Mã vạch hải quan là gì? Cách tra cứu, in và xử lý lỗi chi tiết nhất

Trong quá trình xuất nhập khẩu, chỉ cần một bước sai nhỏ trong khai báo tờ khai hải quan, hàng hóa có thể bị chậm thông quan, phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi không đáng có. Một trong những yếu tố tưởng chừng đơn giản nhưng lại vô cùng quan trọng chính là mã vạch hải quan.

Mã vạch này giúp cơ quan hải quan quét nhanh thông tin tờ khai, rút ngắn thời gian kiểm tra chứng từ, đồng thời là “chìa khóa” để hàng được phép ra khỏi cảng hoặc khu vực giám sát.

Nếu bạn đang làm việc trong lĩnh vực logistics, xuất nhập khẩu hoặc là chủ doanh nghiệp tự khai báo, hãy cùng Mison Trans tìm hiểu chi tiết mã vạch hải quan là gì, cách tra cứu, in và xử lý lỗi nhanh nhất nhé.

Mã vạch hải quan là gì?

Mã vạch hải quan (Barcode tờ khai hải quan) là chuỗi ký hiệu gồm số tờ khai, mã loại hình, ngày đăng ký và mã chi cục hải quan, được hệ thống VNACCS (Vietnam Automated Cargo and Port Consolidated System) tự động tạo ra sau khi doanh nghiệp khai báo và tờ khai được cấp số.

Mã vạch này được in lên tờ khai điện tử để cơ quan hải quan quét và nhận diện thông tin nhanh chóng. Nói đơn giản, đây là “chứng minh thư điện tử” của lô hàng, giúp xác định rằng tờ khai đã được tiếp nhận và có hiệu lực hợp lệ trên hệ thống.

Cấu trúc của mã vạch hải quan

Cấu trúc mã vạch hải quan gồm nhiều thành phần thể hiện thông tin cơ bản của tờ khai. Mỗi phần đều giúp cơ quan hải quan dễ dàng định danh và xử lý dữ liệu của lô hàng.

Cụ thể, mã vạch hải quan bao gồm:

• Số tờ khai: Dãy số duy nhất cho từng lô hàng, được hệ thống VNACCS tự động cấp.
• Mã chi cục hải quan: Xác định nơi doanh nghiệp đăng ký tờ khai (ví dụ: Chi cục Hải quan Cát Lái, Hải Phòng…).
• Ngày khai báo: Thời điểm hệ thống tiếp nhận và chấp nhận tờ khai.
• Mã loại hình: Ví dụ A11 (nhập kinh doanh), B13 (xuất kinh doanh), E31 (xuất tại chỗ)…

Mỗi mã vạch là duy nhất, tương ứng với một tờ khai duy nhất, và có hiệu lực pháp lý trong suốt quá trình thông quan.

Tác dụng của mã vạch hải quan

Mã vạch hải quan không chỉ đơn thuần là mã nhận dạng, mà còn là “chìa khóa” giúp thông quan nhanh hơn và giảm tải cho cả doanh nghiệp lẫn cơ quan hải quan. Một số tác dụng nổi bật như:

• Rút ngắn thời gian kiểm tra: Cơ quan hải quan chỉ cần quét mã để truy xuất toàn bộ thông tin tờ khai, không cần nhập tay.
• Tăng độ chính xác: Giảm thiểu nhầm lẫn khi đối chiếu chứng từ giữa các bên (doanh nghiệp – kho – hãng tàu).
• Hỗ trợ kiểm soát hàng hóa: Dễ dàng kiểm tra hàng tại cảng, sân bay, kho ngoại quan thông qua mã vạch duy nhất.
• Tra cứu tình trạng nhanh: Doanh nghiệp có thể biết ngay tờ khai đang ở luồng xanh, vàng hay đỏ.
• Căn cứ đối chiếu vận chuyển: Các đơn vị giao nhận (forwarder, trucking, warehouse) dùng mã vạch để xác định lô hàng chính xác khi giao – nhận.

Khi nào cần in mã vạch hải quan?

Trong quy trình xuất nhập khẩu, mã vạch hải quan không phải lúc nào cũng cần in — nhưng ở những giai đoạn quan trọng, việc in đúng và kịp thời lại là bắt buộc để hàng hóa được thông quan thuận lợi.

Hiểu rõ khi nào cần in mã vạch giúp doanh nghiệp chủ động chuẩn bị chứng từ, tránh trường hợp bị giữ hàng tại cảng hoặc bị yêu cầu nộp lại hồ sơ. Dưới đây là 4 thời điểm bắt buộc hoặc nên in mã vạch hải quan, kèm hướng dẫn cụ thể cho từng trường hợp:

1. Sau khi tờ khai hải quan đã được hệ thống VNACCS cấp số

Ngay khi tờ khai của bạn được hệ thống VNACCS (Vietnam Automated Cargo Clearance System) chấp nhận và cấp số tờ khai, hệ thống sẽ tự động sinh ra mã vạch hải quan tương ứng.

