Doanh nghiệp đang chuẩn bị xuất khẩu hàng hóa nhưng chưa chắc cần chuẩn bị những chứng từ gì? Trong thực tế, bộ chứng từ xuất khẩu không chỉ phục vụ khai báo hải quan, mà còn liên quan trực tiếp đến vận chuyển quốc tế, xin C/O, thanh toán với đối tác nước ngoài và hồ sơ lưu trữ sau xuất khẩu.
Chỉ một lỗi nhỏ trên invoice, packing list, vận đơn, C/O hoặc tờ khai xuất khẩu cũng có thể khiến doanh nghiệp phải sửa chứng từ, chậm khai hải quan, chậm giao hàng hoặc ảnh hưởng đến tiến độ thanh toán. Đặc biệt với các lô hàng xuất khẩu lần đầu, hàng cần xin C/O, hàng đi thị trường mới hoặc hàng thanh toán bằng L/C, việc chuẩn bị chứng từ đúng ngay từ đầu là rất quan trọng.
Bài viết này của Mison Trans sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ bộ chứng từ xuất khẩu gồm những gì, từng loại chứng từ có vai trò ra sao, khi nào cần bổ sung C/O/chứng từ chuyên ngành và những lỗi cần tránh trước khi khai báo hoặc giao hàng.
Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ trọn quy trình từ kiểm tra chứng từ, khai hải quan, xử lý C/O đến phối hợp vận chuyển và giao nhận hàng hóa, có thể tham khảo thêm dịch vụ xuất khẩu của Mison Trans.
Bộ chứng từ xuất khẩu gồm những gì?
Bộ chứng từ xuất khẩu là tập hợp các giấy tờ dùng để chứng minh thông tin lô hàng, phục vụ khai hải quan, vận chuyển quốc tế, giao nhận hàng hóa, xin chứng nhận xuất xứ, thanh toán và làm việc với đối tác nhập khẩu.
Một bộ chứng từ xuất khẩu cơ bản thường gồm:
- Hợp đồng ngoại thương – Sales Contract.
- Hóa đơn thương mại – Commercial Invoice.
- Phiếu đóng gói hàng hóa – Packing List.
- Tờ khai hải quan xuất khẩu.
- Vận đơn – Bill of Lading hoặc Air Waybill.
- Giấy chứng nhận xuất xứ – C/O nếu có.
- Chứng từ bảo hiểm nếu điều kiện giao hàng yêu cầu.
- Giấy phép xuất khẩu hoặc chứng từ chuyên ngành nếu mặt hàng thuộc diện quản lý.
- Chứng từ kiểm dịch, hun trùng, kiểm tra chất lượng nếu có.
- Chứng từ thanh toán quốc tế nếu giao dịch có yêu cầu.
Tùy điều kiện giao hàng, phương thức vận chuyển, yêu cầu của người mua, ngân hàng, thị trường nhập khẩu và chính sách mặt hàng, doanh nghiệp có thể cần bổ sung thêm chứng từ ngoài bộ cơ bản trên.
Với các lô hàng xuất khẩu lần đầu hoặc hàng cần chuẩn bị nhiều loại chứng từ như invoice, packing list, tờ khai, vận đơn, C/O và chứng từ chuyên ngành, doanh nghiệp nên có một đầu mối kiểm tra hồ sơ trước khi giao hàng. Tham khảo thêm dịch vụ xuất khẩu hàng hóa để nắm các hạng mục Mison Trans có thể hỗ trợ.
Trong thực tế, bộ chứng từ xuất khẩu không chỉ dùng để khai báo hải quan, mà còn ảnh hưởng đến thanh toán quốc tế, giao hàng, xin C/O và đối chiếu với đối tác nước ngoài. Nếu invoice, packing list, hợp đồng, bill, C/O hoặc thông tin trên tờ khai không khớp, doanh nghiệp có thể bị chậm thông quan, khó xin C/O hoặc ảnh hưởng tiến độ giao hàng.
