Doanh nghiệp nhỏ có nên tự nhập khẩu không? 5 yếu tố nên cân nhắc trước khi quyết định

Với nhiều doanh nghiệp nhỏ, nhập khẩu hàng hóa là cách để mở rộng nguồn hàng, tối ưu giá vốn và tăng lợi thế cạnh tranh. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp băn khoăn: doanh nghiệp nhỏ có nên tự nhập khẩu không, hay nên thuê đơn vị logistics hỗ trợ?

Thực tế, nhập khẩu không chỉ là mua hàng từ nước ngoài về Việt Nam. Doanh nghiệp còn phải kiểm tra chính sách mặt hàng, mã HS, thuế nhập khẩu, chứng từ, vận chuyển quốc tế, khai hải quan và xử lý các phát sinh nếu có.

Nếu chưa có nhân sự chuyên trách hoặc chưa quen quy trình, việc tự làm có thể khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian, phát sinh chi phí và gặp rủi ro khi thông quan. Vì vậy, trước khi quyết định tự nhập khẩu hay thuê dịch vụ nhập khẩu trọn gói, doanh nghiệp nên cân nhắc 5 yếu tố quan trọng dưới đây.

1. Doanh nghiệp đã có nhân sự hiểu quy trình nhập khẩu chưa?

Yếu tố đầu tiên cần xem xét không phải là “tự làm có tiết kiệm không”, mà là doanh nghiệp có đủ năng lực nội bộ để tự làm hay chưa.

Một lô hàng nhập khẩu thông thường có thể liên quan đến nhiều đầu việc như:

• Làm việc với nhà cung cấp nước ngoài.
• Kiểm tra điều kiện giao hàng Incoterms.
• Kiểm tra bộ chứng từ: Invoice, Packing List, Bill of Lading, C/O nếu có.
• Xác định mã HS và thuế nhập khẩu.
• Kiểm tra chính sách mặt hàng.
• Book cước vận chuyển quốc tế.
• Theo dõi lịch tàu, lịch bay.
• Nhận thông báo hàng đến.
• Khai báo hải quan.
• Nộp thuế.
• Xử lý kiểm hóa, tham vấn giá hoặc bổ sung chứng từ nếu phát sinh.
• Sắp xếp vận chuyển hàng về kho.

Nếu doanh nghiệp đã có nhân sự từng làm xuất nhập khẩu, hiểu chứng từ và có kinh nghiệm xử lý hàng tương tự, việc tự nhập khẩu có thể khả thi. Nhưng nếu mọi thứ đều bắt đầu từ con số 0, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ.

Nhiều doanh nghiệp nhỏ chỉ nhìn vào chi phí dịch vụ mà chưa tính đến chi phí thời gian, chi phí sai sót và chi phí cơ hội. Một nhân sự chưa có kinh nghiệm có thể mất nhiều ngày chỉ để kiểm tra một bộ chứng từ, hỏi mã HS, liên hệ hãng tàu, tìm đơn vị khai báo hải quan và xử lý các khoản phí phát sinh.

Vì vậy, khi tự hỏi doanh nghiệp nhỏ có nên tự nhập khẩu không, câu hỏi thực tế hơn là: doanh nghiệp đã có người đủ hiểu quy trình để kiểm soát lô hàng chưa?

Xem thêm: Tự làm thủ tục nhập khẩu hay thuê dịch vụ – đâu là lựa chọn phù hợp?

2. Mặt hàng nhập khẩu có đơn giản hay thuộc nhóm cần kiểm tra chuyên ngành?

Không phải mặt hàng nào cũng có mức độ rủi ro giống nhau. Có những mặt hàng nhập khẩu khá đơn giản, chỉ cần chứng từ thương mại cơ bản và khai báo hải quan đúng quy định. Nhưng cũng có nhiều mặt hàng cần kiểm tra chuyên ngành, công bố, kiểm định, kiểm tra chất lượng, kiểm dịch, dán nhãn hoặc đáp ứng điều kiện quản lý riêng.

