Kinh doanh hàng nhập khẩu cần giấy tờ gì để chứng minh hàng hợp lệ?

Kinh doanh hàng nhập khẩu không chỉ là câu chuyện nhập được hàng về và bán ra thị trường. Với nhiều doanh nghiệp, rủi ro lớn nhất nằm ở chỗ hàng đang bán tốt nhưng khi cần giải trình lại không đủ hồ sơ để chứng minh nguồn gốc hợp lệ. Đây là lý do rất nhiều đơn vị tìm kiếm thông tin về việc kinh doanh hàng nhập khẩu cần giấy tờ gì để tránh bị động khi bị kiểm tra.

Nếu bạn đang băn khoăn kinh doanh hàng nhập khẩu cần giấy tờ gì, bài viết này sẽ giúp bạn nhìn rõ từng nhóm chứng từ quan trọng, vai trò của chúng và cách chuẩn bị hồ sơ để hạn chế rủi ro khi kinh doanh.

Kinh doanh hàng nhập khẩu cần giấy tờ gì?

Khi đặt câu hỏi kinh doanh hàng nhập khẩu cần giấy tờ gì, doanh nghiệp thực chất đang muốn biết mình phải lưu giữ những hồ sơ nào để khi cần có thể chứng minh hàng hóa có nguồn gốc rõ ràng, nhập khẩu hợp pháp và đủ điều kiện lưu thông.

Về cơ bản, hồ sơ hàng nhập khẩu thường được chia thành 4 nhóm chính:

• Nhóm chứng từ mua bán quốc tế
• Nhóm chứng từ vận chuyển và nhập khẩu
• Nhóm chứng từ mua bán trong nước
• Nhóm hồ sơ pháp lý hoặc chuyên ngành theo từng mặt hàng

Một bộ hồ sơ tương đối cơ bản thường có thể gồm:

• Hợp đồng mua bán
• Commercial Invoice
• Packing List
• Bill of Lading hoặc Air Waybill
• Tờ khai hải quan
• Chứng từ nộp thuế nhập khẩu, VAT
• Hóa đơn VAT đầu vào, đầu ra
• Hồ sơ công bố, kiểm tra chất lượng, giấy phép chuyên ngành nếu mặt hàng thuộc diện quản lý
• CO, CQ hoặc tài liệu kỹ thuật trong các trường hợp cần chứng minh thêm về xuất xứ hoặc chất lượng

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng không phải lô hàng nào cũng giống nhau hoàn toàn. Tùy vào loại hàng, hình thức nhập khẩu trực tiếp hay mua lại từ một nhà nhập khẩu khác, cũng như chính sách quản lý của từng nhóm sản phẩm, bộ hồ sơ có thể có sự khác biệt. Vì vậy, khi tìm hiểu kinh doanh hàng nhập khẩu cần giấy tờ gì, doanh nghiệp nên nhìn theo hướng xây dựng một bộ hồ sơ “đủ và đúng theo từng trường hợp”, thay vì nghĩ rằng chỉ cần giữ vài giấy tờ quen thuộc là đủ.

Vì sao bán được hàng nhưng vẫn không chứng minh được hàng hợp lệ?

Đây là tình huống rất phổ biến. Nhiều doanh nghiệp vẫn đang bán hàng bình thường, doanh thu không có vấn đề gì, nhưng đến khi bị hỏi về nguồn gốc hàng hóa thì lại lúng túng. Nguyên nhân thường không nằm ở hàng hóa, mà nằm ở hồ sơ.

Có hóa đơn bán ra nhưng thiếu hồ sơ đầu vào

Một lỗi rất thường gặp là doanh nghiệp chỉ chú trọng phần hóa đơn bán ra cho khách, còn bộ hồ sơ đầu vào lại không được lưu giữ chặt chẽ. Trong khi đó, để chứng minh tính hợp lệ, không chỉ cần biết doanh nghiệp đã bán hàng cho ai, mà còn phải chứng minh hàng đó được mua từ đâu, nhập về theo con đường nào và có đủ chứng từ hay không.

Nếu chỉ có hóa đơn đầu ra mà không có bộ hồ sơ đầu vào rõ ràng, khả năng giải trình sẽ rất yếu.

Hàng thật nhưng không chứng minh được hàng hợp lệ

Nhiều đơn vị nhầm giữa “hàng chính hãng” và “có đủ giấy tờ để chứng minh hàng chính hãng”. Đây là hai việc khác nhau.

Hàng có thể là hàng thật, nhưng nếu không có chứng từ phù hợp, doanh nghiệp vẫn gặp khó khi làm việc với đối tác hoặc cơ quan kiểm tra. Trong thực tế, người ta không chỉ nhìn vào hàng hóa, mà nhìn vào cả hồ sơ đi kèm để đánh giá hàng có nguồn gốc hợp pháp hay không.

