Nhiều doanh nghiệp chỉ bắt đầu tìm dịch vụ khai hải quan trọn gói khi hàng đã về cảng, hồ sơ bị hỏi, tờ khai bị phân luồng hoặc phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi. Nhưng thực tế, thời điểm tốt nhất để thuê đơn vị hỗ trợ không phải là lúc “có sự cố”, mà là trước khi rủi ro xảy ra.
Vậy nên thuê dịch vụ khai hải quan khi nào? Nếu doanh nghiệp đang nhập khẩu lần đầu, chưa chắc mã HS, chưa rõ chính sách mặt hàng, thiếu nhân sự xuất nhập khẩu hoặc cần hàng thông quan đúng tiến độ, bài viết này sẽ giúp bạn nhận biết 7 dấu hiệu nên dùng dịch vụ khai hải quan trọn gói.
Dịch vụ khai hải quan trọn gói là gì?
Dịch vụ khai hải quan trọn gói là giải pháp doanh nghiệp thuê một đơn vị logistics hoặc đại lý hải quan hỗ trợ các công việc liên quan đến hồ sơ, tờ khai và quá trình thông quan hàng hóa.
Tùy từng lô hàng, dịch vụ có thể bao gồm:
- Kiểm tra bộ chứng từ trước khi khai báo
- Tư vấn mã HS tham khảo
- Kiểm tra thuế nhập khẩu, thuế VAT và các loại thuế liên quan
- Kiểm tra chính sách mặt hàng
- Tư vấn giấy phép, kiểm tra chuyên ngành nếu có
- Khai báo tờ khai hải quan điện tử
- Theo dõi phân luồng xanh, vàng, đỏ
- Phối hợp xử lý hồ sơ khi có yêu cầu bổ sung
- Hỗ trợ lấy hàng, giao hàng về kho nếu doanh nghiệp dùng dịch vụ trọn gói A-Z
Nói đơn giản, khai hải quan không chỉ là “truyền tờ khai”. Doanh nghiệp cần chuẩn bị đúng chứng từ, xác định đúng mã HS, kiểm tra chính sách mặt hàng, tính đúng thuế và xử lý kịp thời nếu hồ sơ phát sinh vấn đề.
Hiện nay, việc khai báo hải quan điện tử được thực hiện thông qua hệ thống VNACCS/VCIS của Hải quan Việt Nam, là hệ thống phục vụ thông quan tự động và cơ sở dữ liệu nghiệp vụ hải quan.
Vì vậy, câu hỏi nên thuê dịch vụ khai hải quan khi nào rất quan trọng, đặc biệt với doanh nghiệp mới nhập khẩu hoặc chưa có đội ngũ xuất nhập khẩu chuyên trách.
Vì sao không nên đợi hàng về rồi mới tìm đơn vị khai hải quan?
Một sai lầm phổ biến là doanh nghiệp chỉ tìm đơn vị khai hải quan khi hàng đã cập cảng hoặc chuẩn bị về sân bay. Lúc này, nếu hồ sơ có lỗi, thời gian xử lý sẽ rất gấp.
Một số vấn đề thường gặp gồm:
- Invoice, packing list và bill of lading không khớp thông tin
- Mô tả hàng hóa quá chung, khó xác định mã HS
- Hàng thuộc diện kiểm tra chuyên ngành nhưng chưa chuẩn bị hồ sơ
- C/O bị lỗi nên không được hưởng thuế ưu đãi
- Chưa xác định đúng mã loại hình nhập khẩu
- Thiếu catalogue, tài liệu kỹ thuật hoặc giấy phép cần thiết
- Tờ khai bị phân luồng vàng hoặc đỏ nhưng doanh nghiệp chưa biết cách xử lý
Khi hàng đã về, mỗi ngày chậm xử lý đều có thể kéo theo chi phí lưu kho, lưu bãi, lưu container và ảnh hưởng đến kế hoạch bán hàng hoặc sản xuất.
Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm tra hồ sơ ngay từ giai đoạn chuẩn bị nhập hàng, đặc biệt nếu đây là lô hàng mới, hàng giá trị cao hoặc mặt hàng có khả năng vướng chính sách chuyên ngành.
7 dấu hiệu doanh nghiệp nên dùng dịch vụ khai hải quan trọn gói
1. Doanh nghiệp mới nhập khẩu lần đầu
Nếu đây là lần đầu doanh nghiệp nhập khẩu chính ngạch, bạn nên cân nhắc thuê dịch vụ khai hải quan trọn gói ngay từ đầu.
