Quy trình dịch vụ xuất khẩu tại Mison Trans

Xuất khẩu hàng hóa không chỉ là việc đưa hàng từ Việt Nam ra nước ngoài. Để một lô hàng xuất khẩu diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần chuẩn bị đúng bộ chứng từ, chọn phương thức vận chuyển phù hợp, khai báo hải quan chính xác, theo dõi lịch tàu hoặc chuyến bay và bàn giao chứng từ đúng yêu cầu của người mua.

Từ năm 2013, Mison Trans đã cung cấp dịch vụ xuất khẩu cho nhiều nhóm hàng khác nhau, bao gồm hỗ trợ chứng từ, khai hải quan, vận chuyển quốc tế, xin C/O, phối hợp kiểm dịch, hun trùng và các thủ tục chuyên ngành nếu phát sinh.

Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ toàn bộ quy trình từ kiểm tra chứng từ, khai hải quan, vận chuyển quốc tế đến giao nhận hàng hóa, có thể tham khảo thêm dịch vụ xuất nhập khẩu trọn gói tại TP.HCM.

Với kinh nghiệm trong lĩnh vực hải quan, vận chuyển quốc tế và xử lý chứng từ xuất nhập khẩu, Mison Trans hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra hồ sơ, lập kế hoạch giao nhận, khai báo hải quan và theo dõi lô hàng xuất khẩu theo từng nhu cầu thực tế.

Nếu doanh nghiệp đang chuẩn bị xuất khẩu nhưng chưa chắc bộ chứng từ, lịch giao hàng, điều kiện Incoterms hoặc thủ tục hải quan đã phù hợp chưa, có thể gửi thông tin lô hàng để Mison Trans kiểm tra sơ bộ và tư vấn bước tiếp theo.

Đừng để sai chứng từ làm chậm lịch xuất hàng?

Invoice, Packing List, hợp đồng, booking, vận đơn, C/O hoặc Incoterms nếu sai hoặc thiếu có thể ảnh hưởng lịch giao hàng, thanh toán và thủ tục xuất khẩu. Gửi thông tin lô hàng để Mison Trans rà sơ bộ bộ chứng từ cần chuẩn bị trước khi xuất hàng.

Rà Invoice, Packing List, hợp đồng, booking

Tư vấn C/O, Incoterms nếu cần

Kiểm tra thông tin hàng hóa, cảng đi/đến

Hạn chế sai sót trước khi giao hàng

Kiểm tra chứng từ xuất khẩu

Vì sao doanh nghiệp nên nắm rõ quy trình xuất khẩu?

Một lô hàng xuất khẩu thường liên quan đến nhiều bên như doanh nghiệp xuất khẩu, người mua nước ngoài, hãng tàu, hãng hàng không, đơn vị vận chuyển nội địa, hải quan, cơ quan cấp C/O và các đơn vị kiểm dịch, hun trùng hoặc kiểm tra chuyên ngành nếu có.

Nếu doanh nghiệp không kiểm soát tốt quy trình, lô hàng có thể gặp các rủi ro như:

• Chứng từ xuất khẩu sai thông tin so với yêu cầu của người mua.
• Trễ lịch tàu, trễ chuyến bay hoặc lỡ cut-off.
• Phát sinh phí lưu kho, lưu bãi, sửa bill hoặc đổi lịch vận chuyển.
• Tờ khai bị luồng vàng, luồng đỏ hoặc yêu cầu bổ sung hồ sơ.
• C/O bị sai thông tin, ảnh hưởng đến quyền lợi thuế của người nhập khẩu.
• Bộ chứng từ gốc gửi cho consignee bị thiếu hoặc không đúng yêu cầu thanh toán.
• Chi phí thực tế cao hơn dự kiến do chưa tính đủ phụ phí cảng, sân bay hoặc bên thứ ba.

Do đó, việc xây dựng một quy trình xuất khẩu rõ ràng giúp doanh nghiệp chủ động hơn về thời gian, chi phí, chứng từ và trách nhiệm của từng bên trong suốt quá trình xử lý lô hàng.