Không hiểu vai trò của từng chứng từ

Có doanh nghiệp nghĩ chỉ cần C/O là đủ. Có doanh nghiệp cho rằng có tờ khai hải quan là xem như xong. Có nơi lại tin rằng chỉ cần hóa đơn VAT là đã an toàn.

Thực tế, mỗi loại giấy tờ có một vai trò riêng. Một bộ hồ sơ tốt là bộ hồ sơ có sự liên kết giữa các chứng từ, chứ không phải chỉ có một vài giấy riêng lẻ. Đây cũng là lý do câu hỏi kinh doanh hàng nhập khẩu cần giấy tờ gì không thể trả lời bằng một danh sách quá đơn giản.

Những giấy tờ chứng minh nguồn gốc hàng hóa doanh nghiệp nên lưu

Khi nhắc đến giấy tờ chứng minh nguồn gốc hàng hóa, nhiều người thường nghĩ ngay đến C/O. Nhưng trên thực tế, nguồn gốc hợp pháp của hàng hóa thường được chứng minh bằng cả một chuỗi hồ sơ, trong đó mỗi chứng từ đóng một vai trò nhất định.

Nhóm chứng từ nhập khẩu

Đây là nhóm hồ sơ cốt lõi nhất để thể hiện lô hàng đã được giao dịch, vận chuyển và nhập khẩu đúng quy trình.

• Hợp đồng mua bán quốc tế giúp thể hiện quan hệ giao dịch giữa bên mua và bên bán. Đây là chứng từ nền để đối chiếu với invoice và các giấy tờ khác.
• Commercial Invoice thể hiện giá trị lô hàng, mô tả hàng hóa, bên bán, bên mua và các điều kiện giao dịch quan trọng.
• Packing List cho thấy quy cách đóng gói, số kiện, số lượng, trọng lượng và cấu trúc lô hàng.
• Bill of Lading hoặc Airway Bill là chứng từ vận chuyển, giúp chứng minh hàng đã được vận chuyển từ nước ngoài về Việt Nam.
• Tờ khai hải quan là một trong những chứng từ quan trọng nhất khi doanh nghiệp tìm hiểu kinh doanh hàng nhập khẩu cần giấy tờ gì. Tờ khai cho thấy lô hàng đã được khai báo với cơ quan hải quan, có thông tin về tên hàng, mã HS, trị giá, đơn vị nhập khẩu và nghĩa vụ thuế.
• Chứng từ nộp thuế giúp củng cố việc doanh nghiệp đã thực hiện nghĩa vụ tài chính đối với lô hàng nhập khẩu.

Nhóm giấy tờ này đi cùng nhau sẽ tạo nên bộ khung quan trọng để chứng minh nguồn gốc hợp pháp của hàng hóa.

Nhóm chứng từ thương mại trong nước

Sau khi hàng nhập về, hàng hóa sẽ tiếp tục được bán cho nhà phân phối, đại lý, cửa hàng hoặc người tiêu dùng cuối. Lúc này, doanh nghiệp cần lưu thêm các chứng từ thương mại trong nước để thể hiện đường đi tiếp theo của hàng hóa.

Các chứng từ thường gặp gồm:

• Hợp đồng mua bán trong nước
• Hóa đơn VAT
• Phiếu xuất kho
• Biên bản giao nhận
• Hồ sơ bàn giao nội bộ nếu có
• Giấy ủy quyền hoặc hợp đồng phân phối trong trường hợp phù hợp

Đây là phần mà nhiều doanh nghiệp hay xem nhẹ. Họ tập trung vào khâu nhập khẩu mà quên rằng để chứng minh trọn vẹn, cần thể hiện được cả quá trình lưu thông từ lúc hàng về Việt Nam đến lúc bán ra.

Nhóm tài liệu bổ trợ

Ngoài các chứng từ chính, doanh nghiệp cũng nên lưu các tài liệu có tính hỗ trợ như:

• Catalogue sản phẩm
• Tài liệu kỹ thuật
• Ảnh nhãn gốc, nhãn phụ
• Phiếu bảo hành
• Email xác nhận từ nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp
• Hồ sơ chứng nhận chất lượng nếu có

Những tài liệu này không phải lúc nào cũng là chứng từ bắt buộc, nhưng lại rất hữu ích khi doanh nghiệp cần bổ sung giấy tờ để chứng minh hàng hóa có nguồn gốc rõ ràng, mô tả đúng thực tế và phù hợp với hồ sơ.

Giấy tờ chứng minh hàng chính hãng gồm những gì?