Lần đầu nhập khẩu thường có nhiều điểm doanh nghiệp chưa quen như:
- Chưa biết cần chuẩn bị bộ chứng từ nào
- Chưa hiểu cách đọc invoice, packing list, bill of lading
- Chưa biết kiểm tra mã HS và thuế nhập khẩu
- Chưa quen cách làm việc với hãng tàu, forwarder, cảng, kho
- Chưa rõ thời điểm nộp thuế, lấy D/O, kéo hàng
- Chưa biết xử lý nếu tờ khai bị phân luồng
Với lô hàng đầu tiên, doanh nghiệp không chỉ cần khai xong tờ khai, mà cần hiểu toàn bộ quy trình để tránh phát sinh chi phí không đáng có. Nếu tự làm nhưng chưa có kinh nghiệm, doanh nghiệp có thể mất nhiều thời gian để hỏi từng bên, chỉnh từng chứng từ và bổ sung từng hồ sơ.
Đây là trường hợp điển hình cho câu hỏi nên thuê dịch vụ khai hải quan khi nào: khi doanh nghiệp chưa từng nhập khẩu và chưa có quy trình nội bộ rõ ràng.
Bạn có thể xem thêm bài viết Tự làm thủ tục nhập khẩu hay thuê dịch vụ sẽ hiệu quả hơn? để so sánh kỹ hơn giữa hai phương án.
2. Doanh nghiệp chưa chắc mã HS và thuế nhập khẩu
Mã HS là một trong những điểm dễ sai nhất khi làm thủ tục hải quan. Chỉ cần xác định sai mã HS, doanh nghiệp có thể gặp nhiều vấn đề như:
- Tính sai thuế nhập khẩu
- Nộp thiếu hoặc nộp thừa thuế
- Khai sai chính sách mặt hàng
- Bị yêu cầu bổ sung hồ sơ giải trình
- Gặp rủi ro khi kiểm tra sau thông quan
- Không tận dụng được ưu đãi thuế nếu có C/O phù hợp
Nhiều doanh nghiệp thường tra mã HS bằng Google, hỏi nhà cung cấp hoặc tham khảo mã của đơn vị khác. Tuy nhiên, cùng một nhóm hàng nhưng mã HS có thể khác nhau tùy chất liệu, công dụng, cấu tạo, thông số kỹ thuật và mục đích sử dụng.
Nếu doanh nghiệp chưa chắc mã HS, chưa biết thuế suất hoặc chưa biết hàng có cần giấy phép, kiểm tra chuyên ngành hay không, đây là dấu hiệu rõ ràng nên tìm đơn vị hỗ trợ hồ sơ nhập khẩu.
Trong trường hợp này, thuê đơn vị có kinh nghiệm không chỉ giúp khai báo thuận lợi hơn, mà còn giúp doanh nghiệp nhìn trước các rủi ro có thể phát sinh.
3. Hàng nhập khẩu có chính sách quản lý chuyên ngành
Không phải mặt hàng nào nhập khẩu cũng chỉ cần invoice, packing list và bill. Một số mặt hàng có thể cần thêm giấy phép, kiểm tra chuyên ngành, công bố, kiểm dịch, kiểm tra chất lượng hoặc chứng nhận hợp quy.
Ví dụ thường gặp:
- Mỹ phẩm, thực phẩm, nguyên liệu thực phẩm
- Thiết bị điện, điện tử
- Máy móc, thiết bị đã qua sử dụng
- Thiết bị y tế
- Hóa chất
- Sản phẩm có yêu cầu kiểm tra chất lượng
- Hàng cần C/O để hưởng thuế ưu đãi
- Hàng cần catalogue, tài liệu kỹ thuật
Nếu doanh nghiệp không kiểm tra chính sách mặt hàng trước khi nhập, rủi ro thường chỉ lộ ra khi hàng đã về. Lúc đó, doanh nghiệp có thể phải bổ sung giấy tờ, xin thêm chứng nhận hoặc chờ kết quả kiểm tra chuyên ngành.
Với một số mặt hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành, doanh nghiệp có thể cần thực hiện hồ sơ qua Cổng thông tin một cửa quốc gia tùy theo bộ ngành và thủ tục liên quan. Đây là nhóm hàng rất nên dùng dịch vụ khai hải quan trọn gói, đặc biệt nếu doanh nghiệp chưa có nhân sự am hiểu quy định chuyên ngành
Nói cách khác, nên thuê dịch vụ khai hải quan khi nào? Câu trả lời là: ngay khi mặt hàng không còn “đơn giản”, có khả năng vướng chính sách quản lý chuyên ngành hoặc cần kiểm tra hồ sơ trước khi hàng về.
