Mỗi năm, hàng ngàn lô hàng nhập khẩu bị giữ lại tại cảng chỉ vì “tham vấn giá” – đa số do doanh nghiệp chưa nắm rõ bản chất quy trình này. Nếu không chuẩn bị đúng cách, hàng có thể bị chậm thông quan, đội chi phí lưu kho, thậm chí phát sinh truy thu thuế.
Vậy thực chất tham vấn trị giá hải quan là gì và doanh nghiệp cần làm gì để tránh rơi vào tình huống này?
Tham vấn trị giá hải quan là gì?
Trong hoạt động nhập khẩu, nhiều doanh nghiệp từng gặp tình huống “hàng bị giữ lại để tham vấn giá” mà không rõ nguyên nhân cụ thể. Thực tế, đây không phải là một hình thức xử phạt, mà là một quy trình nghiệp vụ bắt buộc của cơ quan hải quan khi họ cần xác minh lại trị giá khai báo của doanh nghiệp có đúng với giá giao dịch thực tế hay không.
Theo Điều 3 Nghị định 08/2015/NĐ-CP, “tham vấn trị giá hải quan” được hiểu là:
“Việc cơ quan hải quan và người khai hải quan trao đổi, cung cấp thông tin liên quan đến việc xác định trị giá hải quan đã kê khai của người khai hải quan.”
Nói cách khác, tham vấn trị giá hải quan (hay còn gọi là tham vấn giá) là buổi làm việc giữa doanh nghiệp và cơ quan hải quan, nhằm làm rõ các căn cứ hình thành nên giá khai báo trên tờ khai nhập khẩu. Mục tiêu chính là đảm bảo tính trung thực, minh bạch trong trị giá tính thuế, tránh tình trạng gian lận thương mại hoặc khai giá thấp hơn thực tế để giảm số thuế phải nộp.
Hiểu đơn giản:
- “Cơ quan hải quan” là bên yêu cầu cung cấp thông tin, đặt câu hỏi, đối chiếu hồ sơ.
- “Doanh nghiệp nhập khẩu” là bên phải chứng minh rằng giá khai báo của mình là hợp lý, hợp pháp và phản ánh đúng giao dịch mua bán.
Nếu sau quá trình trao đổi, cơ quan hải quan nhận thấy trị giá khai báo là phù hợp, hàng sẽ được thông quan bình thường. Ngược lại, nếu giá khai báo bị đánh giá là thấp hơn cơ sở dữ liệu giá của Hải quan, doanh nghiệp có thể bị ấn định lại trị giá tính thuế và nộp bổ sung phần thuế chênh lệch.
Tìm hiểu thêm: Các loại thuế nhập khẩu cần biết và cách tính chi tiết
Cơ sở pháp lý và các trường hợp phải tham vấn giá
1. Cơ sở pháp lý của việc tham vấn giá hải quan
Việc tham vấn trị giá hải quan không phải là quy trình phát sinh tự ý, mà được quy định rõ trong hệ thống pháp luật Việt Nam. Hiện nay, việc xác định, kiểm tra và tham vấn trị giá hàng nhập khẩu được căn cứ theo các văn bản sau:
- Là văn bản gốc, quy định nguyên tắc xác định trị giá tính thuế, quyền và nghĩa vụ của người khai hải quan trong việc cung cấp thông tin, chứng từ về giá.
Nghị định 08/2015/NĐ-CP, được sửa đổi bổ sung bởi Nghị định 59/2018/NĐ-CP
- Xác định chi tiết quy trình thủ tục hải quan và định nghĩa “tham vấn trị giá hải quan” (tại Điều 3).
- Nêu rõ quyền của cơ quan hải quan trong việc yêu cầu người khai hải quan tham vấn khi có nghi ngờ về trị giá khai báo.
Thông tư 39/2018/TT-BTC của Bộ Tài chính (và Thông tư 60/2019/TT-BTC sửa đổi, bổ sung)
- Đây là văn bản quan trọng nhất hướng dẫn cụ thể cách xác định trị giá tính thuế, quy trình tham vấn, hồ sơ cần chuẩn bị và thời hạn thực hiện.
