Trong hoạt động xuất nhập khẩu, doanh nghiệp nào cũng mong muốn tờ khai rơi vào luồng xanh để hàng được thông quan nhanh chóng. Tuy nhiên, không ít trường hợp, hàng hóa bị đưa vào diện kiểm hóa hải quan – tức phải kiểm tra thực tế để đối chiếu với khai báo.
Việc kiểm hóa thường khiến doanh nghiệp lo ngại vì có thể phát sinh chi phí, chậm tiến độ giao hàng, thậm chí ảnh hưởng uy tín với đối tác. Thế nhưng, nếu hiểu rõ kiểm hóa là gì, quy trình diễn ra ra sao, mất bao lâu và cần chuẩn bị gì, doanh nghiệp hoàn toàn có thể chủ động xử lý mà không bị động.
Trong bài viết này, Mison Trans – với hơn 11 năm kinh nghiệm trong dịch vụ logistics và thủ tục hải quan – sẽ giúp bạn nắm rõ từ A–Z về kiểm hóa hải quan, kèm theo những lưu ý quan trọng để tránh rủi ro khi hàng hóa bị kiểm tra.
Kiểm hóa là gì?
Kiểm hóa hải quan là việc cơ quan hải quan tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa xuất nhập khẩu nhằm đối chiếu với thông tin khai báo trên tờ khai và chứng từ đi kèm.
Mục đích của kiểm hóa:
- Đảm bảo hàng hóa đúng chủng loại, số lượng, trị giá như khai báo.
- Kiểm soát chính sách quản lý hàng hóa (hạn ngạch, giấy phép, kiểm dịch…).
- Ngăn chặn gian lận thương mại, trốn thuế, buôn lậu.
Nói cách khác, kiểm hóa chính là “khâu kiểm tra thực tế” để xác thực độ chính xác và tính minh bạch trong hoạt động xuất nhập khẩu.
Thuật ngữ quốc tế:
- Tiếng Anh: Customs inspection hoặc Customs cargo inspection.
- Tiếng Trung: 海关查验 (hǎiguān cháyàn) – nghĩa là kiểm tra hải quan.
Kiểm hóa mất bao lâu?
Không có một con số cố định cho thời gian kiểm hóa, bởi điều này phụ thuộc vào:
- Loại hàng hóa (dễ kiểm tra hay đặc thù, có cần lấy mẫu không).
- Hình thức vận chuyển (hàng nguyên container FCL hay hàng lẻ LCL).
- Sự phối hợp của doanh nghiệp (chuẩn bị hồ sơ, nhân sự, phương tiện hỗ trợ).
- Địa điểm kiểm hóa (Cát Lái, Hải Phòng hay kho ngoại quan).
Thực tế:
- Hàng nguyên container (FCL): trung bình 1–3 giờ/container.
- Hàng lẻ (LCL): có thể mất nửa ngày đến 1 ngày.
- Hàng đặc thù, cần kiểm 100% hoặc lấy mẫu: có thể kéo dài 1–2 ngày.
Doanh nghiệp càng chuẩn bị kỹ hồ sơ và phối hợp tốt với cán bộ hải quan, thời gian kiểm hóa càng được rút ngắn, hạn chế chi phí phát sinh.
Quy định về kiểm hóa hải quan
Hoạt động kiểm hóa được quy định rõ trong Luật Hải quan 2014 cùng các văn bản hướng dẫn như Thông tư 38/2015/TT-BTC và Thông tư 39/2018/TT-BTC. Một số điểm quan trọng doanh nghiệp cần nắm:
- Không phải mọi lô hàng đều bị kiểm hóa: Cơ quan hải quan áp dụng quản lý rủi ro để phân luồng hải quan (xanh – vàng – đỏ). Chỉ những lô hàng có yếu tố rủi ro, nghi ngờ hoặc thuộc danh mục kiểm soát mới phải kiểm hóa.
- Hình thức kiểm tra đa dạng: Có thể chỉ soi chiếu container, mở một phần kiện hàng hoặc lấy mẫu đem đi giám định.
- Tỷ lệ kiểm tra thay đổi theo mặt hàng và doanh nghiệp: Doanh nghiệp uy tín, chấp hành tốt pháp luật sẽ ít khi bị kiểm hóa hơn.
- Trách nhiệm song song: Hải quan có trách nhiệm minh bạch, nhanh chóng; trong khi doanh nghiệp phải phối hợp, chuẩn bị chứng từ và nhân sự để không làm gián đoạn quá trình.
Hiểu rõ các quy định này sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn, tránh tâm lý lo lắng khi nhận thông báo kiểm hóa.
