D/O là gì? Quy trình lấy lệnh giao hàng (D/O) chi tiết

Lệnh giao hàng D/O là thuật ngữ phổ biến trong ngành vận tải quốc tế. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ về khái niệm D/O là gì, các loại phí delivery order và quy trình lấy lệnh. Vì vậy, hãy cùng Mison Trans khám phá thêm về lệnh giao hàng này trong bài viết dưới đây.

Khái niệm D/O là gì? Phí D/O là gì?

1. D/O là gì?

D/O hay Delivery Order là một loại chứng từ quan trọng trong lĩnh vực vận tải quốc tế. Được cấp bởi hãng vận tải, D/O cho phép chủ hàng hoặc người gửi hàng (shipper) có thể lấy hàng ra khỏi bãi hàng hoặc container sau khi trình lên cơ quan giám sát hàng hóa.

Chứng từ này xác định ai đang giữ hàng và ai sẽ nhận hàng – consignee. Để nhận hàng, chủ hàng cần có D/O từ hãng tàu chuyển cho shipper.

Consignee cần đóng một khoản phí cho các đơn vị forwarder hoặc hãng tàu để có được D/O.

D/O giúp consignee có thể lấy hàng sau khi tàu cập cảng. Trong bản D/O, người giữ hàng chỉ định rõ cho đơn vị nhận hàng biết cách lấy hàng.

2. Phí D/O là gì?

Phí D/O là viết tắt của Delivery Order fee, còn được gọi là phí lệnh giao hàng. 

Phí này phát sinh sau khi hàng đã cập cảng, khi hãng tàu hoặc đơn vị forwarder phát hành D/O để consignee có thể sử dụng chứng từ này để lấy hàng từ cảng sau khi trình bày cho cơ quan hải quan.

Lưu ý, phí D/O là chi phí liên quan đến việc giao hàng chứ không phải là phí chứng từ (Documentation fee). Vì viết tắt của cả hai loại phí này khá giống nhau, nên khi thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu, cần phải phân biệt rõ ràng để tránh nhầm lẫn.

Phân loại D/O

Thông thường, lệnh giao hàng D/O có thể được phân loại theo hai tiêu chí chính là người phát hành và loại hàng hóa.

1. Phân loại theo chủ thể phát hành

Dựa vào chủ thể phát hành, có hai loại lệnh giao hàng D/O như sau:

Lệnh giao hàng của hãng tàu

• Được hãng tàu cấp và gửi cho người nhận hàng, yêu cầu người giữ hàng chuyển giao hàng cho người nhận
• Thường thì hãng tàu yêu cầu giao hàng cho forwarder và forwarder lại yêu cầu giao hàng cho khách hàng (doanh nghiệp nhập khẩu).
• Để có được lệnh giao hàng này, người nhận hàng cần có vận đơn gốc từ hãng tàu và thanh toán phí D/O cho hãng tàu hoặc forwarder.

Lệnh giao hàng của forwarder

• Được forwarder phát hành cho người nhận hàng, yêu cầu người giữ hàng chuyển giao hàng cho người nhận.
• Đây là trường hợp forwarder không phải là người phát hành vận đơn, mà chỉ là đại diện cho hãng tàu.
• Để có được lệnh giao hàng này, người nhận hàng cần có vận đơn gốc từ forwarder và thanh toán phí D/O cho forwarder. 

2. Phân loại theo loại hàng hóa

Theo loại hàng hóa, có hai dạng lệnh giao hàng D/O như sau:

• Lệnh giao hàng cho lô hàng nguyên (FCL – Full Container Load): Dùng để nhận toàn bộ container chứa một loại hoặc nhiều loại hàng của một khách hàng. Thông thường, sau khi tàu cập cảng, quá trình khai thác và xử lý lệnh giao hàng này có thể kéo dài từ 8-12 giờ.
• Lệnh giao hàng cho lô hàng lẻ (LCL – Less than Container Load): Dùng để nhận một phần container chứa hàng hóa từ nhiều khách hàng. Thường xuyên, việc khai thác và vận chuyển hàng về kho có thể mất khoảng 2 ngày trước khi quy trình đổi lệnh giao hàng hoàn tất.

Nội dung có trong lệnh D/O

D/O (Delivery Order) là một chứng từ quan trọng mà người nhận hàng cần phải có để có thể lấy hàng hóa mình đặt mua. Thông thường, thông tin trên D/O sẽ gồm:

• Tên tàu và lịch trình vận chuyển hàng hóa.
• Tên người nhận hàng (Consignee).
• Cảng trả hàng (POD).
• Mã hiệu hàng hóa (Code goods).
• Thể tích, trọng lượng hàng hóa và số lượng kiện hàng (Gross Weight, Net Weight, …).

Ngoài ra, khi lấy hàng, người nhận hàng cần chuẩn bị thêm các chứng từ sau:

• Giấy tờ cá nhân của người nhận hàng như căn cước công dân, chứng minh nhân dân.
• Giấy giới thiệu.
• Thông báo lô hàng cập cảng.
• Bản sao vận đơn đã ký tên hoặc vận đơn gốc đã được ngân hàng đóng dấu (nếu sử dụng L/C cho thanh toán).

Khi nào sử dụng lệnh giao hàng D/O?

Để sử dụng linh hoạt lệnh giao hàng D/O, quan trọng nhất là bạn phải biết khi nào cần áp dụng nó. Dưới đây là một số trường hợp bắt buộc sử dụng lệnh D/O:

• Khi người nhận hàng muốn lấy hàng từ bãi, kho, container sau khi tàu cập cảng. D/O chứng thực quyền sở hữu của người nhận và yêu cầu người giữ hàng chuyển giao cho người nhận.
• Khi người nhận hàng cần thực hiện thủ tục hải quan cho hàng hóa nhập khẩu. D/O là một trong những giấy tờ cần thiết để khai báo hải quan và thanh toán các khoản phí liên quan.
• Khi người nhận muốn kiểm tra số lượng, trọng lượng, thể tích và chất lượng hàng hóa. D/O cung cấp thông tin cơ bản và cho phép kiểm tra hoặc kiểm tra lại nếu cần thiết.

