Trong ngành vận tải biển, Electronic Delivery Order (EDO) đang trở thành một công cụ quan trọng giúp tối ưu hóa quá trình giao nhận hàng hóa. Tuy nhiên, không ít người vẫn còn thắc mắc về khái niệm này và cách thức lấy EDO một cách hiệu quả.
Vậy EDO là gì và làm thế nào để lấy EDO một cách nhanh chóng và chi tiết? Hãy cùng tìm hiểu thêm trong bài viết sau đây.
EDO là gì?
EDO là viết tắt của Electronic Delivery Order, là hình thức lệnh giao hàng điện tử dành cho hàng nhập khẩu, thay thế cho Delivery Order truyền thống bằng giấy.
Được triển khai thông qua nền tảng EDO, các hãng tàu có thể phát hành lệnh một cách nhanh chóng.
Quá trình này giúp cải thiện thời gian giao hàng, tăng cường kiểm soát giao dịch và loại bỏ giao dịch tiền mặt. Bằng cách loại bỏ sự can thiệp của con người, cơ hội xảy ra sai sót cũng được giảm thiểu.
Lợi ích của EDO – Lệnh giao hàng điện tử
Lệnh giao hàng điện tử EDO mang rất nhiều lợi ích cho các bên tham gia như:
Với các hãng tàu:
- Tiết kiệm thời gian và giảm áp lực về thủ tục giấy tờ khi có thể tạo và chia sẻ tệp tin điện tử với khách hàng mà không cần in và đóng dấu như trước.
- Đảm bảo tính chính xác trong việc nhập liệu, linh hoạt trong kế hoạch vận chuyển hàng hóa và hỗ trợ khách hàng nhanh chóng khi cần thay đổi thông tin vận tải ngay sau khi giao dịch được ký kết.
- Kiểm soát hàng hóa chặt chẽ hơn, tiện lợi trong việc kiểm tra để tránh tổn thất và chi phí không cần thiết.
Đối với khách hàng trực tiếp hoặc các công ty xuất nhập khẩu:
- Đem lại sự tiết kiệm về thời gian và chi phí: doanh nghiệp không cần đi đến văn phòng của hãng tàu để lấy lệnh, trừ khi cần xuất trình Vận đơn gốc. Với vận đơn Telex hoặc Surrender, chỉ cần kết nối internet, doanh nghiệp có thể thanh toán trực tuyến nhanh chóng và lấy lệnh điện tử từ bất kỳ đâu, qua email đã đăng ký trước với hãng tàu.
- Quy trình thủ tục trở nên đơn giản hơn, gọn nhẹ, giúp tránh việc tranh chấp hóa đơn và quản lý hóa đơn dễ dàng hơn.
- Hỗ trợ doanh nghiệp trong việc bảo vệ thông tin, quản lý chứng từ hiệu quả, và giảm chi phí liên quan như chi phí in ấn và mực in.
Với cơ quan Hải quan
- Việc sử dụng EDO đem lại lợi ích lớn trong việc quản lý và giám sát, vì dữ liệu điện tử được chia sẻ giữa các bên.
- Đây là công cụ hữu ích trong việc thống nhất và chuẩn hóa dữ liệu về hóa đơn, đồng thời hỗ trợ trong việc kiểm tra cũng như hoàn thuế một cách hiệu quả.
Hướng dẫn cách lấy EDO – Lệnh giao hàng điện tử
Để giúp bạn dễ dàng lấy lệnh giao hàng điện tử EDO, đầu tiên hãy đăng ký tài khoản trên hệ thống để nhận thông tin từ các hãng tàu.
Quy trình để nhận lệnh giao hàng điện tử EDO được diễn ra như sau:
1. Đăng ký tài khoản doanh nghiệp
Để đăng ký tài khoản doanh nghiệp, bạn có thể thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản của Đội phát hành chứng từ tại trang eport.saigonnewport.com.vn. Sau đó, lựa chọn tài khoản để bắt đầu đăng ký dịch vụ.
- Bước 2: Chọn loại dịch vụ và kiểm tra thông tin email và số điện thoại để nhận mã OTP.
- Bước 3: Khi đã thực hiện bước trên, nhớ tích vào ô “Tôi đã đọc, hiểu rõ, đồng ý và cam kết” và sau đó chọn xác nhận. Lưu ý cần kiểm tra kỹ thông tin trong email và số điện thoại để nhận mã xác thực.
2. Thực hiện khai báo trên Eport
Khi đã đăng ký xong, để thực hiện việc khai báo trên Eport và nhận container hàng tại cảng CTL, bạn có thể tuân thủ các bước sau:
- Bước 1: Truy cập vào phần đăng ký để nhận container từ cảng.
- Bước 2: Chọn “Tạo lô mới” hoặc “Chọn lô”.
- Bước 3: Bấm vào “Thêm”, sau đó chọn có EDO.
- Bước 4: Nhập thông tin như số container, số bill, chủ khai thác, tên khách hàng, số lệnh, mã nhận container, và hạn lệnh.
