Nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển là phương án được nhiều doanh nghiệp lựa chọn khi cần vận chuyển lô hàng lớn, hàng cồng kềnh hoặc muốn tối ưu chi phí. Tuy nhiên, quy trình này liên quan đến nhiều bên và nhiều công đoạn, từ kiểm tra chính sách mặt hàng, ký hợp đồng, đặt booking, chuẩn bị chứng từ đến khai hải quan và nhận hàng tại cảng.
Nếu không chuẩn bị đúng ngay từ đầu, doanh nghiệp có thể gặp tình trạng thiếu giấy phép, sai chứng từ, chậm thông quan hoặc phát sinh phí lưu container, lưu bãi.
Bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ các bước trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, những hồ sơ cần chuẩn bị và các rủi ro thường gặp để chủ động hơn trong quá trình làm hàng.
Các bên tham gia trong nhập khẩu đường biển
Trong quá trình thực hiện việc vận chuyển hàng hóa bằng đường biển thường sẽ có các bên tham gia như sau:
- Các doanh nghiệp nhập khẩu: Là những người có nhu cầu nhập khẩu hàng hóa
- Cơ quan Hải quan: Chịu sự chi phối của pháp luật, trực tiếp sử dụng pháp luật để thi hành các thủ tục cho những lô hàng nhập khẩu
- Hãng tàu: Là nơi booking để vận chuyển hàng hóa về
- Cơ quan tác vụ: Có thể kể đến như cảng nơi hỗ trợ bảo quản hàng hóa, di chuyển hàng hóa tạm thời khi tàu cập cảng.
- Bên cạnh đó, sẽ có những công ty logistics. Nếu doanh nghiệp nhập khẩu có nhu cầu sử dụng dịch vụ thuê ngoài.
Các chủ thể trên sẽ làm việc với nhau để thông quan hàng hóa một cách nhanh nhất.
Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển
Dưới đây là các bước để nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển:
Bước 1: Tìm hiểu các thủ tục nhập khẩu
Tìm hiểu xem hàng hóa có cần bất kỳ giấy phép hoặc giấy phép đặc biệt nào không. Điều này sẽ giúp tránh chậm trễ và phát sinh chi phí không cần thiết.
Cách thực hiện:
- Tìm kiếm thông tin trên Google bằng cách gõ từ khóa liên quan đến mặt hàng cần nhập khẩu.
- Liên hệ với các công ty cung cấp dịch vụ logistics hoặc các công ty luật để được tư vấn thủ tục chính xác.
Doanh nghiệp có thể tham khảo checklist nhập khẩu hàng hóa để kiểm tra lần lượt chính sách mặt hàng, mã HS, thuế, chứng từ và kế hoạch vận chuyển trước khi ký hợp đồng.
Bước 2: Tìm kiếm, đàm phán và ký kết hợp đồng thương mại quốc tế
Sau khi đã tìm hiểu thủ tục cho các mặt hàng cần nhập khẩu. Doanh nghiệp tiến hành tìm nhà xuất khẩu (nhà cung cấp) uy tín, thương lượng điều kiện giao hàng và ký kết hợp đồng ngoại thương.
Tùy những mặt hàng đặc thù mà sẽ có những điều khoản cần đàm phán khác nhau.
Cách thực hiện:
- Tìm kiếm nhà xuất khẩu qua giới thiệu, các hội nhóm thương mại hoặc trên các nền tảng thương mại điện tử lớn
- Đàm phán về tên hàng, quy cách đóng gói, giá cả, điều kiện giao hàng, thanh toán và bộ chứng từ nhập khẩu cần thiết.
- Ký kết hợp đồng ngoại thương với các điều khoản chi tiết và rõ ràng.
Bước 3: Xin giấy phép nhập khẩu (nếu cần)
Đảm bảo có giấy phép nhập khẩu hợp lệ để thông quan.
Cách thực hiện:
- Nộp đơn xin giấy phép nhập khẩu đến cơ quan quản lý chuyên ngành có thẩm quyền.
- Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết theo yêu cầu của cơ quan quản lý.
- Chờ đợi xét duyệt và nhận giấy phép nhập khẩu.
Chưa xác định được mặt hàng có cần giấy phép, kiểm tra chuyên ngành hoặc hồ sơ bổ sung hay không? Doanh nghiệp có thể gửi tên hàng, catalogue, hình ảnh, mã HS dự kiến, Invoice và Packing List để Mison Trans kiểm tra sơ bộ các bước cần chuẩn bị trước khi đặt lịch tàu.
Gửi thông tin cơ bản về lô hàng để Mison Trans hướng dẫn bộ chứng từ cần chuẩn bị, mã HS/chính sách cần kiểm tra và các bước nhập khẩu phù hợp. Có checklist hồ sơ rõ ràng Biết cần chuẩn bị gì trước khi hàng về Hạn chế sai sót khi mở tờ khai Được tư vấn theo từng bước Phù hợp với doanh nghiệp nhập khẩu lần đầu hoặc chưa có kinh nghiệm chứng từ.
Lần đầu nhập khẩu, chưa biết cần chuẩn bị hồ sơ gì?
Bước 4: Đặt lịch tàu, kiểm tra & xác nhận booking với hãng tàu
Đảm bảo có chỗ trống trên tàu để vận chuyển hàng hóa.
Cách thực hiện:
- Liên hệ với hãng tàu, công ty dịch vụ logistics và cung cấp thông tin về lô hàng cần vận chuyển.
- Xác nhận đặt chỗ và thanh toán cước phí vận chuyển.
Bước 5: Theo dõi quá trình đóng hàng, vận chuyển và kiểm tra bộ chứng từ
Theo dõi sự tiến triển của hàng hóa đang được xếp hàng, cập nhật thông tin từ nhà xuất khẩu và kiểm tra, xác nhận các tài liệu Đảm bảo hàng hóa được xếp hàng đúng quy trình và không bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
Cách thực hiện:
- Theo dõi thường xuyên lịch tàu để cập nhật ngày đến và ngày đi.
- Yêu cầu nhà xuất khẩu gửi ảnh chụp container rỗng để kiểm tra tình trạng.
- Kiểm tra và xác nhận bộ chứng từ nhập khẩu.
Đối với doanh nghiệp chưa từng nhập khẩu, việc chuẩn bị hồ sơ từ sớm giúp hạn chế sai lệch giữa hợp đồng, Invoice, Packing List và vận đơn. Xem thêm: Doanh nghiệp mới nhập khẩu cần chuẩn bị những hồ sơ gì?
Bước 6: Nhà nhập khẩu nhận được thông báo hàng đến
Biết được thời điểm hàng hóa sẽ cập cảng để chuẩn bị nhận hàng.
Cách thực hiện:
- Nhận thông báo hàng đến từ hãng tàu hoặc đại lý.
- Chuẩn bị các giấy tờ và thanh toán các chi phí liên quan.
Bước 7: Đăng ký các chứng nhận liên quan đến lô hàng (nếu cần)
Có các chứng nhận cần thiết để thông quan hàng hóa.
Cách thực hiện:
- Đăng ký kiểm tra chất lượng hàng hóa nếu cần.
- Chuẩn bị hồ sơ và nộp đơn đăng ký chứng nhận.
- Chờ đợi xét duyệt và nhận chứng nhận.
Với doanh nghiệp lần đầu nhập khẩu, một checklist rõ ràng sẽ giúp hạn chế thiếu chứng từ và xử lý bị động khi hàng đã cập cảng. Mison Trans hỗ trợ rà soát hồ sơ, chính sách mặt hàng và tiến độ thực hiện trước khi mở tờ khai.
