Những điều cần lưu ý khi tiến hành xuất nhập khẩu hàng hóa

Xuất nhập khẩu hàng hóa không chỉ là việc mua hàng từ nước ngoài về Việt Nam hoặc bán hàng từ Việt Nam ra thị trường quốc tế. Để một lô hàng được xử lý thuận lợi, doanh nghiệp cần chuẩn bị đúng hồ sơ, kiểm tra chính sách mặt hàng, xác định phương án vận chuyển, thực hiện thủ tục hải quan và dự trù đầy đủ các chi phí liên quan.

Nhiều doanh nghiệp mới bắt đầu xuất nhập khẩu thường chỉ quan tâm đến giá mua, giá bán hoặc cước vận chuyển. Tuy nhiên, rủi ro thực tế lại thường phát sinh ở những điểm như thiếu giấy phép, sai chứng từ, chưa rõ mã HS, chưa dự trù chi phí nhập khẩu hoặc chưa biết lô hàng cần kiểm tra chuyên ngành hay không.

Bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp nắm được những điều cần lưu ý khi tiến hành xuất nhập khẩu hàng hóa, từ khâu chuẩn bị hồ sơ đến vận chuyển, khai báo hải quan, thanh toán và xử lý phát sinh.

1. Kiểm tra mặt hàng có cần giấy phép xuất nhập khẩu không

Không phải mặt hàng nào khi xuất khẩu hoặc nhập khẩu cũng cần xin giấy phép. Với những mặt hàng thông thường, doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu theo quy định hiện hành nếu hồ sơ, chứng từ và điều kiện hàng hóa phù hợp.

Tuy nhiên, với những mặt hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành, hàng hạn chế, hàng xuất nhập khẩu có điều kiện hoặc hàng cần kiểm tra chất lượng, doanh nghiệp cần kiểm tra trước chính sách mặt hàng để biết có phải xin giấy phép hoặc chuẩn bị chứng từ bổ sung hay không.

Một số nhóm hàng thường cần lưu ý gồm:

• Thực phẩm, nguyên liệu thực phẩm
• Mỹ phẩm
• Thiết bị y tế
• Hóa chất
• Máy móc, thiết bị đã qua sử dụng
• Thiết bị điện, điện tử
• Sản phẩm cần kiểm tra chất lượng
• Hàng cần kiểm dịch, kiểm định hoặc chứng nhận hợp quy

Nếu doanh nghiệp không kiểm tra chính sách mặt hàng từ đầu, rủi ro thường chỉ xuất hiện khi hàng đã về cảng hoặc sân bay. Khi đó, việc bổ sung giấy phép, chứng từ kỹ thuật hoặc hồ sơ chuyên ngành có thể làm kéo dài thời gian xử lý và phát sinh thêm chi phí.

Doanh nghiệp mới bắt đầu nhập khẩu có thể xem thêm bài doanh nghiệp mới nhập khẩu cần chuẩn bị những hồ sơ gì để nắm các nhóm chứng từ cơ bản trước khi triển khai lô hàng.

2. Kiểm tra chất lượng hàng hóa trước khi giao hoặc nhận hàng

Kiểm tra chất lượng hàng hóa là bước quan trọng để bảo vệ quyền lợi của cả bên mua và bên bán. Với hàng nhập khẩu, việc kiểm tra giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro nhận sai hàng, thiếu hàng, hàng không đúng quy cách hoặc hàng không đáp ứng tiêu chuẩn đã thỏa thuận.

Với hàng xuất khẩu, kiểm tra chất lượng trước khi giao hàng giúp doanh nghiệp bảo vệ uy tín, hạn chế tranh chấp với đối tác và tránh phát sinh khiếu nại sau khi hàng đã được vận chuyển.

Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ các thông tin như:

• Tên hàng
• Số lượng
• Quy cách đóng gói
• Trọng lượng
• Kích thước
• Model, thông số kỹ thuật
• Chất lượng thực tế
• Nhãn mác, xuất xứ nếu có
• Điều kiện giao hàng theo hợp đồng

Việc kiểm tra này càng quan trọng với các lô hàng có giá trị lớn, hàng sản xuất theo đơn đặt hàng, hàng cần chứng nhận chất lượng hoặc hàng phục vụ dự án, phân phối, sản xuất.