Đừng để sai chứng từ làm chậm lịch xuất hàng? Invoice, Packing List, hợp đồng, booking, vận đơn, C/O hoặc Incoterms nếu sai hoặc thiếu có thể ảnh hưởng lịch giao hàng, thanh toán và thủ tục xuất khẩu. Gửi thông tin lô hàng để Mison Trans rà sơ bộ bộ chứng từ cần chuẩn bị trước khi xuất hàng. Rà Invoice, Packing List, hợp đồng, booking Tư vấn C/O, Incoterms nếu cần Kiểm tra thông tin hàng hóa, cảng đi/đến Hạn chế sai sót trước khi giao hàng
Chứng từ xuất khẩu là gì?
Bộ chứng từ xuất khẩu là tập hợp các chứng từ thể hiện thông tin về người bán, người mua, hàng hóa, số lượng, trị giá, phương thức vận chuyển, điều kiện giao hàng, xuất xứ và các yêu cầu liên quan đến lô hàng xuất khẩu.
Trong thực tế, bộ chứng từ xuất khẩu được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau:
- Khai hải quan xuất khẩu
- Làm việc với hãng tàu, hãng bay, forwarder, kho và cảng
- Xin giấy chứng nhận xuất xứ C/O
- Gửi chứng từ cho người nhập khẩu
- Làm thủ tục thanh toán quốc tế
- Đối chiếu với hợp đồng, đơn hàng và điều kiện giao hàng
- Lưu hồ sơ kế toán, thuế và xuất nhập khẩu của doanh nghiệp
Một bộ chứng từ được chuẩn bị đúng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót khi khai tờ khai hải quan, tránh lệch thông tin giữa invoice, packing list, vận đơn, C/O và các chứng từ liên quan.
Nếu doanh nghiệp chưa chắc bộ hồ sơ xuất khẩu đã đầy đủ, có thể liên hệ đến Mison Trans để được hỗ trợ rà soát invoice, packing list, vận đơn, C/O và các chứng từ liên quan trước khi xuất hàng.
Để hiểu rõ hơn các bước từ chuẩn bị chứng từ, khai báo hải quan, giao hàng đến hoàn tất hồ sơ sau xuất khẩu, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm quy trình dịch vụ xuất khẩu của Mison Trans.
Vì sao bộ chứng từ xuất khẩu lại quan trọng?
Bộ chứng từ xuất khẩu không chỉ là “giấy tờ đi kèm lô hàng”. Đây là căn cứ để nhiều bên liên quan kiểm tra, đối chiếu và xử lý lô hàng trong suốt quá trình xuất khẩu.
Một bộ chứng từ xuất khẩu đầy đủ giúp doanh nghiệp:
- Khai hải quan xuất khẩu chính xác hơn.
- Chứng minh thông tin hàng hóa với cơ quan hải quan.
- Làm việc với hãng tàu, forwarder, kho, cảng thuận lợi hơn.
- Gửi bộ chứng từ đúng yêu cầu cho người nhập khẩu.
- Xin C/O nếu lô hàng cần chứng minh xuất xứ.
- Hạn chế rủi ro sai lệch thông tin khi thanh toán quốc tế.
- Lưu hồ sơ phục vụ kế toán, kiểm tra nội bộ và đối chiếu sau này.
- Tránh tình trạng hàng đã chuẩn bị xuất nhưng thiếu chứng từ quan trọng.
Với các lô hàng cần giao gấp, hàng có giá trị cao, hàng thanh toán bằng L/C hoặc hàng cần xin C/O, việc kiểm tra chứng từ trước khi xuất hàng càng quan trọng. Chỉ một lỗi nhỏ trên invoice, packing list, vận đơn hoặc C/O cũng có thể khiến doanh nghiệp mất thêm thời gian điều chỉnh.
Các chứng từ thường có trong bộ hồ sơ xuất khẩu
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 16 Thông tư 38/2015/TT-BTC (được sửa đổi bởi Khoản 5 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC ban hành ngày 20/4/2018), những chứng từ bắt buộc cần có trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bao gồm:
1. Hợp đồng thương mại (Sales Contract)
Đây là văn bản thỏa thuận giữa người bán và người mua, quy định rõ điều kiện giao dịch của hai bên. Nội dung chính bao gồm: thông tin các bên, tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, điều kiện giao hàng (theo Incoterms), thời gian giao hàng và phương thức thanh toán.
Hợp đồng thương mại là căn cứ pháp lý quan trọng để xác định trách nhiệm và quyền lợi của các bên trong trường hợp xảy ra tranh chấp.
2. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Hóa đơn thương mại là chứng từ tài chính do người bán phát hành cho người mua, ghi rõ thông tin lô hàng như: tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, điều kiện giao hàng, đơn vị tiền tệ và thông tin các bên liên quan.
Đây là một trong những chứng từ quan trọng nhất để làm thủ tục hải quan, tính thuế và thanh toán quốc tế.
3. Phiếu đóng gói (Packing List)
Phiếu đóng gói mô tả cách thức đóng gói hàng hóa, bao gồm: số lượng kiện, trọng lượng từng kiện, kích thước, cách sắp xếp và đánh dấu hàng hóa.
Packing List giúp đơn vị vận chuyển, hải quan và người nhận kiểm tra và xử lý hàng hóa thuận lợi, đồng thời hỗ trợ giải quyết khi có mất mát hoặc sai lệch trong quá trình vận chuyển.
4. Vận đơn (Bill of Lading/AWB)
Vận đơn là chứng từ do đơn vị vận tải phát hành, xác nhận đã nhận hàng từ người gửi để vận chuyển đến địa điểm đã định. Tùy vào phương thức vận chuyển, có thể sử dụng:
- Vận đơn đường biển (Bill of Lading)
- Vận đơn hàng không (Air Waybill)
Tùy thuộc vào phương thức vận tải. Vận đơn đóng vai trò như bằng chứng về quyền sở hữu hàng hóa, là cơ sở để nhận hàng tại điểm đến.
5. Tờ khai hải quan (Customs Declaration)
Đây là tài liệu mà nhà xuất khẩu cần nộp, trong đó cung cấp đầy đủ và chi tiết các thông tin liên quan đến lô hàng theo yêu cầu của cơ quan hải quan trong quá trình xuất khẩu.
Thời hạn nộp tờ khai hải quan:
- Đối với hàng hóa xuất khẩu thông thường: Sau khi hàng hóa đã được tập kết tại địa điểm quy định, tờ khai phải được nộp chậm nhất 4 giờ trước khi phương tiện vận tải rời khỏi biên giới.
- Đối với hàng hóa xuất khẩu qua dịch vụ chuyển phát nhanh: Thời hạn nộp tờ khai hải quan là tối đa 2 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh.
Với các lô hàng cần xin C/O, doanh nghiệp nên kiểm tra thông tin từ sớm, không nên chờ đến sát ngày tàu chạy hoặc sau khi đã phát hành vận đơn mới rà hồ sơ. Các thông tin như tên hàng, mã HS, số lượng, trọng lượng, trị giá, người xuất khẩu, người nhập khẩu, invoice, packing list và vận đơn cần thống nhất để hạn chế việc phải sửa chứng từ nhiều lần.
6. Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O)
C/O xác định nguồn gốc của hàng hóa và được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền hoặc tổ chức được ủy quyền. Chứng từ này giúp hàng hóa được hưởng ưu đãi thuế quan tại nước nhập khẩu theo các hiệp định thương mại.
Một số thị trường yêu cầu bắt buộc có C/O để thông quan như EU, Mỹ, Nhật Bản, Hàn Quốc…
C/O là chứng từ quan trọng trong nhiều lô hàng xuất khẩu, đặc biệt khi đối tác nước ngoài cần chứng minh xuất xứ để hưởng ưu đãi thuế hoặc đáp ứng yêu cầu nhập khẩu tại nước đến. Doanh nghiệp có thể xem thêm dịch vụ làm C/O xuất khẩu để nắm rõ hồ sơ và quy trình cần chuẩn bị.
7. Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate) (nếu cần)
Trong trường hợp người bán mua bảo hiểm cho hàng hóa (theo điều kiện CIF hoặc CIP), giấy chứng nhận bảo hiểm là chứng từ xác nhận hàng đã được mua bảo hiểm và sẽ được bồi thường nếu xảy ra tổn thất trong quá trình vận chuyển.
Giấy chứng nhận này giúp bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp xuất khẩu trước các rủi ro bất khả kháng như thiên tai, mất mát hoặc hư hỏng hàng hóa.
Bộ chứng từ xuất khẩu theo từng trường hợp thường gặp
Ngoài bộ chứng từ cơ bản, doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ theo từng tình huống thực tế. Mỗi phương thức vận chuyển, mỗi yêu cầu thanh toán và mỗi thị trường có thể phát sinh thêm chứng từ khác nhau.
