Nhập khẩu chính ngạch cần giấy tờ gì [Cập nhập mới nhất]

Quý khách đang có kế hoạch nhập khẩu hàng hóa về Việt Nam nhưng chưa rõ cần chuẩn bị những giấy tờ gì? Quý khách nghe nói “nhập khẩu chính ngạch” là hình thức an toàn – hợp pháp – minh bạch, nhưng quy trình ra sao và thủ tục thế nào thì vẫn còn mơ hồ? Đừng lo. Mison Trans sẽ giúp Quý khách hàng hiểu nhập khẩu chính ngạch cần giấy tờ gì, và làm sao để tránh những rủi ro thường gặp.

Nhập khẩu chính ngạch là gì?

Nhập khẩu chính ngạch là hình thức đưa hàng hóa từ nước ngoài về Việt Nam thông qua các cửa khẩu quốc tế, được khai báo hải quan đầy đủ và thực hiện đúng quy định pháp luật. Hàng hóa nhập khẩu chính ngạch sẽ có đầy đủ chứng từ, giấy tờ pháp lý và hóa đơn hợp lệ để được thông quan, lưu thông trên thị trường và có thể khấu trừ thuế VAT.

Vậy, nhập khẩu chính ngạch cần giấy tờ gì?

Dưới đây là danh sách giấy tờ bắt buộc khi thực hiện nhập khẩu chính ngạch – dù là doanh nghiệp tự làm hay ủy thác qua dịch vụ:

1. Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract)

Là thỏa thuận giữa người mua và người bán, thể hiện rõ các điều kiện mua bán: tên hàng, số lượng, đơn giá, điều kiện giao hàng (FOB, CIF, DDP…), thời gian thanh toán.

✅ Lưu ý: Cần có bản song ngữ hoặc tiếng Anh – tên hàng cần đúng với thực tế để tránh sai mã HS.

2. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Là chứng từ thể hiện giá trị hàng hóa. Hải quan căn cứ vào đây để tính thuế nhập khẩu, VAT và các loại thuế khác nếu có.

✅ Lưu ý: Thông tin trên hóa đơn phải trùng khớp với hợp đồng và tờ khai hải quan.

>>> Xem bài viết để rõ hơn về thuế nhập khẩu: https://misontrans.com/cac-loai-thue-nhap-khau-hang-hoa-vao-viet-nam/

3. Phiếu đóng gói (Packing List)

Thể hiện thông tin đóng gói: số kiện, kích thước, trọng lượng, quy cách bao bì… để phục vụ kiểm tra hải quan.

✅ Lưu ý: Mỗi kiện hàng nên có ký hiệu hoặc đánh số tương ứng để dễ đối chiếu.

4. Vận đơn (Bill of Lading / Airway Bill)

Chứng minh việc hàng đã được vận chuyển từ nước xuất khẩu. Đây là cơ sở để nhận hàng tại cảng/sân bay Việt Nam.

✅ Lưu ý: Nếu vận đơn ghi sai tên người nhận, bạn sẽ không lấy được hàng – nên kiểm tra kỹ trước khi tàu/chuyến bay khởi hành.

5. Tờ khai hải quan nhập khẩu

Được khai trên hệ thống hải quan điện tử, thể hiện toàn bộ thông tin về lô hàng: mã HS, trị giá, nước xuất xứ, loại hình nhập khẩu…

✅ Lưu ý: Khai sai mã HS có thể dẫn đến áp sai thuế hoặc bị xử phạt hành chính.

6. Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)

Nếu hàng hóa thuộc diện hưởng ưu đãi thuế theo hiệp định thương mại (FTA), bạn cần cung cấp C/O để được giảm hoặc miễn thuế nhập khẩu.

✅ Lưu ý: C/O phải được cấp đúng mẫu và đúng cơ quan có thẩm quyền – nếu không, sẽ không được chấp nhận.

>>> Có thể Quý khách đang tìm kiếm về: Quy trình xin cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O)

7. Giấy phép nhập khẩu / Kiểm tra chuyên ngành (nếu có)

Một số mặt hàng bắt buộc phải có giấy phép nhập khẩu hoặc kiểm tra chất lượng như:

• Mỹ phẩm
• Thực phẩm chức năng
• Hóa chất
• Thiết bị y tế
• Máy móc đã qua sử dụng

✅ Lưu ý: Thiếu giấy này là lý do hàng bị giữ tại cảng phổ biến nhất. Mison Trans luôn kiểm tra giùm khách xem mặt hàng có thuộc diện cần xin phép hay không.

