Nhiều doanh nghiệp nhập hàng từ Trung Quốc về Việt Nam rất nhanh ở khâu mua hàng, nhưng lại chậm ở khâu thông quan. Lý do thường không nằm ở vận chuyển, mà nằm ở hồ sơ, mã HS, nhãn mác, giấy phép hoặc chính sách mặt hàng chưa được kiểm tra từ đầu.
Bài viết này sẽ giúp bạn nhận diện đúng những nhóm hàng dễ bị vướng khi nhập từ Trung Quốc về Việt Nam, hiểu vì sao dễ kẹt và biết cần chuẩn bị gì sớm để tránh hàng bị giữ tại cảng, phát sinh lưu kho và chậm kế hoạch kinh doanh..
Vì sao hàng nhập từ Trung Quốc về Việt Nam thường dễ bị vướng hồ sơ?
Nguyên nhân phổ biến nhất là doanh nghiệp chốt đơn trước, kiểm tra thủ tục sau. Đến khi hàng đi rồi hoặc về cảng rồi mới rà hồ sơ thì rất dễ bị động.
Hiểu đơn giản là, hàng càng liên quan đến sức khỏe, an toàn, điện, hóa chất hoặc nhãn mác thì càng dễ bị kiểm tra kỹ.
Doanh nghiệp thường vướng ở chỗ:
- Chưa kiểm tra chính sách mặt hàng từ đầu
- Khai sai mã HS
- Tên hàng trên chứng từ quá chung chung
- Thiếu catalogue, hồ sơ kỹ thuật, CQ, CO
- Thiếu giấy phép hoặc hồ sơ công bố, hợp quy
- Nhãn gốc không đủ thông tin để làm nhãn phụ
Quan trọng nhất là, một lỗi nhỏ ở đầu vào có thể làm cả lô hàng bị chậm thông quan, phát sinh lưu kho, lưu bãi và chi phí xử lý.
Những nhóm hàng dễ bị vướng khi nhập từ Trung Quốc về Việt Nam
1. Thực phẩm, nguyên liệu thực phẩm, đồ uống
Đây là nhóm hàng rất dễ bị vướng vì liên quan trực tiếp đến an toàn thực phẩm.
Doanh nghiệp hay chủ quan vì nghĩ chỉ cần invoice và packing list là đủ. Thực tế, nhiều mặt hàng cần thêm hồ sơ công bố, kiểm tra an toàn thực phẩm, thành phần, nhãn và hồ sơ sản phẩm.
Vướng thường gặp là tên hàng không rõ, thiếu thành phần, thiếu nhãn gốc, thiếu hồ sơ kỹ thuật hoặc giấy tờ liên quan.
→ Cần chuẩn bị sớm: thành phần, công dụng, quy cách đóng gói, nhãn sản phẩm và hồ sơ kỹ thuật.
2. Mỹ phẩm
Mỹ phẩm là nhóm hàng nhập từ Trung Quốc dễ bị vướng hồ sơ nếu doanh nghiệp chưa chuẩn bị bộ công bố đầy đủ.
Điểm hay bị bỏ sót là tên sản phẩm, thành phần, công dụng, thông tin nhà sản xuất và sự thống nhất giữa hồ sơ với hàng thực tế.
Vấn đề thường phát sinh là hồ sơ công bố không khớp với nhãn, thiếu thông tin hoặc sai quy cách.
→ Cần chuẩn bị sớm: hình ảnh nhãn, bảng thành phần, thông tin nhà máy, packaging và hồ sơ liên quan.
3. Thiết bị y tế hoặc hàng liên quan sức khỏe
Nhóm này dễ vướng vì liên quan đến quản lý chuyên ngành. Chỉ cần sản phẩm có công dụng liên quan sức khỏe, chẩn đoán hoặc hỗ trợ điều trị là chính sách có thể khác ngay.
Doanh nghiệp thường chủ quan ở phần mô tả công dụng. Cùng là một thiết bị, nhưng chỉ cần thay đổi mục đích sử dụng là cách xử lý hồ sơ đã khác.
Vướng thường gặp là sai mã HS, thiếu tài liệu kỹ thuật, thiếu giấy tờ chuyên ngành.
→ Cần chuẩn bị sớm: công dụng rõ ràng, catalogue, manual, thông số kỹ thuật và hồ sơ nhà sản xuất.
4. Máy móc, thiết bị điện, điện tử
Đây là nhóm hàng dễ bị kiểm tra chuyên ngành và rất hay sai mã HS.
Lý do là chỉ cần khác công suất, điện áp, chức năng hoặc cấu tạo là mã HS và chính sách đã thay đổi.
