Thiết bị viễn thông, công nghệ thông tin và sản phẩm có chức năng kết nối vô tuyến có thể phải thử nghiệm, chứng nhận hợp quy, công bố hợp quy hoặc kiểm tra chất lượng trước khi được đưa ra lưu thông tại Việt Nam.
Tuy nhiên, không phải mọi hàng hóa viễn thông đều áp dụng cùng một quy trình làm thủ tục hợp quy hàng viễn thông. Thủ tục thực tế phụ thuộc vào mã HS, mô tả sản phẩm, model, tần số, công suất, công nghệ kết nối và quy chuẩn kỹ thuật tương ứng.
Doanh nghiệp cần kiểm tra chính sách trước khi ký hợp đồng hoặc yêu cầu nhà cung cấp giao hàng. Việc chuẩn bị muộn có thể khiến hồ sơ không phù hợp, hàng chậm thông quan và phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi.
Hợp quy hàng viễn thông là gì?
Hợp quy hàng viễn thông là hoạt động đánh giá sản phẩm có phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật quốc gia áp dụng hay không.
Tùy từng sản phẩm, quá trình này có thể bao gồm:
- Đối chiếu danh mục hàng hóa nhóm 2.
- Xác định quy chuẩn kỹ thuật áp dụng.
- Thử nghiệm sản phẩm.
- Chứng nhận hợp quy.
- Công bố hợp quy.
- Kiểm tra chất lượng hàng nhập khẩu.
- Gắn dấu hợp quy nếu thuộc trường hợp áp dụng.
- Lưu hồ sơ phục vụ hậu kiểm.
Từ ngày 31/12/2025, danh mục sản phẩm, hàng hóa có khả năng gây mất an toàn trong lĩnh vực công nghệ thông tin và viễn thông được quy định tại Thông tư 29/2025/TT-BKHCN. Việc xác định thủ tục phải căn cứ đồng thời vào mã HS, mô tả sản phẩm và chức năng thực tế.
Phân biệt chứng nhận hợp quy và công bố hợp quy
Hai thủ tục này có liên quan nhưng không giống nhau.
1. Chứng nhận hợp quy
Chứng nhận hợp quy là việc tổ chức chứng nhận đánh giá và xác nhận sản phẩm phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật tương ứng.
Việc đánh giá có thể dựa trên:
- Kết quả thử nghiệm mẫu.
- Hồ sơ của lô hàng.
- Thông tin nhà sản xuất.
- Quy trình sản xuất.
- Hệ thống quản lý chất lượng.
- Phương thức chứng nhận được áp dụng.
2. Công bố hợp quy
Công bố hợp quy là việc doanh nghiệp công bố sản phẩm phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật trên cơ sở kết quả đánh giá sự phù hợp.
Tùy nhóm sản phẩm, doanh nghiệp có thể phải:
- Chứng nhận hợp quy rồi thực hiện công bố hợp quy.
- Chỉ thực hiện công bố hợp quy.
- Thực hiện thêm kiểm tra chất lượng hàng nhập khẩu.
- Thực hiện các yêu cầu chuyên ngành khác.
Do đó, doanh nghiệp không nên mặc định cứ có kết quả thử nghiệm là đã hoàn thành toàn bộ thủ tục.
Thiết bị nào cần làm thủ tục hợp quy viễn thông?
Một số nhóm sản phẩm thường phải kiểm tra yêu cầu hợp quy gồm:
- Router, access point và modem Wi-Fi.
- Điện thoại và thiết bị đầu cuối mạng di động.
- Máy tính xách tay, máy tính bảng hoặc máy tính tích hợp chức năng vô tuyến.
- Android Box và thiết bị giải mã truyền hình.
- Camera có Wi-Fi, Bluetooth hoặc kết nối di động.
- Thiết bị IoT và nhà thông minh.
- Thiết bị định vị và truyền dữ liệu.
