Bộ chứng từ xuất khẩu gồm những gì? Full bộ chứng từ xuất khẩu

Bạn là doanh nghiệp mới xuất khẩu hàng hóa và đang không biết cần chuẩn bị những chứng từ gì?

Nếu bạn đang lần đầu xuất khẩu hàng ra nước ngoài và băn khoăn không biết cần chuẩn bị những loại chứng từ gì, làm theo quy trình ra sao, thì bài viết này chính là dành cho bạn.

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics và khai báo hải quan, Mison Trans sẽ giúp bạn:

• Nắm rõ trọn bộ chứng từ xuất khẩu bắt buộc theo pháp luật
• Biết cách làm đúng, tránh bị phạt – tránh hàng bị giữ tại cảng
• Áp dụng dễ dàng cho mọi loại hàng xuất: máy móc, nông sản, thời trang…

Trong bài viết này, Mison Trans sẽ giúp bạn nắm rõ toàn bộ bộ chứng từ xuất khẩu bắt buộc, các lưu ý thực tế, và cách làm việc hiệu quả với đơn vị logistics.

Chứng từ xuất khẩu là gì?

Chứng từ xuất khẩu là tập hợp các loại giấy tờ quan trọng được sử dụng trong quá trình mua bán, vận chuyển và làm thủ tục hải quan khi doanh nghiệp xuất hàng ra nước ngoài. Đây không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là căn cứ để thực hiện thanh toán, giao nhận và bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan.

Vai trò của chứng từ xuất khẩu

• Là cơ sở để doanh nghiệp thực hiện khai báo và làm thủ tục hải quan tại Việt Nam và nước nhập khẩu.
• Là căn cứ pháp lý khi phát sinh tranh chấp, khiếu nại hoặc cần đối chiếu thông tin hợp đồng, hàng hóa.
• Giúp ngân hàng thực hiện chuyển tiền quốc tế nếu sử dụng phương thức thanh toán L/C hoặc T/T.
• Là điều kiện để nhận hàng tại cảng đích và thông quan thuận lợi.

Nếu thiếu hoặc sai sót chứng từ, doanh nghiệp có thể đối mặt với nhiều rủi ro như bị giữ hàng, chậm giao, phạt hành chính hoặc không thu được tiền từ đối tác.

Vì vậy, việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác bộ chứng từ xuất khẩu không chỉ là thủ tục bắt buộc mà còn là bước quan trọng giúp đảm bảo tính chuyên nghiệp, giảm thiểu chi phí phát sinh và giữ uy tín trong giao dịch quốc tế.

7 loại chứng từ bắt buộc trong bộ chứng từ xuất khẩu

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 16 Thông tư 38/2015/TT-BTC (được sửa đổi bởi Khoản 5 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC ban hành ngày 20/4/2018), những chứng từ bắt buộc cần có trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bao gồm:

1. Hợp đồng thương mại (Sales Contract)

Đây là văn bản thỏa thuận giữa người bán và người mua, quy định rõ điều kiện giao dịch của hai bên. Nội dung chính bao gồm: thông tin các bên, tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, điều kiện giao hàng (theo Incoterms), thời gian giao hàng và phương thức thanh toán.

Hợp đồng thương mại là căn cứ pháp lý quan trọng để xác định trách nhiệm và quyền lợi của các bên trong trường hợp xảy ra tranh chấp.

2. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Hóa đơn thương mại là chứng từ tài chính do người bán phát hành cho người mua, ghi rõ thông tin lô hàng như: tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, điều kiện giao hàng, đơn vị tiền tệ và thông tin các bên liên quan.

Đây là một trong những chứng từ quan trọng nhất để làm thủ tục hải quan, tính thuế và thanh toán quốc tế.

3. Phiếu đóng gói (Packing List)

Phiếu đóng gói mô tả cách thức đóng gói hàng hóa, bao gồm: số lượng kiện, trọng lượng từng kiện, kích thước, cách sắp xếp và đánh dấu hàng hóa.

Packing List giúp đơn vị vận chuyển, hải quan và người nhận kiểm tra và xử lý hàng hóa thuận lợi, đồng thời hỗ trợ giải quyết khi có mất mát hoặc sai lệch trong quá trình vận chuyển.

4. Vận đơn (Bill of Lading/AWB)

Vận đơn là chứng từ do đơn vị vận tải phát hành, xác nhận đã nhận hàng từ người gửi để vận chuyển đến địa điểm đã định. Tùy vào phương thức vận chuyển, có thể sử dụng:

• Vận đơn đường biển (Bill of Lading)
• Vận đơn hàng không (Air Waybill)

Tùy thuộc vào phương thức vận tải. Vận đơn đóng vai trò như bằng chứng về quyền sở hữu hàng hóa, là cơ sở để nhận hàng tại điểm đến.

5. Tờ khai hải quan (Customs Declaration)

Đây là tài liệu mà nhà xuất khẩu cần nộp, trong đó cung cấp đầy đủ và chi tiết các thông tin liên quan đến lô hàng theo yêu cầu của cơ quan hải quan trong quá trình xuất khẩu.

