Thanh lý tờ khai là gì? Quy trình thanh lý hải quan và lỗi cần tránh

Trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa, doanh nghiệp thường nghe đến các khái niệm như mở tờ khai, phân luồng, thông quan, lấy hàng, kéo hàng và thanh lý tờ khai. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng hiểu rõ thanh lý tờ khai là gì, khi nào cần thực hiện và vì sao bước này lại quan trọng trong quy trình hải quan.

Thực tế, chỉ cần tờ khai có sai sót về mã HS, trị giá, loại hình, số lượng, thông tin vận đơn, C/O hoặc chứng từ chuyên ngành, quá trình xử lý tờ khai có thể bị kéo dài. Điều này khiến doanh nghiệp phát sinh thêm chi phí lưu kho, lưu bãi, chậm kế hoạch giao hàng hoặc ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất.

Trong bài viết này, Mison Trans sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ thanh lý tờ khai là gì, quy trình thanh lý tờ khai hải quan được thực hiện như thế nào, những lỗi thường gặp và khi nào nên sử dụng dịch vụ khai hải quan để hạn chế rủi ro.

Thanh lý tờ khai là gì?

Thanh lý tờ khai hải quan là một bước kiểm soát nghiêm ngặt nhằm đảm bảo rằng thông tin được khai báo là chính xác và hợp pháp. Điều này không chỉ giúp tăng cường hiệu quả quản lý mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc thông quan hàng hóa. 

Nói dễ hiểu hơn, sau khi doanh nghiệp đã khai báo tờ khai, xử lý hồ sơ, nộp thuế nếu có và thực hiện các yêu cầu cần thiết, tờ khai cần được xác nhận để hàng hóa có thể tiếp tục được đưa ra khỏi cảng, kho, bãi hoặc khu vực giám sát.

Việc thanh lý tờ khai giúp xác nhận rằng lô hàng đã được xử lý đầy đủ về mặt hồ sơ, nghĩa vụ thuế, chứng từ và điều kiện giám sát hải quan. Nếu tờ khai có sai sót hoặc chưa hoàn tất nghĩa vụ cần thiết, doanh nghiệp có thể phải điều chỉnh, bổ sung hồ sơ hoặc làm việc lại với cơ quan hải quan trước khi tiếp tục xử lý.

Nếu doanh nghiệp chưa chắc hồ sơ khai báo đã đúng, có thể tham khảo dịch vụ khai hải quan trọn gói của Mison Trans để được hỗ trợ kiểm tra chứng từ, mã HS, thuế và thông tin tờ khai trước khi xử lý.

Thanh lý tờ khai có phải là thông quan không?

Nhiều doanh nghiệp thường nhầm lẫn giữa thông quan và thanh lý tờ khai. Hai khái niệm này có liên quan đến nhau nhưng không hoàn toàn giống nhau.

Thông quan là việc hàng hóa đã đáp ứng các điều kiện về hồ sơ, kiểm tra, thuế và được cơ quan hải quan chấp nhận cho xuất khẩu, nhập khẩu hoặc tiếp tục thực hiện các bước tiếp theo trong quy trình hải quan.

Trong khi đó, thanh lý tờ khai thường được hiểu là bước hoàn tất việc đối chiếu, xác nhận và xử lý tờ khai trong quá trình đưa hàng qua khu vực giám sát hải quan.

Có thể hiểu đơn giản:

• Thông quan: hàng hóa đủ điều kiện được xử lý theo thủ tục hải quan.
• Thanh lý tờ khai: hoàn tất việc đối chiếu, xác nhận và xử lý tờ khai trong thực tế tại cảng, kho, bãi hoặc khu vực giám sát.

Vì vậy, dù tờ khai đã được thông quan, doanh nghiệp vẫn cần theo dõi các bước còn lại để đảm bảo hàng hóa được lấy ra khỏi cảng, kho hoặc bãi đúng quy trình.

Vì sao doanh nghiệp cần thanh lý hải quan?

Thanh lý tờ khai là bước quan trọng giúp doanh nghiệp hoàn tất quá trình xử lý hồ sơ đối với lô hàng xuất nhập khẩu. Nếu không theo dõi kỹ bước này, doanh nghiệp có thể gặp vướng mắc khi lấy hàng, giao hàng hoặc lưu hồ sơ sau thông quan.

