Tự làm thủ tục nhập khẩu hay thuê dịch vụ? So sánh để chọn phương án phù hợp

Nhiều doanh nghiệp khi bắt đầu nhập hàng thường phân vân: nên tự làm thủ tục nhập khẩu để tiết kiệm chi phí, hay thuê dịch vụ bên ngoài để an toàn hơn?

Nếu nhìn đơn giản, tự làm có vẻ tiết kiệm vì không phải trả phí dịch vụ. Nhưng trên thực tế, thủ tục nhập khẩu không chỉ là truyền tờ khai hải quan. Doanh nghiệp còn phải kiểm tra mã HS, thuế nhập khẩu, chính sách mặt hàng, chứng từ, C/O, điều kiện vận chuyển, local charge, lịch hàng về và các rủi ro phát sinh khi thông quan.

Vì vậy, câu hỏi đúng không chỉ là “tự làm hay thuê dịch vụ rẻ hơn?”, mà là: “Phương án nào phù hợp với năng lực nhân sự, loại hàng, tần suất nhập khẩu và mức độ rủi ro mà doanh nghiệp có thể kiểm soát?”

Bài viết này sẽ giúp doanh nghiệp so sánh rõ giữa tự làm thủ tục nhập khẩu và thuê dịch vụ, từ đó chọn phương án phù hợp hơn.

Tự làm thủ tục nhập khẩu là gì?

Tự làm thủ tục nhập khẩu nghĩa là doanh nghiệp chủ động xử lý toàn bộ hoặc phần lớn các công việc liên quan đến lô hàng nhập khẩu.

Thông thường, doanh nghiệp sẽ tự thực hiện các đầu việc như:

• Làm việc với nhà cung cấp nước ngoài
• Kiểm tra invoice, packing list, bill of lading
• Xác định mã HS và thuế nhập khẩu
• Kiểm tra chính sách mặt hàng
• Chuẩn bị hồ sơ hải quan
• Truyền tờ khai hải quan
• Theo dõi phân luồng tờ khai
• Phối hợp kiểm hóa nếu có
• Nộp thuế nhập khẩu, VAT
• Làm việc với hãng tàu, forwarder, kho bãi
• Sắp xếp xe giao hàng về kho

Phương án này phù hợp với doanh nghiệp đã có nhân sự xuất nhập khẩu có kinh nghiệm, nhập hàng đều đặn, mặt hàng tương đối ổn định và đã quen với quy trình xử lý hồ sơ.

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp mới nhập lần đầu, chưa có nhân sự chuyên trách hoặc nhập mặt hàng có chính sách quản lý chuyên ngành, tự làm có thể phát sinh nhiều rủi ro hơn dự kiến.

Thuê dịch vụ nhập khẩu là gì?

Thuê dịch vụ nhập khẩu là doanh nghiệp giao một phần hoặc toàn bộ quy trình nhập khẩu cho đơn vị logistics/forwarder hỗ trợ.

Tùy nhu cầu, doanh nghiệp có thể thuê riêng từng dịch vụ như:

• Dịch vụ khai hải quan
• Dịch vụ vận chuyển quốc tế
• Dịch vụ giao nhận nội địa
• Dịch vụ kiểm tra chứng từ
• Dịch vụ tư vấn mã HS, thuế và chính sách mặt hàng

Hoặc doanh nghiệp có thể chọn dịch vụ nhập khẩu trọn gói, trong đó một đơn vị sẽ hỗ trợ xuyên suốt từ kiểm tra hồ sơ, book cước, khai hải quan, xử lý thông quan đến giao hàng về kho.

Điểm mạnh của phương án thuê dịch vụ là doanh nghiệp có người đồng hành có kinh nghiệm thực tế, giúp kiểm tra trước rủi ro, xử lý hồ sơ nhanh hơn và hạn chế sai sót trong quá trình thông quan.