Khi nào doanh nghiệp nên thuê dịch vụ xuất khẩu?

Doanh nghiệp có thể tự thực hiện quy trình xuất khẩu nếu đã có nhân sự xuất nhập khẩu nội bộ, nắm rõ chứng từ, điều kiện giao hàng, quy trình booking, khai hải quan và các yêu cầu chuyên ngành theo từng mặt hàng.

Tuy nhiên, doanh nghiệp nên thuê đơn vị có kinh nghiệm hỗ trợ nếu gặp một trong các trường hợp sau:

• Lần đầu xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài.
• Chưa chắc bộ chứng từ xuất khẩu cần chuẩn bị gồm những gì.
• Người mua yêu cầu C/O, chứng từ gốc, bill gốc hoặc bộ chứng từ theo L/C.
• Hàng cần kiểm dịch, hun trùng, giấy phép xuất khẩu hoặc chứng từ chuyên ngành.
• Chưa rõ nên đi đường biển, đường hàng không, LCL, FCL hay phương án vận chuyển khác.
• Cần phối hợp nhiều đầu việc: lấy hàng, đóng hàng, hạ cảng, khai hải quan, book tàu, phát hành bill.
• Hàng có deadline giao cho người mua hoặc thời hạn cut-off gấp.
• Doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm xử lý khi tờ khai bị luồng vàng, luồng đỏ hoặc cần bổ sung chứng từ.
• Muốn kiểm soát chi phí xuất khẩu, tránh phát sinh phí lưu kho, lưu bãi, sửa bill hoặc trễ lịch tàu.

Việc thuê đơn vị hỗ trợ từ sớm giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn bộ chứng từ, tiến độ giao hàng và các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình xuất khẩu.

Đừng để sai chứng từ làm chậm lịch xuất hàng?

Invoice, Packing List, hợp đồng, booking, vận đơn, C/O hoặc Incoterms nếu sai hoặc thiếu có thể ảnh hưởng lịch giao hàng, thanh toán và thủ tục xuất khẩu. Gửi thông tin lô hàng để Mison Trans rà sơ bộ bộ chứng từ cần chuẩn bị trước khi xuất hàng.

Rà Invoice, Packing List, hợp đồng, booking

Tư vấn C/O, Incoterms nếu cần

Kiểm tra thông tin hàng hóa, cảng đi/đến

Hạn chế sai sót trước khi giao hàng

Kiểm tra chứng từ xuất khẩu

Quy trình dịch vụ xuất khẩu tại Mison Trans

Tùy mặt hàng, thị trường xuất khẩu, điều kiện giao hàng và yêu cầu của người mua, quy trình xử lý từng lô hàng có thể khác nhau. Tuy nhiên, tại Mison Trans, dịch vụ xuất khẩu thường được triển khai theo các bước chính dưới đây.

Bước 1: Tiếp nhận nhu cầu và tư vấn ban đầu

Mison Trans tiếp nhận thông tin từ doanh nghiệp về lô hàng xuất khẩu, bao gồm:

• Tên hàng hóa.
• Số lượng, số kiện, trọng lượng, số khối.
• Địa điểm lấy hàng tại Việt Nam.
• Cảng đi, cảng đến hoặc sân bay đi, sân bay đến.
• Quốc gia nhập khẩu.
• Điều kiện giao hàng dự kiến.
• Thời gian hàng sẵn sàng.
• Yêu cầu chứng từ từ người mua.
• Hình thức vận chuyển mong muốn: đường biển, đường hàng không, hàng lẻ, hàng nguyên container hoặc phương án khác.

Từ các thông tin này, Mison Trans tư vấn phương án xử lý phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp, bao gồm phương thức vận chuyển, lịch trình dự kiến, chứng từ cần chuẩn bị và các thủ tục có thể phát sinh.