Doanh nghiệp hay chủ quan khi khai tên hàng quá rộng như máy, bộ điều khiển, bo mạch, thiết bị điện.
Vấn đề hay gặp là thiếu catalogue, thiếu test report, thiếu hồ sơ kỹ thuật hoặc chứng từ mô tả không đủ rõ.
→ Cần chuẩn bị sớm: datasheet, model, chức năng, điện áp, công suất, ảnh nhãn máy.
5. Hàng tiêu dùng cần nhãn mác
Nhiều người nghĩ nhóm này dễ làm, nhưng thực tế lại hay vướng ở nhãn.
Nếu nhãn gốc thiếu thông tin, doanh nghiệp sẽ rất khó làm nhãn phụ hàng nhập khẩu đúng quy định.
Doanh nghiệp thường chủ quan vì chỉ tập trung mẫu mã, giá và đóng gói, mà bỏ qua thông tin thể hiện trên sản phẩm.
Vướng thường gặp là tên hàng không rõ, thiếu thông tin nhà sản xuất, thiếu thành phần, thiếu hướng dẫn sử dụng hoặc cảnh báo.
→ Cần chuẩn bị sớm: ảnh bao bì thực tế, file nhãn và đầy đủ thông tin sản phẩm.
6. Đồ chơi trẻ em, sản phẩm mẹ và bé
Nhóm này dễ bị kiểm tra vì liên quan đến an toàn người dùng, đặc biệt là trẻ nhỏ.
Doanh nghiệp thường chủ quan ở vật liệu, độ tuổi sử dụng, pin đi kèm, sơn phủ hoặc cảnh báo an toàn.
Vướng thường gặp là thiếu test report, thiếu hồ sơ kỹ thuật, nhãn không thể hiện đúng cảnh báo hoặc độ tuổi.
→ Cần chuẩn bị sớm: tài liệu an toàn, chất liệu, công dụng, cảnh báo và hình ảnh bao bì.
7. Hóa chất, keo, sơn, dung môi, nguyên liệu công nghiệp
Đây là nhóm hàng rất dễ bị chậm thông quan nếu không kiểm tra kỹ từ đầu.
Lý do là nhóm này liên quan đến thành phần hóa học, khai báo an toàn, vận chuyển và chính sách quản lý riêng.
Doanh nghiệp thường vướng ở chỗ tên thương mại không phản ánh đúng bản chất hàng hóa.
Vấn đề hay gặp là thiếu MSDS, thiếu thành phần chi tiết, sai mã HS hoặc không kiểm tra trước điều kiện vận chuyển.
→ Cần chuẩn bị sớm: MSDS, thành phần, mục đích sử dụng, quy cách đóng gói và thông tin vận chuyển.
8. Hàng đã qua sử dụng
Đây là nhóm cần kiểm tra rất kỹ trước khi nhập.
Quan trọng nhất là không phải hàng còn dùng được thì sẽ được nhập. Nhiều mặt hàng đã qua sử dụng không được phép nhập hoặc bị quản lý rất chặt.
Doanh nghiệp thường chủ quan vì thấy hàng giá tốt, dễ mua.
Vướng thường gặp là không làm được thủ tục nhập hoặc bị giữ hàng do kiểm tra chính sách quá muộn.
→ Cần chuẩn bị sớm: xác định rõ tình trạng hàng, năm sản xuất, mục đích nhập và quy định áp dụng.
9. Linh kiện ô tô, phụ tùng xe, phụ kiện kỹ thuật
Nhóm này hay vướng ở mô tả hàng hóa và phân loại.
Cùng là phụ tùng, nhưng dùng cho hệ thống nào, dòng xe nào, vật liệu gì sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến mã HS và hồ sơ.
Doanh nghiệp thường chủ quan vì chỉ lấy mã nội bộ của nhà cung cấp, không có ảnh kỹ thuật hoặc mô tả chi tiết.
Vấn đề hay gặp là tên hàng trên chứng từ không khớp, khó xác định mã HS, thiếu hồ sơ kỹ thuật.
→ Cần chuẩn bị sớm: part number, ảnh sản phẩm, dòng xe phù hợp, vật liệu và catalogue.
10. Vật tư xây dựng, nội thất, thiết bị công trình
Nhóm này thường nhập theo lô lớn, giá trị cao nên chỉ cần vướng một khâu là chi phí tăng rất nhanh.
Doanh nghiệp hay chủ quan ở phần quy cách, vật liệu, tiêu chuẩn kỹ thuật và chứng từ chất lượng.
Vướng thường gặp là hàng về không khớp mô tả, thiếu CQ, CO, test report hoặc khai mã HS chưa sát.
