Hàng về rồi mới kiểm tra thủ tục có sao không? Những rủi ro doanh nghiệp dễ trả giá

Trong nhập khẩu, nhiều doanh nghiệp thường nghĩ: “Cứ để hàng về Việt Nam rồi tính thủ tục sau.” Tuy nhiên, cách làm này có thể khiến lô hàng bị chậm thông quan, thiếu hồ sơ, sai mã HS, vướng kiểm tra chuyên ngành hoặc phát sinh phí lưu kho lưu bãi.

Vậy hàng về rồi mới kiểm tra thủ tục có sao không? Câu trả lời là: có. Khi hàng đã cập cảng, doanh nghiệp sẽ bị động hơn rất nhiều nếu mới phát hiện chứng từ chưa đầy đủ, mã HS chưa chính xác hoặc mặt hàng cần giấy phép nhập khẩu.

Vì vậy, trước khi hàng về, doanh nghiệp nên kiểm tra trước hồ sơ, chính sách nhập khẩu, thuế, mã HS và các chứng từ liên quan để hạn chế rủi ro, tiết kiệm chi phí và tránh ảnh hưởng đến kế hoạch giao hàng.

Vì sao nhiều doanh nghiệp lại để hàng về rồi mới kiểm tra thủ tục?

Tình huống này thường xảy ra với các doanh nghiệp nhập khẩu lần đầu, chủ shop, chủ gara, nhà phân phối nhỏ hoặc doanh nghiệp đang nhập thử một dòng sản phẩm mới.

Một số lý do phổ biến gồm:

• Tin rằng nhà cung cấp nước ngoài “đã xuất được thì Việt Nam cũng nhập được”.
• Chỉ quan tâm giá hàng và cước vận chuyển, chưa tính đến điều kiện nhập khẩu.
• Không kiểm tra trước mã HS, thuế nhập khẩu, VAT và chính sách quản lý chuyên ngành.
• Nhận chứng từ từ supplier nhưng không biết kiểm tra invoice, packing list, bill of lading, C/O, catalogue, tài liệu kỹ thuật.
• Nghĩ rằng khi hàng về, đơn vị khai thuê hải quan sẽ “xử lý được hết”.

Vấn đề là: không phải mặt hàng nào cũng chỉ cần invoice, packing list và bill là thông quan được. Có mặt hàng cần công bố hợp quy, kiểm tra chất lượng, kiểm dịch, giấy phép nhập khẩu, nhãn hàng hóa đúng quy định, tài liệu kỹ thuật hoặc xác định chính xác mục đích sử dụng.

Nghị định 69/2018/NĐ-CP về quản lý ngoại thương cũng nêu rõ: với hàng hóa xuất nhập khẩu theo điều kiện hoặc thuộc danh mục phải kiểm tra, thương nhân phải đáp ứng điều kiện và chịu sự kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền theo quy định pháp luật.

Đặc biệt, với các nhóm hàng như thực phẩm, mỹ phẩm, thiết bị điện, linh kiện ô tô, máy móc, hàng có pin, hóa chất, hàng trẻ em, thiết bị y tế, hàng cũ hoặc hàng có thương hiệu, doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ khai hải quan trọn gói để được kiểm tra trước hồ sơ, mã HS và chính sách nhập khẩu. 

5 rủi ro lớn khi hàng về rồi mới kiểm tra thủ tục

Rủi ro 1: Hàng bị chậm thông quan vì thiếu hồ sơ

Đây là rủi ro dễ gặp nhất khi doanh nghiệp để hàng về rồi mới kiểm tra thủ tục.

Khi hàng đã cập cảng, doanh nghiệp mới gửi chứng từ cho đơn vị khai hải quan thì có thể phát hiện nhiều vấn đề như:

• Thiếu catalogue hoặc tài liệu kỹ thuật.
• Invoice ghi tên hàng quá chung chung.
• Packing list không khớp với invoice.
• Bill of lading mô tả hàng chưa rõ.
• C/O sai thông tin hoặc không phù hợp.
• Thiếu giấy phép nhập khẩu.
• Thiếu hồ sơ kiểm tra chuyên ngành.
• Chưa xác định được mã HS chính xác.