- Theo Điều 25 Thông tư 38/2015/TT-BTC (được sửa bởi Thông tư 39/2018), cơ quan hải quan thực hiện tham vấn giá khi phát hiện các dấu hiệu nghi ngờ hoặc chênh lệch bất thường trong trị giá khai báo.
2. Các trường hợp phải tham vấn giá
Có nhiều nguyên nhân dẫn đến việc bị “gọi lên tham vấn giá”, nhưng phổ biến nhất là nghi ngờ trị giá khai báo không sát thực tế.
Dưới đây là các trường hợp phải tham vấn giá điển hình mà Mison Trans thường gặp trong quá trình làm hồ sơ cho khách hàng:
Trường hợp 1: Giá khai báo thấp hơn mức giá tham chiếu của cơ quan hải quan
Mỗi nhóm hàng nhập khẩu đều có cơ sở dữ liệu trị giá (GTT01) được Tổng cục Hải quan xây dựng dựa trên hàng ngàn lô hàng đã thông quan.
Nếu trị giá bạn khai báo thấp hơn đáng kể so với mức trung bình của cơ sở dữ liệu, hệ thống VNACCS sẽ tự động cảnh báo để Chi cục Hải quan xem xét.
Nếu không có tài liệu chứng minh rõ ràng, hải quan sẽ ấn định lại trị giá tính thuế theo mức tham chiếu – làm tăng số thuế phải nộp.
Trường hợp 2: Hồ sơ chứng từ chưa thống nhất
Hồ sơ không khớp là một “tín hiệu đỏ” trong mắt hải quan.
Những lỗi thường gặp bao gồm:
- Invoice ghi “Made in Korea”, nhưng trên C/O lại thể hiện “China”.
- Packing list ghi 1.000 sản phẩm, nhưng Invoice ghi 950 sản phẩm.
- Bản công bố mỹ phẩm (CBMP) mô tả khác với mô tả trên tờ khai.
- Trên hợp đồng ghi điều kiện CIF, nhưng chứng từ vận tải lại thể hiện FOB.
Khi thông tin không đồng nhất, hải quan không thể xác định chính xác trị giá tính thuế, dẫn đến yêu cầu tham vấn để đối chiếu từng chứng từ.
Trường hợp 3: Hàng thuộc nhóm rủi ro giá cao hoặc nhạy cảm
Một số nhóm hàng được hải quan đưa vào “danh mục rủi ro về trị giá”, vì thường xuyên bị khai thấp giá hoặc có chênh lệch lớn giữa các nhà nhập khẩu.
Các nhóm hàng thường bị theo dõi chặt chẽ:
- Mỹ phẩm, thực phẩm chức năng, hàng tiêu dùng nhanh (FMCG)
- Linh kiện điện tử, thiết bị viễn thông
- Phụ tùng ô tô, xe máy, đồ nội thất
- Quần áo, túi xách, giày dép, phụ kiện thời trang
Các mặt hàng này có đặc điểm chung là đa dạng mẫu mã, khó xác định giá trị thực → hải quan dễ nghi ngờ trị giá khai báo thấp.
Đọc thêm: Thủ tục hải quan nhập khẩu mỹ phẩm chi tiết từ A–Z
Trường hợp 4: Doanh nghiệp nhập khẩu lần đầu hoặc chưa có lịch sử giá khai báo ổn định
Khi doanh nghiệp mới tham gia nhập khẩu hoặc chưa từng khai mặt hàng đó, cơ quan hải quan chưa có cơ sở dữ liệu đối chiếu.
Do đó, họ sẽ tạm xem đây là rủi ro tiềm ẩn và yêu cầu tham vấn để xác định xem giá khai báo có hợp lý hay không.