- Thiết bị vô tuyến hàng hải, hàng không hoặc vệ tinh.
- Một số loại pin lithium dùng cho thiết bị công nghệ.
Danh sách trên chỉ mang tính định hướng. Doanh nghiệp vẫn phải kiểm tra đúng mã HS, model và thông số kỹ thuật của sản phẩm.
Xem thêm: Thiết bị bắt buộc công bố hợp quy viễn thông khi nhập khẩu
Chưa xác định được sản phẩm cần chứng nhận hợp quy, công bố hợp quy hay kiểm tra chất lượng? Doanh nghiệp có thể gửi tên hàng, model, catalogue, hình ảnh, mã HS dự kiến, Invoice và Packing List để Mison Trans kiểm tra sơ bộ chính sách chuyên ngành trước khi đưa hàng về Việt Nam.
Nhiều mặt hàng cần kiểm tra chuyên ngành, hợp quy, công bố chất lượng hoặc giấy phép trước khi thông quan. Nếu không kiểm tra từ đầu, lô hàng có thể bị giữ lại, phải bổ sung hồ sơ và phát sinh thêm thời gian xử lý. Kiểm tra giấy phép / hợp quy / công bố Rà chính sách mặt hàng Tư vấn hồ sơ cần chuẩn bị Hạn chế giữ hàng, bổ sung hồ sơ Chỉ cần gửi thông tin cơ bản, tài liệu kỹ thuật có thể bổ sung sau.
Đừng để hàng về cảng rồi mới phát hiện thiếu giấy phép!
Hồ sơ cần chuẩn bị trước khi làm hợp quy hàng viễn thông
Trước khi thực hiện thủ tục, doanh nghiệp nên thu thập đầy đủ các tài liệu sau:
- Tên sản phẩm.
- Model.
- Nhãn hiệu.
- Nhà sản xuất.
- Catalogue.
- Datasheet.
- Hình ảnh sản phẩm và nhãn hàng hóa.
- Mã HS dự kiến.
- Dải tần hoạt động.
- Công suất phát.
- Chuẩn Wi-Fi, Bluetooth hoặc kết nối di động.
- Phiên bản phần cứng và phần mềm nếu có.
- Kết quả thử nghiệm đã có.
- Giấy chứng nhận liên quan của nhà sản xuất.
- Commercial Invoice.
- Packing List.
- Vận đơn.
- Tờ khai hải quan nếu hàng đã về.
Thông tin về model, nhà sản xuất, tần số và công suất phải thống nhất giữa catalogue, kết quả thử nghiệm, nhãn hàng và chứng từ nhập khẩu.
Quy trình làm thủ tục hợp quy hàng viễn thông
Quy trình dưới đây mang tính tổng quát. Tùy từng model, doanh nghiệp có thể không phải thực hiện đầy đủ tất cả các bước.
Bước 1: Thu thập thông tin và xác định sản phẩm
Doanh nghiệp cần làm rõ:
- Tên thương mại và tên kỹ thuật.
- Model cụ thể.
- Công dụng chính.
- Thiết bị có phát sóng hay chỉ thu tín hiệu.
- Công nghệ kết nối.
- Dải tần.
- Công suất phát.
- Module Wi-Fi, Bluetooth, NFC hoặc mạng di động.
- Thiết bị nhập nguyên chiếc hay linh kiện.
- Mục đích nhập khẩu.
Không nên chỉ sử dụng tên hàng chung như “thiết bị mạng”, “camera thông minh” hoặc “thiết bị điện tử”.
Bước 2: Xác định mã HS và chính sách chuyên ngành
Doanh nghiệp đối chiếu:
- Mã HS dự kiến.
- Mô tả sản phẩm trong danh mục quản lý.
- Chức năng thực tế.
- Quy chuẩn kỹ thuật áp dụng.
- Yêu cầu thử nghiệm.
- Hình thức chứng nhận.
- Yêu cầu công bố hợp quy.
- Kiểm tra chất lượng nhập khẩu nếu có.