Khi hồ sơ chưa đủ, tờ khai có thể chưa thể xử lý trơn tru. Nếu rơi vào luồng vàng hoặc luồng đỏ, thời gian kiểm tra càng kéo dài hơn.

Theo Luật Hải quan, cơ quan hải quan kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, sự phù hợp của nội dung khai hải quan với chứng từ thuộc hồ sơ, đồng thời kiểm tra việc tuân thủ chính sách quản lý hàng hóa, chính sách thuế và các quy định liên quan.

Điều này có nghĩa là nếu chứng từ không đủ hoặc thông tin không thống nhất, việc “nộp đại cho kịp” không phải là hướng an toàn.

Rui ro 2: Phát sinh phí lưu kho, lưu bãi, lưu container

Khi hàng đã về nhưng chưa thể thông quan, chi phí bắt đầu chạy theo từng ngày. Với hàng đường biển, doanh nghiệp có thể gặp các khoản như:

• Phí lưu container.
• Phí lưu bãi tại cảng.
• Phí lưu kho CFS với hàng lẻ.
• Phí nâng hạ, đảo chuyển, kiểm hóa.
• Phí phát sinh do kéo dài thời gian giao hàng.
• Chi phí trucking bị thay đổi vì không lấy hàng đúng kế hoạch.

Những khoản này không phải lúc nào cũng quá lớn trong ngày đầu tiên, nhưng nếu kéo dài 5–10 ngày, tổng chi phí có thể vượt xa phần phí dịch vụ mà doanh nghiệp ban đầu muốn tiết kiệm.

Đặc biệt với hàng cần gấp để sản xuất, phân phối hoặc giao cho khách, chi phí lớn nhất đôi khi không nằm ở lưu bãi, mà nằm ở chậm kế hoạch kinh doanh. Đây cũng là lý do nhiều doanh nghiệp lựa chọn dịch vụ nhập khẩu trọn gói A-Z để được hỗ trợ từ khâu kiểm tra chứng từ, book cước, khai hải quan đến giao hàng tận kho. 

Rủi ro 3: Sai mã HS dẫn đến sai thuế và sai chính sách mặt hàng

Mã HS không chỉ dùng để tính thuế. Đây còn là căn cứ để xác định chính sách quản lý đối với hàng hóa nhập khẩu.

Một mã HS khác nhau có thể kéo theo sự khác biệt về:

• Thuế nhập khẩu.
• Thuế giá trị gia tăng.
• Chính sách kiểm tra chuyên ngành.
• Điều kiện nhập khẩu.
• Yêu cầu giấy phép.
• Khả năng hưởng ưu đãi C/O.
• Nguy cơ bị tham vấn hoặc kiểm tra sau thông quan.

Nhiều doanh nghiệp thường lấy mã HS do supplier cung cấp để tính thuế. Tuy nhiên, mã HS ở nước xuất khẩu chưa chắc đã áp dụng chính xác tại Việt Nam. Cùng một sản phẩm, nếu khác chất liệu, công dụng, cấu tạo, thông số kỹ thuật hoặc mục đích sử dụng, mã HS có thể thay đổi.

Ví dụ, cùng là “phụ tùng”, “thiết bị”, “linh kiện” hoặc “máy móc”, nhưng nếu mô tả không rõ, thiếu catalogue hoặc không xác định được công dụng chính, việc phân loại mã HS sẽ gặp khó khăn. Khi hàng đã về rồi mới phát hiện mã HS dự kiến không phù hợp, doanh nghiệp có thể phải điều chỉnh phương án khai báo, bổ sung tài liệu kỹ thuật hoặc chấp nhận mức thuế cao hơn dự kiến.

Tệ hơn, nếu khai sai mã HS dẫn đến thiếu thuế hoặc sai chính sách hàng hóa, doanh nghiệp có thể bị truy thu, xử phạt hoặc mất nhiều thời gian giải trình. Vì vậy, trước khi mở tờ khai, doanh nghiệp nên rà soát cùng đơn vị có kinh nghiệm trong khai báo hải quan hàng nhập khẩu. 

Rủi ro 4: Hàng bị giữ tại cảng do vướng kiểm tra chuyên ngành hoặc giấy phép

Không phải cứ hàng không thuộc danh mục cấm là có thể nhập bình thường. Nhiều mặt hàng vẫn được phép nhập, nhưng phải đáp ứng điều kiện riêng.