Bộ chứng từ xuất khẩu hàng đi đường biển
Với hàng xuất khẩu đi đường biển, bộ chứng từ thường gồm:
- Sales Contract
- Commercial Invoice
- Packing List
- Booking Confirmation
- Shipping Instruction
- Tờ khai hải quan xuất khẩu
- Bill of Lading
- C/O nếu có
- Chứng từ hun trùng nếu hàng đóng pallet gỗ hoặc theo yêu cầu nước nhập khẩu
- Chứng từ kiểm dịch, kiểm tra chất lượng nếu mặt hàng yêu cầu
- Chứng từ bảo hiểm nếu điều kiện giao hàng yêu cầu
Hàng đường biển thường liên quan đến nhiều bên như nhà máy, forwarder, hãng tàu, cảng, kho và người nhập khẩu. Vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ số container, số seal, cảng đi, cảng đến, cut-off time và thông tin trên vận đơn trước khi phát hành chính thức.
Bộ chứng từ xuất khẩu hàng đi đường hàng không
Với hàng xuất khẩu đi đường hàng không, bộ chứng từ thường gồm:
- Commercial Invoice
- Packing List
- Booking hoặc hướng dẫn giao hàng từ hãng bay/forwarder
- Tờ khai hải quan xuất khẩu
- Air Waybill
- C/O nếu có
- Chứng từ chuyên ngành nếu mặt hàng yêu cầu
Hàng air thường cần xử lý nhanh hơn hàng đường biển. Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm tra chứng từ trước khi giao hàng ra kho sân bay để tránh chậm chuyến, phát sinh chi phí lưu kho hoặc phải đổi lịch bay.
Bộ chứng từ xuất khẩu cần xin C/O
Với lô hàng cần xin C/O, ngoài invoice, packing list, tờ khai xuất khẩu và vận đơn, doanh nghiệp có thể cần thêm:
- Mẫu C/O đã khai
- Bảng kê tiêu chí xuất xứ
- Quy trình sản xuất
- Chứng từ nguyên liệu trong nước
- Tờ khai nhập khẩu nguyên liệu nếu có
- Hóa đơn mua nguyên liệu
- Bảng định mức nguyên phụ liệu
- Catalogue hoặc tài liệu kỹ thuật nếu cần
Đây là nhóm hồ sơ cần kiểm tra kỹ vì thông tin trên C/O phải thống nhất với invoice, packing list, tờ khai và chứng từ vận tải. Nếu C/O sai thông tin, người nhập khẩu có thể không được hưởng ưu đãi thuế tại nước đến.
Bộ chứng từ xuất khẩu theo L/C
Nếu thanh toán bằng L/C, bộ chứng từ không chỉ cần đúng theo quy định xuất khẩu mà còn phải đúng theo điều kiện trong thư tín dụng.
Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ:
- Loại chứng từ L/C yêu cầu
- Số bản gốc, số bản copy
- Ngày phát hành chứng từ
- Tên người thụ hưởng
- Mô tả hàng hóa
- Số lượng, trọng lượng, trị giá
- Cảng đi, cảng đến
- Thời hạn giao hàng
- Thời hạn xuất trình chứng từ
- Quy định về vận đơn
- Quy định về bảo hiểm nếu có
Với giao dịch L/C, doanh nghiệp không nên tự xử lý chứng từ theo kinh nghiệm chung mà cần đối chiếu kỹ từng điều khoản trong L/C để hạn chế lỗi khi xuất trình chứng từ cho ngân hàng.
Những lỗi thường gặp khi chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp không bị vướng vì thiếu toàn bộ chứng từ, mà vì thông tin giữa các chứng từ không khớp nhau. Đây là lỗi rất phổ biến khi bộ phận sales, kho, kế toán, logistics và đối tác nước ngoài xử lý thông tin không thống nhất.
Một số lỗi thường gặp gồm:
- Tên hàng trên invoice khác packing list hoặc C/O.
- Sai mã HS trên tờ khai hoặc hồ sơ C/O.
- Sai số lượng, trọng lượng, số kiện.
- Sai điều kiện giao hàng Incoterms.
- Sai tên người mua, người nhận hàng hoặc notify party.
- Sai cảng đi, cảng đến.
- Sai số invoice hoặc ngày invoice.