Ví dụ, doanh nghiệp nhập khẩu các mặt hàng như linh kiện, máy móc, thiết bị, thực phẩm, mỹ phẩm, hóa chất, thiết bị điện, sản phẩm tiếp xúc thực phẩm, đồ chơi trẻ em, thiết bị y tế, phụ tùng ô tô… thì không thể chỉ nhìn vào giá mua và cước vận chuyển. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ chính sách nhập khẩu trước khi đặt hàng.

Một sai sót nhỏ ở bước này có thể khiến hàng về cảng nhưng không thông quan được. Khi đó, doanh nghiệp không chỉ mất thời gian bổ sung hồ sơ mà còn có thể phát sinh phí lưu container, lưu bãi, phí chỉnh sửa chứng từ, phí kiểm tra, thậm chí phải tái xuất hoặc xử lý theo hướng khác nếu hàng không đáp ứng điều kiện nhập khẩu.

Với doanh nghiệp nhỏ, dòng tiền thường nhạy cảm hơn so với doanh nghiệp lớn. Một lô hàng bị giữ tại cảng trong vài ngày hoặc vài tuần có thể ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch kinh doanh, tiến độ giao hàng cho khách và uy tín thương hiệu.

Vì vậy, nếu mặt hàng đơn giản, giá trị nhỏ, không thuộc diện quản lý chuyên ngành phức tạp, doanh nghiệp có thể cân nhắc tự làm để học quy trình. Nhưng nếu mặt hàng có điều kiện nhập khẩu, có yêu cầu kiểm tra chuyên ngành hoặc doanh nghiệp chưa chắc về mã HS, nên có đơn vị chuyên môn kiểm tra trước khi hàng được đặt mua.

Đây là một trong những điểm quan trọng nhất khi đánh giá doanh nghiệp nhỏ có nên tự nhập khẩu không.

3. Doanh nghiệp đã biết cách kiểm soát chi phí nhập khẩu chưa?

Một hiểu lầm phổ biến của doanh nghiệp mới nhập khẩu là chỉ tính chi phí theo công thức: giá hàng + cước vận chuyển + thuế. Nhưng thực tế, tổng chi phí nhập khẩu có thể gồm nhiều khoản hơn.

Một lô hàng nhập khẩu thường có thể phát sinh:

• Giá hàng theo hợp đồng.
• Cước vận chuyển quốc tế.
• Phí local charge tại cảng đi hoặc cảng đến.
• Phí chứng từ.
• Phí THC, CFS nếu có.
• Phí handling.
• Phí khai báo hải quan.
• Thuế nhập khẩu.
• Thuế giá trị gia tăng.
• Phí kiểm tra chuyên ngành nếu có.
• Phí lưu kho, lưu bãi nếu phát sinh.
• Phí vận chuyển nội địa về kho.
• Phí nâng hạ, giao nhận, rút hàng nếu là hàng container.

Nếu doanh nghiệp tự nhập khẩu nhưng không nắm rõ cơ cấu chi phí, rất dễ rơi vào tình trạng “tưởng rẻ nhưng không rẻ”. Ban đầu, doanh nghiệp có thể thấy báo giá từ nhà cung cấp rất tốt, cước vận chuyển cũng có vẻ hợp lý. Nhưng khi hàng về đến cảng, các chi phí phát sinh mới bắt đầu xuất hiện.

Đặc biệt, nếu chọn sai điều kiện mua bán quốc tế, không hiểu rõ trách nhiệm giữa người bán và người mua, doanh nghiệp có thể phải gánh thêm những chi phí chưa được tính trước.

Ví dụ, cùng một lô hàng nhưng mua theo điều kiện EXW, FOB, CIF hay DAP sẽ dẫn đến trách nhiệm và chi phí rất khác nhau. Nếu không kiểm tra kỹ, doanh nghiệp nhỏ có thể bị động trong khâu vận chuyển, chứng từ hoặc giao nhận.