- Bước 5: Click vào “Gửi mã xác thực”. Để xác thực, tìm kiếm theo số container hoặc theo lệnh đã đăng ký, nhập mã và xác thực. Khi hoàn tất, mã xác thực sẽ được gửi tới email và số điện thoại của bạn để xác nhận container.
- Bước 6: Sau khi xác thực thành công, không thể thay đổi thông tin nào khác trên hệ thống. Để đóng màn hình xác thực, nhấp vào “Refresh”. Bạn có thể xác thực trước khi thanh toán hoặc ngược lại.
Sau khi đã chuyển hàng xong, bạn có thể lấy hàng ra khỏi container. Nếu trả lại container trống, thực hiện các bước tương tự như trên.
3. Tách lô hàng từ Master Bill
Nếu doanh nghiệp vận chuyển muốn tách riêng hàng nhỏ đến điểm cuối từ Master Bill, bạn có thể thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Đầu tiên, chọn “Đăng ký”, sau đó chọn “Tách lô từ Master Bill” và điền đầy đủ thông tin cần thiết. Tiếp theo, nhấn vào “Danh sách container”.
- Bước 2: Nếu muốn tách container đã nhập, click vào mã container đó và nhấn “Tách lô”. Sau đó, nhập thông tin về container như tên công ty, mã container, House Bill, và nhấn “Cập nhật”. Bạn cũng có thể chọn House Bill nếu đã tách trước đó.
- Bước 3: Nếu muốn xem, sửa hoặc xóa thông tin về house bill đã tách lô trước đó, quay lại trang chủ, chọn “Đăng ký”, sau đó chọn “Lô theo House Bill”. Click vào hàng bạn muốn chỉnh sửa, nhấn vào nút chỉnh sửa hoặc “Xóa cont khỏi House Bill” nếu muốn xóa thông tin.
4. Gán House Bill
Bạn có thể tự gán House bill với các thông tin cơ bản như:
- Mã nhận cont tối thiểu là 6 ký tự
- Điền tên khách hàng
- Số bill: Số House Bill
Trách nhiệm của các bên trong EDO
Trong hệ thống Electronic Data Interchange (EDI), mỗi bên liên quan có những trách nhiệm cụ thể để đảm bảo hoạt động suôn sẻ và hiệu quả:
Trách nhiệm của doanh nghiệp vận tải:
- Cung cấp thông tin chính xác và đầy đủ về hàng hóa, container, hóa đơn và các thông tin liên quan khác.
- Đảm bảo tính toàn vẹn và đúng đắn của thông tin gửi đi để tránh sự cố và sai sót trong quá trình vận chuyển.
Trách nhiệm của hãng tàu/Công ty vận tải đường biển:
- Xác nhận và xử lý thông tin từ doanh nghiệp vận tải một cách chính xác và kịp thời.
- Cung cấp thông tin vận chuyển hàng hóa một cách minh bạch và tin cậy để đảm bảo sự trơn tru của quá trình vận chuyển.
Trách nhiệm của Cơ quan Hải quan:
- Xác minh thông tin hàng hóa đúng với hồ sơ khai báo và thực hiện các thủ tục hải quan theo quy định.
- Đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp lý về nhập khẩu và xuất khẩu hàng hóa.
Trách nhiệm của các bên liên quan khác (nếu có):
- Hỗ trợ, cung cấp thông tin và hợp tác trong quá trình vận chuyển để đảm bảo công việc diễn ra một cách thuận lợi và hiệu quả.
Một số lưu ý về lệnh giao hàng điện tử EDO
- Thông thường, 1 ngày sau khi tàu cập cảng (dựa trên thông báo hàng đến), doanh nghiệp sẽ được cung cấp EDO.
- Trước khi đến nhận EDO tại văn phòng hãng tàu, cần kiểm tra thông tin về thanh toán theo thông báo hàng đến. Người nhận lệnh cần kiểm tra xem phương thức thanh toán là tiền mặt hay chuyển khoản (tùy thuộc vào từng hãng tàu sẽ có phương thức khác nhau).
- Một số hãng tàu có thể yêu cầu giấy đăng ký thông tin nhận EDO, trong khi số khác có thể tạo tài khoản hoặc kích hoạt chữ ký số để nhận EDO sau khi thanh toán tiền lệnh.
- Khi nhận được EDO, quan trọng cần kiểm tra xem thông tin trên lệnh đã chính xác hay chưa, đặc biệt là hạn lệnh hiển thị trên EDO. Nếu hạn lệnh vượt quá ngày dự kiến để kéo hàng về kho, cần gia hạn lệnh để tránh việc gặp rắc rối và chậm trễ trong việc vận chuyển hàng hóa.
Trên đây là những thông tin hữu ích về EDO là gì và cách lấy nhanh chóng, chi tiết. Việc hiểu rõ về quy trình và trách nhiệm của mỗi bên trong quá trình sử dụng EDO sẽ giúp cho quá trình vận chuyển bằng đường biển diễn ra suôn sẻ và hiệu quả hơn.