Bước 2: Kiểm tra thông tin lô hàng và bộ chứng từ xuất khẩu

Sau khi tiếp nhận thông tin, Mison Trans kiểm tra sơ bộ bộ chứng từ xuất khẩu để hạn chế sai sót trước khi thực hiện booking hoặc khai báo hải quan.

Bộ chứng từ thường cần kiểm tra gồm:

• Hợp đồng thương mại nếu có.
• Commercial Invoice.
• Packing List.
• Thông tin người bán, người mua, shipper, consignee, notify party.
• Điều kiện Incoterms.
• Thông tin hàng hóa, số lượng, trọng lượng, số kiện.
• Mã HS tham khảo nếu doanh nghiệp đã có.
• Yêu cầu C/O nếu người mua cần.
• Giấy kiểm dịch, hun trùng, giấy phép hoặc chứng từ chuyên ngành nếu có.
• Hướng dẫn phát hành vận đơn.

Ở bước này, doanh nghiệp nên gửi trước invoice, packing list, hợp đồng, thông tin người mua, cảng đi, cảng đến, điều kiện giao hàng và yêu cầu chứng từ nếu có. Việc kiểm tra sớm giúp hạn chế sai sót khi book tàu, khai hải quan, xin C/O hoặc phát hành vận đơn.

Đừng để sai chứng từ làm chậm lịch xuất hàng?

Invoice, Packing List, hợp đồng, booking, vận đơn, C/O hoặc Incoterms nếu sai hoặc thiếu có thể ảnh hưởng lịch giao hàng, thanh toán và thủ tục xuất khẩu. Gửi thông tin lô hàng để Mison Trans rà sơ bộ bộ chứng từ cần chuẩn bị trước khi xuất hàng.

Rà Invoice, Packing List, hợp đồng, booking

Tư vấn C/O, Incoterms nếu cần

Kiểm tra thông tin hàng hóa, cảng đi/đến

Hạn chế sai sót trước khi giao hàng

Kiểm tra chứng từ xuất khẩu

Bước 3: Báo giá dịch vụ và thống nhất phạm vi công việc

Sau khi nắm rõ thông tin lô hàng, Mison Trans báo giá theo phạm vi công việc thực tế. Tùy từng lô hàng, báo giá có thể bao gồm:

• Phí vận chuyển quốc tế.
• Phí vận chuyển nội địa.
• Phí khai hải quan xuất khẩu.
• Phí làm C/O nếu có.
• Phí kiểm dịch, hun trùng hoặc chứng từ chuyên ngành nếu phát sinh.
• Phí nâng hạ, hạ bãi, phí cảng, phí sân bay.
• Phí phát hành chứng từ hoặc bill nếu có.
• Các chi phí bên thứ ba theo từng trường hợp cụ thể.

Trường hợp doanh nghiệp cần tham khảo chi phí khai báo, xử lý chứng từ và thông quan, có thể xem bảng báo giá dịch vụ khai thuê hải quan để có cơ sở dự trù ngân sách.

Sau khi hai bên thống nhất phạm vi dịch vụ, Mison Trans tiến hành xác nhận kế hoạch triển khai, lịch trình dự kiến và các đầu việc cần phối hợp.

Bước 4: Lập kế hoạch vận chuyển và booking

Căn cứ vào thời gian hàng sẵn sàng, yêu cầu giao hàng và phương thức vận chuyển, Mison Trans lập kế hoạch vận chuyển phù hợp.

Với hàng đường biển, Mison Trans có thể hỗ trợ:

• Tư vấn đi hàng lẻ LCL hoặc hàng nguyên container FCL.
• Kiểm tra lịch tàu, cut-off SI, cut-off VGM, cut-off hạ bãi.
• Book tàu theo tuyến phù hợp.
• Phối hợp lấy hàng, đóng hàng, hạ cảng hoặc hạ bãi container.
• Theo dõi lịch tàu và cập nhật thay đổi nếu có.