Gửi thông tin cơ bản về lô hàng để Mison Trans hướng dẫn bộ chứng từ cần chuẩn bị, mã HS/chính sách cần kiểm tra và các bước nhập khẩu phù hợp. Có checklist hồ sơ rõ ràng Biết cần chuẩn bị gì trước khi hàng về Hạn chế sai sót khi mở tờ khai Được tư vấn theo từng bước Phù hợp với doanh nghiệp nhập khẩu lần đầu hoặc chưa có kinh nghiệm chứng từ.Lần đầu nhập khẩu, chưa biết cần chuẩn bị hồ sơ gì?
Bước 8: Mở tờ khai hải quan, thông quan và thanh lý tờ khai
Thông quan hàng hóa và nộp thuế nhập khẩu.
Cách thực hiện:
- Chuẩn bị bộ chứng từ nhập khẩu.
- Khai hải quan trên phần mềm điện tử.
- Làm thủ tục hải quan tại cảng.
- Thanh toán thuế nhập khẩu và các chi phí liên quan.
Xem thêm: Tất tần tật về các loại thuế khi nhập khẩu hàng hóa vào Việt Nam
Bước 9: Vận chuyển hàng hóa đến kho và trả lại container rỗng
Giao hàng về kho và trả lại container cho hãng tàu.
Cách thực hiện:
- Làm thủ tục lấy hàng ra khỏi cảng.
- Vận chuyển hàng về kho.
- Trả lại container rỗng cho hãng tàu theo chỉ định.
Bước 10: Lưu trữ hồ sơ và bộ chứng từ
Mục đích của việc này là để đối chiếu sau này nếu có phát sinh hoặc khiếu nại.
Cần lưu trữ tất cả các giấy tờ liên quan đến lô hàng nhập khẩu một cách cẩn thận.
Dưới đây là Infogarphic 10 bước trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển
Những rủi ro mà doanh nghiệp Việt Nam thường lo ngại khi nhập khẩu
1. Chất lượng hàng hóa không đúng như cam kết, nhà xuất khẩu giao sai hàng
Doanh nghiệp lo lắng hàng nhập về không đạt tiêu chuẩn hoặc không giống với thỏa thuận ban đầu.
Cách khắc phục:
- Nhập thử một số lượng nhỏ hàng hóa để kiểm tra chất lượng trước khi quyết định nhập số lượng lớn.
- Yêu cầu nhà xuất khẩu gửi mẫu sản phẩm để kiểm tra kỹ trước khi giao dịch.
- Nhờ bên thứ ba (công ty kiểm định chất lượng) đứng ra kiểm tra hàng hóa ngay tại nơi sản xuất hoặc khi hàng hóa được đóng gói.
2. Đã thanh toán nhưng nhà xuất khẩu không giao hàng
Doanh nghiệp sợ rằng sau khi thanh toán đầy đủ, nhà xuất khẩu có thể không giao hàng hoặc có dấu hiệu lừa đảo.
Cách khắc phục:
- Đàm phán với nhà xuất khẩu chia nhỏ các lần thanh toán, chỉ thanh toán hết khi đã nhận đủ hàng.
- Nhờ ngân hàng hoặc đơn vị tài chính kiểm tra kỹ thông tin tài khoản của nhà xuất khẩu để đảm bảo không có dấu hiệu lừa đảo.
Trường hợp doanh nghiệp cần một đơn vị phối hợp xuyên suốt từ kiểm tra hồ sơ, đặt vận chuyển, khai hải quan đến giao hàng về kho, có thể tham khảo quy trình dịch vụ nhập khẩu tại Mison Trans.
Xem thêm: Những điều cần biết trước khi quyết định nhập khẩu hàng hóa về Việt Nam kinh doanh
Trên đây là toàn bộ thông tin về quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển mà Mison Trans muốn chia sẻ. Hy vọng là sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình nhập khẩu hàng hóa. Ngoài ra, nếu bạn có nhu cầu nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài về Việt Nam hãy liên hệ trực tiếp đến Mison Trans để được tư vấn ngay nhé!
Liên hệ Mison Trans để được hỗ trợ nhanh qua hotline.
