Thủ tục nhập khẩu điện thoại di động: Quy trình, thuế & lưu ý pháp lý

Nếu bạn đang chuẩn bị nhập khẩu điện thoại di động (smartphone, feature phone) hay thiết bị đầu cuối thông tin di động như 2G, 3G, 4G LTE, 5G NR – thì chắc chắn bạn sẽ gặp vô số câu hỏi và vướng mắc:

• Cần những giấy tờ gì để thông quan hợp pháp?
• Phải đăng ký kiểm tra chất lượng hay xin giấy phép?
• Có phải thử nghiệm thiết bị, đo kiểm, công bố hợp quy không?
• Điện thoại iPhone, Samsung, Oppo có quy trình khác nhau không?
• Mã HS chính xác là gì? Có bị áp thuế đặc biệt không?
• Với dòng 5G NR, chứng nhận hợp quy có gì khác 4G LTE?

Trên thực tế, điện thoại di động là một trong những nhóm hàng phức tạp nhất trong thủ tục nhập khẩu thuộc quản lý của Bộ Thông tin & Truyền thông.

Trong bài viết này, Mison Trans sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước thủ tục nhập khẩu điện thoại di động, chứng nhận hợp quy và cách xử lý nhanh chóng – giảm rủi ro, đảm bảo hàng về đúng hạn, không bị ách tại cảng.

Điện thoại di động – thiết bị đầu cuối là gì? Phân loại đúng

Khi làm thủ tục nhập khẩu và chứng nhận hợp quy cho điện thoại di động, việc đầu tiên bạn cần làm là phân loại chính xác mặt hàng. Việc phân loại đúng không chỉ giúp áp dụng đúng quy chuẩn kỹ thuật (QCVN), mà còn quyết định việc thông quan có thuận lợi hay không.

Thiết bị đầu cuối thông tin di động là gì?

Thiết bị đầu cuối thông tin di động (tiếng Anh: Mobile Terminal Equipment) là những thiết bị có khả năng truyền dữ liệu và/hoặc thoại thông qua các mạng viễn thông như 2G (GSM), 3G (UMTS), 4G LTE, 5G NR.

Ví dụ thiết bị đầu cuối:

• Máy thanh toán POS
• Thiết bị định vị GPS, thiết bị giám sát hành trình
• Máy tính bảng có khe SIM
• Hệ thống thông tin liên lạc trên xe (telematics)
• Data logger, máy quét mã vạch tích hợp kết nối 4G/5G

Các thiết bị này thường có thêm các mô-đun như Bluetooth, WiFi, GPS, RFID,… nhưng chức năng truyền thông qua mạng di động là yếu tố cốt lõi để phân loại vào nhóm thiết bị đầu cuối viễn thông.

Điện thoại di động là một dạng thiết bị đầu cuối

Điện thoại di động (mobile phone) là thiết bị đầu cuối phổ biến nhất. Được chia thành hai nhóm chính:

1. Feature phone (điện thoại cơ bản, “cục gạch”)

• Chức năng chính: gọi điện, nhắn tin SMS
• Một số có thêm đài FM, camera cơ bản
• Trước 01/07/2021: chỉ hỗ trợ 2G/3G
• Từ 01/07/2021: bắt buộc có 4G LTE mới được phép nhập khẩu hoặc sản xuất tại Việt Nam theo QCVN 117:2020/BTTTT

2. Smartphone (điện thoại thông minh)

• Tích hợp đầy đủ chức năng hiện đại: gọi, nhắn tin, internet, mạng xã hội, video call, GPS, NFC, camera chất lượng cao
• Hỗ trợ từ GSM đến 5G NR
• Các thương hiệu phổ biến: iPhone, Samsung, Oppo, Xiaomi,…

Tại sao phân loại đúng lại quan trọng?

Việc phân loại chính xác không chỉ giúp áp mã HS đúng (để tính thuế), mà còn quyết định bạn cần thử nghiệm những chỉ tiêu nào, công bố theo quy chuẩn nào và thực hiện thủ tục ra sao.

Mison Trans khuyên bạn nên xác định rõ “thiết bị đầu cuối” hay “điện thoại” ngay từ khâu lập kế hoạch nhập khẩu để tránh sai quy trình – đặc biệt với các dòng máy có chức năng đa dạng như POS, tablet hoặc thiết bị công nghiệp.