Với hàng đường hàng không, Mison Trans có thể hỗ trợ:

• Kiểm tra lịch bay.
• Tư vấn phương án bay phù hợp với thời gian giao hàng.
• Phối hợp lấy hàng, cân đo, nhập kho sân bay.
• Theo dõi tình trạng hàng và cập nhật lịch trình cho doanh nghiệp.

Việc lập kế hoạch vận chuyển sớm giúp doanh nghiệp hạn chế bị động khi lịch tàu, lịch bay thay đổi hoặc khi hàng chưa sẵn sàng đúng thời gian dự kiến.

Bước 5: Chuẩn bị và hoàn thiện hồ sơ hải quan xuất khẩu

Trước khi truyền tờ khai, Mison Trans kiểm tra và hoàn thiện bộ hồ sơ hải quan xuất khẩu theo thông tin doanh nghiệp cung cấp.

Các đầu việc có thể bao gồm:

• Kiểm tra invoice, packing list và các chứng từ liên quan.
• Đối chiếu thông tin hàng hóa, số lượng, trọng lượng, đơn giá, điều kiện giao hàng.
• Kiểm tra mã HS tham khảo.
• Kiểm tra chính sách mặt hàng xuất khẩu nếu có yêu cầu riêng.
• Chuẩn bị hồ sơ kiểm dịch, hun trùng, giấy phép hoặc chứng từ chuyên ngành nếu phát sinh.
• Hướng dẫn doanh nghiệp ký tên, đóng dấu, cung cấp chữ ký số hoặc tài khoản VNACCS nếu cần.

Với các lô hàng có yêu cầu chứng từ phức tạp, doanh nghiệp nên rà soát kỹ invoice, packing list, hợp đồng, vận đơn, C/O và các giấy tờ chuyên ngành trước khi khai báo. Nếu cần hỗ trợ phần khai báo hải quan, có thể xem thêm dịch vụ khai hải quan trọn gói.

Bước 6: Khai báo hải quan xuất khẩu

Sau khi hồ sơ đã được kiểm tra, Mison Trans tiến hành khai báo hải quan xuất khẩu trên hệ thống.

Tùy kết quả phân luồng, lô hàng có thể được xử lý theo các trường hợp:

• Luồng xanh: hệ thống thông quan thuận lợi nếu hồ sơ phù hợp.
• Luồng vàng: cần xuất trình, kiểm tra hồ sơ giấy hoặc hồ sơ điện tử theo yêu cầu.
• Luồng đỏ: cần kiểm tra thực tế hàng hóa theo quy định.

Trong quá trình này, Mison Trans theo dõi tình trạng tờ khai, phối hợp với doanh nghiệp để bổ sung chứng từ nếu cơ quan hải quan yêu cầu và xử lý các phát sinh liên quan đến hồ sơ.

Nếu lô hàng có thuế xuất khẩu hoặc khoản phải nộp khác, doanh nghiệp cần thực hiện nghĩa vụ tài chính theo quy định trước khi hoàn tất thủ tục.

Bước 7: Xử lý các chứng từ chuyên ngành nếu có

Không phải lô hàng xuất khẩu nào cũng cần chứng từ chuyên ngành. Tuy nhiên, một số mặt hàng có thể phát sinh yêu cầu về:

• Kiểm dịch thực vật.
• Kiểm dịch động vật.
• Hun trùng.
• Giấy phép xuất khẩu.
• Chứng thư chất lượng.
• Chứng nhận xuất xứ hàng hóa C/O.
• Các chứng từ theo yêu cầu riêng của thị trường nhập khẩu hoặc người mua.

Mison Trans hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra yêu cầu chứng từ theo từng lô hàng, phối hợp chuẩn bị hồ sơ và theo dõi quá trình xử lý để hạn chế ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng.

Bước 8: Theo dõi hàng lên tàu, lên máy bay và xác nhận vận đơn

Sau khi hàng hoàn tất thủ tục hải quan và được đưa vào cảng hoặc sân bay, Mison Trans tiếp tục theo dõi tiến độ hàng lên phương tiện vận chuyển.