Thời hạn nộp tờ khai hải quan:

• Đối với hàng hóa xuất khẩu thông thường: Sau khi hàng hóa đã được tập kết tại địa điểm quy định, tờ khai phải được nộp chậm nhất 4 giờ trước khi phương tiện vận tải rời khỏi biên giới.
• Đối với hàng hóa xuất khẩu qua dịch vụ chuyển phát nhanh: Thời hạn nộp tờ khai hải quan là tối đa 2 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh.

6. Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O)

C/O xác định nguồn gốc của hàng hóa và được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền hoặc tổ chức được ủy quyền. Chứng từ này giúp hàng hóa được hưởng ưu đãi thuế quan tại nước nhập khẩu theo các hiệp định thương mại.

Một số thị trường yêu cầu bắt buộc có C/O để thông quan như EU, Mỹ, Nhật Bản, Hàn Quốc…

7. Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate) (nếu cần)

Trong trường hợp người bán mua bảo hiểm cho hàng hóa (theo điều kiện CIF hoặc CIP), giấy chứng nhận bảo hiểm là chứng từ xác nhận hàng đã được mua bảo hiểm và sẽ được bồi thường nếu xảy ra tổn thất trong quá trình vận chuyển.

Giấy chứng nhận này giúp bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp xuất khẩu trước các rủi ro bất khả kháng như thiên tai, mất mát hoặc hư hỏng hàng hóa.

Những lưu ý quan trọng khi làm chứng từ xuất khẩu

Việc chuẩn bị chứng từ xuất khẩu không chỉ đơn thuần là tuân thủ quy định, mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian thông quan, chi phí vận hành và khả năng thanh toán quốc tế của doanh nghiệp. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng bạn cần đặc biệt quan tâm:

1. Kiểm tra tính chính xác của thông tin

Mỗi chứng từ cần đảm bảo thống nhất và chính xác tuyệt đối về các yếu tố như: tên hàng hóa, mã HS, số lượng, đơn giá, điều kiện giao hàng, thông tin người mua – người bán, số hợp đồng và ngày phát hành.

Chỉ một sai lệch nhỏ giữa các chứng từ cũng có thể dẫn đến:

• Bị yêu cầu bổ sung, sửa đổi hoặc khai lại
• Phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi, kiểm hóa
• Chậm tiến độ giao hàng hoặc thanh toán

2. Lưu trữ chứng từ đầy đủ và khoa học

Doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống lưu trữ chứng từ rõ ràng theo từng lô hàng hoặc từng hợp đồng, bao gồm cả bản giấy và bản mềm. Việc lưu trữ tốt sẽ giúp:

• Dễ dàng đối chiếu khi làm việc với hải quan, ngân hàng hoặc khách hàng
• Phục vụ thanh tra, kiểm tra sau thông quan hoặc hoàn thuế GTGT
• Hạn chế rủi ro khi có tranh chấp hoặc khiếu nại phát sinh

3. Hiểu rõ đặc thù hàng hóa để chuẩn bị chứng từ bổ sung

Một số mặt hàng xuất khẩu ngoài bộ chứng từ cơ bản còn cần thêm các loại chứng từ chuyên ngành như:

• Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật, kiểm dịch động vật
• Giấy chứng nhận hun trùng (fumigation certificate)
• Giấy phép xuất khẩu hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấm/hạn chế

Việc nắm rõ yêu cầu riêng của từng loại hàng giúp tránh bị trả hồ sơ hoặc giữ hàng tại cửa khẩu.

4. Phối hợp chặt chẽ với đơn vị logistics và khai báo hải quan

Nếu doanh nghiệp không chuyên về chứng từ và thủ tục xuất khẩu, nên phối hợp với đơn vị logistics hoặc forwarder giàu kinh nghiệm để:

• Soát lỗi chứng từ trước khi gửi
• Khai báo hải quan đúng quy định
• Xin cấp C/O, bảo hiểm, kiểm dịch nhanh chóng

Việc lựa chọn đối tác uy tín như Mison Trans không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, mà còn giảm đáng kể rủi ro chi phí và sự cố trong quá trình xuất khẩu.

Câu hỏi thường gặp về bộ chứng từ xuất khẩu hàng hóa bắt buộc

Câu 1: Doanh nghiệp có nhiều hợp đồng hoặc đơn hàng với cùng một khách, có thể gộp vào một tờ khai hải quan không?

Theo quy định tại Khoản 7 Điều 25 của Nghị định 08/2015/NĐ-CP, ban hành ngày 21/01/2015, đối với hàng hóa xuất khẩu theo nhiều hợp đồng hoặc đơn hàng, nhưng có cùng điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán và được bán cho cùng một khách hàng, đồng thời giao hàng trong cùng một lần thì có thể khai báo trên một hoặc nhiều tờ khai hải quan tùy theo lựa chọn của doanh nghiệp.

