Để lô hàng được thông quan suôn sẻ, đòi hỏi quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không phải chỉnh chu và chính xác qua từng bước: Đóng gói hàng, Booking, thuê phương tiện vận tải, làm thủ tục nhập khẩu, phát hành Air waybill, …
Trong bài viết này, Mison Trans hướng dẫn chi tiết từ A-Z quy trình vận tải hàng hóa bằng đường hàng không mới nhất, cùng tham khảo nhé.
Quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không “chuẩn” chỉnh từ A-Z
Công ty bạn đang cần nhập khẩu một lô hàng sản phẩm từ nước ngoài về Việt Nam, nhưng bạn chưa nắm rõ quy trình vận tải đường hàng không. Ngoài ra, bạn còn đang băn khoăn về các thủ tục giấy tờ cần nào cần chuẩn bị để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ, đúng thời gian.
Chuyện gì khó, hãy để Mison Trans lo, bạn chỉ cần nắm rõ 10 bước quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không dưới đây, chắc chắn lô hàng của bạn sẽ được về đến tay một cách nhanh chóng và an toàn.
1. Đóng gói hàng hóa
Đóng gói hàng hóa để chuẩn bị cho quá trình vận chuyển. Việc đóng hàng cần được thực hiện cẩn thận để đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong suốt quá trình di chuyển.
Đóng gói tại kho của bên xuất khẩu
- Hàng hóa sẽ được đóng gói tại kho của nhà cung cấp (bên xuất khẩu). Quá trình này cần tuân theo các quy định, tiêu chuẩn về đóng gói để đảm bảo rằng hàng hóa không bị hư hại trong quá trình vận chuyển.
- Tùy thuộc vào loại hàng hóa, các vật liệu đóng gói như hộp carton, thùng gỗ, hay pallet có thể được sử dụng để bảo vệ sản phẩm.
Nếu bạn đang nhập khẩu hàng điện tử, nhà cung cấp sẽ sử dụng hộp carton chịu lực, có lót xốp hoặc bọt biển để bảo vệ các thiết bị bên trong.
Ghi ký mã hiệu cho kiện hàng (Shipping mark)
- Sau khi đóng gói, mỗi kiện hàng cần được gắn ký mã hiệu (Shipping mark). Đây là thông tin giúp nhận diện lô hàng, bao gồm các chi tiết như mã số, tên người nhận, địa chỉ, và hướng dẫn xử lý đặc biệt nếu có.
Ví dụ: Trên mỗi thùng hàng có thể ghi “HN123 – Mison Trans – Hà Nội, Việt Nam – Fragile” (HN123 là mã lô hàng, Mison Trans là tên công ty nhận hàng, “Fragile” là ghi chú cần xử lý nhẹ nhàng vì hàng dễ vỡ).
Forwarder tiếp nhận và vận chuyển hàng ra sân bay
- Công ty Forwarder sẽ đến kho của bên xuất khẩu để nhận hàng. Họ sẽ đảm bảo rằng các kiện hàng đã được đóng gói và ghi ký mã hiệu đúng quy cách.
- Sau đó, Forwarder sẽ vận chuyển hàng ra kho hàng tại sân bay xuất phát.
Cấp giấy chứng nhận đã nhận hàng (FCR – Forwarder’s Certificate of Receipt)
- Khi Forwarder nhận hàng, sẽ cấp cho nhà xuất khẩu một giấy chứng nhận gọi là FCR (Forwarder’s Certificate of Receipt). Giấy chứng nhận này xác nhận rằng họ đã thực sự nhận được lô hàng để chuẩn bị vận chuyển.
2. Booking (đặt chỗ)
Tiếp theo trong quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không là bước Booking, hay còn gọi là đặt chỗ thuê máy bay. Đây là bước quan trọng giúp đảm bảo rằng lô hàng của bạn sẽ có vị trí trên chuyến bay phù hợp với lịch trình.
Nếu bên xuất khẩu chịu trách nhiệm thuê máy bay
- Lúc này, bạn sẽ không cần phải tự lo việc đặt chỗ. Bên xuất khẩu sẽ liên hệ với các công ty Forwarder (đơn vị trung gian vận chuyển) để thuê máy bay.
- Điều quan trọng là bạn cần liên lạc với bên bán để xác nhận rằng họ đã chọn được Forwarder có mức giá cạnh tranh và phù hợp với yêu cầu vận chuyển của bạn.