Doanh nghiệp cần quan tâm đến thanh lý tờ khai vì các lý do sau:

• Xác nhận tờ khai đã được xử lý đúng quy trình.
• Đối chiếu thông tin hàng hóa với hồ sơ khai báo.
• Hạn chế rủi ro sai lệch về số lượng, trị giá, mã HS hoặc chứng từ.
• Đảm bảo hàng hóa đủ điều kiện đưa qua khu vực giám sát.
• Tránh phát sinh vướng mắc khi lấy hàng tại cảng, kho CFS hoặc sân bay.
• Hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hồ sơ hải quan rõ ràng hơn.
• Giảm rủi ro bị truy vấn, bổ sung hoặc điều chỉnh hồ sơ về sau.

Đặc biệt, với hàng nhập khẩu đường biển, hàng container, hàng lẻ LCL hoặc hàng cần giao gấp, việc chậm xử lý tờ khai có thể khiến doanh nghiệp phát sinh thêm chi phí lưu container, lưu bãi, lưu kho hoặc phí phát sinh tại cảng.

Các trường hợp cần thanh lý tờ khai

Không phải doanh nghiệp nào cũng hiểu rõ thời điểm cần thanh lý tờ khai. Trong thực tế, bước này thường phát sinh trong các trường hợp dưới đây.

• Hủy bỏ giao dịch xuất nhập khẩu: Khi giao dịch xuất nhập khẩu không được thực hiện hoặc thất bại, việc thanh lý tờ khai giúp hủy bỏ mọi quyền và trách nhiệm hải quan liên quan.
• Sửa đổi thông tin hàng hóa: Nếu phát hiện sai sót hoặc thiếu sót trong thông tin hàng hóa đã khai báo, thanh lý tờ khai là cách thức cần thiết để điều chỉnh lại thông tin cho đúng theo quy định.
• Hàng hóa không được xuất khẩu hoặc nhập khẩu: Khi doanh nghiệp quyết định không tiếp tục quá trình xuất khẩu hoặc nhập khẩu các mặt hàng đã được khai báo, thanh lý tờ khai là giải pháp để chấm dứt việc này.
• Thay đổi thông tin liên quan đến hàng hóa: Nếu các thông tin như số lượng, giá trị hoặc xuất xứ hàng hóa trên tờ khai có thay đổi, việc thanh lý tờ khai sẽ giúp cập nhật thông tin mới và đảm bảo sự chính xác.
• Thanh lý tờ khai không sử dụng: Trong trường hợp tờ khai hải quan đã được khai báo nhưng không có giao dịch xuất nhập khẩu thực hiện, cần thanh lý tờ khai để chấm dứt quyền và trách nhiệm hải quan liên quan đến tờ khai đó.

Xem thêm: Quy trình thủ tục nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài

Quy trình thực hiện thanh lý hải quan như thế nào?

Quy trình thanh lý tờ khai hải quan có thể khác nhau tùy theo loại hình hàng hóa, phương thức vận chuyển, kết quả phân luồng và tình trạng hồ sơ. Tuy nhiên, về cơ bản, doanh nghiệp có thể tham khảo các bước sau.

Bước 1: Kiểm tra tình trạng tờ khai

Trước tiên, doanh nghiệp cần kiểm tra tờ khai đã được đăng ký, phân luồng, xử lý hồ sơ và đủ điều kiện tiếp tục các bước tiếp theo hay chưa.

Các thông tin cần kiểm tra gồm:

• Số tờ khai.
• Ngày đăng ký tờ khai.
• Loại hình xuất khẩu/nhập khẩu.
• Kết quả phân luồng.
• Tình trạng nộp thuế.
• Tình trạng hồ sơ chuyên ngành nếu có.
• Thông tin vận đơn, container, kho bãi.
• Tình trạng thông quan hoặc giải phóng hàng nếu có.

Việc kiểm tra tình trạng tờ khai giúp doanh nghiệp biết hồ sơ đang ở bước nào và cần xử lý thêm phần nào.

Bước 2: Đối chiếu chứng từ với thông tin trên tờ khai

Đây là bước rất quan trọng. Doanh nghiệp cần đối chiếu thông tin trên tờ khai với các chứng từ thực tế như invoice, packing list, vận đơn, C/O, giấy phép hoặc chứng từ chuyên ngành.

Các thông tin nên kiểm tra kỹ gồm:

• Tên hàng.
• Mã HS.
• Số lượng.
• Trọng lượng.
• Trị giá.
• Xuất xứ.
• Loại hình nhập khẩu hoặc xuất khẩu.
• Số vận đơn.
• Số container, số seal nếu có.
• Điều kiện giao hàng.
• Thông tin người nhập khẩu, người xuất khẩu.
• Chứng từ chuyên ngành liên quan.

Nếu thông tin trên tờ khai không khớp với chứng từ, doanh nghiệp cần xác định nguyên nhân sai lệch trước khi tiếp tục xử lý.