Các đầu việc thường bao gồm:

• Theo dõi tình trạng hàng tại cảng hoặc sân bay.
• Xác nhận hàng đã lên tàu hoặc chuyến bay.
• Kiểm tra thông tin vận đơn nháp.
• Gửi doanh nghiệp kiểm tra và xác nhận draft bill.
• Phối hợp chỉnh sửa thông tin bill nếu cần.
• Theo dõi việc phát hành bill gốc, surrender bill, seaway bill hoặc airway bill theo yêu cầu.

Đây là bước quan trọng vì sai sót trên vận đơn có thể ảnh hưởng đến việc nhận hàng, thanh toán, mở chứng từ ngân hàng hoặc làm thủ tục nhập khẩu tại nước đến.

Bước 9: Gửi chứng từ cho người mua hoặc consignee

Sau khi vận đơn và các chứng từ liên quan được hoàn thiện, Mison Trans phối hợp gửi chứng từ cho consignee hoặc theo yêu cầu của doanh nghiệp xuất khẩu.

Tùy điều kiện thanh toán và yêu cầu của người mua, bộ chứng từ có thể bao gồm:

• Commercial Invoice.
• Packing List.
• Bill of Lading hoặc Airway Bill.
• C/O nếu có.
• Chứng thư kiểm dịch, hun trùng nếu có.
• Các chứng từ gốc khác theo yêu cầu hợp đồng.

Nếu bộ chứng từ liên quan đến L/C hoặc yêu cầu thanh toán quốc tế, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ từng thông tin trước khi gửi để hạn chế bị từ chối chứng từ hoặc phải chỉnh sửa nhiều lần.

Bước 10: Hoàn tất dịch vụ và bàn giao hồ sơ

Sau khi lô hàng đã hoàn tất các bước chính, Mison Trans tiến hành:

• Quyết toán chi phí lô hàng.
• Đối chiếu công nợ.
• Bàn giao hồ sơ, chứng từ gốc nếu có.
• Trả lại chữ ký số hoặc hồ sơ doanh nghiệp đã cung cấp.
• Hỗ trợ tra cứu thông tin nếu doanh nghiệp cần đối chiếu sau đó.

Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu xuất khẩu thường xuyên hoặc cần phối hợp cả hai chiều nhập khẩu và xuất khẩu, Mison Trans có thể hỗ trợ theo hướng dịch vụ xuất nhập khẩu trọn gói tại TP.HCM để doanh nghiệp dễ quản lý chứng từ, chi phí và tiến độ từng lô hàng.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi sử dụng dịch vụ xuất khẩu?

Để Mison Trans tư vấn và xử lý hồ sơ nhanh hơn, doanh nghiệp nên chuẩn bị trước các thông tin sau:

• Tên hàng xuất khẩu.
• Số lượng, trọng lượng, số kiện, số khối.
• Hình ảnh hàng hóa nếu có.
• Invoice và packing list dự kiến.
• Hợp đồng thương mại nếu có.
• Thông tin người mua nước ngoài.
• Cảng đi, cảng đến hoặc sân bay đi, sân bay đến.
• Điều kiện giao hàng dự kiến.
• Thời gian hàng sẵn sàng.
• Yêu cầu C/O, bill gốc, chứng từ gốc hoặc chứng từ theo L/C nếu có.
• Thông tin về kiểm dịch, hun trùng, giấy phép hoặc chứng từ chuyên ngành nếu mặt hàng có yêu cầu.

Nếu chưa có đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp vẫn có thể gửi trước thông tin lô hàng để Mison Trans kiểm tra sơ bộ và hướng dẫn bổ sung theo từng trường hợp.

Mison Trans hỗ trợ gì trong quy trình xuất khẩu?