Nếu bạn là người trực tiếp thuê máy bay
- Bạn cần liên hệ với một số công ty Forwarder uy tín để so sánh mức giá và dịch vụ.
- Sau khi chọn được Forwarder, bạn sẽ nhận được một Booking Confirmation (xác nhận đặt chỗ).
Kiểm tra thông tin trên Booking
- Sân bay đi và sân bay đến: Để quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không được thuận lợi, bạn nên xác định rõ ràng điểm xuất phát và điểm đích của lô hàng.
- Ngày khởi hành: Kiểm tra ngày giờ chính xác để lên kế hoạch giao hàng cho Forwarder.
- Số lượng, thể tích: Đảm bảo rằng thông tin về số lượng kiện hàng, trọng lượng và thể tích của hàng hóa chính xác, phù hợp với Booking.
3. Thủ tục hải quan xuất khẩu hàng hóa
Khi hàng đã đến sân bay, bên bán (đơn vị xuất khẩu) chuẩn bị bộ chứng từ đầy đủ thông tin. Bộ chứng từ này sẽ được giao cho hãng hàng không để sử dụng làm thủ tục hải quan.
Chuẩn bị bộ chứng từ gồm chuẩn
- Hợp đồng thương mại (Sales Contract)
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
- Danh sách đóng gói (Packing List)
- Vận đơn hàng không (Airway Bill)
- Chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin)
- Giấy tờ chuyên ngành khác (nếu cần): Giấy phép xuất khẩu, chứng nhận kiểm dịch, hun trùng….
Ngoài ra, đơn vị xuất khẩu có thể tự làm thủ tục hải quan hoặc thuê công ty Forwarder thực hiện trước khi máy bay khởi hành.
Thực hiện thủ tục hải quan
- Nộp tờ khai hải quan
- Thanh toán thuế xuất khẩu (nếu có)
- Kiểm tra thực tế hàng hóa (nếu hải quan yêu cầu)
- Hoàn thành thủ tục trước thời điểm máy bay khởi hành
Nghiệp vụ chuyên ngành khác
- Xin giấy phép xuất khẩu cho các mặt hàng đặc biệt
- Thực hiện hun trùng hoặc kiểm dịch cho hàng nông sản, gỗ….
Ví dụ: Khi xuất khẩu gỗ từ Việt Nam, cần có giấy chứng nhận hun trùng để đảm bảo hàng hóa tuân thủ quy định quốc tế.
4. Phát hành Air Waybill (Vận đơn hàng không)
Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan xuất khẩu, hãng hàng không sẽ phát hành Master Air Waybill (Vận đơn chủ) cho lô hàng. Đây là chứng từ quan trọng xác nhận hàng hóa đã được nhận để vận chuyển.
- Master Air Waybill (MAWB): Hãng hàng không phát hành MAWB để xác nhận việc nhận hàng và trách nhiệm vận chuyển hàng hóa đến điểm đến đã thỏa thuận.
- Vận đơn hàng không (HAWB): Nếu lô hàng được gom chung với hàng của nhiều người gửi khác, công ty giao nhận (Forwarder) sẽ phát hành House Air Waybill (HAWB) cho từng người gửi.
- HAWB kèm theo bản gốc AWB số 2 và các chứng từ khác như hợp đồng, hóa đơn, chứng nhận xuất xứ theo yêu cầu của bên nhập khẩu.
- Giao lại bản gốc AWB số 3: Hãng Air hoặc Forwarder sẽ giao bản gốc AWB số 3 cho người gửi hàng kèm theo thông báo cước phí, các phí liên quan (nếu có).
Ví dụ: Bạn nhập khẩu một lô hàng linh kiện điện tử từ Nhật Bản về Việt Nam, sau khi hoàn tất thủ tục, bạn sẽ nhận được bản gốc AWB số 3 để theo dõi lô hàng, sau đó thanh toán cước phí vận chuyển cho hãng hàng không khi hàng đến Sân bay Tân Sơn Nhất.
5. Gửi chứng từ (không bắt buộc)
Trong quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không, một bản Air Waybill (AWB) gốc thường đi kèm với lô hàng, đồng thời được gửi trực tiếp đến sân bay. Khác với vận tải đường biển, đơn vị nhập khẩu không cần xuất trình AWB gốc để nhận hàng. Điều này có nghĩa là đơn vị xuất khẩu không bắt buộc phải gửi riêng bộ chứng từ cho bên nhập khẩu.