- Thiếu chứng từ kiểm dịch, hun trùng, kiểm tra chất lượng.
- Không kiểm tra yêu cầu chứng từ của nước nhập khẩu.
- Không đối chiếu bộ chứng từ với điều kiện thanh toán L/C.
- Không kiểm tra vận đơn trước khi phát hành bản chính.
- Chuẩn bị chứng từ quá sát ngày tàu chạy hoặc ngày bay.
- C/O không khớp thông tin với invoice, packing list hoặc vận đơn.
- Chứng từ bảo hiểm không đúng điều kiện giao hàng.
- Số container, số seal trên chứng từ không thống nhất.
Các lỗi này có thể khiến doanh nghiệp phải sửa chứng từ nhiều lần, chậm khai hải quan, chậm giao hàng, chậm gửi chứng từ cho đối tác hoặc ảnh hưởng đến quá trình thanh toán quốc tế.
Với những lô hàng cần giao gấp, chỉ một lỗi nhỏ trên invoice, packing list, vận đơn hoặc C/O cũng có thể làm phát sinh thêm thời gian và chi phí xử lý.
Với các lô hàng xuất khẩu cần xử lý nhanh, doanh nghiệp nên rà soát bộ chứng từ xuất nhập khẩu trước khi khai hải quan, book tàu, xin C/O hoặc gửi hồ sơ cho đối tác.
Khi nào doanh nghiệp nên rà soát bộ chứng từ xuất khẩu?
Doanh nghiệp nên kiểm tra lại bộ chứng từ xuất khẩu trước khi khai báo hoặc giao hàng nếu gặp một trong các trường hợp sau:
- Lần đầu xuất khẩu hàng hóa.
- Chưa chắc bộ chứng từ xuất khẩu đã đầy đủ.
- Invoice, packing list, hợp đồng, bill hoặc tờ khai chưa khớp thông tin.
- Tên hàng, số lượng, trọng lượng, trị giá hoặc điều kiện giao hàng chưa thống nhất giữa các chứng từ.
- Cần xin C/O nhưng chưa chắc hồ sơ đã đủ điều kiện.
- Hàng xuất khẩu có yêu cầu kiểm dịch, kiểm tra chất lượng, chứng nhận hoặc giấy phép liên quan.
- Doanh nghiệp chưa rõ cần chuẩn bị chứng từ nào trước khi giao hàng.
- Đối tác nước ngoài yêu cầu bộ chứng từ theo mẫu riêng.
- Lô hàng có deadline giao hàng gấp, cần hạn chế sai sót chứng từ.
- Doanh nghiệp cần một đơn vị kiểm tra hồ sơ trước khi truyền tờ khai xuất khẩu.
Việc rà soát chứng từ xuất khẩu từ sớm giúp doanh nghiệp phát hiện các lỗi sai về tên hàng, số lượng, trị giá, điều kiện giao hàng, thông tin người mua, người bán, vận đơn và C/O trước khi phát sinh rủi ro trong quá trình thông quan hoặc giao hàng.
Đừng để sai chứng từ làm chậm lịch xuất hàng? Invoice, Packing List, hợp đồng, booking, vận đơn, C/O hoặc Incoterms nếu sai hoặc thiếu có thể ảnh hưởng lịch giao hàng, thanh toán và thủ tục xuất khẩu. Gửi thông tin lô hàng để Mison Trans rà sơ bộ bộ chứng từ cần chuẩn bị trước khi xuất hàng. Rà Invoice, Packing List, hợp đồng, booking Tư vấn C/O, Incoterms nếu cần Kiểm tra thông tin hàng hóa, cảng đi/đến Hạn chế sai sót trước khi giao hàng
Khi nào doanh nghiệp nên dùng dịch vụ chứng từ xuất nhập khẩu?
Doanh nghiệp có thể tự chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu nếu đã có nhân sự xuất nhập khẩu chuyên trách, hiểu rõ quy trình khai báo và có checklist hồ sơ theo từng loại hàng. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, việc sử dụng dịch vụ chứng từ xuất nhập khẩu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và kiểm tra hồ sơ đúng ngay từ đầu.
Doanh nghiệp nên dùng dịch vụ khi:
- Lần đầu xuất khẩu hàng hóa.
- Xuất khẩu sản phẩm mới, chưa rõ chứng từ cần chuẩn bị.