Mã HS trùng với danh mục chưa đủ để kết luận sản phẩm thuộc diện quản lý. Mô tả và phạm vi áp dụng của quy chuẩn cũng phải phù hợp.
Xem thêm: Cách xác định chính sách mặt hàng trước khi nhập khẩu
Bước 3: Xác định các quy chuẩn cần thử nghiệm
Một thiết bị có thể phải thử nghiệm theo một hoặc nhiều nhóm yêu cầu như:
- Phát xạ vô tuyến.
- Tương thích điện từ.
- An toàn điện.
- An toàn pin.
- Công suất phát.
- Dải tần hoạt động.
- Chức năng truyền dữ liệu.
- Yêu cầu riêng của từng loại thiết bị.
Ví dụ, một thiết bị có cả Wi-Fi, Bluetooth và kết nối di động có thể phát sinh nhiều nội dung thử nghiệm hơn sản phẩm chỉ có một module vô tuyến.
Doanh nghiệp cần xác định đúng quy chuẩn trước khi gửi mẫu, tránh thử nghiệm thiếu hoặc không đúng phạm vi.
Bước 4: Chuẩn bị và gửi mẫu thử nghiệm
Nếu sản phẩm phải thử nghiệm, doanh nghiệp chuẩn bị:
- Mẫu đúng model.
- Adapter, pin hoặc phụ kiện cần thiết.
- Tài khoản hoặc phần mềm để kích hoạt thiết bị nếu có.
- Hướng dẫn vận hành.
- Catalogue và datasheet.
- Thông tin tần số, công suất.
- Tài liệu về module vô tuyến.
- Phiếu yêu cầu thử nghiệm.
Mẫu gửi thử nghiệm phải tương ứng với sản phẩm thực tế nhập khẩu. Nếu khác model, phiên bản phần cứng hoặc module, kết quả có thể không được chấp nhận cho lô hàng.
Thời gian thử nghiệm phụ thuộc vào số lượng quy chuẩn, khả năng vận hành mẫu, tình trạng hồ sơ và năng lực của tổ chức thử nghiệm. Không nên áp dụng một thời hạn cố định cho mọi thiết bị.
Bước 5: Thực hiện chứng nhận hợp quy nếu áp dụng
Sau khi có kết quả thử nghiệm phù hợp, doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ chứng nhận.
Hồ sơ có thể gồm:
- Đơn đăng ký chứng nhận.
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Catalogue và datasheet.
- Hình ảnh sản phẩm.
- Mẫu nhãn.
- Kết quả thử nghiệm.
- Thông tin nhà sản xuất.
- Hồ sơ lô hàng.
- Tài liệu về hệ thống quản lý chất lượng nếu phương thức chứng nhận yêu cầu.
- Các biểu mẫu của tổ chức chứng nhận.
Phương thức chứng nhận được lựa chọn theo tính chất sản phẩm, nhà sản xuất và lô hàng. Không nên mặc định mọi doanh nghiệp đều phải áp dụng phương thức 1 hoặc phương thức 7.
Bước 6: Đăng ký kiểm tra chất lượng hàng nhập khẩu nếu có
Nếu sản phẩm thuộc diện kiểm tra chất lượng khi nhập khẩu, doanh nghiệp thực hiện đăng ký theo quy định.
Hồ sơ thường có thể gồm:
- Bản đăng ký kiểm tra chất lượng.
- Invoice.
- Packing List.
- Vận đơn.
- Hợp đồng.
- Catalogue.
- Kết quả thử nghiệm hoặc chứng nhận nếu đã có.
- Hồ sơ liên quan đến model và nhà sản xuất.
Việc kiểm tra chất lượng hàng nhập khẩu được thực hiện theo pháp luật về chất lượng sản phẩm, hàng hóa và các quy định chuyên ngành liên quan. Nghị định 74/2018/NĐ-CP sửa đổi quy định về kiểm tra chất lượng sản phẩm, hàng hóa nhập khẩu.
