Khi làm nhập khẩu, có một chứng từ mà nhiều doanh nghiệp thường nhận được rất sát ngày hàng về nhưng lại chưa thực sự hiểu hết vai trò của nó, đó là Arrival Notice. Không ít trường hợp hàng đã cập cảng nhưng doanh nghiệp vẫn lúng túng vì chưa biết đọc thông báo hàng đến như thế nào, cần kiểm tra mục nào trước, phải thanh toán những khoản phí gì và bước tiếp theo là làm gì để lấy hàng.
Nếu bỏ sót thông tin trên chứng từ này, doanh nghiệp có thể gặp hàng loạt rắc rối như khai sai dữ liệu, chậm lấy lệnh giao hàng, phát sinh phí lưu container, lưu bãi hoặc chậm tiến độ giao hàng cho khách.
Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ Arrival Notice là gì, trên đó có những thông tin nào, cách kiểm tra ra sao và cần làm gì ngay khi nhận được thông báo hàng đến.
Arrival Notice là gì?
Arrival Notice (A/N) là thông báo hàng đến do hãng tàu, đại lý hãng tàu hoặc đơn vị forwarder phát hành cho người nhận hàng. Chứng từ này được gửi khi lô hàng sắp cập cảng đích, nhằm thông báo cho doanh nghiệp nhập khẩu biết để chủ động chuẩn bị thủ tục thông quan, thanh toán phí địa phương và sắp xếp kế hoạch nhận hàng.
Hiểu đơn giản, nếu Bill of Lading là chứng từ thể hiện việc vận chuyển hàng hóa, thì Arrival Notice là tín hiệu cho biết: hàng sắp đến, doanh nghiệp cần chuẩn bị để lấy hàng.
Trong thực tế, Arrival Notice thường được gửi trước thời điểm tàu đến một khoảng thời gian ngắn, tùy theo tuyến vận chuyển, hãng tàu và đơn vị phát hành. Vì vậy, doanh nghiệp không nên chờ đến lúc hàng cập cảng mới bắt đầu kiểm tra chứng từ.
Vì sao Arrival Notice quan trọng trong quá trình nhập khẩu?
Nhiều doanh nghiệp mới nhập khẩu lần đầu thường tập trung vào invoice, packing list, Bill of Lading, CO hoặc giấy phép chuyên ngành mà quên rằng Arrival Notice cũng là một chứng từ rất quan trọng ở giai đoạn hàng về.
Lý do là vì chứng từ này giúp doanh nghiệp:
- Biết chính xác lô hàng sắp đến cảng nào, khi nào đến
- Kiểm tra lại thông tin người gửi, người nhận, số vận đơn, số container
- Nắm được các khoản local charges cần thanh toán
- Làm căn cứ để lấy lệnh giao hàng
- Chủ động bố trí nhân sự, xe, kho và kế hoạch nhận hàng
- Hạn chế nguy cơ phát sinh phí lưu container, lưu bãi do xử lý chậm
Với những lô hàng gấp hoặc hàng nhập phục vụ sản xuất, chỉ cần chậm một vài bước sau khi nhận Arrival Notice là doanh nghiệp đã có thể bị đẩy vào tình trạng phát sinh chi phí và gián đoạn kế hoạch.
Arrival Notice thường do ai phát hành?
Tùy theo hình thức vận chuyển và đơn vị đứng ra xử lý lô hàng, Arrival Notice có thể do một trong các bên sau phát hành:
1. Hãng tàu
Nếu doanh nghiệp làm việc trực tiếp với hãng tàu hoặc lô hàng đi theo booking của hãng tàu, thông báo hàng đến có thể do chính hãng tàu gửi.
2. Đại lý hãng tàu
Trong nhiều trường hợp, hãng tàu ủy quyền cho đại lý tại cảng đến phát hành Arrival Notice và thu các khoản phí liên quan.
3. Forwarder
Nếu doanh nghiệp book cước qua forwarder, nhiều khả năng forwarder sẽ là bên gửi thông báo hàng đến, hướng dẫn thanh toán và hỗ trợ lấy lệnh giao hàng.
Do đó, khi nhận Arrival Notice, việc đầu tiên không chỉ là đọc thông tin lô hàng, mà còn phải xác định rõ đơn vị nào đang phát hành thông báo để biết mình cần liên hệ với ai ở bước tiếp theo.