Ví dụ:

• Hàng thực phẩm có thể cần tự công bố, kiểm tra an toàn thực phẩm.
• Một số thiết bị có thể cần kiểm tra chất lượng.
• Hàng điện, điện tử có thể liên quan đến hiệu suất năng lượng, hợp quy hoặc quy chuẩn kỹ thuật.
• Mỹ phẩm cần công bố trước khi nhập khẩu thương mại.
• Hàng có nguồn gốc động thực vật có thể cần kiểm dịch.
• Hóa chất có thể cần khai báo hóa chất hoặc kiểm tra điều kiện quản lý.
• Một số hàng đã qua sử dụng bị hạn chế hoặc không được nhập khẩu tùy nhóm hàng.

Khi doanh nghiệp để hàng về rồi mới kiểm tra, thời gian xin giấy phép hoặc hoàn thiện hồ sơ chuyên ngành có thể không kịp. Lúc này hàng nằm tại cảng, chi phí phát sinh từng ngày, trong khi doanh nghiệp chưa chắc đã có đủ điều kiện để xử lý nhanh.

Rủi ro 5: Có nguy cơ bị xử phạt nếu khai sai hoặc vi phạm quy định hải quan

Chi phí lưu kho lưu bãi là phần dễ nhìn thấy. Nhưng thiệt hại lớn hơn đôi khi nằm ở kế hoạch kinh doanh bị chậm.

Một lô hàng nhập khẩu thường gắn với nhiều kế hoạch phía sau:

• Giao hàng cho khách.
• Bán ra thị trường.
• Đưa vào sản xuất.
• Kịp mùa vụ kinh doanh.
• Kịp tiến độ dự án.
• Kịp lịch khai trương, trưng bày hoặc lắp đặt.

Nếu hàng bị giữ tại cảng, doanh nghiệp có thể phải giải thích với khách hàng, lùi tiến độ giao hàng, điều chỉnh kế hoạch bán hàng hoặc chịu phạt hợp đồng. Với những doanh nghiệp nhập khẩu để phục vụ sản xuất, hàng về trễ có thể khiến dây chuyền bị gián đoạn hoặc phải mua hàng thay thế với giá cao hơn.

Đó là lý do trong logistics, việc kiểm tra thủ tục sớm không chỉ để “đúng luật”, mà còn để bảo vệ kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp.

Hàng đã về rồi mới phát hiện thiếu hồ sơ thì phải làm sao?

Nếu hàng đã về hoặc sắp về mà doanh nghiệp chưa kiểm tra thủ tục, điều quan trọng nhất là không nên vội khai báo khi chưa rà soát kỹ. Doanh nghiệp nên kiểm tra lại toàn bộ lô hàng càng sớm càng tốt.

Trước tiên, cần rà soát bộ chứng từ hiện có, bao gồm:

• Commercial Invoice.
• Packing List.
• Bill of Lading hoặc Air Waybill.
• Sales Contract nếu có.
• C/O nếu có.
• Catalogue, hình ảnh sản phẩm, tài liệu kỹ thuật.
• Thông tin model, chất liệu, công dụng, thông số kỹ thuật.
• Nhãn hàng hóa.
• Điều kiện giao hàng.
• Số lượng, trọng lượng, trị giá và đơn vị tính.

Tiếp theo, cần kiểm tra mã HS và chính sách nhập khẩu. Doanh nghiệp cần xác định mặt hàng có thuộc diện kiểm tra chuyên ngành hay không, thuế nhập khẩu dự kiến bao nhiêu, VAT bao nhiêu, có cần giấy phép hay công bố không, C/O có đủ điều kiện hưởng ưu đãi không.

Cuối cùng, cần kiểm tra mốc thời gian của lô hàng: ETA, ngày hàng đến cảng, thời gian miễn lưu container, miễn lưu bãi, thời điểm lấy D/O, thời gian dự kiến mở tờ khai và kế hoạch giao hàng về kho.

Trong trường hợp hàng đã về nhưng chưa mở tờ khai, doanh nghiệp nên gửi chứng từ cho Mison Trans để được hỗ trợ rà soát hồ sơ nhập khẩu trước khi khai hải quan. 