Xem thêm:
Bước 7: Khai hải quan và đưa hàng về bảo quản
Doanh nghiệp tiến hành khai hải quan với bộ hồ sơ gồm:
- Tờ khai hải quan.
- Commercial Invoice.
- Packing List.
- Vận đơn.
- C/O nếu có.
- Catalogue.
- Hồ sơ kiểm tra chất lượng nếu áp dụng.
- Chứng nhận hoặc kết quả thử nghiệm nếu cần xuất trình.
- Giấy phép chuyên ngành khác nếu có.
Tùy kết quả phân luồng:
- Luồng xanh: Doanh nghiệp hoàn thành nghĩa vụ thuế và điều kiện liên quan.
- Luồng vàng: Hải quan kiểm tra hồ sơ, model, mã HS và chứng từ chuyên ngành.
- Luồng đỏ: Hải quan kiểm tra hồ sơ và hàng hóa thực tế.
Trường hợp hàng được đưa về bảo quản, doanh nghiệp phải tuân thủ đúng phạm vi, địa điểm và điều kiện theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền. Hàng chưa hoàn thành điều kiện lưu hành không được tự ý đưa ra kinh doanh.
Bước 8: Thực hiện công bố hợp quy
Sau khi có đủ căn cứ đánh giá sự phù hợp, doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ công bố hợp quy.
Hồ sơ có thể gồm:
- Bản công bố hợp quy theo mẫu.
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Giấy chứng nhận hợp quy nếu áp dụng.
- Kết quả thử nghiệm.
- Catalogue và datasheet.
- Hình ảnh sản phẩm.
- Mẫu nhãn.
- Thông tin nhà sản xuất.
- Tờ khai hải quan.
- Hồ sơ của lô hàng.
- Các tài liệu khác theo yêu cầu.
Doanh nghiệp cần bảo đảm sản phẩm đưa ra thị trường đúng model, cấu hình và thông số đã được đánh giá.
Bước 9: Gắn dấu hợp quy và hoàn thiện nhãn hàng hóa
Nếu thuộc trường hợp phải gắn dấu hợp quy, doanh nghiệp thực hiện theo quy định trước khi lưu hành.
Nhãn sản phẩm cần thể hiện hoặc có khả năng đối chiếu:
- Tên hàng hóa.
- Model.
- Nhà sản xuất.
- Xuất xứ.
- Thông số nguồn điện.
- Tần số và công suất nếu cần.
- Thông tin doanh nghiệp chịu trách nhiệm tại Việt Nam.
- Cảnh báo an toàn nếu có.
Thông tin trên nhãn phải thống nhất với catalogue, tờ khai, kết quả thử nghiệm và hồ sơ công bố.
Bước 10: Lưu hồ sơ và duy trì sự phù hợp
Sau khi hoàn thành thủ tục, doanh nghiệp cần lưu:
- Hồ sơ thử nghiệm.
- Giấy chứng nhận hợp quy.
- Hồ sơ công bố hợp quy.
- Tờ khai hải quan.
- Invoice và Packing List.
- Hồ sơ kiểm tra chất lượng.
- Catalogue.
- Hồ sơ nhãn hàng hóa.
- Tài liệu về model và nhà sản xuất.
Nếu sản phẩm thay đổi model, cấu hình, module vô tuyến, nhà sản xuất hoặc phiên bản phần cứng, doanh nghiệp cần kiểm tra lại phạm vi hiệu lực của hồ sơ đã có.
Có thể sử dụng kết quả thử nghiệm nước ngoài không?
Kết quả thử nghiệm nước ngoài có thể được xem xét nếu:
- Được cấp bởi tổ chức phù hợp.
- Thuộc phạm vi được thừa nhận.
- Đúng model và phiên bản sản phẩm.
- Đúng quy chuẩn hoặc tiêu chuẩn có khả năng đối chiếu.