Trường hợp 5: Mối quan hệ đặc biệt giữa người mua và người bán
Nếu doanh nghiệp và nhà cung cấp có quan hệ sở hữu, kiểm soát, hoặc cùng tập đoàn, hải quan có thể nghi ngờ rằng giá giao dịch bị chi phối.
Ví dụ, công ty mẹ ở Hàn Quốc bán hàng cho công ty con tại Việt Nam với giá thấp hơn thị trường để chuyển lợi nhuận.
Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần chứng minh tính độc lập của giao dịch, như:
- Có hợp đồng mua bán theo giá thị trường.
- Có báo giá từ các nhà cung cấp khác để so sánh.
- Có chứng từ thanh toán qua ngân hàng, không chiết khấu ngầm.
Nếu chứng minh được rằng giá khai báo phản ánh đúng giá thị trường, cơ quan hải quan sẽ chấp nhận trị giá khai báo ban đầu và cho thông quan bình thường.
Khi nào thì cơ quan hải quan tiến hành tham vấn giá?
Theo Điều 25 Thông tư 38/2015/TT-BTC, được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC, việc tham vấn trị giá hải quan được thực hiện khi cơ quan hải quan nghi ngờ trị giá khai báo của doanh nghiệp không phản ánh đúng giá trị giao dịch thực tế.
Hiểu đơn giản, khi có dấu hiệu “giá khai báo không hợp lý” hoặc “có khả năng gian lận giá”, hải quan sẽ mời doanh nghiệp lên làm việc để làm rõ.
Cụ thể, có 2 nhóm tình huống chính như sau:
1. Khi giá khai báo không phù hợp với giá thực tế
Đây là trường hợp phổ biến nhất. Hải quan sẽ tiến hành tham vấn khi giá bạn khai báo khác biệt lớn so với giá thị trường hoặc hồ sơ chứng từ có dấu hiệu bất thường.
Một số biểu hiện thường gặp:
- Giá khai báo thấp hơn rõ rệt so với giá của hàng hóa cùng loại, cùng xuất xứ, cùng điều kiện giao hàng.
- Giá khai báo không trùng khớp với giá ghi trên hóa đơn thương mại (Invoice) hoặc các chứng từ thanh toán.
- Giá khai báo không phản ánh đúng giao dịch thực tế giữa người mua và người bán (ví dụ: hợp đồng mua bán ghi giá khác, có chiết khấu không thể hiện rõ trên Invoice).
Ví dụ thực tế:
Doanh nghiệp khai nhập máy hàn điện tử giá 50 USD/chiếc, trong khi các doanh nghiệp khác nhập cùng loại, cùng nước sản xuất với giá trung bình 85–90 USD/chiếc.
→ Hệ thống hải quan sẽ tự động cảnh báo và yêu cầu tham vấn giá để xác minh lý do giá thấp.
2. Khi có nghi ngờ về giá trị khai báo
Ngoài chênh lệch về giá, hải quan cũng có thể tiến hành tham vấn nếu hàng hóa hoặc thông tin khai báo nằm trong vùng rủi ro — tức là có khả năng cao xảy ra gian lận thương mại.
Một số dấu hiệu khiến cơ quan hải quan nghi ngờ:
- Hàng nhập từ quốc gia hoặc khu vực có nguy cơ cao về gian lận giá (ví dụ: hàng Trung Quốc, Ấn Độ, Indonesia trong một số nhóm mặt hàng).
- Hàng hóa có giá khai báo bất thường thấp hơn nhiều so với các lô hàng trước đó của chính doanh nghiệp.
- Hàng mô tả trên chứng từ không phù hợp với đặc tính, chủng loại, giá trị thực tế của sản phẩm (ví dụ: ghi là “phụ kiện nhựa” nhưng thực tế là linh kiện điện tử cao cấp).
Ví dụ:
Một doanh nghiệp từng nhập tai nghe Bluetooth với giá 8 USD/chiếc, nhưng lô hàng mới khai 3.5 USD/chiếc dù vẫn cùng nhà cung cấp.