Tức là, nếu các đơn hàng hoặc hợp đồng đó:

• Có cùng điều kiện giao hàng và phương thức thanh toán
• Giao hàng trong cùng một lần
• Cùng bán cho một khách hàng

Thì doanh nghiệp được phép lựa chọn khai báo trên một hoặc nhiều tờ khai hải quan. Việc lựa chọn hình thức nào sẽ tùy vào cách tổ chức hồ sơ và nhu cầu của doanh nghiệp.

Câu 2. Trường hợp hàng xuất khẩu bị lỗi, khách từ chối nhận và trả lại hàng, doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để làm thủ tục tái nhập?

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 47 Nghị định 08/2015/NĐ-CP ngày 21/01/2015 và Khoản 5 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC ngày 20/04/2018, hồ sơ hải quan tái nhập cho hàng hóa đã xuất khẩu bao gồm các chứng từ sau:

• Tờ khai nhập khẩu (tờ khai hải quan).
• Chứng từ vận tải: Bản sao giấy tờ liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa bằng đường biển hoặc đường hàng không.
• Thông báo của bên nước ngoài: Văn bản từ người mua thông báo về việc trả lại hàng hoặc thông báo từ hãng tàu/đại lý xác nhận hàng hóa không có người nhận.
• Công văn đề nghị miễn thuế: Theo mẫu số 2 Phụ lục IIa ban hành kèm Thông tư 39/2018/TT-BTC.

Trường hợp hồ sơ giấy, cần nộp công văn theo mẫu số 05/CVĐNKTT/TXNK, nêu rõ số tờ khai tái nhập, số tờ khai xuất khẩu, số hợp đồng, chứng từ thanh toán (nếu có) và cam kết hàng hóa chưa qua sử dụng, gia công hay chế biến tại nước ngoài.

Câu 3. Sau khi xuất khẩu, phát hiện sai sót trên tờ khai hải quan thì xử lý như thế nào?

Theo quy định tại Điều 20 Thông tư 38/2015/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC), trong trường hợp phát hiện sai sót sau khi hoàn tất thủ tục hải quan, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

• Bước 1: Nộp hồ sơ đề nghị sửa đổi, bổ sung tờ khai hải quan tại Chi cục Hải quan nơi đã làm thủ tục xuất khẩu.
• Bước 2: Hồ sơ bao gồm: văn bản đề nghị sửa đổi, bổ sung thông tin; tờ khai hải quan đã nộp; chứng từ liên quan (hóa đơn, phiếu đóng gói, vận đơn…) chứng minh sai sót.
• Bước 3: Sau khi nhận hồ sơ, cơ quan hải quan sẽ xem xét và thực hiện sửa đổi, bổ sung thông tin theo quy định. Trường hợp sai sót ảnh hưởng đến thuế, công ty sẽ phải nộp bổ sung thuế nếu có.

Tóm lại, việc chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ xuất khẩu là bước quan trọng giúp quá trình xuất khẩu hàng hóa diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Doanh nghiệp cần nắm rõ các loại chứng từ cần thiết, kiểm tra kỹ lưỡng để tránh sai sót và làm việc chặt chẽ với các đơn vị logistics và forwarder.

Xem thêm: Tổng hợp các loại chứng từ trong Xuất – Nhập khẩu

Kết luận: Chuẩn bị đúng chứng từ – Nền tảng cho một lô hàng xuất khẩu thành công

Việc nắm vững và chuẩn bị đầy đủ chứng từ xuất khẩu không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, mà còn là yếu tố quyết định sự suôn sẻ của toàn bộ quá trình: từ thanh toán quốc tế, khai báo hải quan cho đến giao nhận tại cảng đích.

Đặc biệt với những doanh nghiệp lần đầu xuất khẩu, việc sai sót trong chứng từ là nguyên nhân chính gây nên các tình huống như: bị giữ hàng tại cảng, mất uy tín với đối tác, hoặc thậm chí không thu được tiền.

Thay vì tự xử lý mọi thứ từ đầu, bạn có thể lựa chọn hợp tác với một đơn vị logistics uy tín và nhiều kinh nghiệm – để tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh rủi ro không đáng có.

Mison Trans với hơn 10 năm kinh nghiệm, sẵn sàng hỗ trợ bạn trong việc tư vấn, chuẩn bị chứng từ và cung cấp các dịch vụ logistics toàn diện cho quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa. Liên hệ với Mison Trans ngay hôm nay để được hỗ trợ sớm nhất!

MISON TRANS – DỊCH VỤ HẢI QUAN – VẬN CHUYỂN QUỐC TẾ

• Head Office: 200 QL13 (Cũ), Khu phố 1, Phường Hiệp Bình, TP. Hồ Chí Minh
• Văn phòng HCM: 13 Đường số 7, KDC Cityland Center Hills, Phường Hạnh Thông, TP. Hồ Chí Minh
• Chi nhánh Hà Nội: Tầng 9 Tòa Minori, Số 67A Phố Trương Định, Phường Trương Định, Quận Hai Bà Trưng, TP. Hà Nội
• Hotline: 1900 63 63 48
• Email: cs1@misontrans.com