Danh mục Thiết bị bắt buộc công bố hợp quy viễn thông khi nhập khẩu

Điện thoại di động có cần làm thủ tục nhập khẩu đặc biệt không?

Có. Điện thoại di động không phải là mặt hàng thông thường – mà thuộc nhóm hàng hóa nhập khẩu có điều kiện, do Bộ Thông tin & Truyền thông (TT&TT) quản lý.

Theo quy định hiện hành, khi nhập khẩu điện thoại di động (dù là smartphone hay feature phone), doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện đồng thời 3 thủ tục quan trọng:

• Đăng ký kiểm tra chất lượng nhà nước: Đây là bước đầu tiên bắt buộc để được phép thông quan. Cơ quan tiếp nhận là Cục Viễn Thông (Bộ TT&TT). Bạn cần đăng ký trước trên hệ thống và chờ cấp số đăng ký.
• Làm công bố hợp quy theo QCVN 117:2020/BTTTT: Quy chuẩn kỹ thuật QCVN 117 quy định các chỉ tiêu đo kiểm bắt buộc đối với thiết bị đầu cuối thông tin di động (trong đó có điện thoại di động). Bạn phải có bản test từ phòng thí nghiệm đủ điều kiện và nộp hồ sơ công bố hợp quy để được cấp giấy xác nhận.
• Dán tem ICT trước khi phân phối: Sau khi hoàn thành công bố hợp quy, doanh nghiệp cần in hoặc dán tem ICT trên sản phẩm theo đúng hướng dẫn kỹ thuật. Đây là điều kiện để điện thoại được lưu hành hợp pháp tại Việt Nam.

Mã HS và chính sách thuế nhập khẩu điện thoại di động

Khi nhập khẩu điện thoại di động về Việt Nam, việc xác định đúng mã HS là điều kiện bắt buộc để khai báo hải quan chính xác và tính đúng thuế.

Mã HS điện thoại di động là gì?

Theo biểu thuế xuất nhập khẩu, mặt hàng điện thoại di động (mobile phone) thường được phân loại vào mã HS:

• 8517.12.00 – Thiết bị điện thoại di động (gọi, truyền dữ liệu qua mạng GSM/3G/4G/5G)

Mã HS này áp dụng cho cả:

• Smartphone (iPhone, Samsung, Xiaomi…)
• Feature phone (điện thoại “cục gạch” có 4G)
• Thiết bị đầu cuối có chức năng nghe gọi qua mạng di động

Thuế nhập khẩu điện thoại di động

Một số lưu ý quan trọng

• Nếu khai sai mã HS (ví dụ gán nhầm sang thiết bị định vị, tablet có SIM, v.v.), có thể bị truy thu thuế, phạt chậm nộp, thậm chí bị giữ hàng.
• Với các thiết bị đầu cuối không có tính năng gọi điện (chỉ có 4G truyền dữ liệu), mã HS có thể khác – cần xác định theo cấu trúc thiết bị.
• Nếu hàng được nhập khẩu từ Trung Quốc, Hàn Quốc, ASEAN… có thể xem xét áp dụng ưu đãi thuế nhập khẩu 0% theo các FTA (nhưng cần C/O form E, AK, D… hợp lệ).

Hồ sơ nhập khẩu điện thoại di động gồm những gì?

Để làm thủ tục nhập khẩu điện thoại di động một cách suôn sẻ, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ hải quan và giấy tờ chuyên ngành. Thiếu bất kỳ mục nào trong số này có thể khiến hàng bị giữ lại, bị yêu cầu bổ sung hoặc kiểm tra thực tế kéo dài.

Dưới đây là danh sách bộ hồ sơ nhập khẩu điện thoại di động chuẩn mà bạn cần chuẩn bị:

1. Hồ sơ hải quan (bắt buộc)

2. Hồ sơ kỹ thuật & chuyên ngành

Một số lưu ý thực tế từ Mison Trans:

• Nếu bạn chưa có bản test sản phẩm theo QCVN 117, hãy chuẩn bị trước từ phía nhà cung cấp hoặc liên hệ Mison để làm dịch vụ đo kiểm nhanh.
• Hàng mẫu – quà biếu cũng phải có công bố hợp quy nếu vượt ngưỡng miễn thuế hoặc có dấu hiệu kinh doanh.
• Với các model mới hoặc thiết bị 5G, Cục Viễn Thông có thể yêu cầu bản vẽ kỹ thuật rõ hơn so với điện thoại phổ thông.