→ Hải quan nghi ngờ có thay đổi trong giá trị thực, nên yêu cầu tham vấn giá để xác minh.
3. Trường hợp đặc biệt – Khi hải quan thấy cần thiết
Ngoài hai nhóm trên, pháp luật cũng cho phép cơ quan hải quan chủ động yêu cầu tham vấn giá trong bất kỳ trường hợp nào, nếu họ cho rằng:
- Hồ sơ chưa đủ rõ ràng,
- Có dấu hiệu bất thường trong trị giá,
- Hoặc cần xác minh thêm để đảm bảo tính minh bạch, chính xác trong trị giá tính thuế.
Hiểu đơn giản: Dù bạn khai đúng và đủ, nếu hải quan chưa tin tưởng hoặc chưa có dữ liệu so sánh, họ vẫn có quyền mời bạn lên tham vấn để xác minh thêm.
Quy trình tham vấn giá hải quan (cập nhật mới nhất)
Quy trình tham vấn giá hải quan được thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư 39/2018/TT-BTC, gồm 6 bước chính. Mỗi bước đều có thời hạn xử lý và yêu cầu hồ sơ cụ thể. Việc nắm rõ quy trình giúp doanh nghiệp chủ động chuẩn bị và rút ngắn đáng kể thời gian thông quan hàng hóa.
Bước 1: Cơ quan hải quan ra thông báo tham vấn giá
Khi kiểm tra hồ sơ tờ khai, nếu phát hiện giá khai báo thấp hơn mức giá tham chiếu trong cơ sở dữ liệu GTT01 hoặc có dấu hiệu bất thường, Chi cục Hải quan sẽ phát hành thông báo tham vấn giá đến doanh nghiệp.
Thông báo này đồng thời được ghi chú trực tiếp trên hệ thống VNACCS, yêu cầu doanh nghiệp thực hiện tham vấn theo thời gian đã hẹn.
Sau khi ra quyết định, hồ sơ sẽ được chuyển lên Phòng Tham vấn giá thuộc Cục Hải quan.
Tại đây, cán bộ phụ trách sẽ liên hệ trực tiếp qua điện thoại hoặc gửi giấy mời chính thức đến doanh nghiệp, nêu rõ thời gian, địa điểm và thành phần tham dự buổi tham vấn.
Ví dụ thực tế: Lô hàng mỹ phẩm nhập khẩu có giá khai báo thấp hơn 25% so với giá cơ sở của Hải quan. Sau khi đối chiếu, cán bộ Hải quan gửi giấy mời Mison Trans lên tham vấn để làm rõ trị giá khai báo.
Bước 2: Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ và cung cấp thông tin tham vấn
Sau khi nhận được thông báo, người khai hải quan hoặc đại diện được ủy quyền phải chuẩn bị đầy đủ các chứng từ chứng minh giá trị khai báo là đúng thực tế.
Hồ sơ thường gồm:
- Hợp đồng mua bán (Sales Contract)
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
- Phiếu đóng gói (Packing List)
- Chứng nhận xuất xứ (CO)
- Chứng từ thanh toán (Telegraphic Transfer, Swift…)
- Báo giá, email trao đổi, bảng chào hàng từ nhà cung cấp
- Giấy ủy quyền và CCCD của người tham dự (nếu không phải giám đốc)
Trường hợp doanh nghiệp không thể tham dự đúng lịch, có thể gửi văn bản xin dời ngày. Nếu không có văn bản thông báo trước, hải quan sẽ xem là vắng mặt – từ bỏ quyền giải trình, và tự áp dụng biện pháp xác định giá theo cơ sở dữ liệu.
Trong buổi tham vấn, đại diện doanh nghiệp có trách nhiệm giải thích, chứng minh và thuyết phục cán bộ hải quan rằng mức giá khai báo là hợp lý, dựa trên các chứng từ đã nộp.