- Các chứng từ như hợp đồng, hóa đơn, chứng nhận xuất xứ có thể đi kèm với bản AWB gốc.
- Những chứng từ này sẽ được vận chuyển cùng lô hàng, giúp đơn giản hóa quy trình nhận hàng.
Ví dụ: Khi xuất khẩu hàng may mặc từ Hàn Quốc về Việt Nam, bộ chứng từ sẽ được gửi kèm với AWB gốc đến Sân bay Nội Bài cùng lô hàng, giúp người nhập khẩu nhanh chóng làm thủ tục nhận hàng mà không cần phải chờ chứng từ qua đường bưu điện.
6. Nhận chứng từ trước qua email
Trước khi lô hàng đến sân bay, đơn vị xuất khẩu thường gửi bản scan của AWB gốc số 3 và các chứng từ khác qua email. Điều này giúp bên nhập khẩu chuẩn bị trước các thủ tục hải quan nhập khẩu.
- Bản scan của AWB gốc số 3: Được gửi cùng với các chứng từ như hợp đồng, hóa đơn, chứng nhận xuất xứ.
- Lợi ích: Giúp người nhập khẩu chủ động trong việc chuẩn bị hồ sơ hải quan ngay khi lô hàng đang trên đường đến.
7. Thông báo hàng đến
Đại lý của hãng vận tải tại sân bay sẽ gửi thông báo hàng đến (Notice of Arrival) cho người nhập khẩu trước ngày máy bay hạ cánh. Thông báo này giúp người nhập khẩu chuẩn bị trước khi lô hàng đến.
- Ngày hàng đến: Xác định ngày máy bay hạ cánh.
- Kho hàng hoặc nơi lưu giữ: Địa điểm nơi hàng sẽ được lưu trữ chờ thông quan.
- Các loại phí: Các khoản phí cần nộp, như phí lưu kho, phí hải quan.
Ví dụ: Nếu bạn nhập khẩu hàng hóa từ Nhật Bản về Việt Nam, bạn sẽ nhận được thông báo từ đại lý rằng lô hàng sẽ đến Sân bay Nội Bài vào ngày 5/9. Thông báo sẽ cung cấp thông tin về kho lưu giữ hàng, các phí phải thanh toán, giúp bạn chuẩn bị đầy đủ cho thủ tục hải quan.
8. Lệnh giao hàng
Khi lô hàng đến sân bay, công ty Forwarder sẽ thu lại House Air Waybill (HAWB) bản gốc số 2 và đến hãng hàng không hoặc đại lý để thanh toán các khoản phí theo quy định.
Các khoản phí cần thanh toán
- Phí làm hàng (Handling fee): Chi phí liên quan đến việc xử lý hàng hóa tại sân bay.
- Phí lệnh giao hàng (D/O fee): Phí để nhận lệnh giao hàng từ hãng hàng không.
- Phí lao vụ (Labor fee): Chi phí cho việc bốc xếp, vận chuyển hàng hóa.
Nhận lệnh giao hàng (D/O)
- Sau khi thanh toán các khoản phí, Forwarder sẽ nhận lệnh giao hàng (D/O) cùng với bộ chứng từ đi kèm hàng hóa.
9. Thủ tục hải quan nhập khẩu
Bên nhập khẩu có thể bắt đầu mở tờ khai hải quan trên phần mềm hải quan điện tử ngay cả khi lô hàng chưa đến sân bay. Điều này giúp đẩy nhanh quá trình thông quan khi hàng đến nơi.
Thực hiện thủ tục hải quan
- Người nhập khẩu có thể tự làm thủ tục hoặc thuê công ty Forwarder thực hiện.
- Khi hàng đến, cần hoàn tất các thủ tục thông quan.
Nghiệp vụ chuyên ngành khác
- Xin giấy phép nhập khẩu: Đối với hàng hóa đặc biệt.
- Kiểm tra chất lượng hoặc kiểm dịch: Cần thiết cho các mặt hàng như thực phẩm, động vật, thực vật.
Ví dụ: Quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không lô hàng thực phẩm từ Trung Quốc về Việt Nam, bạn có thể mở tờ khai hải quan trước khi hàng đến, song song với đó là chuẩn bị các giấy tờ cần thiết như giấy phép nhập khẩu, chứng nhận kiểm dịch để đẩy nhanh quy trình thông quan tại sân bay.