Bước 3: Hoàn tất nghĩa vụ thuế và lệ phí

Nếu tờ khai phát sinh thuế nhập khẩu, thuế VAT hoặc các khoản phải nộp khác, doanh nghiệp cần hoàn tất nghĩa vụ tài chính theo quy định.

Với hàng nhập khẩu, các khoản thường cần kiểm tra gồm:

• Thuế nhập khẩu.
• Thuế VAT hàng nhập khẩu.
• Thuế tiêu thụ đặc biệt nếu có.
• Thuế bảo vệ môi trường nếu có.
• Thuế chống bán phá giá hoặc thuế phòng vệ thương mại nếu mặt hàng thuộc diện áp dụng.
• Lệ phí hoặc khoản phải nộp phát sinh nếu có.

Nếu doanh nghiệp có C/O để hưởng thuế ưu đãi, cần kiểm tra kỹ form C/O, tiêu chí xuất xứ, thông tin invoice, mô tả hàng hóa và thời điểm cấp C/O. C/O không hợp lệ có thể khiến doanh nghiệp không được hưởng mức thuế ưu đãi như dự kiến.

Bước 4: Xử lý hồ sơ với hải quan, cảng, kho hoặc bộ phận giám sát

Tùy từng trường hợp, doanh nghiệp hoặc đơn vị dịch vụ khai hải quan sẽ phối hợp với cơ quan hải quan, cảng, kho CFS, sân bay, hãng tàu, forwarder hoặc đơn vị vận chuyển để xử lý các bước còn lại.

Nếu tờ khai thuộc luồng vàng hoặc luồng đỏ, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ để xuất trình khi được yêu cầu. Nếu hồ sơ có sai lệch, cần làm rõ nguyên nhân và xử lý theo hướng phù hợp.

Với hàng container, doanh nghiệp cũng cần kiểm tra thêm thông tin số container, số seal, lệnh giao hàng, tình trạng hàng tại cảng và các chi phí phát sinh liên quan.

Bước 5: Hoàn tất thanh lý và lưu hồ sơ

Sau khi tờ khai được xử lý xong, doanh nghiệp cần lưu đầy đủ hồ sơ liên quan để phục vụ kế toán, kiểm tra nội bộ hoặc kiểm tra sau thông quan nếu phát sinh.

Bộ hồ sơ nên lưu gồm:

• Tờ khai hải quan.
• Commercial Invoice.
• Packing List.
• Bill of Lading hoặc Air Waybill.
• C/O nếu có.
• Chứng từ nộp thuế.
• Giấy phép hoặc chứng từ chuyên ngành nếu có.
• Biên bản kiểm hóa nếu có.
• Chứng từ xử lý phát sinh nếu có.
• Chứng từ giao nhận hàng hóa.

Việc lưu hồ sơ đầy đủ giúp doanh nghiệp dễ dàng đối chiếu khi cần kiểm tra lại lô hàng hoặc giải trình với cơ quan chức năng.

Những lỗi thường gặp khi thanh lý tờ khai

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp gặp vướng mắc khi thanh lý tờ khai không phải vì quy trình quá phức tạp, mà vì thông tin khai báo ban đầu chưa chính xác hoặc hồ sơ chưa được chuẩn bị đầy đủ.

Một số lỗi thường gặp gồm:

• Sai mã HS hàng hóa.
• Sai trị giá tính thuế.
• Sai số lượng hoặc đơn vị tính.
• Sai loại hình nhập khẩu/xuất khẩu.
• Sai thông tin vận đơn, container, seal.
• Khai sai điều kiện Incoterms.
• Chưa hoàn tất nghĩa vụ thuế.
• Thiếu C/O khi muốn áp dụng thuế ưu đãi.
• C/O có sai lệch so với chứng từ thương mại.
• Thiếu giấy phép hoặc chứng từ chuyên ngành.
• Mô tả hàng hóa quá chung chung.
• Chưa đối chiếu dữ liệu giữa tờ khai và chứng từ thực tế.

Các lỗi này có thể khiến doanh nghiệp phải bổ sung hồ sơ, điều chỉnh thông tin, kéo dài thời gian lấy hàng hoặc phát sinh thêm chi phí lưu kho, lưu bãi. Với các lô hàng cần giao gấp, hàng nguyên liệu sản xuất hoặc hàng có giá trị cao, việc chậm xử lý tờ khai có thể ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch kinh doanh.