Bước 3: Cơ quan hải quan xem xét và đánh giá thông tin
Sau khi tiếp nhận hồ sơ và nghe giải trình, cơ quan hải quan sẽ đánh giá tính chính xác, trung thực của trị giá khai báo dựa trên ba yếu tố chính:
- Thông tin và chứng từ do doanh nghiệp cung cấp.
- Dữ liệu giá tham chiếu trong hệ thống quản lý rủi ro của Tổng cục Hải quan.
- Phương pháp xác định trị giá hải quan (theo 6 phương pháp quy định tại Thông tư 39/2018/TT-BTC).
Nếu thông tin rõ ràng, chứng từ hợp lệ, giá khai báo hợp lý → hồ sơ sẽ được chấp thuận ngay. Ngược lại, nếu còn nghi ngờ, hải quan có thể yêu cầu bổ sung thêm chứng từ hoặc tiếp tục xác minh thêm với đối tác nước ngoài.
Thời hạn tham vấn: Không quá 30 ngày kể từ ngày đăng ký tờ khai hải quan.
Bước 4: Xác định trị giá hải quan
Trên cơ sở các thông tin thu thập được, cán bộ hải quan sẽ xác định trị giá cuối cùng của lô hàng để làm căn cứ tính thuế nhập khẩu, thuế VAT và các khoản phí liên quan.
Có hai khả năng:
- Trị giá khai báo được chấp nhận: Hàng hóa được thông quan bình thường.
- Trị giá khai báo bị bác bỏ: Cơ quan hải quan sẽ ấn định lại trị giá tính thuế theo cơ sở dữ liệu giá hiện hành.
Bước 5: Thông báo kết quả tham vấn giá
Sau khi có kết quả, hải quan sẽ lập biên bản tham vấn giá ghi rõ:
- Nội dung làm việc,
- Quan điểm của từng bên,
- Kết quả xác định trị giá hải quan.
Doanh nghiệp phải ký xác nhận vào biên bản ngay tại buổi làm việc. Nếu không ký, sẽ được xem là không hợp tác, tương đương việc vắng mặt theo giấy mời.
Căn cứ vào biên bản, cơ quan hải quan ra quyết định chấp nhận hoặc bác bỏ giá khai báo:
- Nếu chấp nhận, lô hàng được thông quan ngay.
- Nếu bác bỏ, hải quan sẽ ra quyết định ấn định giá và truy thu thuế.
Doanh nghiệp có 05 ngày làm việc để kê khai bổ sung và nộp thuế theo quyết định ấn định.
Nếu không đồng ý, có quyền khiếu nại hoặc đề nghị xem xét lại kết quả tham vấn.
Bước 6: Hoàn tất thủ tục hải quan và thông quan hàng hóa
Sau khi đã khai bổ sung và nộp thuế theo yêu cầu, Cơ quan hải quan sẽ hoàn tất các bước kiểm tra hồ sơ, cập nhật kết quả trên hệ thống và thông quan hàng hóa.
Từ kết quả tham vấn này, doanh nghiệp nên:
- Lưu hồ sơ đầy đủ (Invoice, hợp đồng, biên bản tham vấn, bảng giá đối chiếu).
- Sử dụng làm tham chiếu cho các lô hàng sau, để tránh bị gọi lên tham vấn lại – áp dụng cơ chế “tham vấn 1 lần”.
Một số lưu ý quan trọng khi tham vấn giá hải quan
Quá trình tham vấn giá không chỉ là buổi làm việc đơn thuần giữa doanh nghiệp và cơ quan hải quan, mà còn là bước quyết định đến việc hàng hóa được thông quan nhanh hay bị kéo dài thêm nhiều ngày.
Vì vậy, việc nắm rõ và tuân thủ các quy định dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp chủ động, tránh sai sót và làm việc hiệu quả hơn:
1. Chuẩn bị thông tin và tài liệu đầy đủ, chính xác
Tất cả các thông tin và chứng từ liên quan đến trị giá hàng hóa mà doanh nghiệp nộp cho cơ quan hải quan phải chính xác, rõ ràng và phù hợp quy định pháp luật.