Trên Arrival Notice có những thông tin gì?
Một bản Arrival Notice thực tế có thể khác nhau về mẫu biểu tùy từng hãng tàu hoặc forwarder, nhưng nhìn chung sẽ có các nhóm thông tin quan trọng sau:
1. Thông tin đơn vị phát hành
Phần này thể hiện tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, email của đơn vị gửi thông báo. Đây là đầu mối để doanh nghiệp liên hệ khi cần xác nhận phí, lịch lấy lệnh hoặc xử lý phát sinh.
2. Thông tin shipper và consignee
Arrival Notice thường thể hiện:
- tên người gửi hàng
- tên người nhận hàng
- có thể kèm địa chỉ hoặc mã khách hàng
Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ phần này để đảm bảo thông tin trùng khớp với bộ chứng từ nhập khẩu.
3. Thông tin vận chuyển
Đây là phần rất quan trọng, thường bao gồm:
- tên tàu
- số chuyến
- cảng xếp hàng
- cảng dỡ hàng
- ngày dự kiến tàu đến
Những thông tin này ảnh hưởng trực tiếp đến việc theo dõi hành trình hàng và thực hiện các bước tiếp theo khi làm thủ tục nhận hàng.
4. Thông tin lô hàng
Thông thường, Arrival Notice sẽ có:
- số vận đơn
- số container
- số seal
- số lượng kiện
- trọng lượng hàng
- thể tích hàng
Nếu doanh nghiệp nhập hàng container nguyên, đây là phần cần kiểm tra rất kỹ để đảm bảo dữ liệu khớp với Bill of Lading, packing list và thực tế lô hàng.
Một trong những mục cần đối chiếu kỹ trên Arrival Notice là số vận đơn, vì vậy doanh nghiệp nên hiểu rõ Bill of Lading là gì và vai trò của chứng từ này trong quá trình nhận hàng.
5. Thông tin các khoản phí địa phương
Đây là phần mà rất nhiều doanh nghiệp quan tâm, vì nó liên quan trực tiếp đến chi phí cần thanh toán trước khi lấy hàng. Các khoản này có thể bao gồm:
- phí THC
- phí lệnh giao hàng
- phí vệ sinh container
- phí chứng từ
- các phụ phí khác tùy từng tuyến và từng đơn vị phát hành
Không phải lô hàng nào cũng giống nhau, nên doanh nghiệp cần kiểm tra chi tiết từng dòng phí, tránh thanh toán mà không hiểu bản chất.
Cách đọc Arrival Notice dễ hiểu cho người mới
Nếu mới làm nhập khẩu, nhìn một bản Arrival Notice có thể khá rối vì nhiều thông tin nằm trên cùng một biểu mẫu. Cách đơn giản nhất là đọc theo thứ tự sau:
Bước 1: Kiểm tra đơn vị phát hành
Xác định rõ ai gửi thông báo cho bạn: hãng tàu, đại lý hay forwarder. Điều này quyết định bạn sẽ thanh toán phí cho ai và lấy lệnh ở đâu.
Bước 2: Kiểm tra tên người nhận hàng
Tên consignee phải đúng với doanh nghiệp nhập khẩu hoặc đúng theo thỏa thuận trên bộ chứng từ. Nếu sai, cần phản hồi sớm để tránh ảnh hưởng khâu nhận hàng.
Bước 3: Kiểm tra số vận đơn và thông tin container
Đây là các dữ liệu quan trọng để đối chiếu với bộ chứng từ đang có. Nếu số vận đơn hoặc số container không khớp, doanh nghiệp cần làm rõ ngay.
Bước 4: Kiểm tra ETA và cảng đến
Doanh nghiệp cần nắm rõ hàng sẽ đến cảng nào, thời điểm dự kiến đến khi nào để lên kế hoạch khai báo hải quan, nhận hàng và bố trí vận chuyển nội địa.
Bước 5: Kiểm tra local charges
Đừng chỉ nhìn tổng số tiền. Hãy xem kỹ từng loại phí để biết mình đang trả cho hạng mục nào, có phù hợp với điều kiện giao hàng và thỏa thuận dịch vụ hay không.
Doanh nghiệp cần làm gì ngay khi nhận Arrival Notice?
