án nhập khẩu trọn gói phù hợp, giúp hàng về Việt Nam an toàn, minh bạch và tiết kiệm hơn.
___________________
MISON TRANS – DỊCH VỤ HẢI QUAN – VẬN CHUYỂN QUỐC TẾ
- Head Office: 200 QL13 (Cũ), Khu phố 1, Phường Hiệp Bình, TP. Hồ Chí Minh
- Văn phòng HCM: 13 Đường số 7, KDC Cityland Center Hills, Phường Hạnh Thông, TP. Hồ Chí Minh
- Chi nhánh Hà Nội: Tầng 9 Tòa Minori, Số 67A Phố Trương Định, Phường Trương Định, Quận Hai Bà Trưng, TP. Hà Nội
- Hotline: 1900 63 63 48
- Email: cs1@misontrans.com
