PO không chỉ đơn thuần là một đơn đặt hàng, mà còn là chìa khóa giúp cho việc giao dịch giữa các bên. Hãy cùng Mison Trans tìm hiểu rõ hơn về khái niệm PO là gì và quy trình sử dụng PO trong thực tiễn thương mại!
PO (Purchase Order) là gì?
PO là viết tắt của “Purchase order”, hay còn gọi là “Đơn đặt hàng”. Là một loại chứng từ được ủy quyền cho người bán để thực hiện yêu cầu của người mua sau khi được sự đồng ý của người bán trong giao dịch mua bán quốc tế.
PO có thể được tìm hiểu như việc người bán xác nhận việc bán hàng cho người mua. Khi có chữ ký của cả hai bên, PO trở thành một hợp đồng mua bán, có giá trị pháp lý cho cả hai bên (khi không có hợp đồng trước đó).
PO (đã được ký kết) cũng là một tài liệu để kiểm tra thông tin về thời hạn và chất lượng của hàng hóa hoặc dịch vụ được giao dịch mua bán.
Nội dung trên PO – Purchase Order
Mỗi Purchase Order (PO) thường chứa đầy đủ thông tin liên quan đến mô tả chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ như số lượng, đơn giá, điều kiện giao hàng, bao bì, thanh toán, thời hạn, cam kết giữa các bên…
Mỗi đơn đặt hàng sẽ phản ánh thông tin cụ thể, tuân theo ý của người mua và người bán, tùy thuộc vào từng doanh nghiệp hoặc tổ chức.
Các thông tin cơ bản thường xuất hiện trên PO bao gồm:
- Number và date (số và ngày)
- Seller/Buyer: Tên, liên hệ, ĐT/fax (thông tin người mua và người bán)
- Description/Commodity/Product (Mô tả hàng hóa)
- Quantity (số lượng)
- Specifications/Quality (phẩm cấp, thông số kỹ thuật)
- Unit price (đơn giá)
- Total amount (giá trị đơn hàng)
- Payment terms (điều kiện thanh toán)
- Incoterms (điều kiện giao hàng)
- Hướng dẫn đặc biệt (giảm giá, FOC…)
- Chữ ký (signature).
∗ Xem thêm: Commercial Invoice là gì? Các mẫu Commercial Invoice phổ biến nhất hiện nay
PO được sử dụng với mục đích gì?
Purchase Order (PO) là tài liệu chính thức xác nhận yêu cầu mua hàng của người mua tới nhà cung cấp. Khi nhận được PO, nhà cung cấp sẽ biết chính xác những gì người mua cần mua, số lượng, giá cả, thời gian giao hàng,…
Khi PO được ký kết bởi cả người mua và nhà cung cấp, nó sẽ trở thành một hợp đồng ràng buộc pháp lý giữa hai bên. Điều này có nghĩa là cả hai bên đều phải chịu trách nhiệm thực hiện các điều khoản đã thống nhất trong Purchase Order.
PO là tài liệu quan trọng để người mua xác định số tiền cần thanh toán cho nhà cung cấp. Người mua sẽ dựa trên thông tin về số lượng, giá cả… trong PO để tạo hóa đơn thanh toán cho nhà cung cấp.
PO giúp người mua quản lý quá trình đặt hàng một cách hiệu quả. Thông qua PO, người mua có thể theo dõi tiến độ đặt hàng, xác định các vấn đề phát sinh (nếu có) và đưa ra các giải pháp kịp thời.
Đối với các doanh nghiệp sản xuất, PO có thể sử dụng làm cơ sở để lập kế hoạch sản xuất. Doanh nghiệp có thể dựa trên các thông tin trong PO để xác định số lượng hàng hóa cần sản xuất, nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
PO có thể sử dụng làm cơ sở để kiểm soát chất lượng hàng hóa. Dựa trên các thông tin trong PO, người mua có thể xác định các tiêu chuẩn chất lượng của hàng hóa cần mua.