So sánh tự làm thủ tục nhập khẩu và thuê dịch vụ

1. So sánh về chi phí

Nếu chỉ nhìn vào phí dịch vụ, tự làm thủ tục nhập khẩu có vẻ tiết kiệm hơn. Doanh nghiệp không phải trả phí khai hải quan, phí tư vấn hồ sơ hoặc phí điều phối cho bên ngoài.

Tuy nhiên, chi phí thực tế không chỉ nằm ở phí dịch vụ. Nếu doanh nghiệp tự làm nhưng khai sai mã HS, chuẩn bị thiếu chứng từ, không kiểm tra chính sách mặt hàng hoặc xử lý chậm khi hàng về cảng, chi phí phát sinh có thể cao hơn nhiều so với khoản phí thuê dịch vụ ban đầu.

Một số chi phí có thể phát sinh khi tự làm chưa tốt gồm:

• Phí sửa bill
• Phí lưu kho, lưu bãi
• Phí lưu container
• Phí bổ sung hồ sơ
• Chi phí do mất ưu đãi C/O
• Chi phí nhân sự xử lý kéo dài
• Chi phí cơ hội do hàng về chậm

Với doanh nghiệp đã có đội ngũ xuất nhập khẩu mạnh, tự làm có thể giúp tối ưu chi phí. Nhưng với doanh nghiệp mới nhập hàng, nhập không thường xuyên hoặc chưa nắm chắc thủ tục, thuê dịch vụ có thể là phương án tiết kiệm hơn xét trên tổng chi phí.

2. So sánh về thời gian xử lý

Tự làm thủ tục nhập khẩu sẽ chủ động hơn nếu doanh nghiệp có sẵn nhân sự am hiểu quy trình. Khi có kinh nghiệm, doanh nghiệp có thể tự kiểm tra chứng từ, truyền tờ khai và phối hợp xử lý nhanh với các bên liên quan.

Nhưng nếu nhân sự chưa quen, thời gian xử lý có thể kéo dài ở nhiều khâu: kiểm mã HS, hỏi chính sách mặt hàng, rà chứng từ, xử lý tờ khai bị luồng vàng/đỏ, làm việc với hãng tàu, kho bãi hoặc cơ quan kiểm tra chuyên ngành.

Trong khi đó, đơn vị dịch vụ thường đã quen với quy trình thực tế, biết hồ sơ nào cần chuẩn bị trước, chứng từ nào dễ bị hỏi, mặt hàng nào cần kiểm tra kỹ và cách phối hợp với các bên để tránh chậm thông quan.

Dù doanh nghiệp tự làm hay thuê dịch vụ, bước kiểm tra chứng từ nhập khẩu trước khi hàng về vẫn rất quan trọng. Vì vậy, nếu doanh nghiệp cần hàng về đúng tiến độ để sản xuất, bán hàng hoặc giao cho khách, thuê dịch vụ có thể giúp tiết kiệm thời gian và giảm áp lực vận hành.

3. So sánh về rủi ro

Rủi ro lớn nhất khi tự làm thủ tục nhập khẩu là doanh nghiệp không biết mình đang thiếu gì cho đến khi hàng đã về cảng.

Một số rủi ro thường gặp gồm:

• Xác định sai mã HS
• Tính sai thuế nhập khẩu
• Không biết hàng thuộc diện kiểm tra chuyên ngành
• Invoice, packing list, bill không khớp
• C/O không hợp lệ nên không được hưởng thuế ưu đãi
• Tờ khai bị hỏi hồ sơ nhưng không biết cách giải trình
• Hàng bị chậm thông quan và phát sinh phí tại cảng

Thuê dịch vụ không có nghĩa là loại bỏ 100% rủi ro, nhưng giúp doanh nghiệp có thêm một lớp kiểm tra trước khi hàng về. Đơn vị logistics có kinh nghiệm có thể cảnh báo sớm những điểm dễ sai, giúp doanh nghiệp chỉnh hồ sơ ngay từ đầu thay vì xử lý bị động khi hàng đã cập cảng.