Với các lô hàng có rủi ro về mã HS, trị giá, C/O hoặc kiểm tra chuyên ngành, doanh nghiệp nên làm việc với đơn vị khai hải quan trọn gói để rà soát hồ sơ trước khi xử lý thanh lý tờ khai.

Nếu doanh nghiệp đang bị vướng ở bước thanh lý tờ khai, chưa lấy được hàng hoặc chưa rõ lỗi nằm ở tờ khai, chứng từ, thuế hay khâu giám sát hải quan, hãy gửi tình trạng hiện tại và bộ chứng từ để Mison Trans rà sơ bộ và tư vấn hướng xử lý phù hợp.

Phát hiện rủi ro hồ sơ trước khi hàng về?

Gửi chứng từ hoặc mô tả tình trạng lô hàng để Mison Trans kiểm tra sơ bộ rủi ro về hồ sơ, mã HS, thuế và chính sách nhập khẩu nhé!

Kiểm tra sơ bộ mã HS & thuế

Rà rủi ro hồ sơ / chứng từ

Bảo mật thông tin

Kiểm tra rủi ro hồ sơ

Thông tin của bạn được bảo mật và chỉ sử dụng để tư vấn

Khi nào nên dùng dịch vụ khai hải quan để xử lý tờ khai?

Doanh nghiệp có thể tự xử lý tờ khai nếu hồ sơ đơn giản, hàng hóa quen thuộc và đã có nhân sự xuất nhập khẩu có kinh nghiệm. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, việc sử dụng dịch vụ khai hải quan sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và hạn chế rủi ro hơn.

Doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng dịch vụ khai hải quan khi:

• Không có nhân sự xuất nhập khẩu chuyên trách.
• Tờ khai bị sai hoặc cần kiểm tra lại thông tin.
• Không chắc mã HS và thuế nhập khẩu.
• Hàng có C/O và muốn hưởng thuế ưu đãi.
• Hàng thuộc diện kiểm tra chuyên ngành.
• Hàng đang phát sinh phí lưu kho, lưu bãi.
• Hàng cần lấy gấp để giao khách hoặc đưa vào sản xuất.
• Hàng có giá trị cao, cần hạn chế rủi ro khai sai.
• Doanh nghiệp muốn kiểm tra hồ sơ trước khi làm việc với hải quan.
• Doanh nghiệp nhập khẩu mặt hàng mới lần đầu.

Trong các trường hợp này, việc có một đơn vị khai hải quan đồng hành sẽ giúp doanh nghiệp kiểm tra hồ sơ từ đầu, hạn chế lỗi sai và xử lý các vướng mắc phát sinh nhanh hơn.

Mison Trans hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra chứng từ, tư vấn mã HS, rà soát thuế, khai hải quan, xử lý hồ sơ thông quan và phối hợp giao hàng tận kho.

Nếu doanh nghiệp muốn giảm rủi ro khi xử lý tờ khai, Mison Trans có thể hỗ trợ khai hải quan trọn gói cho hàng nhập khẩu, từ kiểm tra hồ sơ, mã HS, thuế đến thông quan và giao hàng tận kho.

Nếu doanh nghiệp đang bị vướng ở bước thanh lý tờ khai, chưa lấy được hàng hoặc chưa rõ lỗi nằm ở tờ khai, chứng từ, thuế hay khâu giám sát hải quan, hãy gửi tình trạng hiện tại và bộ chứng từ để Mison Trans rà sơ bộ và tư vấn hướng xử lý phù hợp.

Mison Trans hỗ trợ gì khi doanh nghiệp cần xử lý tờ khai hải quan?

Mison Trans là đơn vị có kinh nghiệm trong lĩnh vực khai hải quan, vận chuyển quốc tế và xử lý hồ sơ xuất nhập khẩu cho doanh nghiệp. Thay vì chỉ hỗ trợ nhập dữ liệu lên hệ thống, Mison Trans tập trung kiểm tra các điểm dễ sai ngay từ đầu để hạn chế rủi ro cho khách hàng.

Các hạng mục Mison Trans có thể hỗ trợ gồm:

• Kiểm tra sơ bộ hồ sơ xuất nhập khẩu.
• Tư vấn mã HS theo thông tin hàng hóa.
• Kiểm tra thuế nhập khẩu, thuế VAT và các loại thuế liên quan.
• Rà soát C/O nếu doanh nghiệp muốn hưởng ưu đãi thuế.
• Kiểm tra chính sách mặt hàng.
• Tư vấn chứng từ chuyên ngành nếu cần.
• Khai tờ khai hải quan.
• Theo dõi phân luồng.
• Phối hợp xử lý hồ sơ với cơ quan hải quan.
• Hỗ trợ thông quan và giao hàng về kho.
• Tư vấn hướng xử lý nếu tờ khai phát sinh sai sót.