Nếu hồ sơ thiếu hoặc không nhất quán, cán bộ hải quan có quyền yêu cầu bổ sung tài liệu để đối chiếu, xác minh.
Mison Trans khuyến nghị: Luôn chuẩn bị hai bộ hồ sơ khi tham vấn:
- 01 bộ bản gốc để cán bộ hải quan đối chiếu.
- 01 bộ bản sao để cơ quan hải quan lưu hồ sơ.
Kiểm tra kỹ sự trùng khớp giữa Invoice – C/O – C/Q – Hợp đồng – Packing List trước khi nộp.
Chủ động bổ sung thêm email giao dịch, báo giá, chứng từ thanh toán nếu thấy cần thiết – đây là bằng chứng quan trọng giúp chứng minh tính trung thực của giá khai báo.
2️. Thời gian nộp hồ sơ và quyền khiếu nại kết quả
- Người khai hải quan phải hoàn tất việc cung cấp hồ sơ, tài liệu trong thời hạn cơ quan hải quan quy định, thường từ 3–5 ngày làm việc kể từ khi nhận được thông báo tham vấn.
- Trong trường hợp không đồng ý với kết quả tham vấn hoặc quyết định ấn định giá, doanh nghiệp có quyền khiếu nại trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận thông báo chính thức.
- Trong thời gian chờ kết quả xử lý khiếu nại, doanh nghiệp vẫn phải kê khai bổ sung tạm thời và nộp thuế theo trị giá mà hải quan đã ấn định.
3️. Cách xác định trị giá hải quan sau tham vấn
Sau khi hoàn tất quá trình làm việc và xem xét toàn bộ hồ sơ, cơ quan hải quan sẽ xác định trị giá hải quan chính thức của lô hàng.
Việc xác định này được thực hiện theo 6 phương pháp quy định tại Điều 20 Nghị định 08/2015/NĐ-CP, được sửa đổi bởi khoản 8 Điều 1 Nghị định 59/2018/NĐ-CP.
Trị giá hải quan là căn cứ để tính thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng (VAT) và các loại phí liên quan. Do đó, nếu trị giá bị điều chỉnh tăng, số thuế doanh nghiệp phải nộp cũng sẽ tăng tương ứng.
Tóm lại, “tham vấn trị giá hải quan” không phải là rào cản, mà là bước kiểm soát nhằm đảm bảo tính minh bạch của hàng nhập khẩu. Nếu bạn đang gặp khó khăn với thủ tục hải quan, hãy xem ngay dịch vụ khai báo hải quan trọn gói của Mison Trans
Với hơn 11 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics và khai hải quan, Mison Trans đã hỗ trợ hàng trăm doanh nghiệp xử lý hồ sơ tham vấn giá nhanh chóng, giúp tiết kiệm thời gian và tránh phát sinh chi phí lưu kho.
Liên hệ ngay Mison Trans để được đội ngũ chuyên viên tư vấn miễn phí – hỗ trợ từ A–Z:
- Kiểm tra hồ sơ khai báo trị giá
- Chuẩn bị chứng từ hợp lệ
- Đại diện làm việc trực tiếp với cơ quan hải quan
Mison Trans – Giải pháp thông quan nhanh, trị giá minh bạch, an tâm tuyệt đối.
—————————————-
MISON TRANS – DỊCH VỤ HẢI QUAN – VẬN CHUYỂN QUỐC TẾ
- Head Office: 200 QL13 (Cũ), Khu phố 1, Phường Hiệp Bình, TP. Hồ Chí Minh
- Văn phòng HCM: 13 Đường số 7, KDC Cityland Center Hills, Phường Hạnh Thông, TP. Hồ Chí Minh
- Chi nhánh Hà Nội: Tầng 9 Tòa Minori, Số 67A Phố Trương Định, Phường Trương Định, Quận Hai Bà Trưng, TP. Hà Nội
- Hotline: 1900 63 63 48
- Email: cs1@misontrans.com