Phân biệt PO (Purchase Order), PI (Proforma Invoice) và SC (Sale Contract)
| Yếu Tố | Purchase Order (PO) | Proforma Invoice (PI) | Sale Contract (SC) |
| Mục Đích | Xác nhận yêu cầu mua hàng từ người mua tới nhà cung cấp. | Tạo ra một bảng tính chi tiết về giá cả dự kiến của hàng hóa hoặc dịch vụ. | Xác định các điều khoản và điều kiện của việc mua bán hàng hóa hoặc dịch vụ. |
| Thời Điểm Lập | Thường lập trước khi hàng hóa được giao hoặc dịch vụ được cung cấp. | Thường lập trước khi giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ để cung cấp thông tin chi tiết về giá cả. | Lập sau khi hai bên đã thỏa thuận điều kiện và giá cả của việc mua bán. |
| Tính Chất | Thường là tài liệu mua bán chính thức, có thể được coi như hợp đồng tiền mặt giữa hai bên. | Là tài liệu dự kiến về chi phí, không phải là cam kết mua bán chính thức. | Là hợp đồng cụ thể, chính thức giữa người mua và người bán với điều khoản và điều kiện cụ thể. |
| Nội Dung | Xác định chi tiết về hàng hóa, số lượng, giá cả, thời gian giao hàng… | Thông tin về sản phẩm hoặc dịch vụ, giá cả dự kiến, điều kiện thanh toán… | Bao gồm điều khoản và điều kiện chính thức của việc mua bán, bao gồm cả quy định pháp lý và trách nhiệm của hai bên. |
| Tính Pháp Lý | Có thể coi là cam kết mua bán nếu được chấp nhận bởi cả hai bên. | Không phải là cam kết mua bán chính thức, chỉ là bảng tính chi phí dự kiến. | Là hợp đồng chính thức, pháp lý giữa người mua và người bán, có giá trị pháp lý. |
Quy trình sử dụng PO – Purchase Order hiệu quả
Bước 1: Yêu cầu mua hàng: Các bộ phận như mua hàng, kế toán, quản lý dự án tạo yêu cầu mua hàng với thông tin về sản phẩm, số lượng, đơn giá và yêu cầu đặc biệt khác.
Bước 2: Xác nhận yêu cầu: Yêu cầu được gửi đến các bộ phận liên quan để phê duyệt, với quy trình tùy thuộc vào cấp bậc và quyền hạn của nhân viên.
Bước 3: Tạo Purchase Order (PO): Sau khi yêu cầu được phê duyệt, một PO được tạo bởi bên mua.
Bước 4: Phê duyệt PO: PO được gửi đến mua hàng, kế toán để xem xét và phê duyệt, có thể yêu cầu sự chấp thuận từ nhiều người trong tổ chức.
Bước 5: Gửi PO đến nhà cung cấp: PO được gửi đến nhà cung cấp để họ nhận thông tin chi tiết về đơn hàng và yêu cầu cần tuân thủ.
Bước 6: Xác nhận PO từ nhà cung cấp: Nhà cung cấp xem xét và xác nhận các điều khoản của đơn hàng, đảm bảo đồng ý với các điều khoản.
Bước 7: Giao hàng và nhận hàng: Nhà cung cấp giao hàng, đơn vị nhận và kiểm tra hàng, đảm bảo đáp ứng đúng các yêu cầu trong PO.
Bước 8: Xử lý thanh toán: Bộ phận kế toán xử lý thanh toán cho nhà cung cấp sau khi hàng đã được nhận và xác nhận.
Việc hiểu rõ và áp dụng chính xác Purchase Order (PO) là một yếu tố không thể thiếu đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.
Bằng cách thực hiện đúng quy trình sử dụng PO, các tổ chức sẽ tối ưu hóa quản lý đặt hàng, tăng cường minh bạch và hiệu quả trong hoạt động thương mại quốc tế, từ đó đạt được sự hài lòng của cả các bên liên quan.