Chứng từ xuất khẩu là tập hợp các giấy tờ liên quan đến việc giao dịch và vận chuyển hàng hóa từ nước xuất khẩu sang nước nhập khẩu. Chúng không chỉ đảm bảo tính hợp pháp mà còn giúp doanh nghiệp thực hiện các thủ tục hải quan, thanh toán, và giao hàng một cách thuận lợi.
Việc chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ xuất khẩu giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý, tránh chậm trễ và chi phí phát sinh. Hãy cùng Mison Trans tìm hiểu bộ chứng từ xuất khẩu đầy đủ gồm những giấy tờ gì nha.
Các loại chứng từ cần thiết trong bộ chứng từ xuất khẩu
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 16 Thông tư 38/2015/TT-BTC (được sửa đổi bởi Khoản 5 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC ban hành ngày 20/4/2018), những chứng từ bắt buộc cần có trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bao gồm:
1. Hợp đồng thương mại (Sales Contract)
Hợp đồng thương mại là thỏa thuận bằng văn bản giữa người mua và người bán về các điều khoản giao dịch, như số lượng, giá cả, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng và thời gian giao hàng. Đây là chứng từ pháp lý quan trọng để đảm bảo quyền lợi của cả hai bên khi xảy ra tranh chấp.
2. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Hóa đơn thương mại là chứng từ quan trọng nhất trong bộ chứng từ xuất khẩu. Nó ghi nhận đầy đủ thông tin về lô hàng, bao gồm tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, điều kiện giao hàng, và thông tin của cả người bán lẫn người mua. Hóa đơn này cũng là cơ sở để làm thủ tục thanh toán giữa hai bên.
2. Phiếu đóng gói (Packing List)
Phiếu đóng gói là bản liệt kê chi tiết về cách thức đóng gói hàng hóa, bao gồm số lượng kiện hàng, kích thước, trọng lượng và cách sắp xếp hàng hóa. Phiếu đóng gói giúp người vận chuyển và hải quan kiểm soát chính xác lô hàng trong quá trình vận chuyển, đảm bảo không xảy ra sai sót hay nhầm lẫn.
3. Vận đơn (Bill of Lading/AWB)
Vận đơn là chứng từ do người vận tải hoặc đại lý phát hành để xác nhận rằng hàng hóa đã được nhận để vận chuyển. Có các loại vận đơn như:
- Vận đơn đường biển (Bill of Lading)
- Vận đơn hàng không (Air Waybill)
Tùy thuộc vào phương thức vận tải. Vận đơn đóng vai trò như bằng chứng về quyền sở hữu hàng hóa, là cơ sở để nhận hàng tại điểm đến.
4. Tờ khai hải quan (Customs Declaration)
Đây là tài liệu mà nhà xuất khẩu cần nộp, trong đó cung cấp đầy đủ và chi tiết các thông tin liên quan đến lô hàng theo yêu cầu của cơ quan hải quan trong quá trình xuất khẩu.
Thời hạn nộp tờ khai hải quan:
- Đối với hàng hóa xuất khẩu thông thường: Sau khi hàng hóa đã được tập kết tại địa điểm quy định, tờ khai phải được nộp chậm nhất 4 giờ trước khi phương tiện vận tải rời khỏi biên giới.
- Đối với hàng hóa xuất khẩu qua dịch vụ chuyển phát nhanh: Thời hạn nộp tờ khai hải quan là tối đa 2 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh.
5. Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O)
Giấy chứng nhận xuất xứ xác định nguồn gốc của hàng hóa, là căn cứ để nước nhập khẩu tính thuế nhập khẩu và xác định xem hàng hóa có thuộc diện được hưởng các ưu đãi thuế quan theo các hiệp định thương mại hay không.
Đối với nhiều quốc gia, việc có chứng nhận xuất xứ là bắt buộc để thông quan hàng hóa.
6. Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate) (nếu cần)
Trong trường hợp hàng hóa được bảo hiểm, giấy chứng nhận bảo hiểm sẽ được phát hành để đảm bảo bồi thường nếu có tổn thất hoặc thiệt hại xảy ra trong quá trình vận chuyển. Đây là chứng từ quan trọng để bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp xuất khẩu trong các tình huống rủi ro.
Những lưu ý quan trọng khi làm chứng từ xuất khẩu
- Đảm bảo chính xác thông tin: Chỉ một sai sót nhỏ trong chứng từ xuất khẩu cũng có thể gây ra tình trạng chậm trễ hoặc thậm chí bị từ chối thông quan. Do đó, việc kiểm tra kỹ lưỡng và đảm bảo tính chính xác của các thông tin trên chứng từ là vô cùng quan trọng.
- Lưu trữ chứng từ khoa học: Tất cả các chứng từ xuất khẩu cần được lưu trữ đầy đủ và có hệ thống, giúp việc kiểm tra lại dễ dàng khi cần thiết. Điều này cũng giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro trong quá trình làm thủ tục hải quan và giải quyết tranh chấp nếu có.