⇒ Xem thêm: 8 bước hoàn tất tờ khai báo hải quan nhập khẩu

3. Chuẩn bị bộ hồ sơ xuất nhập khẩu đầy đủ

Một trong những nguyên nhân khiến lô hàng bị chậm xử lý là bộ hồ sơ chưa đầy đủ hoặc thông tin giữa các chứng từ không khớp nhau.

Tùy từng loại hàng và hình thức xuất nhập khẩu, doanh nghiệp có thể cần chuẩn bị các chứng từ như:

• Hợp đồng thương mại
• Commercial Invoice
• Packing List
• Bill of Lading hoặc Air Waybill
• C/O nếu có
• Catalogue, tài liệu kỹ thuật nếu cần
• Giấy phép xuất nhập khẩu nếu mặt hàng yêu cầu
• Chứng từ kiểm dịch, kiểm định, kiểm tra chất lượng nếu có
• Các chứng từ chuyên ngành khác tùy từng mặt hàng

Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ các thông tin quan trọng như tên hàng, số lượng, số kiện, trọng lượng, trị giá, điều kiện giao hàng, thông tin người bán, người mua, số invoice, số vận đơn và xuất xứ hàng hóa.

Nếu chưa có checklist nội bộ, doanh nghiệp có thể tham khảo checklist nhập khẩu hàng hóa để rà soát các đầu việc cần chuẩn bị trước khi triển khai lô hàng.

4. Thuê phương tiện vận tải và theo dõi lịch trình hàng hóa

Vận chuyển là một phần quan trọng trong quá trình xuất nhập khẩu. Tùy tuyến, loại hàng, thời gian cần nhận và ngân sách, doanh nghiệp có thể lựa chọn vận chuyển đường biển, đường hàng không, đường bộ hoặc kết hợp nhiều phương thức.

Đối với bên xuất khẩu

Doanh nghiệp xuất khẩu cần làm việc với đơn vị vận chuyển hoặc forwarder để kiểm tra lịch trình, giá cước, điều kiện giao hàng, thời gian cut-off, yêu cầu đóng gói và các thông tin cần cung cấp để phát hành vận đơn.

Các công việc thường bao gồm:

• Lấy lịch tàu, lịch bay hoặc lịch vận chuyển
• Chọn phương án vận chuyển phù hợp
• Giao hàng cho đơn vị vận chuyển
• Cung cấp thông tin để phát hành vận đơn
• Kiểm tra thông tin trên bill
• Thanh toán cước phí và các chi phí liên quan nếu thuộc trách nhiệm của doanh nghiệp

Đối với bên nhập khẩu

Doanh nghiệp nhập khẩu cần phối hợp với nhà cung cấp để nắm rõ lịch trình hàng đi, thời gian dự kiến hàng đến, tên phương tiện vận chuyển, số chuyến, cảng đi, cảng đến và các thông tin liên quan đến việc nhận hàng tại Việt Nam.

Nếu không theo dõi sát lịch trình, doanh nghiệp có thể bị động khi hàng về, chậm chuẩn bị hồ sơ hoặc phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi.

5. Xem xét mua bảo hiểm hàng hóa nếu cần

Bảo hiểm hàng hóa không phải lúc nào cũng bắt buộc, nhưng là yếu tố nên cân nhắc trong quá trình vận chuyển quốc tế, đặc biệt với các lô hàng giá trị cao, hàng dễ hư hỏng hoặc hàng có rủi ro trong quá trình vận chuyển.

Doanh nghiệp cần kiểm tra hợp đồng, điều kiện mua bán và trách nhiệm của từng bên để xác định ai là người mua bảo hiểm hàng hóa.

Việc mua bảo hiểm giúp doanh nghiệp giảm thiểu thiệt hại nếu xảy ra rủi ro như mất mát, hư hỏng, đổ vỡ hoặc sự cố trong quá trình vận chuyển. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đọc kỹ điều khoản bảo hiểm, phạm vi bảo hiểm, mức miễn thường và hồ sơ cần chuẩn bị nếu phát sinh yêu cầu bồi thường.

6. Làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu

Thủ tục hải quan là bước bắt buộc trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa. Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ, khai báo thông tin hàng hóa, xác định mã HS, thuế, chính sách mặt hàng và thực hiện các yêu cầu liên quan theo quy định.