Quy trình thủ tục nhập khẩu điện thoại di động – Chi tiết từ A đến Z

Nhập khẩu điện thoại di động (smartphone, feature phone, thiết bị đầu cuối 4G/5G) không chỉ dừng lại ở khai báo hải quan. Bạn bắt buộc phải thực hiện đầy đủ các bước liên quan đến kiểm tra chất lượng, đo kiểm, công bố hợp quy và dán tem ICT.

Dưới đây là quy trình nhập khẩu chi tiết từng bước – do Mison Trans tổng hợp dựa trên kinh nghiệm thực tế hàng trăm hồ sơ thành công:

Bước 1: Tra mã HS và kiểm tra chính sách mặt hàng

Mục đích:

• Xác định đúng mã HS → Áp dụng đúng thuế và quy định chuyên ngành
• Kiểm tra sản phẩm có cần hợp quy, kiểm tra chất lượng không

Ví dụ mã HS phổ biến: 8517.12.00 – Thiết bị điện thoại di động (gọi, truyền dữ liệu GSM/3G/4G/5G)

Thời gian thực hiện: 0.5 ngày

Bước 2: Đăng ký kiểm tra chất lượng hàng nhập khẩu

Mục đích:

• Lấy số đăng ký kiểm tra để đính kèm tờ khai hải quan
• Cơ quan xử lý: Cục Viễn Thông – Bộ TTTT (qua hệ thống một cửa quốc gia)

Hồ sơ cần có:

• Tên sản phẩm, model
• Nhà sản xuất
• Hình ảnh thiết bị

Thời gian thực hiện: 1 ngày làm việc

Bước 3: Gửi mẫu đi đo kiểm theo QCVN 117:2020/BTTTT

Mục đích:

• Đo kiểm kỹ thuật để chứng minh sản phẩm phù hợp quy chuẩn
• Bắt buộc phải có trước khi công bố hợp quy

Tùy chọn:

• Dùng test report quốc tế (phòng lab đạt ISO 17025)
• Hoặc đo kiểm lại tại phòng lab tại Việt Nam

Thời gian thực hiện:

• Nếu có sẵn test report: Gần như không mất thêm thời gian
• Nếu cần đo kiểm tại VN: 3 – 5 ngày làm việc

Bước 4: Thực hiện công bố hợp quy

Mục đích:

• Nộp kết quả đo kiểm và hồ sơ lên Cục Viễn Thông để xin xác nhận
• Nhận văn bản xác nhận công bố hợp quy (có hiệu lực trong suốt vòng đời sản phẩm)
• Đây là điều kiện tiên quyết trước khi thông quan

Hồ sơ bao gồm:

• Test report
• Bản mô tả thiết bị
• Hình ảnh sản phẩm
• Mẫu tem ICT

Thời gian thực hiện: 3 – 5 ngày làm việc

Lưu ý: Trường hợp sản phẩm đã được công bố trước đó (cùng model, cùng nhà NK), có thể rút ngắn thủ tục đáng kể.

→ Quy trình làm thủ tục hợp quy hàng viễn thông

Bước 5: Mở tờ khai hải quan và nộp thuế

Mục đích:

• Khai báo nhập khẩu chính thức qua hệ thống VNACCS
• Nộp Thuế theo quy định của nhà nước.
• Đính kèm giấy kiểm tra chất lượng & hợp quy

Hồ sơ cần có:

• Invoice, Packing List, Contract, Bill of Lading
• Tờ khai điện tử
• Giấy công bố hợp quy & số đăng ký kiểm tra chất lượng

Tình huống thường gặp:

• Luồng xanh: Thông quan ngay
• Luồng vàng: Nộp hồ sơ điện tử
• Luồng đỏ: Có thể bị kiểm tra thực tế → cần chuẩn bị kỹ chứng từ

Bước 6: Dán tem ICT và lưu hành sản phẩm

Mục đích:

• Tem ICT là nhãn hiệu bắt buộc cho thiết bị viễn thông đã công bố hợp quy
• Tem cần dán trước khi bán hoặc phân phối ra thị trường