8. Giấy tờ vận chuyển nội địa (nếu có)

Sau khi thông quan, để vận chuyển hàng về kho, bạn cần chuẩn bị thêm:

• Phiếu xuất kho
• Hợp đồng vận tải (nếu dùng bên thứ ba)
• Hóa đơn VAT nếu chuyển kho nội bộ

>>> Xem ngay bài viết để rõ hơn về: Hướng Dẫn Nhập Hàng Trung Quốc Đơn Giản Từ Con Số 0 [Kinh nghiệm hơn 11 năm]

Lưu ý quan trọng khi chuẩn bị giấy tờ

Dù bạn là doanh nghiệp lớn hay lần đầu nhập hàng, hãy chú ý những điều sau để tránh mất tiền và mất thời gian:

• Kiểm tra mã HS chính xác: Mỗi mã HS tương ứng với mức thuế và quy định nhập khẩu khác nhau. Đừng đoán – hãy nhờ Mison Trans kiểm tra đúng chuẩn cho bạn.
• Đừng bỏ sót kiểm tra chuyên ngành: Rất nhiều khách hàng bị “dính” do không biết hàng của mình phải kiểm tra chất lượng, kiểm dịch, hay công bố hợp quy trước khi thông quan.
• Tính sẵn thời gian và chi phí phát sinh: Có những giấy tờ cần xin trước khi hàng cập cảng, nếu chờ hàng về mới bắt đầu xử lý sẽ rất tốn kém vì phí lưu container, phí lưu bãi.
• Luôn khớp thông tin giữa các chứng từ: Chỉ cần một thông tin lệch (ví dụ khác số lượng giữa Invoice và Packing List) cũng có thể khiến hải quan yêu cầu giải trình.

>>> Xem thêm: Tổng hợp các câu hỏi thường gặp trong xuất nhập khẩu đặc biệt cho người lần đầu nhập

Mison Trans – Hỗ trợ nhập khẩu chính ngạch từ A-Z

Nếu Quý khách chưa có kinh nghiệm hoặc không muốn mất thời gian xử lý từng giấy tờ, Mison Trans sẵn sàng đồng hành trọn gói:

• Tư vấn mã HS, thủ tục kiểm tra chuyên ngành

• Đại diện khai báo hải quan nhanh – chuẩn

• Xin giấy phép nhập khẩu các mặt hàng đặc thù

• Hỗ trợ vận chuyển hàng hóa về kho

Mison Trans đã giúp hàng triệu doanh nghiệp nhập khẩu chính ngạch thành công – tiết kiệm chi phí, không gặp sự cố tại hải quan.

>>> Xem ngay bảng giá làm thủ tục hải quan trọn gói tại Mison Trans có phù hợp không: https://misontrans.com/dich-vu-khai-hai-quan-tron-goi/

Kết luận

Hy vọng bài viết này đã giúp Quý khách nắm rõ nhập khẩu chính ngạch cần giấy tờ gì và biết cách chuẩn bị cho đúng. Nếu bạn vẫn còn phân vân hoặc cần hỗ trợ cụ thể cho mặt hàng của mình, hãy liên hệ với Mison Trans – chúng tôi sẽ tư vấn tận tình và hỗ trợ mọi bước trong quy trình nhập khẩu.

Liên hệ Mison Trans để được tư vấn miễn phí ngay hôm nay:

MISON TRANS – DỊCH VỤ HẢI QUAN – VẬN CHUYỂN QUỐC TẾ

• Head Office: 200 QL13 (Cũ), Khu phố 1, Phường Hiệp Bình, TP. Hồ Chí Minh
• Văn phòng HCM: 13 Đường số 7, KDC Cityland Center Hills, Phường Hạnh Thông, TP. Hồ Chí Minh
• Chi nhánh Hà Nội: Tầng 9 Tòa Minori, Số 67A Phố Trương Định, Phường Trương Định, Quận Hai Bà Trưng, TP. Hà Nội
• Hotline: 1900 63 63 48
• Email: cs1@misontrans.com