Do đó, câu hỏi doanh nghiệp nhỏ có nên tự nhập khẩu không cần được đặt trong bối cảnh chi phí tổng thể, không chỉ là phí dịch vụ. Đôi khi thuê một đơn vị hỗ trợ chuyên nghiệp ngay từ đầu giúp doanh nghiệp dự toán chi phí rõ hơn, giảm rủi ro phát sinh và dễ kiểm soát dòng tiền.

Xem thêm: Dịch vụ nhập khẩu trọn gói cho doanh nghiệp – book cước, khai hải quan, giao hàng tận kho

4. Doanh nghiệp có đủ thời gian để xử lý chứng từ và phát sinh không?

Nhập khẩu là quy trình có nhiều mốc thời gian cần theo sát. Nếu bỏ lỡ một bước, doanh nghiệp có thể bị chậm thông quan, phát sinh phí hoặc ảnh hưởng tiến độ giao hàng.

Một số tình huống thường gặp gồm:

• Nhà cung cấp gửi sai thông tin trên Invoice hoặc Packing List.
• Vận đơn ghi sai tên công ty, địa chỉ, mã số thuế.
• Hàng về nhưng doanh nghiệp chưa chuẩn bị xong hồ sơ.
• Mã HS chưa thống nhất.
• Cần bổ sung C/O để hưởng ưu đãi thuế.
• Hàng bị phân luồng vàng hoặc luồng đỏ.
• Hải quan yêu cầu giải trình thêm về trị giá, công dụng, catalogue hoặc thông số kỹ thuật.
• Doanh nghiệp chưa sắp xếp kịp xe lấy hàng sau thông quan.

Với doanh nghiệp nhỏ, chủ doanh nghiệp hoặc nhân sự vận hành thường phải kiêm nhiều việc cùng lúc: bán hàng, chăm sóc khách, quản lý kho, xử lý đơn hàng, làm việc với nhà cung cấp. Nếu thêm toàn bộ quy trình nhập khẩu vào nội bộ mà không có người phụ trách rõ ràng, lô hàng rất dễ bị chậm.

Điều đáng nói là các phát sinh trong nhập khẩu thường cần xử lý nhanh. Khi hàng đã về cảng, mỗi ngày chậm trễ đều có thể tạo thêm chi phí. Nếu doanh nghiệp không quen làm việc với hãng tàu, cảng, hải quan hoặc đơn vị vận chuyển, áp lực xử lý sẽ lớn hơn nhiều.

Vì vậy, nếu doanh nghiệp đang có nhiều đơn hàng, cần hàng về đúng tiến độ hoặc lô hàng có giá trị cao, việc thuê dịch vụ nhập khẩu trọn gói có thể giúp giảm tải đáng kể. Đơn vị logistics sẽ hỗ trợ kiểm tra chứng từ, theo dõi lịch hàng, khai báo hải quan và điều phối giao hàng để doanh nghiệp tập trung vào kinh doanh.

Ở góc độ này, câu trả lời cho câu hỏi doanh nghiệp nhỏ có nên tự nhập khẩu không phụ thuộc rất lớn vào thời gian và khả năng kiểm soát vận hành của doanh nghiệp.

5. Doanh nghiệp muốn học để tự làm lâu dài hay cần nhập hàng an toàn trước?

Không phải doanh nghiệp nào cũng có cùng mục tiêu khi nhập khẩu. Có doanh nghiệp muốn tự học để sau này xây dựng bộ phận xuất nhập khẩu nội bộ. Có doanh nghiệp chỉ cần nhập hàng ổn định, đúng tiến độ, ít rủi ro để phục vụ kinh doanh.

Nếu mục tiêu là học quy trình, doanh nghiệp có thể bắt đầu với các lô hàng nhỏ, mặt hàng đơn giản, chứng từ rõ ràng và không quá gấp về thời gian. Trong trường hợp này, tự nhập khẩu có thể là một cách để hiểu thực tế vận hành.

Tuy nhiên, nếu mục tiêu là đảm bảo hàng về an toàn, đúng pháp lý, có chứng từ rõ ràng và hạn chế rủi ro phát sinh, doanh nghiệp nên ưu tiên phương án có chuyên gia đồng hành.