Đây là thời điểm đầu tiên và quan trọng nhất để in mã vạch, vì:

• Mã vạch chứng minh tờ khai đã hợp lệ, có giá trị pháp lý;
• Doanh nghiệp sẽ cần nộp bản in này cho hãng tàu, kho, hoặc đại lý vận chuyển khi làm thủ tục nhận hàng.

Ví dụ: Công ty A khai báo tờ khai nhập khẩu hàng điện tử tại Chi cục Hải quan Cát Lái. Sau khi hệ thống trả về số tờ khai 102932409110, phần mềm tự động tạo mã vạch tương ứng. Lúc này, kế toán XNK cần in ngay mã vạch và lưu kèm bộ chứng từ hải quan để chuẩn bị nộp khi ra cảng.

2. Khi tờ khai được phân luồng (xanh – vàng – đỏ)

Sau khi có số tờ khai, hệ thống VNACCS sẽ phân luồng kiểm tra:

• Luồng xanh: Miễn kiểm tra, thông quan tự động.
• Luồng vàng: Kiểm tra hồ sơ giấy tờ.
• Luồng đỏ: Kiểm tra hồ sơ và thực tế hàng hóa.

Ở bước này, doanh nghiệp phải in mã vạch hải quan để:

• Đính kèm cùng tờ khai khi trình cho cán bộ hải quan;
• Làm căn cứ quét thông tin khi hàng được kiểm hóa;
• Giúp hải quan truy xuất thông tin nhanh mà không cần gõ lại số tờ khai.

Mẹo nhỏ: Dù tờ khai luồng xanh không cần xuất trình hồ sơ, bạn vẫn nên in mã vạch để đối chiếu khi ra cảng, vì nhiều kho vẫn yêu cầu quét mã vạch để xác nhận hàng đủ điều kiện ra khỏi khu vực giám sát.

3. Khi đưa hàng ra cảng, sân bay hoặc kho ngoại quan

Tại khu vực cảng hoặc kho, mã vạch hải quan là giấy thông hành bắt buộc.
Nhân viên giám sát hải quan sẽ quét mã để xác định:

• Tờ khai thuộc doanh nghiệp nào;
• Hàng hóa đã được thông quan hay chưa;
• Tình trạng kiểm tra hàng (đã hoàn tất hay đang chờ kiểm hóa).

Nếu doanh nghiệp không in hoặc in sai mã vạch, hàng sẽ không được phép ra khỏi khu vực giám sát, dù tờ khai đã được duyệt trên hệ thống.

Ví dụ: Xe container của công ty B chở hàng xuất đi Mỹ đến cổng Cát Lái. Khi hải quan quét mã vạch tờ khai, nếu mã không trùng hoặc bị mờ, xe sẽ bị yêu cầu quay đầu, chờ xác minh lại thông tin. Việc này khiến doanh nghiệp mất thêm 1–2 ngày lưu bãi, tốn hàng triệu đồng phí phát sinh.

4. Khi nộp hồ sơ giấy hoặc bổ sung chứng từ tại Chi cục Hải quan

Dù hầu hết các thủ tục nay đã điện tử hóa, vẫn có nhiều tình huống cán bộ hải quan yêu cầu nộp bản in tờ khai có mã vạch, ví dụ:

• Bổ sung hồ sơ C/O (giấy chứng nhận xuất xứ).
• Bổ sung hợp đồng, invoice, packing list bản cứng.
• Làm hồ sơ hoàn thuế hoặc chuyển cửa khẩu.

Khi đó, doanh nghiệp cần in tờ khai kèm mã vạch hải quan rõ ràng, vì cán bộ hải quan sẽ dùng máy quét để đối chiếu nhanh thay vì nhập thủ công.

5. Khi tờ khai bị mất, sai sót hoặc cần in lại để lưu trữ nội bộ

Trong quá trình lưu hồ sơ, nhiều doanh nghiệp thất lạc tờ khai hoặc bản in mã vạch bị lỗi, mờ, không quét được.

Lúc này, bạn cần in lại mã vạch từ hệ thống VNACCS hoặc ECUS5/VNACCS để bổ sung cho bộ chứng từ. Mẹo kiểm tra:

• Luôn lưu file PDF mã vạch trên máy tính và đám mây (Google Drive, OneDrive).
• Khi in lại, nên sử dụng giấy trắng mới và máy in laser để đảm bảo chất lượng.

Lưu ý quan trọng về hiệu lực của mã vạch hải quan

• Mã vạch chỉ có giá trị trong thời gian tờ khai còn hiệu lực. Nếu tờ khai bị hủy, chỉnh sửa hoặc khai lại, mã vạch cũ sẽ mất hiệu lực.
• Khi tờ khai đã hoàn tất thông quan, bạn vẫn nên lưu mã vạch kèm chứng từ, vì đây là căn cứ đối chiếu trong trường hợp bị kiểm tra sau thông quan hoặc hoàn thuế.