Với các lô hàng nhập khẩu cần xử lý nhanh, hàng có nhiều mã HS, hàng thuộc diện kiểm tra chuyên ngành hoặc hàng cần giao đúng tiến độ, Mison Trans có thể đồng hành từ bước kiểm tra chứng từ đến khi hàng được giao tận kho doanh nghiệp.

Phát hiện rủi ro hồ sơ trước khi hàng về?

Gửi chứng từ hoặc mô tả tình trạng lô hàng để Mison Trans kiểm tra sơ bộ rủi ro về hồ sơ, mã HS, thuế và chính sách nhập khẩu nhé!

Kiểm tra sơ bộ mã HS & thuế

Rà rủi ro hồ sơ / chứng từ

Bảo mật thông tin

Kiểm tra rủi ro hồ sơ

Thông tin của bạn được bảo mật và chỉ sử dụng để tư vấn

Câu hỏi thường gặp về thanh lý tờ khai

1. Thanh lý tờ khai là gì?

Thanh lý tờ khai là bước kiểm tra, đối chiếu và hoàn tất các thông tin liên quan đến tờ khai hải quan trong quá trình xử lý hàng hóa qua khu vực giám sát hải quan. Bước này giúp xác nhận tờ khai đã được xử lý đầy đủ về hồ sơ, thuế, chứng từ và điều kiện liên quan.

2. Thanh lý tờ khai có phải là thông quan không?

Không hoàn toàn giống nhau. Thông quan là việc hàng hóa đủ điều kiện được xử lý theo thủ tục hải quan. Thanh lý tờ khai thường được hiểu là bước hoàn tất, đối chiếu và xác nhận tình trạng xử lý của tờ khai trong quá trình đưa hàng qua khu vực giám sát hoặc hoàn thiện hồ sơ liên quan.

3. Khi nào cần thanh lý tờ khai?

Doanh nghiệp cần thanh lý tờ khai khi hàng đã được xử lý thủ tục hải quan và cần hoàn tất các bước liên quan đến việc đưa hàng qua khu vực giám sát, lấy hàng, giao hàng hoặc hoàn tất hồ sơ hải quan.

4. Thanh lý tờ khai bị vướng thì phải làm gì?

Doanh nghiệp cần kiểm tra lại thông tin tờ khai, chứng từ, mã HS, trị giá, loại hình, vận đơn, nghĩa vụ thuế và chứng từ chuyên ngành. Nếu chưa xác định được nguyên nhân, nên nhờ đơn vị khai hải quan kiểm tra hồ sơ trước khi xử lý tiếp.

5. Sai mã HS có ảnh hưởng đến thanh lý tờ khai không?

Có. Sai mã HS có thể làm sai thuế, sai chính sách mặt hàng hoặc phát sinh yêu cầu bổ sung hồ sơ. Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể phải điều chỉnh, khai bổ sung hoặc giải trình với cơ quan hải quan.

6. Có nên thuê dịch vụ xử lý tờ khai không?

Có, nếu doanh nghiệp không có nhân sự xuất nhập khẩu chuyên trách, không chắc mã HS/thuế, hàng thuộc diện kiểm tra chuyên ngành, tờ khai bị sai thông tin hoặc hàng cần xử lý nhanh để tránh phát sinh phí lưu kho, lưu bãi.

Kết luận

Thanh lý tờ khai là bước quan trọng trong quy trình hải quan. Nếu doanh nghiệp xử lý đúng ngay từ đầu, quá trình lấy hàng và hoàn tất hồ sơ sẽ thuận lợi hơn. Ngược lại, nếu tờ khai có sai sót về mã HS, thuế, trị giá, loại hình, chứng từ hoặc thông tin vận đơn, doanh nghiệp có thể mất thêm thời gian và chi phí để điều chỉnh.

Nếu doanh nghiệp đang chuẩn bị xử lý tờ khai hoặc đang bị vướng trong quá trình thanh lý tờ khai, Mison Trans có thể hỗ trợ kiểm tra sơ bộ hồ sơ và tư vấn hướng xử lý phù hợp.

Doanh nghiệp đang cần thanh lý tờ khai, lấy hàng tại cảng/kho/sân bay nhưng chưa chắc hồ sơ đã đủ điều kiện xử lý? Hãy gửi thông tin tờ khai, invoice, packing list, bill, thông báo hàng đến, tình trạng phân luồng hoặc ảnh lỗi nếu có để Mison Trans kiểm tra sơ bộ và tư vấn bước tiếp theo.