Đây là mối quan tâm rất lớn của các nhà phân phối và đơn vị bán hàng. Trên thực tế, nhiều người tìm cụm kinh doanh hàng nhập khẩu cần giấy tờ gì là vì họ đang lo việc chứng minh hàng mình bán là hàng chính hãng.

Điều cần nói rõ là: hóa đơn là quan trọng, nhưng thường không đủ để chứng minh hàng chính hãng trong mọi tình huống.

Để củng cố tính chính hãng, doanh nghiệp có thể cần thêm:

• Hóa đơn từ nhà cung cấp hợp pháp
• Hợp đồng phân phối hoặc ủy quyền nếu có
• Hồ sơ nhập khẩu chính ngạch
• CO, CQ trong trường hợp phù hợp
• Catalogue, model, serial, tem nhãn khớp với thực tế sản phẩm
• Tài liệu kỹ thuật hoặc xác nhận từ hãng

Nói cách khác, giấy tờ chứng minh hàng chính hãng không phải chỉ là một tờ giấy cố định. Điều quan trọng hơn là bộ hồ sơ có đủ logic để cho thấy hàng hóa đến từ nguồn hợp pháp và có tính đồng nhất với thực tế hay không.

Tùy nhóm mặt hàng, yêu cầu chứng minh cũng khác nhau. Ví dụ, hàng tiêu dùng, mỹ phẩm, thực phẩm, thiết bị điện tử hay máy móc công nghiệp sẽ có mức độ yêu cầu hồ sơ khác nhau. Vì vậy, doanh nghiệp không nên áp dụng cùng một công thức cho mọi sản phẩm.

Tờ khai hải quan dùng để làm gì?

Một từ khóa phụ rất quan trọng trong chủ đề này là tờ khai hải quan dùng để làm gì. Trên thực tế, đây là chứng từ rất quan trọng trong bộ hồ sơ hàng nhập khẩu.

Tờ khai hải quan là chứng từ cho thấy lô hàng đã được khai báo nhập khẩu. Trên tờ khai thường có các thông tin như:

• Tên hàng
• Mã HS
• Doanh nghiệp nhập khẩu
• Trị giá
• Thuế liên quan
• Thông tin cơ bản phục vụ quản lý hải quan

Khi doanh nghiệp hỏi kinh doanh hàng nhập khẩu cần giấy tờ gì, tờ khai hải quan gần như luôn nằm trong nhóm chứng từ cần quan tâm nhất vì đây là căn cứ rất quan trọng để đối chiếu nguồn gốc lô hàng.

Tuy nhiên, tờ khai hải quan không phải là tất cả. Nó rất quan trọng, nhưng không thể thay thế hoàn toàn cho invoice, packing list, vận đơn, chứng từ thuế và các hồ sơ liên quan khác.

Chứng từ hàng nhập khẩu hợp lệ cần đáp ứng điều kiện gì?

Một bộ chứng từ hàng nhập khẩu hợp lệ không chỉ là bộ giấy tờ “có đủ tên gọi”, mà cần đảm bảo một số điều kiện quan trọng.

1. Thông tin phải thống nhất

Tên hàng, số lượng, model, chủ thể mua bán và các thông tin cơ bản cần có sự thống nhất giữa các chứng từ. Nếu invoice ghi một kiểu, tờ khai ghi một kiểu, hóa đơn trong nước lại thể hiện một kiểu khác, khả năng giải trình sẽ giảm đáng kể.

2. Thể hiện được chuỗi lưu thông hàng hóa

Bộ hồ sơ cần cho thấy hàng đi từ đâu, nhập bởi ai, sau đó được bán hoặc phân phối như thế nào. Đây là yếu tố rất quan trọng, nhất là với các doanh nghiệp không trực tiếp nhập khẩu mà mua lại từ một đơn vị khác.

3. Phù hợp với chính sách từng mặt hàng

Một số mặt hàng ngoài chứng từ thương mại và hải quan còn cần thêm công bố, kiểm tra chất lượng, giấy phép hoặc chứng nhận chuyên ngành. Nếu thiếu các giấy tờ này, bộ hồ sơ vẫn có thể bị đánh giá là chưa đủ.

Những sai lầm phổ biến khi kinh doanh hàng nhập khẩu

Dưới đây là những lỗi mà rất nhiều doanh nghiệp gặp phải:

• Chỉ giữ hóa đơn mà không giữ bộ hồ sơ nhập khẩu
• Lưu hồ sơ rời rạc, thất lạc khi cần tra cứu
• Mua hàng qua nhiều trung gian nhưng không yêu cầu hồ sơ rõ ràng
• Nghĩ rằng CO/CQ là đủ trong mọi trường hợp
• Chỉ rà soát hồ sơ khi đã phát sinh kiểm tra
• Bán hàng trước rồi mới quay lại bổ sung chứng từ sau

Doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ thế nào để hạn chế rủi ro?