Sau khi nhận Arrival Notice, doanh nghiệp không nên chỉ lưu lại để tham khảo. Đây là lúc cần bắt đầu xử lý công việc thực tế để tránh chậm hàng.
Kiểm tra lại toàn bộ thông tin với bộ chứng từ
Hãy đối chiếu Arrival Notice với:
- Invoice
- Packing List
- Bill of Lading
- hợp đồng mua bán nếu cần
- chứng từ chuyên ngành nếu có
Việc đối chiếu sớm giúp phát hiện các sai lệch trước khi làm thủ tục.
Chuẩn bị hồ sơ thông quan
Nếu hàng sắp về cảng, bộ phận chứng từ hoặc đơn vị dịch vụ hải quan cần rà soát ngay hồ sơ để sẵn sàng mở tờ khai, tránh bị động khi hàng đã đến.
Xác nhận các khoản phí phải thanh toán
Doanh nghiệp nên liên hệ ngay với đơn vị phát hành Arrival Notice để xác nhận:
- tổng phí phải nộp
- thời gian nộp
- phương thức thanh toán
- thời điểm được lấy lệnh giao hàng
Sắp xếp kế hoạch nhận hàng
Tùy loại hàng, doanh nghiệp có thể cần:
- đặt xe kéo container
- chuẩn bị kho nhận hàng
- bố trí nhân sự kiểm hàng
- lên lịch dỡ hàng
Nếu để sát thời điểm lấy hàng mới chuẩn bị, khả năng phát sinh chi phí là rất cao.
Nếu phát hiện sai lệch chứng từ hoặc hàng có dấu hiệu bị ách lại, doanh nghiệp nên tham khảo thêm hướng dẫn khi hàng bị giữ tại cảng, doanh nghiệp nên xử lý theo thứ tự nào để tránh phát sinh chi phí.
Arrival Notice có phải là lệnh giao hàng không?
Câu trả lời là không.
Đây là điểm rất nhiều người mới làm nhập khẩu nhầm lẫn. Arrival Notice chỉ là thông báo hàng đến, không phải chứng từ dùng để nhận hàng trực tiếp.
Sau khi nhận Arrival Notice, doanh nghiệp thường phải thực hiện thêm các bước như:
- kiểm tra thông tin
- thanh toán các khoản local charges
- hoàn tất điều kiện theo yêu cầu của hãng tàu hoặc forwarder
- lấy D/O – lệnh giao hàng
Nói cách khác, Arrival Notice là chứng từ báo để bạn chuẩn bị, còn D/O mới là một trong những căn cứ quan trọng để làm thủ tục lấy hàng ra khỏi cảng hoặc kho.
Những lỗi doanh nghiệp hay gặp khi xử lý Arrival Notice
Trong thực tế, có một số lỗi khá phổ biến khiến doanh nghiệp bị chậm khâu nhận hàng dù đã có thông báo trước.
Không kiểm tra ngay khi nhận được thông báo
Nhiều doanh nghiệp nhận email Arrival Notice nhưng không rà ngay, đến sát ngày hàng về mới xử lý. Khi đó nếu có sai thông tin hoặc thiếu chứng từ thì thời gian xoay xở sẽ rất gấp.
Chỉ xem ETA mà bỏ qua phần phí
Có doanh nghiệp chỉ quan tâm ngày tàu đến mà quên kiểm tra local charges. Đến lúc lấy lệnh mới bất ngờ vì số phí thực tế cao hơn dự kiến.
Không đối chiếu với bộ chứng từ gốc
Arrival Notice là tài liệu cập nhật gần thời điểm hàng đến, nhưng vẫn cần đối chiếu với các chứng từ khác. Nếu có sai lệch mà không phát hiện sớm, khâu thông quan hoặc nhận hàng có thể bị ảnh hưởng.
Chưa chuẩn bị kế hoạch nhận hàng
Dù đã nhận thông báo hàng đến, một số doanh nghiệp vẫn chưa bố trí xe, kho hoặc nhân sự. Điều này đặc biệt rủi ro với hàng cần lấy nhanh hoặc hàng nhập phục vụ kế hoạch sản xuất.
Khi nào cần liên hệ ngay với hãng tàu hoặc forwarder?