Với hàng nhập khẩu, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến mã HS, thuế nhập khẩu, thuế VAT, chính sách quản lý mặt hàng, giấy phép, kiểm tra chuyên ngành và các chứng từ đi kèm. Nếu áp sai mã hàng, khai sai trị giá hoặc thiếu hồ sơ, doanh nghiệp có thể bị yêu cầu bổ sung, giải trình hoặc phát sinh chi phí do chậm thông quan.

Với hàng xuất khẩu, doanh nghiệp cũng cần khai báo đúng thông tin hàng hóa, trị giá, số lượng, điều kiện giao hàng và chuẩn bị các chứng từ cần thiết theo từng mặt hàng.

Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ kiểm tra chứng từ, truyền tờ khai và xử lý các bước thông quan, có thể tham khảo dịch vụ khai hải quan trọn gói của Mison Trans.

Trường hợp doanh nghiệp muốn dự trù chi phí trước khi thuê dịch vụ, có thể xem thêm bảng báo giá dịch vụ khai thuê hải quan.

Chưa chắc lô hàng đã đủ điều kiện để xuất nhập khẩu thuận lợi?

Trước khi tiến hành xuất nhập khẩu, doanh nghiệp không nên chỉ quan tâm đến giá mua, giá bán hoặc thời gian vận chuyển. Một lô hàng có thể phát sinh rủi ro nếu chưa kiểm tra kỹ hồ sơ, mã HS, chính sách mặt hàng, chứng từ, thuế, giấy phép chuyên ngành hoặc chi phí logistics liên quan.

Với doanh nghiệp mới nhập khẩu hoặc đang mở rộng nguồn hàng, việc kiểm tra trước giúp hạn chế tình trạng hàng về đến cảng mới phát hiện thiếu chứng từ, sai thông tin, chưa dự trù đủ chi phí hoặc không rõ bước xử lý tiếp theo.

Phát hiện rủi ro hồ sơ trước khi hàng về?

Gửi chứng từ hoặc mô tả tình trạng lô hàng để Mison Trans kiểm tra sơ bộ rủi ro về hồ sơ, mã HS, thuế và chính sách nhập khẩu nhé!

Kiểm tra sơ bộ mã HS & thuế

Rà rủi ro hồ sơ / chứng từ

Bảo mật thông tin

Kiểm tra rủi ro hồ sơ

Thông tin của bạn được bảo mật và chỉ sử dụng để tư vấn

7. Xác nhận phương thức thanh toán quốc tế

Thanh toán là một trong những nội dung quan trọng trong xuất nhập khẩu hàng hóa. Nếu không kiểm tra kỹ điều khoản thanh toán, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro về thời điểm thanh toán, hồ sơ thanh toán, điều kiện giao hàng hoặc trách nhiệm của từng bên.

Một số phương thức thanh toán thường gặp trong xuất nhập khẩu gồm:

• Chuyển tiền T/T
• Thư tín dụng L/C
• Nhờ thu
• Thanh toán theo thỏa thuận trong hợp đồng

Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ hợp đồng, điều kiện thanh toán, thời hạn thanh toán, bộ chứng từ cần xuất trình và trách nhiệm của các bên để hạn chế tranh chấp.

Với những lô hàng giá trị lớn hoặc đối tác mới, doanh nghiệp càng cần cẩn trọng hơn trong việc xác nhận thông tin thanh toán.

8. Dự trù chi phí xuất nhập khẩu trước khi chốt đơn

Một sai lầm phổ biến là doanh nghiệp chỉ tính giá hàng và cước vận chuyển, nhưng chưa dự trù đầy đủ các khoản chi phí liên quan.

Tùy từng lô hàng, tổng chi phí có thể bao gồm:

• Giá hàng
• Cước vận chuyển quốc tế
• Local charge
• Phí chứng từ
• Phí lưu kho, lưu bãi nếu phát sinh
• Phí kiểm tra chuyên ngành nếu có
• Phí vận chuyển nội địa
• Thuế nhập khẩu
• Thuế VAT
• Phí dịch vụ logistics hoặc khai hải quan nếu thuê ngoài

Nếu không dự trù đủ chi phí, doanh nghiệp có thể bị lệch ngân sách, giảm biên lợi nhuận hoặc bị động khi hàng về.

Doanh nghiệp có thể xem thêm bài chi phí nhập khẩu gồm những gì để hiểu rõ hơn các nhóm chi phí cần chuẩn bị trước khi nhập hàng.