Lệnh giao hàng D/O có giá trị pháp lý và có thể giúp giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển và nhận hàng. Vì vậy, người nhận cần chú ý đến các điều kiện và thời hạn để sử dụng lệnh D/O một cách hiệu quả.

Quy trình lấy lệnh D/O

Lệnh giao hàng D/O (Delivery Order) là tài liệu quan trọng trong quá trình vận chuyển hàng hóa quốc tế. Để nhận lệnh giao hàng D/O một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần tuân thủ các bước sau:

Bước 1: Nhận Arrival Notice

Đầu tiên, doanh nghiệp cần nhận thông báo hàng đến (Arrival Notice) từ hãng tàu hoặc forwarder.

Thông báo này cung cấp các thông tin quan trọng như tên tàu, mã vận đơn, số container, thông tin về hàng hóa, cảng dỡ hàng, thời gian dự kiến tàu cập cảng, ngày hết hạn nhận hàng, phí D/O và các chi phí khác.

Bước 2: Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết

Doanh nghiệp cần chuẩn bị các giấy tờ quan trọng để lấy D/O, bao gồm:

• Giấy giới thiệu của công ty nhập khẩu
• Thông báo hàng đến
• Vận đơn gốc (hoặc bản sao được chứng thực bởi ngân hàng nếu thanh toán bằng L/C)
• Chứng minh nhân dân của người đi lấy D/O
• Tiền mặt hoặc chuyển khoản để thanh toán các khoản phí.

Bước 3: Liên hệ để xác nhận thời gian và địa điểm lấy D/O

Doanh nghiệp liên hệ trực tiếp với hãng tàu hoặc forwarder để xác nhận thời gian và địa điểm lấy D/O.

Thời gian lấy D/O có thể thay đổi tùy thuộc vào loại hàng hóa (FCL hoặc LCL), loại D/O và thời điểm tàu cập cảng.

Bước 4: Nhận lệnh giao hàng D/O:

Mang theo các giấy tờ đã chuẩn bị đến văn phòng của hãng tàu hoặc forwarder để nhận lệnh giao hàng D/O. Kiểm tra kỹ các thông tin trên D/O như tên tàu, người nhận hàng, cảng dỡ hàng, mã hiệu hàng hóa, số lượng, trọng lượng và thể tích hàng hóa.

Nếu phát hiện sai sót, yêu cầu sửa hoặc cấp lại D/O.

Bước 5: Hoàn tất thủ tục và nhận hàng:

Cuối cùng, mang D/O ra ngoài cảng để thực hiện thủ tục hải quan và nhận hàng hóa.

Xuất trình D/O cho cơ quan giám sát hàng hóa để chứng minh quyền sở hữu và yêu cầu giao hàng cho người nhận hàng.

Các lưu ý khi lấy lệnh giao hàng D/O

Khi đến lấy lệnh giao hàng D/O, hãy tuân thủ các điều sau đây:

• Đảm bảo bạn có đủ giấy tờ cần thiết như giấy giới thiệu, thông báo hàng đến, vận đơn, chứng minh thư nhân dân và tiền phí lệnh giao hàng.
• Phân biệt loại lệnh giao hàng D/O bạn đang sử dụng, liệu nó được phát hành bởi hãng tàu hay bởi forwarder, cũng như là cho lô hàng nguyên container hay hàng lẻ.
• Xác định thời gian cụ thể để lấy D/O, dựa trên thời gian tới cảng, loại hàng hóa và đối tác phát hành D/O.
• Kiểm tra kỹ thông tin trên D/O như tên tàu, thông tin người nhận, cảng dỡ hàng, mã hiệu hàng hóa, số lượng, trọng lượng và thể tích hàng hoá.
• Bảo quản lệnh giao hàng D/O một cách cẩn thận và sử dụng nó để thực hiện thủ tục hải quan, nhận hàng và xử lý các vấn đề khác.

Khi muốn yêu cầu sửa hoặc cấp lại D/O, hãy tuân thủ quy trình sau:

• Liên hệ với đối tác phát hành D/O (hãng tàu hoặc forwarder) để thông báo về sự khác biệt, sai sót hoặc hỏng hóc trên D/O.
• Cung cấp các bằng chứng có liên quan như vận đơn gốc, thông báo hàng đến, giấy giới thiệu, chứng minh thư nhân dân và lệnh giao hàng D/O gốc.
• Đợi phản hồi từ đối tác phát hành D/O và thực hiện theo hướng dẫn của họ. Có khả năng bạn sẽ cần trả lại D/O bị lỗi và thanh toán một khoản phí nhỏ để có D/O mới.
• Kiểm tra kỹ D/O mới để đảm bảo rằng mọi thông tin đã được sửa chữa đúng và đầy đủ. Nếu có vấn đề, liên hệ với đối tác phát hành D/O để yêu cầu sửa chữa.

Trên đây là toàn bộ thông tin về D/O là gì và quy trình để lấy lệnh D/O chi tiết. Hy vọng bài viết này của Mison Trans sẽ hữu ích cho bạn trong quá trình nhập khẩu và thông quan lô hàng. 

Nếu bạn cần nhập hàng chính ngạch hoặc hỗ trợ vận chuyển quốc tế, hãy liên hệ với Mison Trans ngay nhé!