Doanh nghiệp nên liên hệ ngay với đơn vị phát hành Arrival Notice nếu gặp một trong các trường hợp sau:
- sai tên consignee
- sai số vận đơn
- sai cảng đến
- sai ETA
- sai số container hoặc số seal
- chưa rõ khoản phí nào đang được thu
- chưa biết thủ tục lấy lệnh giao hàng thực hiện như thế nào
Việc chủ động liên hệ sớm sẽ giúp giảm rất nhiều rủi ro so với việc để đến khi hàng đã cập cảng mới xử lý.
Doanh nghiệp mới nhập khẩu lần đầu cần lưu ý gì với Arrival Notice?
Với doanh nghiệp mới, Arrival Notice không chỉ là giấy báo hàng đến mà còn là tín hiệu để bắt đầu một chuỗi công việc cần xử lý nhanh và chính xác. Vì vậy, bạn nên ghi nhớ 4 nguyên tắc:
Thứ nhất, nhận được Arrival Notice là phải kiểm tra ngay.
Thứ hai, luôn đối chiếu với toàn bộ bộ chứng từ.
Thứ ba, hỏi rõ từng khoản phí nếu chưa hiểu.
Thứ tư, chuẩn bị kế hoạch nhận hàng trước khi quá sát thời điểm.
Nhiều doanh nghiệp mới thường nghĩ rằng chỉ cần hàng về là làm thủ tục được ngay. Nhưng trên thực tế, nếu không chuẩn bị từ lúc nhận Arrival Notice, hàng có thể bị chậm thông quan hoặc phát sinh thêm nhiều chi phí không đáng có.
Mison Trans hỗ trợ doanh nghiệp xử lý Arrival Notice và thủ tục nhận hàng như thế nào?
Với những doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm nhập khẩu, việc đọc và xử lý Arrival Notice có thể gây lúng túng, nhất là khi phải làm song song nhiều bước như rà chứng từ, khai báo hải quan, thanh toán phí địa phương và sắp xếp nhận hàng.
Mison Trans hỗ trợ doanh nghiệp:
- kiểm tra thông tin trên Arrival Notice
- đối chiếu với bộ chứng từ nhập khẩu
- tư vấn các bước cần làm trước khi hàng cập cảng
- hỗ trợ khai báo hải quan
- hỗ trợ xử lý lấy lệnh giao hàng
- phối hợp nhận hàng và giao hàng về kho
Nhờ đó, doanh nghiệp giảm bớt nguy cơ sai sót, tiết kiệm thời gian và tránh các chi phí phát sinh do xử lý chậm.
Kết luận
Arrival Notice là một chứng từ rất quan trọng trong quá trình nhập khẩu, vì nó giúp doanh nghiệp biết lô hàng sắp đến và chủ động chuẩn bị cho các bước tiếp theo. Dù đây không phải là lệnh giao hàng, nhưng nếu đọc sai hoặc xử lý chậm thông báo này, doanh nghiệp vẫn có thể gặp hàng loạt rủi ro về thời gian và chi phí.
Điều quan trọng không chỉ là hiểu Arrival Notice là gì, mà còn là biết sau khi nhận thông báo hàng đến thì cần kiểm tra gì và làm gì trước. Càng chuẩn bị sớm, doanh nghiệp càng giảm nguy cơ bị động khi hàng cập cảng.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang chuẩn bị nhận lô hàng nhập khẩu đầu tiên hoặc cần một đơn vị hỗ trợ từ khâu chứng từ đến thông quan và giao hàng, Mison Trans có thể đồng hành để giúp quy trình trở nên rõ ràng, nhanh hơn và ít rủi ro hơn.
—————————————
MISON TRANS – DỊCH VỤ HẢI QUAN – VẬN CHUYỂN QUỐC TẾ
- Head Office: 200 QL13 (Cũ), Khu phố 1, Phường Hiệp Bình, TP. Hồ Chí Minh
- Văn phòng HCM: 13 Đường số 7, KDC Cityland Center Hills, Phường Hạnh Thông, TP. Hồ Chí Minh
- Chi nhánh Hà Nội: Tầng 9 Tòa Minori, Số 67A Phố Trương Định, Phường Trương Định, Quận Hai Bà Trưng, TP. Hà Nội
- Đường dây nóng: 1900 63 63 48
- Email: cs1@misontrans.com