4. So sánh về nhân sự

Nếu tự làm thủ tục nhập khẩu, doanh nghiệp cần có nhân sự hiểu cả nghiệp vụ chứng từ, hải quan, vận chuyển và phối hợp giao nhận. Đây không phải công việc chỉ cần biết điền form hay truyền tờ khai.

Một nhân sự xuất nhập khẩu cần nắm được:

• Cách đọc bộ chứng từ nhập khẩu
• Cách kiểm tra mã HS
• Cách tra thuế nhập khẩu
• Cách kiểm tra chính sách mặt hàng
• Cách làm việc với forwarder, hãng tàu, kho bãi
• Cách xử lý phát sinh khi tờ khai bị phân luồng
• Cách theo dõi hàng về và giao hàng nội địa

Với doanh nghiệp nhập khẩu thường xuyên, việc xây dựng đội ngũ nội bộ là hợp lý. Nhưng với doanh nghiệp nhỏ, mới nhập lần đầu hoặc mỗi tháng chỉ nhập vài lô, việc tuyển và duy trì nhân sự chuyên trách có thể chưa tối ưu.

Trong trường hợp này, thuê dịch vụ giúp doanh nghiệp không phải xây dựng bộ phận xuất nhập khẩu ngay từ đầu, nhưng vẫn có người hỗ trợ xử lý lô hàng chuyên nghiệp.

Khi nào doanh nghiệp nên tự làm thủ tục nhập khẩu?

Doanh nghiệp có thể cân nhắc tự làm thủ tục nhập khẩu nếu đáp ứng các điều kiện sau:

• Có nhân sự xuất nhập khẩu có kinh nghiệm
• Nhập khẩu thường xuyên, số lượng lô hàng ổn định
• Mặt hàng quen thuộc, ít thay đổi về chính sách
• Đã xác định rõ mã HS, thuế và hồ sơ cần chuẩn bị
• Có hệ thống kiểm soát chứng từ nội bộ
• Có kinh nghiệm làm việc với forwarder, hãng tàu, hải quan, kho bãi
• Có khả năng xử lý phát sinh khi tờ khai bị kiểm tra

Tự làm phù hợp nhất với các doanh nghiệp đã có quy trình nhập khẩu ổn định. Khi đó, doanh nghiệp có thể chủ động hơn về chi phí, tiến độ và dữ liệu vận hành.

Tuy nhiên, ngay cả khi tự làm, doanh nghiệp vẫn nên tham khảo tư vấn bên ngoài với các lô hàng mới, hàng có chính sách chuyên ngành hoặc hàng có giá trị lớn để hạn chế rủi ro.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần xác định chính sách mặt hàng trước khi nhập khẩu để biết hàng có cần giấy phép, kiểm tra chất lượng, công bố hợp quy, kiểm dịch hoặc chứng nhận chuyên ngành hay không. 

Khi nào nên thuê dịch vụ khai hải quan hoặc nhập khẩu trọn gói?

Doanh nghiệp nên cân nhắc thuê dịch vụ nếu đang ở một trong các trường hợp sau:

• Mới nhập khẩu lần đầu
• Chưa có nhân sự xuất nhập khẩu chuyên trách
• Nhập hàng không thường xuyên
• Nhập mặt hàng mới chưa rõ mã HS
• Chưa chắc hàng có cần giấy phép, kiểm tra chất lượng hay không
• Thường xuyên bị sai chứng từ
• Hàng hay phát sinh phí lưu kho, lưu bãi
• Muốn biết trước tổng chi phí nhập khẩu
• Muốn có một đầu mối hỗ trợ từ vận chuyển đến thông quan

Nếu doanh nghiệp chỉ cần hỗ trợ phần khai báo hải quan, có thể chọn dịch vụ khai hải quan trọn gói. Phương án này phù hợp khi doanh nghiệp đã tự mua hàng, tự book vận chuyển nhưng cần đơn vị chuyên nghiệp hỗ trợ khai báo và xử lý thông quan.