- Hàng cần xin C/O.
- Hàng có chứng từ kiểm dịch, hun trùng, kiểm tra chất lượng hoặc chứng nhận liên quan.
- Hàng xuất đi nhiều thị trường khác nhau.
- Bộ chứng từ có yêu cầu thanh toán bằng L/C.
- Doanh nghiệp không có nhân sự xuất nhập khẩu chuyên trách.
- Chứng từ từng bị đối tác hoặc ngân hàng yêu cầu chỉnh sửa.
- Hàng cần xuất gấp, không có nhiều thời gian sửa hồ sơ.
- Doanh nghiệp muốn có checklist chứng từ theo từng lô hàng cụ thể.
- Doanh nghiệp muốn kiểm tra hồ sơ trước khi khai hải quan hoặc giao hàng.
Nếu doanh nghiệp muốn rà soát hồ sơ trước khi xuất hàng, Mison Trans có thể hỗ trợ kiểm tra invoice, packing list, vận đơn, C/O, tờ khai và các chứng từ liên quan theo từng lô hàng cụ thể.
Trường hợp doanh nghiệp cần một đầu mối hỗ trợ từ kiểm tra chứng từ, khai hải quan, xử lý C/O, vận chuyển quốc tế đến giao nhận hàng hóa, có thể tham khảo dịch vụ xuất nhập khẩu trọn gói tại TP.HCM của Mison Trans.
Trường hợp doanh nghiệp cần hỗ trợ riêng cho chiều xuất khẩu, từ chuẩn bị chứng từ, khai báo hải quan xuất khẩu, tư vấn C/O đến phối hợp giao nhận hàng hóa, có thể xem thêm dịch vụ xuất khẩu của Mison Trans.
Mison Trans hỗ trợ gì khi doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu?
Mison Trans hỗ trợ doanh nghiệp rà soát và chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu theo từng lô hàng, từng điều kiện giao hàng và yêu cầu thực tế của đối tác nước ngoài.
Các hạng mục có thể hỗ trợ gồm:
- Rà invoice, packing list, hợp đồng, bill và các chứng từ liên quan.
- Kiểm tra sự thống nhất giữa tên hàng, số lượng, trọng lượng, trị giá và điều kiện giao hàng.
- Tư vấn bộ chứng từ cần chuẩn bị trước khi khai báo hải quan xuất khẩu.
- Hỗ trợ kiểm tra thông tin phục vụ xin C/O nếu lô hàng có nhu cầu.
- Tư vấn chứng từ cần có với hàng xuất khẩu có yêu cầu kiểm dịch, kiểm tra chất lượng hoặc chứng nhận liên quan.
- Hỗ trợ khai hải quan xuất khẩu.
- Tư vấn quy trình giao hàng và phối hợp chứng từ với forwarder, hãng tàu hoặc đối tác nước ngoài.
- Hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra hồ sơ trước khi giao hàng để hạn chế sai sót phát sinh.
Mison Trans phù hợp với doanh nghiệp cần một đầu mối hỗ trợ từ kiểm tra chứng từ, khai báo hải quan đến tư vấn hồ sơ xuất khẩu theo từng lô hàng thực tế.
Câu hỏi thường gặp về bộ chứng từ xuất khẩu hàng hóa bắt buộc
1. Bộ chứng từ xuất khẩu gồm những gì?
Bộ chứng từ xuất khẩu cơ bản thường gồm hợp đồng ngoại thương, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, tờ khai hải quan xuất khẩu, vận đơn, C/O nếu có, chứng từ bảo hiểm nếu có và các chứng từ chuyên ngành tùy từng mặt hàng.
2. Invoice và Packing List khác nhau như thế nào?
Invoice thể hiện thông tin thương mại của lô hàng như người bán, người mua, tên hàng, đơn giá, trị giá và điều kiện giao hàng. Packing List thể hiện cách hàng hóa được đóng gói, số kiện, trọng lượng, kích thước và quy cách đóng gói.
3. Xuất khẩu hàng hóa có bắt buộc phải có C/O không?
Không phải mọi lô hàng xuất khẩu đều bắt buộc phải có C/O. Doanh nghiệp thường cần C/O khi người nhập khẩu yêu cầu, khi muốn hưởng ưu đãi thuế tại nước nhập khẩu hoặc khi mặt hàng/thị trường có yêu cầu chứng minh xuất xứ.