4. Bộ chứng từ chưa đồng nhất hoặc có dấu hiệu dễ bị hỏi
Bộ chứng từ nhập khẩu thường bao gồm nhiều loại giấy tờ khác nhau như:
- Hợp đồng thương mại
- Commercial Invoice
- Packing List
- Bill of Lading hoặc Air Waybill
- C/O nếu có
- Catalogue, tài liệu kỹ thuật
- Giấy phép hoặc chứng từ chuyên ngành nếu mặt hàng yêu cầu
Các chứng từ này cần khớp nhau ở những thông tin quan trọng như tên hàng, số lượng, trọng lượng, số kiện, điều kiện giao hàng, thông tin người bán, người mua, số invoice, số vận đơn, xuất xứ và trị giá hàng hóa.
Nếu invoice ghi một kiểu, packing list ghi một kiểu, bill lại thể hiện thông tin khác, hồ sơ rất dễ bị hỏi lại. Với hàng cần C/O, chỉ một lỗi nhỏ về mô tả hàng, số invoice hoặc tiêu chí xuất xứ cũng có thể ảnh hưởng đến việc hưởng thuế ưu đãi.
Vì vậy, trước khi khai tờ khai, doanh nghiệp nên có bước rà soát chứng từ. Nếu nội bộ chưa đủ kinh nghiệm kiểm tra, nên thuê đơn vị hỗ trợ hồ sơ nhập khẩu để soát trước.
Bạn có thể tham khảo thêm dịch vụ khai hải quan trọn gói của Mison Trans nếu cần kiểm tra hồ sơ trước khi hàng về.
5. Doanh nghiệp không có nhân sự xuất nhập khẩu chuyên trách
Không phải doanh nghiệp nào cũng có phòng xuất nhập khẩu riêng. Nhiều công ty nhỏ hoặc doanh nghiệp mới kinh doanh hàng nhập khẩu thường để kế toán, mua hàng, sale admin hoặc chủ doanh nghiệp tự xử lý hồ sơ.
Cách này có thể tạm ổn nếu lô hàng đơn giản. Nhưng khi phát sinh vấn đề, người không chuyên sẽ gặp nhiều áp lực:
- Không biết hỏi ai khi tờ khai bị phân luồng
- Không biết kiểm tra mã HS ở đâu
- Không biết hồ sơ thiếu chứng từ nào
- Không biết làm việc với forwarder, hãng tàu, cảng, kho ra sao
- Không biết chi phí nào là hợp lý
- Không biết thời điểm nào cần xử lý gấp để tránh phát sinh phí
Nếu doanh nghiệp chưa đủ nhu cầu để tuyển nhân sự xuất nhập khẩu full-time, thuê ngoài là phương án hợp lý hơn.
Đặc biệt với doanh nghiệp nhập khẩu không thường xuyên, mỗi tháng chỉ có vài lô hoặc vài tháng mới có một lô, việc duy trì nhân sự chuyên trách có thể chưa tối ưu chi phí. Trong trường hợp này, dịch vụ khai hải quan trọn gói giúp doanh nghiệp có người hỗ trợ theo từng lô hàng mà không cần xây dựng ngay một bộ phận nội bộ.
6. Lô hàng cần thông quan đúng tiến độ
Có những lô hàng nếu chậm một vài ngày sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh, ví dụ:
- Nguyên liệu phục vụ sản xuất
- Hàng bán theo mùa vụ
- Hàng giao cho đại lý, nhà phân phối
- Hàng phục vụ dự án
- Thiết bị cần lắp đặt theo tiến độ
- Hàng đang chờ để giao cho khách
Trong các trường hợp này, chi phí thuê dịch vụ đôi khi nhỏ hơn nhiều so với chi phí do hàng về trễ.
Nếu doanh nghiệp tự làm nhưng chưa quen quy trình, thời gian xử lý có thể kéo dài ở các khâu như kiểm chứng từ, truyền tờ khai, theo dõi phân luồng, nộp thuế, lấy lệnh giao hàng, đặt xe, kéo hàng và giao hàng về kho.
Một đơn vị logistics có kinh nghiệm sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn ở từng mốc thời gian: kiểm tra chứng từ trước ETA, chuẩn bị hồ sơ trước khi hàng về, theo dõi lịch tàu/lịch bay, truyền tờ khai đúng thời điểm và phối hợp xử lý nếu phát sinh phân luồng.
Vì vậy, nếu lô hàng có áp lực tiến độ, câu trả lời cho câu hỏi nên thuê dịch vụ khai hải quan khi nào là: càng sớm càng tốt, tốt nhất là trước khi hàng về Việt Nam.