Với dịch vụ xuất khẩu, Mison Trans có thể hỗ trợ doanh nghiệp ở nhiều đầu việc khác nhau, tùy theo nhu cầu thực tế:

• Tư vấn phương án vận chuyển quốc tế.
• Kiểm tra bộ chứng từ xuất khẩu.
• Tư vấn hồ sơ hải quan xuất khẩu.
• Book tàu, book chuyến bay.
• Phối hợp lấy hàng, đóng hàng, hạ cảng hoặc nhập kho sân bay.
• Khai báo hải quan xuất khẩu.
• Theo dõi phân luồng và xử lý phát sinh hồ sơ.
• Hỗ trợ C/O, kiểm dịch, hun trùng hoặc chứng từ chuyên ngành nếu có.
• Kiểm tra draft bill và phối hợp phát hành vận đơn.
• Gửi chứng từ cho consignee hoặc theo yêu cầu của doanh nghiệp.
• Bàn giao hồ sơ sau khi hoàn tất dịch vụ.

Mục tiêu của Mison Trans là giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn quy trình chứng từ, tiến độ vận chuyển và chi phí phát sinh trong quá trình xuất khẩu.

Câu hỏi thường gặp về quy trình dịch vụ xuất khẩu

1. Doanh nghiệp lần đầu xuất khẩu cần chuẩn bị gì?

Doanh nghiệp nên chuẩn bị thông tin hàng hóa, invoice, packing list, thông tin người mua, cảng đi, cảng đến, điều kiện giao hàng và yêu cầu chứng từ nếu có. Nếu chưa chắc hồ sơ đã đủ, nên gửi trước thông tin để được kiểm tra sơ bộ.

2. Xuất khẩu hàng hóa có cần khai hải quan không?

Có. Hàng hóa xuất khẩu thương mại cần thực hiện thủ tục hải quan theo quy định. Tùy mặt hàng, doanh nghiệp có thể cần thêm chứng từ chuyên ngành như kiểm dịch, hun trùng, giấy phép hoặc C/O.

3. Mison Trans có hỗ trợ xin C/O không?

Có. Mison Trans có thể hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị và xử lý hồ sơ C/O tùy theo yêu cầu của lô hàng, thị trường xuất khẩu và bộ chứng từ doanh nghiệp cung cấp.

4. Có thể thuê riêng khai hải quan xuất khẩu không?

Có. Doanh nghiệp có thể thuê riêng phần khai hải quan hoặc sử dụng dịch vụ trọn gói tùy nhu cầu. Nếu cần hỗ trợ riêng phần hải quan, doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ khai hải quan trọn gói.

5. Làm sao để hạn chế phát sinh chi phí khi xuất khẩu?

Doanh nghiệp nên kiểm tra hồ sơ sớm, xác nhận lịch giao hàng, nắm rõ cut-off, chuẩn bị đúng chứng từ, thống nhất trước chi phí với đơn vị dịch vụ và theo dõi sát tiến độ hàng hóa.

Kết luận

Quy trình xuất khẩu đòi hỏi doanh nghiệp phải phối hợp chặt chẽ giữa chứng từ, hải quan, vận chuyển quốc tế và yêu cầu của người mua nước ngoài. Nếu chuẩn bị hồ sơ chưa đúng hoặc xử lý sát thời hạn cut-off, lô hàng có thể bị chậm tiến độ, phát sinh phí hoặc phải chỉnh sửa chứng từ nhiều lần.

Mison Trans hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra chứng từ, khai hải quan, book vận chuyển, xử lý C/O và theo dõi lô hàng xuất khẩu theo từng nhu cầu thực tế.

Doanh nghiệp đang cần xuất khẩu hàng hóa nhưng chưa chắc quy trình chứng từ, khai hải quan, booking, C/O hoặc giao hàng quốc tế cần chuẩn bị như thế nào? Hãy gửi thông tin lô hàng để Mison Trans kiểm tra sơ bộ và tư vấn phương án xử lý phù hợp.

Xem thêm

• Dịch vụ xuất nhập khẩu trọn gói tại TP.HCM
• Dịch vụ khai hải quan trọn gói
• Bảng báo giá dịch vụ khai thuê hải quan