Có nên đợi hàng về rồi mới nhờ đơn vị khai hải quan kiểm tra không?

Không nên.

Cách làm an toàn hơn là: kiểm tra thủ tục trước khi hàng về, tốt nhất là trước khi hàng được xếp lên tàu hoặc trước khi chốt đơn với nhà cung cấp.

Với một lô hàng nhập khẩu, doanh nghiệp nên rà soát theo 3 mốc:

Trước khi đặt hàng

Kiểm tra mặt hàng có được nhập không, có cần giấy phép không, thuế dự kiến bao nhiêu, có rủi ro kiểm tra chuyên ngành không.

Trước khi hàng lên tàu

Kiểm tra chứng từ nháp, mã HS, invoice, packing list, bill draft, C/O, mô tả hàng, nhãn hàng hóa, catalogue và các chứng từ chuyên ngành nếu có.

Trước ETA

Chốt lại hồ sơ khai báo, kiểm tra thông tin manifest, lịch tàu, phí local charge, kế hoạch lấy hàng, phương án xử lý nếu phân luồng vàng hoặc luồng đỏ.

Chỉ cần rà soát trước ETA vài ngày, doanh nghiệp đã có thể tránh được nhiều rủi ro không đáng có. Nếu chưa có đội ngũ nội bộ xử lý, doanh nghiệp có thể dùng dịch vụ khai hải quan trọn gói để được hỗ trợ từ bước kiểm tra hồ sơ đến khi thông quan.

Những mặt hàng không nên để hàng về rồi mới kiểm tra

Một số nhóm hàng có rủi ro cao, doanh nghiệp nên kiểm tra thủ tục thật kỹ trước khi nhập:

• Thực phẩm, phụ gia thực phẩm, nguyên liệu thực phẩm.
• Mỹ phẩm, sản phẩm chăm sóc cá nhân.
• Thiết bị y tế, vật tư y tế.
• Máy móc, thiết bị đã qua sử dụng.
• Thiết bị điện, điện tử, hàng có pin.
• Hàng có wifi, bluetooth, sóng vô tuyến.
• Hóa chất, dung môi, chế phẩm.
• Đồ chơi trẻ em, sản phẩm cho trẻ em.
• Linh kiện ô tô, phụ tùng xe, thiết bị gắn trên xe.
• Hàng có thương hiệu.
• Hàng cần C/O để hưởng thuế ưu đãi.
• Hàng giá trị cao hoặc cần giao gấp.

Với các nhóm hàng này, chỉ một sai sót nhỏ về mã HS, chứng từ, nhãn hàng hóa hoặc hồ sơ chuyên ngành cũng có thể khiến lô hàng bị kéo dài thời gian thông quan.

Ví dụ thực tế: Chỉ vì thiếu kiểm tra trước mà chi phí đội lên

Một doanh nghiệp nhập lô linh kiện về Việt Nam, ban đầu chỉ tính giá hàng, cước biển và thuế dự kiến theo thông tin nhà cung cấp gửi. Khi hàng về cảng, doanh nghiệp mới gửi chứng từ cho đơn vị khai hải quan thì phát hiện:

• Tên hàng trên invoice quá chung.
• Catalogue không thể hiện rõ công dụng.
• Mã HS supplier gợi ý không phù hợp với biểu thuế Việt Nam.
• Một số model có thể thuộc diện kiểm tra chuyên ngành.
• C/O không khớp thông tin invoice.

Kết quả là doanh nghiệp phải mất thêm thời gian xin lại chứng từ, giải trình mã HS, bổ sung tài liệu kỹ thuật và chờ xử lý hồ sơ. Trong thời gian đó, hàng chưa lấy ra được, phí lưu bãi phát sinh, lịch giao cho khách bị trễ.

Điều đáng nói là các vấn đề này hoàn toàn có thể phát hiện trước nếu doanh nghiệp gửi chứng từ nháp để kiểm tra trước ETA.

Doanh nghiệp nên chuẩn bị gì trước mỗi lô hàng nhập khẩu?