- Còn hiệu lực và đáp ứng yêu cầu hồ sơ.
Tuy nhiên, CE, FCC hoặc báo cáo thử nghiệm nước ngoài không mặc nhiên thay thế chứng nhận và công bố hợp quy tại Việt Nam.
Doanh nghiệp nên kiểm tra khả năng sử dụng báo cáo trước khi quyết định gửi mẫu thử nghiệm lại.
Thời gian làm hợp quy hàng viễn thông mất bao lâu?
Không có một thời gian cố định áp dụng cho mọi sản phẩm.
Thời gian thực hiện phụ thuộc vào:
- Số lượng quy chuẩn.
- Số module vô tuyến.
- Tình trạng mẫu.
- Chất lượng catalogue và datasheet.
- Kết quả thử nghiệm lần đầu.
- Phương thức chứng nhận.
- Mức độ thống nhất của model.
- Yêu cầu bổ sung hồ sơ.
- Thời gian xử lý của từng tổ chức.
Doanh nghiệp nên triển khai kiểm tra chính sách trước khi hàng được vận chuyển. Không nên dựa vào thời gian 3–4 ngày hoặc 10–15 ngày như một cam kết chung cho toàn bộ quy trình.
Chi phí làm hợp quy hàng viễn thông gồm những gì?
Chi phí có thể gồm:
- Phí rà soát chính sách.
- Phí thử nghiệm.
- Phí lấy hoặc vận chuyển mẫu.
- Phí chứng nhận hợp quy.
- Phí công bố hợp quy.
- Phí kiểm tra chất lượng.
- Phí dịch thuật và hoàn thiện hồ sơ.
- Phí khai hải quan.
- Chi phí lưu kho, lưu bãi nếu hồ sơ chậm.
- Chi phí thử nghiệm bổ sung nếu mẫu không đạt.
Mức phí phụ thuộc vào số lượng quy chuẩn, model, cấu hình và phạm vi công việc.
Doanh nghiệp có thể gửi catalogue, datasheet, model, tần số, công suất, mã HS dự kiến, Invoice và Packing List để Mison Trans kiểm tra sơ bộ quy trình, hồ sơ và các khoản chi phí cần chuẩn bị.
Nhiều mặt hàng cần kiểm tra chuyên ngành, hợp quy, công bố chất lượng hoặc giấy phép trước khi thông quan. Nếu không kiểm tra từ đầu, lô hàng có thể bị giữ lại, phải bổ sung hồ sơ và phát sinh thêm thời gian xử lý. Kiểm tra giấy phép / hợp quy / công bố Rà chính sách mặt hàng Tư vấn hồ sơ cần chuẩn bị Hạn chế giữ hàng, bổ sung hồ sơ Chỉ cần gửi thông tin cơ bản, tài liệu kỹ thuật có thể bổ sung sau.Đừng để hàng về cảng rồi mới phát hiện thiếu giấy phép!
Những lỗi thường gặp khi làm hợp quy hàng viễn thông
Khẳng định mọi thiết bị viễn thông đều phải hợp quy
Không phải mọi sản phẩm đều áp dụng cùng hình thức quản lý. Cần đối chiếu đúng danh mục và quy chuẩn.
Gửi thử nghiệm khi chưa xác định đủ quy chuẩn
Doanh nghiệp có thể phải thử nghiệm bổ sung, làm tăng chi phí và kéo dài thời gian.
Mẫu thử nghiệm khác hàng nhập khẩu
Khác model, phiên bản phần cứng hoặc module có thể khiến kết quả không phù hợp.
Catalogue thiếu tần số và công suất
Thiếu thông số vô tuyến khiến việc xác định quy chuẩn gặp khó khăn.
Model trên hồ sơ không thống nhất
Model trên Invoice, nhãn, catalogue và kết quả thử nghiệm khác nhau có thể khiến hồ sơ phải giải trình hoặc làm lại.