Quy trình kiểm hóa luồng đỏ
Trong ba luồng phân tách (xanh – vàng – đỏ), luồng đỏ là mức kiểm tra cao nhất, bắt buộc phải kiểm hóa thực tế hàng hóa. Quy trình cơ bản gồm:
Bước 1: Đăng ký tờ khai hải quan trên hệ thống VNACCS/VCIS.
Bước 2: Đưa hàng vào khu vực kiểm hóa tại cảng, ICD hoặc kho ngoại quan.
Bước 3: Cán bộ hải quan đối chiếu hồ sơ và kiểm tra hàng hóa thực tế:
- Có thể mở container, mở thùng/kiện hàng.
- Trường hợp cần thiết sẽ lấy mẫu để phân tích chuyên ngành.
Bước 4: Lập biên bản kiểm hóa: ghi rõ tình trạng hàng hóa, kết quả đối chiếu.
Bước 5: Thông quan hoặc xử lý vi phạm:
- Nếu hàng đúng khai báo → cho thông quan.
- Nếu sai lệch → doanh nghiệp phải bổ sung khai báo, nộp thuế bổ sung hoặc chịu xử phạt.
Với doanh nghiệp, luồng đỏ thường đồng nghĩa với tốn thêm thời gian, chi phí bốc dỡ, nhân công, nhưng nếu chuẩn bị tốt, quá trình này vẫn có thể diễn ra trôi chảy.
*Thuật ngữ tiếng Anh: Kiểm hóa luồng đỏ = Red channel customs inspection hoặc Physical inspection for red line declaration.
Quy trình kiểm hóa tại cảng Cát Lái
Cảng Cát Lái (TP.HCM) là cảng container lớn nhất Việt Nam, nơi có số lượng tờ khai kiểm hóa hằng ngày rất lớn. Vì vậy, quy trình kiểm hóa tại đây khá chặt chẽ, gồm các bước:
Bước 1. Đăng ký kiểm hóa
- Doanh nghiệp khai báo tờ khai điện tử, hệ thống phân luồng đỏ và yêu cầu kiểm hóa.
- Thông tin được chuyển đến bộ phận hải quan tại cảng.
Bước 2. Đặt lịch kiểm hóa với cảng
- Doanh nghiệp hoặc đơn vị dịch vụ liên hệ với cảng để sắp xếp thời gian, bãi kiểm hóa và phương tiện hỗ trợ (xe nâng, nhân công bốc dỡ).
Bước 3. Chuẩn bị container/hàng hóa
- Container được vận chuyển ra khu vực kiểm hóa.
- Seal (niêm phong) được cắt dưới sự chứng kiến của hải quan.
Bước 4. Tiến hành kiểm hóa
- Cán bộ hải quan cùng doanh nghiệp mở container/kiện hàng.
- Kiểm tra số lượng, chủng loại, nhãn mác; nếu cần sẽ lấy mẫu giám định.
Bước 5. Lập biên bản và cập nhật kết quả
- Sau khi kiểm tra, cán bộ hải quan ghi nhận kết quả kiểm hóa.
- Kết quả được nhập vào hệ thống VNACCS/VCIS.
Bước 6. Thông quan và nhận hàng
- Nếu phù hợp, tờ khai được thông quan.
- Doanh nghiệp có thể niêm phong lại container (nếu cần) và làm thủ tục kéo hàng ra khỏi cảng.
Tại Cát Lái, do lượng hàng lớn, doanh nghiệp cần chủ động đặt lịch và chuẩn bị sẵn nhân sự, phương tiện để tránh kéo dài thời gian chờ.
Những lưu ý quan trọng khi kiểm hóa
Để quá trình kiểm hóa diễn ra nhanh chóng, doanh nghiệp nên lưu ý:
- Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác: Đảm bảo tờ khai, invoice, packing list, vận đơn, giấy phép (nếu có) đều khớp nhau.
- Sắp xếp hàng hóa khoa học: Đóng gói gọn gàng, dễ mở – dễ kiểm tra để tiết kiệm thời gian.
- Có nhân sự giám sát tại hiện trường: Tránh tình trạng thất lạc hàng hóa hoặc hiểu nhầm trong quá trình mở container.
- Phối hợp chặt chẽ với cán bộ hải quan: Cung cấp thông tin kịp thời, hỗ trợ khi được yêu cầu để quá trình kiểm tra thuận lợi.
- Tính toán chi phí phát sinh: Kiểm hóa thường kèm theo chi phí bốc dỡ, nhân công, lưu bãi; doanh nghiệp nên dự trù trước để không bị động.
Nếu doanh nghiệp mới làm thủ tục nhập khẩu lần đầu hoặc chưa có nhiều kinh nghiệm, việc rơi vào kiểm hóa có thể gây áp lực lớn. Đây là lúc nên cân nhắc sử dụng dịch vụ xuất nhập khẩu từ các đơn vị logistics chuyên nghiệp để được hỗ trợ trọn gói.