Cách lấy và in mã vạch hải quan trên hệ thống VNACCS

Việc in mã vạch hải quan có thể thực hiện ngay trên phần mềm khai báo hải quan điện tử (như ECUS5/VNACCS, FPT.TQDT, TS24…). Dưới đây là quy trình cụ thể:

Bước 1: Đăng nhập hệ thống khai báo VNACCS

Sử dụng Token (chữ ký số) của doanh nghiệp để đăng nhập.

Chọn mục “Tra cứu tờ khai” hoặc “Danh sách tờ khai đã gửi”.

Bước 2: Tra cứu tờ khai đã có số

Nhập số tờ khai hoặc ngày đăng ký, hệ thống sẽ hiển thị thông tin tờ khai bạn đã khai báo.

Bước 3: Chọn chức năng “In mã vạch”

Bấm nút In barcode / In mã vạch → hệ thống sẽ tự động hiển thị hình ảnh mã vạch cùng thông tin tờ khai.

Bước 4: Kiểm tra trước khi in

• Đảm bảo mã vạch hiển thị rõ ràng, không bị mờ.
• Không chỉnh sửa kích thước mã vạch để tránh lỗi quét.
• Nên in bằng máy in laser, DPI ≥ 300.

Bước 5: Lưu và in bản PDF

Bạn có thể lưu file PDF để gửi qua email, hoặc in trực tiếp ra giấy A4 để nộp hải quan.

Mẹo nhỏ từ Mison Trans: Khi bạn sử dụng dịch vụ khai thuê hải quan trọn gói, đội ngũ Mison Trans sẽ tự động in, kiểm tra và bàn giao mã vạch đạt chuẩn quy định — giúp doanh nghiệp không cần thao tác thủ công.

Cách tra cứu mã vạch tờ khai hải quan online

Nếu bạn không sử dụng phần mềm mà chỉ muốn tra cứu nhanh tờ khai, có thể thực hiện online:

Bước 1: Truy cập Cổng thông tin Tổng cục Hải quan tại: https://pus.customs.gov.vn

Bước 2: Chọn “Tra cứu tờ khai hải quan”

Nhập các thông tin:

• Mã doanh nghiệp
• Số tờ khai
• Mã hải quan
• Ngày tờ khai

Bước 3: Kiểm tra kết quả hiển thị

Hệ thống sẽ hiển thị:

• Tình trạng tờ khai (Đang xử lý, Đã thông quan, Bị hủy…)
• Mã luồng kiểm tra (Xanh – Vàng – Đỏ)
• File PDF tờ khai và mã vạch hải quan có thể tải về hoặc in trực tiếp.

Bước 4: Kiểm tra trước khi giao hàng

Trước khi vận chuyển ra cảng, doanh nghiệp nên kiểm tra trạng thái “Đã thông quan” để tránh bị yêu cầu xuất trình lại hoặc dừng hàng.

Một số lỗi thường gặp khi in mã vạch hải quan và cách khắc phục

Dù quy trình in mã vạch hải quan khá đơn giản, nhưng trên thực tế, nhiều doanh nghiệp – đặc biệt là những đơn vị mới làm xuất nhập khẩu – vẫn thường xuyên gặp lỗi kỹ thuật hoặc sai sót khiến mã vạch không thể quét hoặc bị từ chối tại cảng.

Để tránh mất thời gian và phát sinh chi phí, dưới đây là tổng hợp các lỗi phổ biến nhất khi in mã vạch hải quan cùng hướng dẫn khắc phục chi tiết mà Mison Trans đã đúc kết từ kinh nghiệm thực tế hơn 11 năm triển khai dịch vụ khai báo hải quan cho doanh nghiệp.

Nếu bạn không rành kỹ thuật hoặc phần mềm, Mison Trans có thể hỗ trợ truyền tờ khai, in mã vạch và xử lý lỗi VNACCS từ xa, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo hàng không bị kẹt tại cảng.

Mã vạch hải quan là chi tiết nhỏ nhưng đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong toàn bộ quy trình thông quan hàng hóa. Một lỗi nhỏ trong khâu in hoặc khai báo có thể khiến hàng bị chậm thông quan, phát sinh chi phí và ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp.

Thay vì tự xử lý và mất thời gian với hệ thống kỹ thuật phức tạp, hãy để Mison Trans – đơn vị hơn 11 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu & logistics, hỗ trợ bạn khai báo – in mã vạch – truyền tờ khai chính xác – nhanh chóng – đúng pháp lý.

—————————————-

MISON TRANS – DỊCH VỤ HẢI QUAN – VẬN CHUYỂN QUỐC TẾ

• Head Office: 200 QL13 (Cũ), Khu phố 1, Phường Hiệp Bình, TP. Hồ Chí Minh
• Văn phòng HCM: 13 Đường số 7, KDC Cityland Center Hills, Phường Hạnh Thông, TP. Hồ Chí Minh
• Chi nhánh Hà Nội: Tầng 9 Tòa Minori, Số 67A Phố Trương Định, Phường Trương Định, Quận Hai Bà Trưng, TP. Hà Nội
• Hotline: 1900 63 63 48
• Email: cs1@misontrans.com