- Phối hợp hiệu quả với đơn vị forwarder, đơn vị logistics như Mison Trans có kinh nghiệm chuyên sâu trong việc xử lý các chứng từ vận tải và hải quan, giúp bạn tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu rủi ro trong quá trình xuất khẩu hàng hóa.
Với sự hỗ trợ từ Mison Trans, bạn có thể yên tâm về việc chứng từ xuất khẩu của mình sẽ được xử lý nhanh chóng và chính xác.
Câu hỏi thường gặp về bộ chứng từ xuất khẩu hàng hóa bắt buộc
1. Khi có nhiều hợp đồng hoặc đơn hàng xuất cho cùng một khách hàng thì khai báo hải quan như thế nào?
Theo quy định tại Khoản 7 Điều 25 của Nghị định 08/2015/NĐ-CP, ban hành ngày 21/01/2015, đối với hàng hóa xuất khẩu theo nhiều hợp đồng hoặc đơn hàng, nhưng có cùng điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán và được bán cho cùng một khách hàng, đồng thời giao hàng trong cùng một lần thì có thể khai báo trên một hoặc nhiều tờ khai hải quan tùy theo lựa chọn của doanh nghiệp.
2. Công ty đã xuất khẩu hàng, hoàn tất thủ tục hải quan, nhưng hàng bị lỗi và khách hàng từ chối nhận, trả hàng về. Vậy cần những giấy tờ gì để làm hồ sơ hải quan nhập lại hàng hóa?
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 47 Nghị định 08/2015/NĐ-CP ngày 21/01/2015 và Khoản 5 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC ngày 20/04/2018, hồ sơ hải quan tái nhập cho hàng hóa đã xuất khẩu bao gồm các chứng từ sau:
- Tờ khai nhập khẩu (tờ khai hải quan).
- Chứng từ vận tải: Bản sao giấy tờ liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa bằng đường biển hoặc đường hàng không.
- Thông báo của bên nước ngoài: Văn bản từ người mua thông báo về việc trả lại hàng hoặc thông báo từ hãng tàu/đại lý xác nhận hàng hóa không có người nhận.
- Công văn đề nghị miễn thuế: Theo mẫu số 2 Phụ lục IIa ban hành kèm Thông tư 39/2018/TT-BTC.
Trường hợp hồ sơ giấy, cần nộp công văn theo mẫu số 05/CVĐNKTT/TXNK, nêu rõ số tờ khai tái nhập, số tờ khai xuất khẩu, số hợp đồng, chứng từ thanh toán (nếu có) và cam kết hàng hóa chưa qua sử dụng, gia công hay chế biến tại nước ngoài.
3. Hàng hóa xuất khẩu đã được hoàn thành thủ tục hải quan, nhưng công ty phát hiện có sai sót trong khai báo hải quan. Vậy cần xử lý như thế nào?
Theo quy định tại Điều 20 Thông tư 38/2015/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC), trong trường hợp phát hiện sai sót sau khi hoàn tất thủ tục hải quan, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Nộp hồ sơ đề nghị sửa đổi, bổ sung tờ khai hải quan tại Chi cục Hải quan nơi đã làm thủ tục xuất khẩu.
- Bước 2: Hồ sơ bao gồm: văn bản đề nghị sửa đổi, bổ sung thông tin; tờ khai hải quan đã nộp; chứng từ liên quan (hóa đơn, phiếu đóng gói, vận đơn…) chứng minh sai sót.
- Bước 3: Sau khi nhận hồ sơ, cơ quan hải quan sẽ xem xét và thực hiện sửa đổi, bổ sung thông tin theo quy định. Trường hợp sai sót ảnh hưởng đến thuế, công ty sẽ phải nộp bổ sung thuế nếu có.
Tóm lại, việc chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ xuất khẩu là bước quan trọng giúp quá trình xuất khẩu hàng hóa diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Doanh nghiệp cần nắm rõ các loại chứng từ cần thiết, kiểm tra kỹ lưỡng để tránh sai sót và làm việc chặt chẽ với các đơn vị logistics và forwarder.
Xem thêm: Tổng hợp các loại chứng từ trong Xuất – Nhập khẩu
Nếu bạn là doanh nghiệp mới tham gia xuất khẩu, việc am hiểu và chuẩn bị đúng bộ chứng từ xuất khẩu sẽ giúp bạn tránh được nhiều rủi ro và chi phí phát sinh không đáng có.
Mison Trans với hơn 10 năm kinh nghiệm, sẵn sàng hỗ trợ bạn trong việc tư vấn, chuẩn bị chứng từ và cung cấp các dịch vụ logistics toàn diện cho quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa. Liên hệ với Mison Trans ngay hôm nay để được hỗ trợ sớm nhất!
- Head Office: 200 QL13 (Cũ), P. Hiệp Bình Phước, TP. Thủ Đức, TP.HCM
- Văn phòng HCM: 13 Đường số 7, KDC Cityland Center Hills, Phường 7, Quận Gò Vấp, TP.HCM
- Chi nhánh Hà Nội: Tầng 9 Tòa Minori, Số 67A Phố Trương Định, Phường Trương Định, Quận Hai Bà Trưng, TP. Hà Nội
- Hotline: 1900 63 63 48
- Email: st1@misontrans.com