4. Bộ chứng từ xuất khẩu đi đường biển gồm những gì?
Bộ chứng từ xuất khẩu đi đường biển thường gồm invoice, packing list, tờ khai hải quan xuất khẩu, booking, shipping instruction, Bill of Lading, C/O nếu có và chứng từ chuyên ngành nếu mặt hàng yêu cầu.
5. Bộ chứng từ xuất khẩu đi đường hàng không gồm những gì?
Bộ chứng từ xuất khẩu đi đường hàng không thường gồm invoice, packing list, tờ khai hải quan xuất khẩu, booking hoặc hướng dẫn giao hàng, Air Waybill, C/O nếu có và chứng từ chuyên ngành nếu mặt hàng yêu cầu.
6. Bộ chứng từ xuất khẩu bị sai thì có sửa được không?
Tùy loại chứng từ và thời điểm phát hiện sai sót. Một số chứng từ có thể chỉnh sửa trước khi phát hành chính thức, nhưng nếu đã khai hải quan, phát hành vận đơn hoặc gửi chứng từ cho đối tác/ngân hàng thì việc sửa có thể mất thêm thời gian và chi phí. Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ trước khi phát hành chứng từ.
7. Doanh nghiệp có nên thuê dịch vụ chứng từ xuất nhập khẩu không?
Doanh nghiệp nên thuê dịch vụ chứng từ xuất nhập khẩu nếu chưa có nhân sự chuyên trách, lần đầu xuất khẩu, hàng cần xin C/O, hàng có chứng từ chuyên ngành, thanh toán bằng L/C hoặc cần kiểm tra bộ chứng từ trước khi gửi cho đối tác.
Xem thêm: Tổng hợp các loại chứng từ trong Xuất – Nhập khẩu
Kết luận
Bộ chứng từ xuất khẩu là nền tảng quan trọng giúp lô hàng được khai hải quan, vận chuyển, giao nhận, thanh toán và xử lý tại nước nhập khẩu thuận lợi hơn. Một bộ chứng từ đầy đủ không chỉ giúp doanh nghiệp “có đủ giấy tờ”, mà còn giúp giảm rủi ro sai thông tin, chậm giao hàng, chậm thanh toán hoặc phải sửa chứng từ nhiều lần.
Trước khi xuất hàng, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ invoice, packing list, tờ khai hải quan, vận đơn, C/O, chứng từ chuyên ngành và các yêu cầu riêng từ người mua hoặc ngân hàng. Với những lô hàng xuất khẩu lần đầu, hàng cần C/O, hàng đi thị trường mới hoặc hàng thanh toán bằng L/C, việc rà soát chứng từ trước khi giao hàng là bước rất cần thiết.
Doanh nghiệp cần kiểm tra bộ chứng từ xuất khẩu trước khi khai báo hoặc giao hàng? Hãy gửi invoice, packing list, hợp đồng, bill, thông tin C/O, catalogue hoặc chứng từ hiện có để Mison Trans rà sơ bộ và tư vấn các điểm cần kiểm tra trước khi thực hiện thủ tục xuất khẩu.
Đừng để sai chứng từ làm chậm lịch xuất hàng? Invoice, Packing List, hợp đồng, booking, vận đơn, C/O hoặc Incoterms nếu sai hoặc thiếu có thể ảnh hưởng lịch giao hàng, thanh toán và thủ tục xuất khẩu. Gửi thông tin lô hàng để Mison Trans rà sơ bộ bộ chứng từ cần chuẩn bị trước khi xuất hàng. Rà Invoice, Packing List, hợp đồng, booking Tư vấn C/O, Incoterms nếu cần Kiểm tra thông tin hàng hóa, cảng đi/đến Hạn chế sai sót trước khi giao hàng
Xem thêm
- Bộ chứng từ xuất khẩu gồm những gì?
- Dịch vụ xuất khẩu
- Dịch vụ khai hải quan trọn gói
- Dịch vụ xuất nhập khẩu trọn gói tại TP.HCM
- Dịch vụ làm C/O xuất khẩu
- Quy trình dịch vụ xuất khẩu
Liên hệ Mison Trans để được hỗ trợ nhanh qua hotline.