Nếu doanh nghiệp muốn được hỗ trợ toàn bộ quy trình từ kiểm tra chứng từ, book cước, khai hải quan đến giao hàng về kho, nên cân nhắc dịch vụ nhập khẩu trọn gói. Phương án này phù hợp với doanh nghiệp muốn giảm rủi ro phối hợp nhiều đầu mối và kiểm soát tổng chi phí tốt hơn.

Doanh nghiệp nhỏ có nên tự nhập khẩu không?

Doanh nghiệp nhỏ hoàn toàn có thể tự nhập khẩu nếu mặt hàng đơn giản, hồ sơ rõ ràng và có người hiểu quy trình. Tuy nhiên, doanh nghiệp nhỏ thường gặp hạn chế ở ba điểm: nhân sự, kinh nghiệm và thời gian xử lý phát sinh.

Một lô hàng nhập khẩu có thể không quá khó nếu mọi thứ diễn ra thuận lợi. Nhưng khi phát sinh lỗi chứng từ, sai mã HS, vướng kiểm tra chuyên ngành hoặc hàng bị phân luồng đỏ, doanh nghiệp nhỏ có thể mất nhiều thời gian để xử lý.

Vì vậy, câu hỏi không phải là “doanh nghiệp nhỏ có nên tự nhập khẩu không?”, mà là: “Doanh nghiệp đã đủ năng lực để kiểm soát rủi ro nhập khẩu chưa?”

Nếu doanh nghiệp mới nhập lần đầu hoặc chưa chắc về hồ sơ, nên bắt đầu bằng cách thuê đơn vị dịch vụ hỗ trợ một vài lô đầu tiên. Sau đó, khi đã hiểu quy trình, doanh nghiệp có thể quyết định nên tiếp tục thuê ngoài hay xây dựng đội ngũ nội bộ.

Hoặc xem thêm các lưu ý quan trọng khi nhập khẩu lần đầu để chuẩn bị hồ sơ kỹ hơn và hạn chế phát sinh chi phí khi hàng về Việt Nam.

Tự nhập khẩu chính ngạch hay nhập khẩu ủy thác?

Khi chưa có nhiều kinh nghiệm, một số doanh nghiệp sẽ phân vân giữa tự nhập khẩu chính ngạch và nhập khẩu ủy thác.

Về bản chất, nếu doanh nghiệp có pháp nhân, có khả năng đứng tên nhập khẩu và muốn kiểm soát hồ sơ, chi phí, dữ liệu đầu vào, thì nhập khẩu chính ngạch là hướng nên ưu tiên. Doanh nghiệp đứng tên trên chứng từ, chủ động kiểm soát thuế, hóa đơn, nguồn gốc hàng hóa và quy trình nhập khẩu.

Nhập khẩu ủy thác có thể phù hợp trong một số trường hợp doanh nghiệp chưa đủ điều kiện đứng tên nhập khẩu hoặc cần một đơn vị khác thay mặt thực hiện. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ quyền lợi, trách nhiệm, chứng từ đầu ra và tính minh bạch của chi phí.

Với doanh nghiệp muốn làm bài bản, lâu dài và kiểm soát dữ liệu nhập khẩu, nên ưu tiên nhập khẩu chính ngạch. Nếu chưa có kinh nghiệm, doanh nghiệp có thể thuê dịch vụ hỗ trợ khai hải quan hoặc nhập khẩu trọn gói thay vì chuyển hoàn toàn sang ủy thác.

Bảng so sánh nhanh: Tự làm thủ tục nhập khẩu hay thuê dịch vụ?

Vậy nên chọn phương án nào?

Không có phương án nào đúng cho tất cả doanh nghiệp. Tự làm thủ tục nhập khẩu hay thuê dịch vụ phụ thuộc vào năng lực nội bộ, loại hàng, tần suất nhập khẩu, mức độ phức tạp của hồ sơ và mức rủi ro doanh nghiệp có thể chấp nhận.