10. Thủ tục nhận hàng
Khi lô hàng đã thông quan, công ty Forwarder sẽ tiến hành thủ tục tại kho của hãng hàng không để nhận hàng. Họ sẽ thanh lý tờ khai hải quan, sau đó vận chuyển hàng về cho người nhập khẩu.
Trách nhiệm của Forwarder
- Thủ tục nhận hàng: Hoàn tất các giấy tờ cần thiết tại kho hàng của hãng hàng không.
- Vận chuyển: Đưa hàng từ kho về địa điểm của người nhập khẩu.
Trách nhiệm của người nhập khẩu
- Đảm bảo nhận hàng theo thời gian đã thỏa thuận để tránh phát sinh chi phí lưu kho.
Ví dụ: Khi nhập khẩu lô hàng điện tử từ Nhật Bản về Việt Nam, Forwarder sẽ hoàn thành thủ tục nhận hàng tại Sân bay Tân Sơn Nhất và vận chuyển hàng đến kho của bạn tại TP. Hồ Chí Minh. Bạn cần đảm bảo có mặt để nhận hàng đúng thời gian quy định.
Đây là 10 bước quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không 2024 chuẩn, nếu quý doanh nghiệp có vấn đề thắc mắc ở bước nào, hãy liên hệ với Mison Trans để được hỗ trợ nhanh chóng.
>>> Bạn có nhu cầu nhập hàng hóa từ nước ngoài về Việt Nam? Hãy xem qua video hướng dẫn 10 bước nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không một cách chi tiết, dễ hiểu nhất:
Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa đường hàng không
Để dễ dàng hình dung, quý khách có thể xem sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa dưới đây.
>>> Tham khảo: Bảng giá cước vận chuyển hàng không quốc tế [Mới cập nhập] tại Mison Trans
Lưu ý với một số hàng hóa thuộc nhóm đặt biệt
Đối với các mặt hàng thông thường thì quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không sẽ diễn ra thuận lợi hơn. Tuy nhiên, đối với hàng hóa thuộc diện quản lý đặc biệt của Chính Phủ Việt Nam, theo quy định pháp luật, phải xin giấy phép nhập khẩu trước.
- Thiết bị thu, phát sóng điện vô tuyến: Như máy bộ đàm, thiết bị phát sóng.
- Thuốc dược phẩm, trang thiết bị y tế: Bao gồm thuốc, hóa chất y tế, các thiết bị hỗ trợ điều trị.
- Tiền chất công nghiệp, tiền chất thuốc nổ: Những chất dùng trong sản xuất công nghiệp hoặc chất nổ cần quản lý nghiêm ngặt.
- Hạt giống cây trồng, thuốc bảo vệ thực vật: Các sản phẩm liên quan đến nông nghiệp cần kiểm soát chặt chẽ để tránh rủi ro đối với môi trường.
- Động vật – thực vật hoang dã: Các loài nằm trong danh mục bảo vệ, cần giấy phép để nhập khẩu.
- Thuốc thú y, thức ăn chăn nuôi: Bao gồm các sản phẩm cho chăn nuôi, thủy sản tươi sống.
- Vắc xin cùng sinh phẩm y tế: Dùng trong lĩnh vực y tế, có khả năng ảnh hưởng đến sức khỏe cộng đồng.
- Hóa chất, chế phẩm diệt côn trùng: Sử dụng trong gia dụng và y tế, cần có sự kiểm soát để đảm bảo an toàn.
- Trang thiết bị y tế, mỹ phẩm: Các sản phẩm liên quan đến sức khỏe và làm đẹp, yêu cầu kiểm tra chất lượng.
- Tem bưu chính: Các loại tem cần quản lý đặc biệt.
⏭ Ví dụ: Nếu bạn nhập khẩu một lô thuốc dược phẩm từ châu Âu về Việt Nam, bạn sẽ phải xin giấy phép nhập khẩu từ Bộ Y tế trước khi lô hàng được phép thông quan. Điều này giúp đảm bảo rằng thuốc đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng, an toàn tại Việt Nam.
Thông qua 10 bước quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không, hy vọng hàng hóa của quý khách sẽ được vận chuyển một cách trơn tru. Nếu quý doanh nghiệp cần tư vấn gì thêm về quy trình vận tải hàng hóa bằng đường hàng không nói riêng và dịch vụ xuất nhập khẩu hàng hóa đường biển, đường Air nói chung hãy gọi ngay cho Mison Trans nhé.