Câu hỏi thường gặp về kiểm hóa hải quan (FAQ)
Câu 1. Kiểm hóa hải quan có bắt buộc không?
Không phải tất cả hàng hóa xuất nhập khẩu đều phải kiểm hóa. Việc này chỉ áp dụng khi hệ thống phân luồng đỏ, hàng thuộc diện quản lý đặc biệt, hoặc có nghi ngờ gian lận. Nếu tờ khai vào luồng xanh, hàng có thể được thông quan ngay mà không cần kiểm hóa.
Câu 2. Luồng vàng và luồng đỏ khác nhau thế nào?
- Luồng vàng: Chỉ kiểm tra hồ sơ giấy tờ, không mở hàng.
- Luồng đỏ: Bắt buộc kiểm hóa thực tế hàng hóa.
Câu 3. Doanh nghiệp có thể từ chối kiểm hóa không?
Không. Khi hải quan ra quyết định kiểm hóa, doanh nghiệp có trách nhiệm phối hợp. Nếu không thực hiện, hàng sẽ không được thông quan và có thể bị xử lý vi phạm.
Câu 4. Ai chịu chi phí kiểm hóa – doanh nghiệp hay hãng tàu?
Doanh nghiệp nhập khẩu/xuất khẩu chịu chi phí phát sinh liên quan đến kiểm hóa, bao gồm: phí bốc dỡ, xe nâng, lưu bãi, nhân công… Hãng tàu chỉ chịu trách nhiệm vận chuyển theo hợp đồng.
Câu 5. Làm sao để hạn chế bị kiểm hóa?
- Khai báo trung thực, chính xác.
- Có lịch sử tuân thủ tốt với hải quan.
- Sử dụng dịch vụ logistics uy tín để được khai báo chuẩn ngay từ đầu.
Giải pháp hạn chế rủi ro khi kiểm hóa
Để giảm thiểu rủi ro khi bị kiểm hóa, doanh nghiệp nên áp dụng một số giải pháp sau:
1. Khai báo chính xác, trung thực
- Khớp số liệu giữa invoice, packing list, hợp đồng.
- Tránh sai sót nhỏ như mã HS, số lượng, đơn vị tính, vì có thể dẫn đến nghi ngờ.
2. Lựa chọn đơn vị logistics uy tín
- Một công ty logistics chuyên nghiệp sẽ hỗ trợ chuẩn từ khâu khai báo, nộp hồ sơ, đến xử lý phát sinh.
- Giúp hạn chế khả năng bị đưa vào luồng đỏ không cần thiết.
3. Rà soát chứng từ trước khi nhập khẩu
- Đảm bảo đầy đủ giấy phép, kiểm định, chứng nhận hợp quy (nếu mặt hàng yêu cầu).
- Tránh bị ách tắc chỉ vì thiếu một văn bản.
4. Chủ động dự trù chi phí & thời gian
- Luôn tính thêm 1–2 ngày dự phòng cho việc kiểm hóa, đặc biệt với hàng nhập cảng lớn như Cát Lái, Hải Phòng.
- Chuẩn bị ngân sách cho các khoản phí bốc dỡ, xe nâng, lưu bãi.
Tóm lại, kiểm hóa hải quan là bước kiểm tra thực tế nhằm đảm bảo sự minh bạch trong hoạt động xuất nhập khẩu. Dù có thể khiến doanh nghiệp lo lắng vì tốn thời gian và chi phí, nhưng nếu nắm rõ quy định, quy trình và cách chuẩn bị, bạn hoàn toàn có thể chủ động vượt qua mà không bị động.
Nếu doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm, tốt nhất nên làm việc với đối tác logistics đáng tin cậy để giảm thiểu rủi ro. Đây cũng chính là thế mạnh mà Mison Trans đã và đang đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp trong hơn 11 năm qua.
Liên hệ ngay với Mison Trans để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ thủ tục kiểm hóa, thông quan từ A–Z. Chúng tôi sẵn sàng đồng hành để giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm tối đa rủi ro khi nhập khẩu hàng về Việt Nam.
—————————————-
MISON TRANS – DỊCH VỤ HẢI QUAN – VẬN CHUYỂN QUỐC TẾ
- Head Office: 200 QL13 (Cũ), Khu phố 1, Phường Hiệp Bình, TP. Hồ Chí Minh
- Văn phòng HCM: 13 Đường số 7, KDC Cityland Center Hills, Phường Hạnh Thông, TP. Hồ Chí Minh
- Chi nhánh Hà Nội: Tầng 9 Tòa Minori, Số 67A Phố Trương Định, Phường Trương Định, Quận Hai Bà Trưng, TP. Hà Nội
- Hotline: 1900 63 63 48
- Email: cs1@misontrans.com