7. Doanh nghiệp muốn kiểm soát rủi ro và chi phí tổng thể
Nhiều doanh nghiệp ngại thuê dịch vụ vì nghĩ rằng tự làm sẽ tiết kiệm hơn. Điều này đúng nếu doanh nghiệp đã có nhân sự giỏi, mặt hàng ổn định và quy trình nhập khẩu quen thuộc.
Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm, chi phí thực tế không chỉ là phí khai hải quan. Tổng chi phí có thể bao gồm:
- Phí lưu kho, lưu bãi
- Phí lưu container
- Phí sửa bill
- Phí bổ sung chứng từ
- Chi phí do mất ưu đãi thuế C/O
- Chi phí nhân sự xử lý kéo dài
- Chi phí cơ hội do hàng về chậm
- Chi phí phát sinh khi giao hàng trễ cho khách
Do đó, khi đánh giá tự làm hay thuê ngoài, doanh nghiệp nên nhìn vào tổng chi phí của cả quy trình, không chỉ nhìn vào phí dịch vụ.
Nếu doanh nghiệp muốn có người kiểm tra hồ sơ, cảnh báo rủi ro, tư vấn phương án xử lý và theo sát đến khi thông quan, thì dịch vụ khai hải quan trọn gói là lựa chọn đáng cân nhắc.
Khi nào doanh nghiệp có thể tự làm thủ tục hải quan?
Doanh nghiệp có thể tự làm nếu đáp ứng được các điều kiện sau:
- Đã có nhân sự xuất nhập khẩu có kinh nghiệm
- Mặt hàng nhập khẩu ổn định, ít thay đổi
- Đã xác định rõ mã HS và thuế suất
- Hồ sơ chứng từ quen thuộc, ít sai lệch
- Không vướng kiểm tra chuyên ngành phức tạp
- Có sẵn chữ ký số, tài khoản khai báo và quy trình nội bộ
- Có khả năng xử lý khi tờ khai bị phân luồng vàng hoặc đỏ
Nếu doanh nghiệp nhập khẩu thường xuyên cùng một mặt hàng, quy trình đã ổn định và nhân sự nội bộ làm tốt, tự làm có thể giúp chủ động hơn.
Tuy nhiên, với các lô hàng mới, hàng giá trị cao, hàng có chính sách chuyên ngành hoặc hàng cần tiến độ gấp, doanh nghiệp vẫn nên có bước kiểm tra hồ sơ với đơn vị chuyên môn trước khi khai báo.
Khi nào nên dùng dịch vụ nhập khẩu trọn gói thay vì chỉ thuê khai hải quan?
Dịch vụ khai hải quan thường tập trung vào phần hồ sơ, tờ khai và thông quan. Trong khi đó, dịch vụ nhập khẩu trọn gói thường bao gồm nhiều hạng mục hơn, từ vận chuyển quốc tế đến giao hàng về kho.
Doanh nghiệp nên cân nhắc dùng dịch vụ nhập khẩu trọn gói nếu:
- Chưa có forwarder vận chuyển quốc tế
- Chưa biết nên đi đường biển, đường hàng không hay đường bộ
- Cần book cước, theo dõi lịch tàu, lịch bay
- Muốn một đầu mối xử lý từ nước ngoài về Việt Nam
- Cần hỗ trợ cả khai hải quan, vận chuyển nội địa và giao hàng tận kho
- Không muốn tự làm việc với quá nhiều bên như seller, forwarder, hãng tàu, cảng, kho, trucking
Nếu doanh nghiệp chỉ thiếu người truyền tờ khai và xử lý thông quan, có thể thuê riêng dịch vụ khai hải quan. Nhưng nếu doanh nghiệp muốn giảm áp lực điều phối toàn bộ lô hàng, dịch vụ trọn gói sẽ phù hợp hơn.
Mison Trans hỗ trợ gì cho doanh nghiệp?
Mison Trans cung cấp dịch vụ khai hải quan trọn gói cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu, tập trung vào mục tiêu khai đúng, kiểm tra hồ sơ trước và hạn chế chi phí phát sinh.