Đặc biệt với các doanh nghiệp nhỏ lần đầu nhập khẩu, việc có một đơn vị logistics hỗ trợ không có nghĩa là doanh nghiệp không học được gì. Ngược lại, khi được tư vấn từng bước, doanh nghiệp có thể hiểu rõ quy trình hơn, biết cần chuẩn bị gì, biết khoản phí nào là hợp lý và biết cách làm việc tốt hơn với nhà cung cấp nước ngoài.

Một phương án thực tế là doanh nghiệp có thể thuê dịch vụ trong những lô đầu tiên để giảm rủi ro, sau đó từng bước chuẩn hóa quy trình nội bộ. Khi đã có kinh nghiệm, doanh nghiệp có thể quyết định phần nào nên tự làm, phần nào nên thuê ngoài.

Với cách tiếp cận này, câu hỏi doanh nghiệp nhỏ có nên tự nhập khẩu không không còn là lựa chọn “tự làm hoặc thuê ngoài” một cách cứng nhắc. Thay vào đó, doanh nghiệp có thể chọn mô hình linh hoạt theo từng giai đoạn phát triển.

Khi nào doanh nghiệp nhỏ có thể tự nhập khẩu?

Doanh nghiệp nhỏ có thể cân nhắc tự nhập khẩu nếu đáp ứng phần lớn các điều kiện sau:

Nếu doanh nghiệp đáp ứng được các điều kiện trên, việc tự nhập khẩu có thể giúp hiểu sâu hơn về chuỗi cung ứng và chủ động hơn trong quá trình vận hành.

Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn nên kiểm tra kỹ mã HS, thuế nhập khẩu, chính sách mặt hàng và bộ chứng từ trước khi hàng được vận chuyển về Việt Nam.

Khi nào nên dùng dịch vụ nhập khẩu trọn gói?

Doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng dịch vụ nhập khẩu trọn gói nếu rơi vào một trong các tình huống sau:

• Lần đầu nhập khẩu hàng hóa về Việt Nam.
• Chưa có nhân sự xuất nhập khẩu nội bộ.
• Không chắc mã HS và thuế nhập khẩu.
• Mặt hàng có khả năng cần kiểm tra chuyên ngành.
• Nhà cung cấp nước ngoài chưa có kinh nghiệm xuất hàng sang Việt Nam.
• Lô hàng có giá trị cao.
• Cần hàng về đúng tiến độ.
• Không muốn mất nhiều thời gian làm việc với nhiều bên riêng lẻ.
• Muốn có dự toán chi phí rõ ràng trước khi nhập.

Dịch vụ nhập khẩu trọn gói thường phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ muốn tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro và có người hỗ trợ xuyên suốt từ khâu kiểm tra chứng từ, book cước, khai hải quan đến giao hàng về kho.

Với Mison Trans, doanh nghiệp có thể được hỗ trợ theo hướng thực tế: kiểm tra tình huống lô hàng, tư vấn phương án vận chuyển, rà soát chứng từ, hỗ trợ khai báo hải quan và giao hàng tận nơi. Mison Trans tập trung vào giải pháp logistics nhập khẩu chính ngạch, minh bạch chi phí và phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

Xem thêm: Dịch vụ nhập hàng Trung Quốc về Việt Nam chính ngạch

Tự nhập khẩu hay thuê dịch vụ: lựa chọn nào tiết kiệm hơn?

Không có một câu trả lời cố định cho mọi doanh nghiệp. Tự nhập khẩu có thể tiết kiệm nếu doanh nghiệp đã có kinh nghiệm, có nhân sự chuyên trách và mặt hàng đơn giản. Nhưng nếu doanh nghiệp chưa có nền tảng, tự làm có thể khiến chi phí thực tế tăng lên vì sai chứng từ, chậm thông quan, phát sinh phí lưu kho bãi hoặc chọn sai phương án vận chuyển.

Ngược lại, thuê dịch vụ nhập khẩu trọn gói có thể làm phát sinh một khoản phí dịch vụ ban đầu, nhưng đổi lại doanh nghiệp có được sự hỗ trợ chuyên môn, giảm rủi ro và kiểm soát tiến độ tốt hơn.