→ Cần chuẩn bị sớm: mô tả kỹ thuật rõ, thông tin vật liệu, model, tiêu chuẩn và bộ hồ sơ chất lượng.
Xem thêm: Thuế Nhập Khẩu Từ Trung Quốc Về Việt Nam – Thông Tin Mới Nhất Doanh Nghiệp Cần Biết
Những lỗi khiến các nhóm hàng này càng dễ bị vướng hơn
Không phải chỉ vì mặt hàng thuộc nhóm rủi ro mà bị kẹt. Nhiều lô hàng bị vướng vì lỗi rất cơ bản trong khâu chuẩn bị.
1. Khai sai mã HS
Sai mã HS là lỗi kéo theo nhiều hệ quả nhất. Khi mã HS sai, doanh nghiệp có thể áp sai thuế, sai chính sách mặt hàng, sai hướng xử lý hồ sơ.
Một số lô hàng tưởng chỉ cần thông quan thông thường, nhưng do mã HS đúng lại thuộc diện kiểm tra chất lượng hoặc giấy phép chuyên ngành. Vì vậy, bước cách kiểm tra mã HS cần được làm từ rất sớm.
2. Tên hàng trên chứng từ không khớp
Invoice ghi một kiểu, packing list ghi một kiểu, catalogue lại thể hiện kiểu khác.
Đây là lỗi rất hay gặp. Khi chứng từ không đồng nhất, cơ quan xử lý sẽ có cơ sở yêu cầu giải trình thêm hoặc kiểm tra kỹ hơn.
3. Thiếu giấy phép hoặc chưa kiểm tra chính sách mặt hàng
Nhiều doanh nghiệp đến khi hàng về mới hỏi “nhập hàng từ Trung Quốc về Việt Nam cần lưu ý gì”.
Thực ra câu hỏi này phải đặt ra từ trước khi đặt cọc. Kiểm tra chính sách mặt hàng luôn phải đi trước bước mua hàng.
4. Nhãn chưa đúng quy định
Nhãn không chỉ để bán hàng. Nhãn còn là căn cứ để xác định thông tin cơ bản của sản phẩm.
Nếu nhãn thiếu hoặc thông tin không rõ, doanh nghiệp sẽ rất khó làm nhãn phụ chuẩn.
5. Nhà cung cấp gửi thiếu catalogue, CQ, CO, test report, hồ sơ kỹ thuật
Đây là nguyên nhân phổ biến khiến hàng dễ bị chậm thông quan.
Không ít nhà cung cấp chỉ gửi chứng từ thương mại, còn hồ sơ kỹ thuật thì gửi rất chậm hoặc gửi không đúng mẫu doanh nghiệp cần.. Vì vậy, cần rà trước chứng từ cần có khi nhập khẩu thay vì đợi đến lúc hàng về mới xử lý.
Xem thêm: 3 lỗi khi nhập hàng Trung Quốc khiến doanh nghiệp mất tiền oan (và cách tránh từ đầu)
Làm sao biết hàng của mình có nguy cơ bị vướng hay không?
Cách tốt nhất là kiểm tra trước khi nhập, không kiểm tra khi hàng đã về. Hiểu đơn giản là, doanh nghiệp nên tự rà 5 câu hỏi sau trước khi chốt đơn:
- Hàng này có thuộc diện cần giấy phép chuyên ngành, công bố, hợp quy hay kiểm tra chất lượng không?
- Mã HS dự kiến có đang dựa trên bản chất thật của sản phẩm không?
- Bộ chứng từ đã đủ invoice, packing list, catalogue, hồ sơ kỹ thuật, CQ, CO, test report hay chưa?
- Nhãn gốc có đủ thông tin để làm nhãn phụ đúng quy định không?
- Tên hàng trên hợp đồng, invoice, packing list và catalogue đã thống nhất chưa?
Doanh nghiệp thường vướng ở chỗ chỉ hỏi nhà cung cấp. Nhưng nhà cung cấp không phải lúc nào cũng hiểu chính sách nhập khẩu Việt Nam. Vì vậy, cần có một đơn vị logistics hoặc khai hải quan kiểm tra lại từ góc nhìn thủ tục thực tế.
Quan trọng nhất là đừng đánh giá rủi ro chỉ bằng kinh nghiệm “lô trước nhập được”. Chỉ cần khác model, khác thành phần, khác công dụng hoặc khác cách thể hiện trên hồ sơ là cách xử lý có thể đã khác.
Doanh nghiệp nên làm gì trước khi nhập hàng từ Trung Quốc để tránh vướng hồ sơ?
Doanh nghiệp không cần làm mọi thứ thật phức tạp. Nhưng cần làm đúng thứ tự.