Tùy từng lô hàng, Mison Trans có thể hỗ trợ:
- Kiểm tra bộ chứng từ nhập khẩu, xuất khẩu
- Tư vấn mã HS tham khảo và thuế nhập khẩu
- Kiểm tra chính sách mặt hàng
- Tư vấn hồ sơ giấy phép, kiểm tra chuyên ngành nếu có
- Khai báo hải quan điện tử
- Theo dõi phân luồng tờ khai
- Phối hợp xử lý thông quan
- Hỗ trợ vận chuyển quốc tế nếu doanh nghiệp cần
- Giao hàng về kho theo nhu cầu thực tế
Điểm quan trọng là doanh nghiệp nên gửi thông tin lô hàng càng sớm càng tốt. Càng kiểm tra sớm, khả năng xử lý hồ sơ càng chủ động. Đừng đợi hàng về cảng rồi mới bắt đầu rà lại mã HS, C/O, giấy phép hoặc chính sách mặt hàng.
Câu hỏi thường gặp về dịch vụ hải quan trọn gói
1. Nên thuê dịch vụ khai hải quan khi nào?
Doanh nghiệp nên thuê dịch vụ khai hải quan khi mới nhập khẩu lần đầu, chưa chắc mã HS, chưa rõ thuế nhập khẩu, hàng có chính sách chuyên ngành, bộ chứng từ chưa đồng nhất hoặc không có nhân sự xuất nhập khẩu chuyên trách.
2. Dịch vụ khai hải quan trọn gói có bao gồm vận chuyển không?
Tùy phạm vi dịch vụ. Có trường hợp chỉ bao gồm khai báo và xử lý thông quan. Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ từ vận chuyển quốc tế, khai hải quan đến giao hàng về kho, nên chọn dịch vụ nhập khẩu trọn gói A-Z.
3. Thuê dịch vụ khai hải quan có đảm bảo không phát sinh chi phí không?
Không thể cam kết tuyệt đối không phát sinh chi phí trong mọi trường hợp, vì còn phụ thuộc vào hồ sơ, mặt hàng, hãng tàu, cảng, phân luồng và quy định chuyên ngành. Tuy nhiên, thuê đơn vị có kinh nghiệm sẽ giúp doanh nghiệp kiểm tra trước rủi ro và hạn chế các chi phí không đáng có.
4. Doanh nghiệp nhỏ có nên thuê dịch vụ khai hải quan không?
Có. Đặc biệt nếu doanh nghiệp chưa có nhân sự xuất nhập khẩu hoặc nhập hàng không thường xuyên. Thuê dịch vụ giúp doanh nghiệp có người hỗ trợ hồ sơ, tờ khai và thông quan theo từng lô hàng.
5. Có nên tự làm thủ tục hải quan để tiết kiệm chi phí không?
Có thể tự làm nếu doanh nghiệp đã có nhân sự đủ kinh nghiệm, mặt hàng ổn định và hồ sơ quen thuộc. Tuy nhiên, nếu chưa chắc mã HS, thuế, chính sách mặt hàng hoặc bộ chứng từ, nên thuê dịch vụ hoặc kiểm tra hồ sơ trước khi khai báo.
Kết luận
Câu hỏi nên thuê dịch vụ khai hải quan khi nào không nên đợi đến lúc hàng bị vướng mới đặt ra. Doanh nghiệp nên cân nhắc thuê ngoài ngay khi có dấu hiệu rủi ro: nhập khẩu lần đầu, chưa chắc mã HS, hàng có chính sách chuyên ngành, chứng từ chưa khớp, không có nhân sự chuyên trách hoặc cần hàng thông quan đúng tiến độ.
Tự làm thủ tục hải quan có thể phù hợp với doanh nghiệp đã có đội ngũ nội bộ mạnh. Nhưng nếu doanh nghiệp muốn giảm rủi ro, tiết kiệm thời gian và kiểm soát tốt hơn toàn bộ quy trình nhập khẩu, dịch vụ khai hải quan trọn gói là phương án nên cân nhắc.
Mison Trans hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra hồ sơ, tư vấn mã HS tham khảo, chính sách mặt hàng, khai báo hải quan và theo sát quá trình thông quan. Nếu doanh nghiệp đang chuẩn bị nhập hàng, hãy gửi thông tin lô hàng để được tư vấn tình huống phù hợp trước khi hàng về Việt Nam.
___________________
MISON TRANS – DỊCH VỤ HẢI QUAN – VẬN CHUYỂN QUỐC TẾ
- Head Office: 200 QL13 (Cũ), Khu phố 4, Phường Hiệp Bình, TP. Hồ Chí Minh
- Văn phòng HCM: 13 Đường số 7, KDC Cityland Center Hills, Phường Hạnh Thông, TP. Hồ Chí Minh
- Chi nhánh Hà Nội: Tầng 9 Tòa Minori, Số 67A Phố Trương Định, Phường Tương Mai, TP. Hà Nội
- Hotline: 1900 63 63 48
- Email: cs1@misontrans.com
