Khi bàn đến việc vận chuyển container trong ngành logistics, việc sử dụng Phiếu EIR đóng vai trò quan trọng trong quá trình giao nhận và kiểm soát tình trạng container.
Phiếu EIR không chỉ là bằng chứng cho việc trao đổi container mà còn là công cụ quản lý và giải quyết các tranh chấp liên quan đến container. Vậy, hãy cùng Mison Trans tìm hiểu chi tiết về Phiếu EIR là gì và cách lấy phiếu EIR đơn giản như thế nào trong bài viết dưới đây nhé!
Phiếu EIR là gì?
Phiếu EIR (Equipment Interchange Receipt), hay còn gọi là phiếu giao nhận container. Là một tài liệu quan trọng đóng vai trò trong ghi chép tình trạng của container trong quá trình trao đổi giữa các bên liên quan đến chuỗi cung ứng vận tải như vận chuyển, thuê vận chuyển, cảng biển, nhà xe và kho bãi.
Điểm quan trọng của Phiếu EIR là nó là giấy tờ cần thiết để hàng hóa có thể tham gia các hoạt động vận chuyển, nhập khẩu và xuất khẩu. Khi container gặp sự cố hoặc hư hại, chủ sở hữu container (hãng tàu) dựa vào Phiếu EIR để xác định và yêu cầu bồi thường thiệt hại từ bên chịu trách nhiệm.
Thông tin trong Phiếu EIR bao gồm:
- Tên công ty vận tải
- Số phiếu EIR
- Số hiệu container
- Kích thước và loại container
- Tình trạng container (sạch, bẩn, móp méo, rách nát…)
- Các phụ kiện đi kèm (niêm phong, ổ khóa, dây đai…)
- Ngày giờ giao nhận
- Tên và chữ ký của người giao nhận
Vai trò của Phiếu EIR
Phiếu EIR có vai trò quan trọng trong quá trình giao nhận và vận chuyển container với các chức năng chính sau:
- Bằng chứng giao nhận: Xác nhận việc trao đổi container giữa các bên trong chuỗi vận chuyển.
- Kiểm tra và đánh giá tình trạng container: Dùng để đánh giá tình trạng thực tế của container và xác định trách nhiệm trong trường hợp hư hại.
- Xử lý tranh chấp và khiếu nại: Phục vụ là cơ sở khi giải quyết các vấn đề liên quan đến container như tranh chấp về tình trạng hoặc chi phí.
- Tính toán chi phí và bồi thường thiệt hại: Được sử dụng để tính toán chi phí vận chuyển và bồi thường thiệt hại nếu có vấn đề về container.
Ví dụ, khi công ty vận chuyển nhận container từ cảng biển, họ cần kiểm tra tình trạng của container dựa trên phiếu EIR. Nếu phát hiện hư hỏng hoặc không khớp với thông tin trên phiếu, họ cần yêu cầu sửa chữa từ cảng biển hoặc người vận chuyển để tránh trách nhiệm về thiệt hại khi trả container.
Ngoài ra, phiếu giao nhận cont còn có chức năng khác trong xuất nhập khẩu hàng hóa:
- Đối với hàng nhập khẩu: Chủ hàng cần thanh toán tiền nâng container từ bãi lên xe. Phiếu EIR được cung cấp để xác nhận việc thanh toán này.
- Đối với hàng xuất khẩu: Chủ hàng cũng phải chi trả tiền nâng hạ container từ xe xuống bãi. Phiếu EIR được cấp để xác nhận việc thanh toán chi phí này.
Mẫu phiếu EIR chuẩn
Mỗi doanh nghiệp vận tải có thể thiết kế mẫu phiếu EIR theo yêu cầu riêng. Các phần chính trên phiếu giao nhận container bao gồm:
- Phần tiêu đề: Bao gồm biểu tượng, tên chứng từ, số hiệu chứng từ, và ngày phát hành chứng từ.
- Thông tin về chủ hàng: Bao gồm các thông tin như tên cơ quan, tên người nhận hàng, số CMND, số hiệu lệnh giao hàng, thông tin về lệnh cấp rỗng hoặc số hiệu Booking Note, thời hạn hiệu lực của lệnh giao hàng, thông tin về cơ quan phát hành lệnh giao hàng, và ngày tháng phát hành.
- Thông tin về container: Bao gồm số hiệu container, cỡ, loại, trạng thái, trọng lượng, vị trí, tên tàu, chuyến tàu, hãng tàu, chủ khai thác, ngày xếp dỡ, cảng dỡ, số seal,…
- Chi tiết về tình trạng container: Mô tả tình trạng container bằng hình vẽ, mã số quy ước và ghi chú.