9. Chuẩn bị phương án xử lý tranh chấp nếu phát sinh

Trong quá trình xuất nhập khẩu, tranh chấp có thể phát sinh khi hàng thiếu, hàng hư hỏng, hàng không đúng chất lượng, giao hàng trễ, chứng từ sai hoặc thanh toán không đúng cam kết.

Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên rà soát kỹ hợp đồng trước khi giao dịch. Các điều khoản cần chú ý gồm:

• Mô tả hàng hóa
• Tiêu chuẩn chất lượng
• Điều kiện giao hàng
• Thời gian giao hàng
• Điều khoản thanh toán
• Trách nhiệm bảo hiểm
• Điều khoản phạt vi phạm
• Cơ chế khiếu nại và giải quyết tranh chấp

Việc chuẩn bị kỹ từ đầu giúp doanh nghiệp có cơ sở xử lý nếu phát sinh vấn đề trong quá trình giao nhận hàng hóa.

Khi nào doanh nghiệp nên thuê dịch vụ hỗ trợ xuất nhập khẩu?

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần thuê dịch vụ ngay từ đầu. Nếu doanh nghiệp đã có nhân sự xuất nhập khẩu nội bộ, quen mặt hàng, nắm rõ quy trình, chứng từ ổn định và đã kiểm soát được chi phí, doanh nghiệp có thể tự xử lý một phần công việc.

Tuy nhiên, doanh nghiệp nên cân nhắc thuê đơn vị logistics hoặc dịch vụ hỗ trợ xuất nhập khẩu trong các trường hợp sau:

• Doanh nghiệp mới bắt đầu xuất nhập khẩu
• Chưa rõ hàng có cần giấy phép hoặc kiểm tra chuyên ngành không
• Chưa chắc mã HS, thuế và chi phí nhập khẩu
• Không có nhân sự xuất nhập khẩu chuyên trách
• Cần một đầu mối xử lý nhiều việc cùng lúc
• Cần hỗ trợ riêng phần khai báo hải quan
• Muốn kiểm soát rủi ro và chi phí trước khi hàng đi hoặc hàng về

Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ nhiều đầu việc trong quá trình xuất nhập khẩu, có thể tham khảo dịch vụ xuất nhập khẩu trọn gói tại TP.HCM.

Nếu doanh nghiệp chỉ cần hỗ trợ riêng phần khai báo hải quan, truyền tờ khai và xử lý thông quan, có thể tham khảo dịch vụ khai hải quan trọn gói.

Kết luận

Xuất nhập khẩu hàng hóa là quá trình gồm nhiều bước liên quan đến chứng từ, vận chuyển, hải quan, thuế, chi phí và các quy định quản lý chuyên ngành. Nếu doanh nghiệp chuẩn bị không kỹ, lô hàng có thể bị chậm xử lý, phát sinh thêm chi phí hoặc ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh.

Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên kiểm tra trước mặt hàng, hồ sơ, phương án vận chuyển, điều kiện giao hàng, chi phí dự kiến và các thủ tục cần thực hiện trước khi triển khai lô hàng.

Mison Trans hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình xuất nhập khẩu theo từng nhu cầu thực tế, từ tư vấn hồ sơ, kiểm tra rủi ro, khai hải quan đến phối hợp các bước logistics liên quan.

Nếu doanh nghiệp đang chuẩn bị xuất nhập khẩu hàng hóa nhưng chưa rõ nên bắt đầu từ đâu, hãy gửi thông tin lô hàng để Mison Trans tư vấn bước tiếp theo phù hợp.

___________________

MISON TRANS – DỊCH VỤ HẢI QUAN – VẬN CHUYỂN QUỐC TẾ

• Head Office: 200 QL13 (Cũ), Khu phố 1, Phường Hiệp Bình, TP. Hồ Chí Minh
• Văn phòng HCM: 13 Đường số 7, KDC Cityland Center Hills, Phường Hạnh Thông, TP. Hồ Chí Minh
• Chi nhánh Hà Nội: Tầng 9 Tòa Minori, Số 67A Phố Trương Định, Phường Trương Định, Quận Hai Bà Trưng, TP. Hà Nội
• Hotline: 1900 63 63 48
• Email: cs1@misontrans.com