Áp dụng cứng một phương thức chứng nhận
Phương thức đánh giá phải được xác định theo sản phẩm, nhà sản xuất và từng trường hợp cụ thể.
Hiểu rằng thông quan là được phép bán hàng
Hàng đã thông quan nhưng chưa hoàn thành công bố hợp quy hoặc điều kiện lưu hành thì chưa nên đưa ra kinh doanh.
Chờ hàng về mới thực hiện thủ tục
Doanh nghiệp có thể phát sinh:
- Phí lưu kho.
- Phí lưu container.
- Chi phí thử nghiệm gấp.
- Chi phí sửa chứng từ.
- Chậm giao hàng.
- Nguy cơ tái xuất nếu sản phẩm không đáp ứng chính sách.
Khi nào doanh nghiệp nên kiểm tra chính sách?
Doanh nghiệp nên kiểm tra trước khi nhập khẩu khi:
- Chuẩn bị nhập model mới.
- Sản phẩm có Wi-Fi, Bluetooth hoặc SIM.
- Chưa xác định mã HS.
- Catalogue không thể hiện đầy đủ thông số.
- Sản phẩm có nhiều chức năng tích hợp.
- Nhà cung cấp chỉ có CE hoặc FCC.
- Chưa rõ cần chứng nhận hay chỉ công bố hợp quy.
- Cần dự toán thời gian và chi phí.
- Hàng sắp xuất nhưng chưa có hồ sơ chuyên ngành.
Việc kiểm tra sớm giúp doanh nghiệp có thời gian yêu cầu nhà cung cấp bổ sung tài liệu, điều chỉnh model hoặc chuẩn bị mẫu thử nghiệm.
Mison Trans hỗ trợ thủ tục hợp quy hàng viễn thông như thế nào?
Mison Trans hỗ trợ doanh nghiệp:
- Kiểm tra điều kiện nhập khẩu.
- Đối chiếu danh mục hàng hóa nhóm 2.
- Rà soát mã HS dự kiến.
- Kiểm tra catalogue và datasheet.
- Xác định tần số, công suất và chức năng vô tuyến.
- Xác định quy chuẩn kỹ thuật áp dụng.
- Kiểm tra yêu cầu thử nghiệm.
- Kiểm tra yêu cầu chứng nhận hợp quy.
- Kiểm tra yêu cầu công bố hợp quy.
- Hỗ trợ đăng ký kiểm tra chất lượng nếu áp dụng.
- Rà soát Invoice và Packing List.
- Hỗ trợ khai hải quan.
- Phối hợp xử lý hồ sơ chuyên ngành.
Để kiểm tra sơ bộ, doanh nghiệp nên gửi:
- Tên hàng.
- Model.
- Catalogue.
- Datasheet.
- Hình ảnh sản phẩm.
- Mã HS dự kiến.
- Tần số.
- Công suất.
- Chuẩn kết nối.
- Commercial Invoice.
- Packing List.
- Kết quả thử nghiệm đã có.
Xem thêm: Dịch vụ đo kiểm chứng nhận hợp quy thiết bị viễn thông
Kết luận
Quy trình làm thủ tục hợp quy hàng viễn thông không áp dụng giống nhau cho mọi sản phẩm. Doanh nghiệp cần xác định đúng mã HS, model, chức năng, tần số, công suất và quy chuẩn kỹ thuật trước khi thử nghiệm hoặc nhập hàng.
Một quy trình cơ bản có thể gồm kiểm tra chính sách, thử nghiệm, chứng nhận hợp quy, kiểm tra chất lượng, khai hải quan và công bố hợp quy. Tuy nhiên, số bước thực tế phụ thuộc vào từng sản phẩm.
Việc rà soát hồ sơ trước khi nhà cung cấp giao hàng giúp doanh nghiệp hạn chế thử nghiệm sai, thiếu chứng từ, chậm thông quan và phát sinh chi phí không cần thiết.
Liên hệ Mison Trans để được hỗ trợ nhanh qua hotline.