- Thông tin về thời gian giao nhận hàng hóa: Đưa ra thông tin về phương án giao nhận, số hiệu xe nâng (cẩu khung), số lượng container cần dời dịch trong quá trình giao nhận,…
- Ký xác nhận của các bên liên quan: Để xác nhận việc xử lý và giao nhận hàng hóa.
Phiếu EIR chứa nhiều thông tin chi tiết quan trọng, cần chú ý khi điền thông tin để đảm bảo quá trình xử lý hàng hóa trong cảng diễn ra đúng quy trình và thời gian.
Phiếu EIR có mấy liên?
Phiếu EIR có thể được tạo ra dưới dạng bản giấy truyền thống hoặc dưới dạng điện tử. Và thường được cấp bởi cảng cho chủ hàng và có thể được cấp nhiều lần tùy thuộc vào số lần chuyển giao container.
Phiếu EIR giấy thường được in thành hai bản:
- Một bản cho người giao hàng.
- Một bản cho người nhận hàng.
Trên thực tế, Phiếu EIR điện tử ngày càng được sử dụng phổ biến hơn. Phiếu EIR điện tử thường được chuyển qua email hoặc các ứng dụng di động chuyên dụng, giúp tăng cường tính tiện lợi và tiết kiệm thời gian trong quá trình xử lý vận chuyển hàng hóa.
Cách lấy phiếu EIR và khai báo phiếu EIR
Để hoàn thành việc khai phiếu Equipment Interchange Receipt (EIR) một cách chính xác và hiệu quả, bạn nên tuân thủ các bước sau:
Bước 1: Thực hiện kiểm tra tình trạng của container khi giao nhận, bao gồm số hiệu, kích thước, loại, tình trạng container (sạch, bẩn, móp méo, rách nát, niêm phong, kẹp chì, ổ khoá, dây đai…).
Bước 2: Ghi chép chi tiết tình trạng của container vào phiếu EIR, bằng hình thức giấy hoặc điện tử. Nếu phát hiện hư hại hoặc không khớp với phiếu EIR trước đó, hãy đề cập rõ vị trí và mức độ của hư hại.
Bước 3: Ký tên và ghi rõ ngày giờ giao nhận lên phiếu EIR. Trong trường hợp sử dụng phiếu EIR giấy, nhớ in hai bản và giao cho người nhận. Nếu sử dụng phiếu EIR điện tử, cần gửi qua email hoặc ứng dụng di động cho người nhận.
Bước 4: Đảm bảo lưu trữ phiếu EIR một cách an toàn để sử dụng cho việc kiểm tra, đánh giá, giải quyết tranh chấp và khiếu nại liên quan đến container sau này.
Xem thêm: Giải mã các ký hiệu trên vỏ container nhất định phải biết
Hướng dẫn quy trình xin cấp lại phiếu EIR
Trong trường hợp không may mất phiếu Equipment Interchange Receipt (EIR) và cần xin cấp lại phiếu lần 2, bạn cần tuân thủ các bước sau đây:
Bước 1: Ngay từ khi phát hiện mất phiếu EIR, thông báo ngay và yêu cầu giữ container tại cảng. Để xin cấp lại phiếu, cung cấp CCCD và điền thông tin vào mẫu công văn tại Trực ban sản xuất cảng, không yêu cầu công ty đóng dấu, sau đó ký tên. Điều này cần được thực hiện nhanh chóng để tránh việc mất hàng do nguy cơ có người lấy cắp container.
Bước 2: Tiến hành yêu cầu cấp lại phiếu EIR mới bằng việc có xác nhận từ hải quan giám sát cổng rằng “Cont chưa qua bộ phận giám sát” hoặc tương tự nếu container đã được thanh lý khỏi cảng.
Bước 3: Sau khi nhận xác nhận từ hải quan giám sát cổng, đến Trực ban sản xuất cảng yêu cầu mở kho và cấp lại phiếu EIR. Tiếp theo, đưa công văn này đến Thương vụ cảng để in lại phiếu mới và hoàn tất quy trình thanh lý container như thường lệ.
Tóm lại, Phiếu EIR đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả trong quá trình giao nhận container. Việc hiểu rõ về phiếu EIR là gì và quy trình lấy phiếu này sẽ giúp các bên liên quan trong chuỗi cung ứng hàng hóa thực hiện các hoạt động vận chuyển một cách suôn sẻ và đáng tin cậy hơn.