Doanh nghiệp nên tự làm nếu đã có đội ngũ xuất nhập khẩu đủ kinh nghiệm, nhập hàng thường xuyên và mặt hàng ít thay đổi về chính sách.

Doanh nghiệp nên thuê dịch vụ nếu mới nhập lần đầu, chưa có nhân sự chuyên trách, nhập mặt hàng mới, chưa chắc mã HS hoặc muốn giảm rủi ro phát sinh khi hàng về cảng.

Cách làm tối ưu hơn là không nhất thiết phải chọn một trong hai ngay từ đầu. Doanh nghiệp có thể thuê dịch vụ ở giai đoạn đầu để xây dựng quy trình, sau đó dần chuyển một phần công việc về nội bộ khi đã đủ kinh nghiệm.

Mison Trans hỗ trợ doanh nghiệp lựa chọn phương án phù hợp

Mison Trans không chỉ hỗ trợ khai hải quan hay vận chuyển quốc tế, mà còn giúp doanh nghiệp đánh giá phương án nhập khẩu phù hợp với năng lực thực tế.

Với từng lô hàng, Mison Trans có thể hỗ trợ:

• Kiểm tra mã HS tham khảo
• Tư vấn thuế nhập khẩu và chính sách mặt hàng
• Rà soát invoice, packing list, bill, C/O
• Tư vấn nên tự làm, thuê khai hải quan hay dùng dịch vụ trọn gói
• Book cước vận chuyển quốc tế
• Khai báo hải quan nhập khẩu
• Theo dõi thông quan và giao hàng về kho

Nếu doanh nghiệp đang phân vân tự làm thủ tục nhập khẩu hay thuê dịch vụ, Mison Trans có thể hỗ trợ kiểm tra trước hồ sơ và tư vấn phương án phù hợp nhất, dựa trên loại hàng, tần suất nhập khẩu, nhân sự hiện có và ngân sách vận hành.

Kết luận

Tự làm thủ tục nhập khẩu có thể giúp doanh nghiệp chủ động hơn và tiết kiệm chi phí nếu đã có đội ngũ đủ kinh nghiệm. Tuy nhiên, với doanh nghiệp mới nhập hàng, chưa rõ mã HS, chưa chắc chính sách mặt hàng hoặc chưa có nhân sự xuất nhập khẩu chuyên trách, thuê dịch vụ sẽ là phương án an toàn hơn.

Nếu mục tiêu chính của doanh nghiệp là tối ưu ngân sách, cần nhìn chi phí theo toàn bộ quy trình thay vì chỉ chọn phương án có phí ban đầu thấp nhất. Có thể xem thêm bài cách giảm chi phí nhập khẩu để hiểu những khoản nào có thể tối ưu, khoản nào không nên cắt và cách hạn chế chi phí phát sinh khi hàng về cảng. 

Doanh nghiệp đang phân vân nên tự làm thủ tục nhập khẩu hay thuê dịch vụ? Hãy đặt lịch tư vấn với Mison Trans để được kiểm tra trước hồ sơ, đánh giá rủi ro và đề xuất phương án nhập khẩu phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp.

___________________

MISON TRANS – DỊCH VỤ HẢI QUAN – VẬN CHUYỂN QUỐC TẾ

• Head Office: 200 QL13 (Cũ), Khu phố 1, Phường Hiệp Bình, TP. Hồ Chí Minh
• Văn phòng HCM: 13 Đường số 7, KDC Cityland Center Hills, Phường Hạnh Thông, TP. Hồ Chí Minh
• Chi nhánh Hà Nội: Tầng 9 Tòa Minori, Số 67A Phố Trương Định, Phường Trương Định, Quận Hai Bà Trưng, TP. Hà Nội
• Hotline: 1900 63 63 48
• Email: cs1@misontrans.com