Để tránh tình trạng hàng về rồi mới kiểm tra thủ tục, doanh nghiệp nên chuẩn bị một checklist cơ bản trước khi nhập hàng:

1. Tên hàng tiếng Việt và tiếng Anh.
2. Hình ảnh sản phẩm.
3. Catalogue hoặc tài liệu kỹ thuật.
4. Chất liệu, công dụng, model, thông số.
5. Mã HS dự kiến.
6. Thuế nhập khẩu và VAT dự kiến.
7. Chính sách nhập khẩu theo mặt hàng.
8. Invoice, packing list, bill draft.
9. C/O nếu có nhu cầu hưởng ưu đãi thuế.
10. Yêu cầu về nhãn hàng hóa.
11. Hồ sơ kiểm tra chuyên ngành nếu có.
12. ETA và kế hoạch lấy hàng.
13. Dự toán chi phí thông quan, local charge, vận chuyển nội địa.

Checklist này không quá phức tạp, nhưng giúp doanh nghiệp chủ động hơn rất nhiều. Trong nhập khẩu, kiểm tra sớm luôn tiết kiệm hơn xử lý muộn.

Khi nào nên gửi lô hàng cho Mison Trans rà soát?

Doanh nghiệp nên gửi thông tin lô hàng để kiểm tra trong các trường hợp sau:

• Lần đầu nhập mặt hàng này về Việt Nam.
• Chưa chắc mã HS và thuế nhập khẩu.
• Supplier chỉ gửi mã HS nước ngoài.
• Không biết hàng có cần giấy phép hoặc kiểm tra chuyên ngành không.
• Hàng đã lên tàu nhưng chưa kiểm tra hồ sơ.
• Hàng sắp về cảng trong vài ngày tới.
• Hàng đã về nhưng chưa mở tờ khai.
• Tờ khai bị luồng vàng, luồng đỏ hoặc bị yêu cầu bổ sung chứng từ.
• Doanh nghiệp lo phát sinh lưu kho, lưu bãi.
• Cần đơn vị hỗ trợ trọn gói từ kiểm tra hồ sơ, khai hải quan đến giao hàng tận kho.

Mison Trans có thể hỗ trợ doanh nghiệp rà soát sơ bộ lô hàng dựa trên chứng từ hiện có, kiểm tra các điểm rủi ro thường gặp như mã HS, chính sách nhập khẩu, chứng từ, C/O, kiểm tra chuyên ngành và phương án thông quan.

Kết luận

Vậy hàng về rồi mới kiểm tra thủ tục có sao không? Có. Và rủi ro không chỉ là chậm thông quan, mà còn là phí lưu kho lưu bãi, sai mã HS, thiếu hồ sơ, vướng kiểm tra chuyên ngành, chậm kế hoạch kinh doanh và ảnh hưởng uy tín với khách hàng.

Với hàng nhập khẩu, càng kiểm tra sớm, doanh nghiệp càng chủ động. Thay vì để hàng cập cảng rồi mới xử lý trong áp lực thời gian, doanh nghiệp nên rà soát mã HS, chứng từ và chính sách nhập khẩu ngay từ khi chuẩn bị đặt hàng hoặc trước ETA.

Nếu doanh nghiệp đang có lô hàng sắp về, đã về cảng hoặc chưa chắc thủ tục nhập khẩu có ổn không, hãy gửi thông tin lô hàng cho Mison Trans để được rà soát sơ bộ.

Mison Trans hỗ trợ kiểm tra chứng từ, mã HS dự kiến, chính sách nhập khẩu, rủi ro thiếu hồ sơ và phương án khai hải quan phù hợp. Với các lô hàng cần xử lý trọn gói, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm dịch vụ nhập khẩu trọn gói A-Z để được hỗ trợ từ đầu đến cuối.

___________________

MISON TRANS – DỊCH VỤ HẢI QUAN – VẬN CHUYỂN QUỐC TẾ

• Head Office: 200 QL13 (Cũ), Khu phố 1, Phường Hiệp Bình, TP. Hồ Chí Minh
• Văn phòng HCM: 13 Đường số 7, KDC Cityland Center Hills, Phường Hạnh Thông, TP. Hồ Chí Minh
• Chi nhánh Hà Nội: Tầng 9 Tòa Minori, Số 67A Phố Trương Định, Phường Trương Định, Quận Hai Bà Trưng, TP. Hà Nội
• Hotline: 1900 63 63 48
• Email: cs1@misontrans.com