Nội dung bắt buộc trên tem:

• Mã số hợp quy
• Tên sản phẩm
• Tên đơn vị nhập khẩu

Cách in tem:

• Doanh nghiệp có thể tự in hoặc thuê in theo mẫu đã duyệt

Những sai sót thường gặp khi nhập khẩu điện thoại di động

Dù là doanh nghiệp lần đầu nhập khẩu hay đã có kinh nghiệm, bạn vẫn rất dễ gặp phải các lỗi phổ biến dưới đây – và chỉ cần một sai sót nhỏ cũng có thể khiến lô hàng bị giữ lại tại cảng, phát sinh chi phí lưu kho và chậm tiến độ giao hàng.

Các lỗi thường gặp bao gồm:

• Không đăng ký kiểm tra chất lượng trước khi mở tờ khai → Dẫn đến tờ khai bị từ chối, phải hủy và làm lại
• Thiếu bản test hoặc công bố sai QCVN  → Không đáp ứng quy chuẩn QCVN 117:2020/BTTTT, bị từ chối cấp giấy hợp quy
• Không đính kèm bản vẽ kỹ thuật hoặc hình ảnh sản phẩm → Bị yêu cầu bổ sung, kéo dài thời gian xử lý hồ sơ
• Khai sai mã HS hoặc mô tả hàng hóa không rõ ràng → Dẫn đến áp sai thuế, bị truy thu hoặc kiểm hóa
• Không dán tem ICT đúng quy cách → Bị cơ quan quản lý thị trường xử phạt khi lưu hành sản phẩm

Mison Trans đã “gỡ hàng” cho nhiều khách nhập khẩu điện thoại bị ách tắc do các lỗi kể trên. Việc chuẩn bị kỹ hồ sơ ngay từ đầu luôn là giải pháp tiết kiệm thời gian và chi phí nhất.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Công bố hợp quy điện thoại di động có bắt buộc không?

→ Có. Đây là thủ tục bắt buộc với tất cả điện thoại nhập khẩu, bất kể là thương mại hay quà biếu nếu vượt ngưỡng miễn thuế.

2. Có thể sử dụng test report từ Trung Quốc, Hàn Quốc không?

→ Có, nếu test report được cấp bởi phòng lab đạt chuẩn ISO/IEC 17025 và nội dung phù hợp QCVN 117.

3. Nhập iPhone xách tay có cần làm hợp quy không?

→ Không nếu là hàng cá nhân, số lượng nhỏ, không dùng để kinh doanh.

→ Có nếu nhập số lượng lớn hoặc phân phối lại – phải tuân thủ thủ tục như hàng thương mại.

Mison Trans hỗ trợ gì cho bạn?

Để tránh sai sót và rút ngắn quy trình xuống mức tối ưu, Mison Trans cung cấp dịch vụ trọn gói nhập khẩu điện thoại di động từ A–Z:

• Tư vấn chính sách mặt hàng, xác định đúng mã HS
• Đăng ký kiểm tra chất lượng nhà nước
• Đo kiểm và công bố hợp quy theo QCVN 117:2020/BTTTT
• Mở tờ khai hải quan, xử lý luồng đỏ, nộp thuế đầy đủ
• Vận chuyển hàng về tận kho nếu khách có nhu cầu

Mọi thủ tục được thực hiện minh bạch – chính xác – không phát sinh – có báo giá rõ ràng ngay từ đầu.

Hãy để Mison Trans đồng hành cùng bạn trong từng bước – từ chuẩn bị hồ sơ đến thông quan và giao hàng.

--> Liên hệ tư vấn thủ tục nhập khẩu – Mison Trans

MISON TRANS – DỊCH VỤ HẢI QUAN – VẬN CHUYỂN QUỐC TẾ

• Head Office: 200 QL13 (Cũ), Khu phố 1, Phường Hiệp Bình, TP. Hồ Chí Minh
• Văn phòng HCM: 13 Đường số 7, KDC Cityland Center Hills, Phường Hạnh Thông, TP. Hồ Chí Minh
• Chi nhánh Hà Nội: Tầng 9 Tòa Minori, Số 67A Phố Trương Định, Phường Trương Định, Quận Hai Bà Trưng, TP. Hà Nội
• Hotline: 1900 63 63 48
• Email: cs1@misontrans.com