Sau khi hiểu kinh doanh hàng nhập khẩu cần giấy tờ gì, doanh nghiệp cần tổ chức hồ sơ một cách bài bản hơn.

Trước hết, nên rà soát hồ sơ ngay từ đầu, ngay khi nhập hàng hoặc nhận hàng từ nhà cung cấp. Đừng chờ đến lúc bị hỏi mới đi tìm lại giấy tờ.

Thứ hai, nên lưu hồ sơ theo từng lô hàng hoặc từng mã sản phẩm. Cách làm này giúp tra cứu nhanh, tránh thất lạc và dễ kiểm tra tính đầy đủ.

Thứ ba, cần yêu cầu nhà cung cấp bàn giao đủ chứng từ liên quan. Nhiều rủi ro phát sinh vì doanh nghiệp mua hàng quá tin tưởng vào mối quen mà không yêu cầu hồ sơ đi kèm.

Thứ tư, nên phối hợp giữa các bộ phận như mua hàng, kế toán, kho và sales để thống nhất cách lưu chứng từ. Không ít doanh nghiệp thực ra có đủ giấy tờ, nhưng vì lưu ở nhiều nơi khác nhau nên khi cần lại không gom được thành một bộ rõ ràng.

Trong trường hợp doanh nghiệp cần hỗ trợ toàn diện hơn từ khâu tư vấn chính sách mặt hàng, chuẩn bị chứng từ, book cước đến giao hàng, dịch vụ xuất nhập khẩu trọn gói sẽ là lựa chọn phù hợp hơn so với việc tự xử lý từng khâu rời rạc.

Khi nào nên dùng dịch vụ tư vấn nhập khẩu?

Không phải doanh nghiệp nào cũng có đội ngũ nội bộ đủ kinh nghiệm để tự đánh giá bộ hồ sơ của mình đã đủ chưa. Trong nhiều trường hợp, sử dụng dịch vụ tư vấn nhập khẩu là cách giúp giảm rủi ro nhanh hơn.

Doanh nghiệp nên cân nhắc dùng dịch vụ này khi:

• Mới bắt đầu kinh doanh hàng nhập khẩu
• Chưa chắc bộ hồ sơ hiện tại đã đủ hay chưa
• Mua hàng qua nhiều nguồn khác nhau
• Kinh doanh mặt hàng có yêu cầu pháp lý phức tạp
• Muốn rà soát hồ sơ để bán cho đại lý, chuỗi phân phối hoặc đối tác lớn
• Đang lo ngại rủi ro về nguồn gốc hàng hóa khi bị kiểm tra

Kết luận

Tóm lại, khi hỏi kinh doanh hàng nhập khẩu cần giấy tờ gì, doanh nghiệp không nên tìm một loại giấy duy nhất mà nên nhìn theo hướng xây dựng một bộ hồ sơ đồng bộ, rõ logic và phù hợp với từng mặt hàng. Bộ hồ sơ đó cần chứng minh được nguồn gốc hàng hóa, quá trình nhập khẩu, giao dịch mua bán và điều kiện lưu thông của hàng trên thị trường.

Rất nhiều doanh nghiệp gặp rủi ro không phải vì hàng hóa có vấn đề, mà vì không chứng minh được hàng hợp lệ khi cần. Vì vậy, chuẩn bị hồ sơ đúng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp kinh doanh an toàn hơn, làm việc với đối tác chuyên nghiệp hơn và giảm đáng kể các rủi ro phát sinh về sau.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần rà soát bộ chứng từ, xử lý hồ sơ nhập khẩu hoặc muốn được hỗ trợ toàn diện từ khai báo đến thông quan, bạn có thể tham khảo thêm dịch vụ hải quan trọn gói của Mison Trans để được hỗ trợ đúng theo từng loại hàng và từng mô hình kinh doanh.

___________________

MISON TRANS – DỊCH VỤ HẢI QUAN – VẬN CHUYỂN QUỐC TẾ

• Head Office: 200 QL13 (Cũ), Khu phố 1, Phường Hiệp Bình, TP. Hồ Chí Minh
• Văn phòng HCM: 13 Đường số 7, KDC Cityland Center Hills, Phường Hạnh Thông, TP. Hồ Chí Minh
• Chi nhánh Hà Nội: Tầng 9 Tòa Minori, Số 67A Phố Trương Định, Phường Trương Định, Quận Hai Bà Trưng, TP. Hà Nội
• Hotline: 1900 63 63 48
• Email: cs1@misontrans.com