Bước 1: Xác định đúng bản chất hàng hóa
Đừng chỉ dùng tên bán hàng. Hãy mô tả rõ công dụng, vật liệu, thông số, model, thành phần, đối tượng sử dụng.
Bước 2: Kiểm tra trước chính sách mặt hàng
Xem hàng có cần giấy phép chuyên ngành, kiểm tra chất lượng, công bố, hợp quy hay hồ sơ riêng không.
Bước 3: Chốt mã HS dự kiến từ sớm
Không nên để đến lúc lên tờ khai mới xác định mã HS. Mã HS phải được rà ngay từ trước khi chốt mua.
Bước 4: Yêu cầu bộ hồ sơ từ nhà cung cấp
Tối thiểu nên có invoice, packing list, catalogue, ảnh nhãn, thông số kỹ thuật và các chứng từ liên quan như CQ, CO, test report nếu cần.
Bước 5: Kiểm tra nhãn và nội dung bao bì
Rà trước để biết có đủ dữ liệu làm nhãn phụ hay không, tránh khi hàng về mới phát hiện thông tin quá thiếu.
Bước 6: Kiểm tra điều kiện vận chuyển và thông quan
Một số mặt hàng không chỉ vướng thủ tục mà còn vướng từ khâu booking cước, đặc biệt với hóa chất, pin, hàng có từ tính, hàng dễ cháy hoặc hàng nhạy cảm.
Nếu chưa có đội ngũ chuyên trách, doanh nghiệp nên làm việc sớm với đơn vị dịch vụ khai hải quan để rà hồ sơ trước khi hàng về.
Mison Trans hỗ trợ gì cho doanh nghiệp nhập hàng từ Trung Quốc?
Mison Trans hỗ trợ doanh nghiệp theo hướng thực tế, tập trung vào việc giảm rủi ro từ sớm.
Cụ thể gồm:
- Tư vấn chính sách mặt hàng trước khi nhập
- Kiểm tra bộ chứng từ trước khi hàng về
- Hỗ trợ book cước quốc tế
- Hỗ trợ khai hải quan
- Giao hàng tận nơi
- Hỗ trợ nhập khẩu trọn gói theo hướng hạn chế phát sinh hồ sơ
Điểm mạnh của Mison Trans là rà chứng từ và chính sách mặt hàng sớm để doanh nghiệp tránh tình trạng hàng về mới phát hiện thiếu hồ sơ.
Mison Trans không nhận ủy thác xuất nhập khẩu. Mison Trans tập trung vào book cước, khai hải quan, giao hàng và hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra rủi ro thủ tục từ đầu.
Với các lô hàng cần kiểm soát chặt từ đầu, dịch vụ nhập khẩu trọn gói sẽ giúp doanh nghiệp giảm đáng kể rủi ro hồ sơ và tiến độ.
Kết luận
Những nhóm hàng dễ bị vướng khi nhập từ Trung Quốc về Việt Nam không hẳn là hàng quá khó. Vấn đề nằm ở việc doanh nghiệp có kiểm tra đúng từ đầu hay không.
Chỉ cần sai mã HS, thiếu hồ sơ kỹ thuật, thiếu giấy phép hoặc nhãn chưa đúng, lô hàng đã có thể bị chậm thông quan và phát sinh thêm chi phí.
Với các nhóm hàng như thực phẩm, mỹ phẩm, hàng liên quan sức khỏe, điện tử, hóa chất, phụ tùng kỹ thuật hay vật tư công trình, doanh nghiệp nên rà hồ sơ trước khi hàng đi. Làm sớm sẽ an toàn hơn rất nhiều so với xử lý khi hàng đã về cảng.
Nếu doanh nghiệp cần một đơn vị hỗ trợ kiểm tra chứng từ, chính sách mặt hàng, book cước quốc tế, khai hải quan và giao hàng tận nơi, Mison Trans có thể đồng hành theo hướng rõ việc, thực tế và giảm rủi ro ngay từ đầu.
—————————————
MISON TRANS – DỊCH VỤ HẢI QUAN – VẬN CHUYỂN QUỐC TẾ
- Head Office: 200 QL13 (Cũ), Khu phố 1, Phường Hiệp Bình, TP. Hồ Chí Minh
- Văn phòng HCM: 13 Đường số 7, KDC Cityland Center Hills, Phường Hạnh Thông, TP. Hồ Chí Minh
- Chi nhánh Hà Nội: Tầng 9 Tòa Minori, Số 67A Phố Trương Định, Phường Trương Định, Quận Hai Bà Trưng, TP. Hà Nội
- Đường dây nóng: 1900 63 63 48
- Email: cs1@misontrans.com