Với doanh nghiệp nhỏ, bài toán không chỉ là “chi phí nào thấp hơn”, mà là “phương án nào an toàn hơn cho dòng tiền, tiến độ và hoạt động kinh doanh”.

Nếu chỉ nhìn vào phí dịch vụ, doanh nghiệp có thể thấy tự làm rẻ hơn. Nhưng nếu tính cả thời gian học việc, thời gian xử lý sai sót, chi phí lưu bãi và rủi ro hàng không thông quan đúng hạn, thuê dịch vụ đôi khi lại là phương án tối ưu hơn.

Vì vậy, trước khi quyết định doanh nghiệp nhỏ có nên tự nhập khẩu không, hãy nhìn vào tổng thể năng lực nội bộ, độ phức tạp của mặt hàng và mức độ quan trọng của lô hàng đối với kế hoạch kinh doanh.

Gợi ý cách ra quyết định cho doanh nghiệp nhỏ

Doanh nghiệp có thể tự đánh giá nhanh theo 3 câu hỏi sau:

1. Nếu lô hàng bị chậm 7–10 ngày, doanh nghiệp có chịu được không?
   Nếu không, nên có đơn vị chuyên môn hỗ trợ để giảm nguy cơ chậm tiến độ.
2. Nếu hải quan yêu cầu bổ sung chứng từ hoặc giải trình mã HS, doanh nghiệp có xử lý được không?
   Nếu chưa chắc, nên kiểm tra trước với đơn vị có kinh nghiệm.
3. Nếu phát sinh thêm chi phí ngoài dự kiến, doanh nghiệp có kiểm soát được dòng tiền không?
   Nếu dòng tiền nhạy cảm, nên dự toán chi phí rõ ràng trước khi nhập.

Chỉ cần một trong ba câu trả lời là “không chắc”, doanh nghiệp nên cân nhắc dùng dịch vụ nhập khẩu trọn gói cho lô hàng đầu tiên.

Kết luận: Doanh nghiệp nhỏ có nên tự nhập khẩu không?

Tóm lại, doanh nghiệp nhỏ có nên tự nhập khẩu không phụ thuộc vào 5 yếu tố chính: năng lực nhân sự, độ phức tạp của mặt hàng, khả năng kiểm soát chi phí, thời gian xử lý và mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp đã có kinh nghiệm, mặt hàng đơn giản và có đủ thời gian theo sát quy trình, tự nhập khẩu có thể là lựa chọn phù hợp. Nhưng nếu doanh nghiệp mới bắt đầu, chưa có nhân sự chuyên trách hoặc lô hàng có rủi ro về chứng từ, mã HS, thuế và kiểm tra chuyên ngành, thuê dịch vụ nhập khẩu trọn gói sẽ là phương án an toàn hơn.

Điều quan trọng nhất không phải là tự làm hay thuê ngoài, mà là doanh nghiệp phải hiểu đúng năng lực hiện tại của mình. Một quyết định phù hợp ngay từ đầu có thể giúp tiết kiệm chi phí, giảm rủi ro và đảm bảo hàng về đúng kế hoạch.

Mison Trans – Đồng hành cùng doanh nghiệp nhập khẩu chính ngạch, rõ chi phí, đúng quy trình, hạn chế phát sinh.

___________________

MISON TRANS – DỊCH VỤ HẢI QUAN – VẬN CHUYỂN QUỐC TẾ

• Head Office: 200 QL13 (Cũ), Khu phố 4, Phường Hiệp Bình, TP. Hồ Chí Minh
• Văn phòng HCM: 13 Đường số 7, KDC Cityland Center Hills, Phường Hạnh Thông, TP. Hồ Chí Minh
• Chi nhánh Hà Nội: Tầng 9 Tòa Minori, Số 67A Phố Trương Định, Phường Tương Mai, TP. Hà Nội
• Hotline: 1900 63 63 48
• Email: cs1@misontrans.com