Booking là gì trong xuất nhập khẩu? Các lưu ý bạn nên biết

Booking là gì trong xuất nhập khẩu? Đây là khái niệm thường xuyên xuất hiện trong hình thức vận chuyển hàng hóa bằng đường biển. Và để hiểu rõ hơn booking là gì, thì hãy cùng Mison Trans tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!

Booking là gì?

Booking thường được hiểu là việc đặt chỗ cho hàng hóa trên các phương tiện vận chuyển như tàu biển, máy bay hoặc xe tải.

Quá trình booking này thường được thực hiện thông qua việc đặt chỗ các vị trí trên phương tiện vận chuyển để đảm bảo rằng hàng hóa sẽ được chuyển đi đúng thời gian và địa điểm mong muốn.

Một số thuật ngữ phổ biến trong booking xuất nhập khẩu

Booking note

Là một tài liệu hoặc chứng từ được sử dụng trong ngành xuất nhập khẩu hàng hóa để ghi lại các thông tin quan trọng liên quan đến việc đặt chỗ và vận chuyển hàng hóa. 

Booking note thường bao gồm các thông tin như: thông tin vận chuyển (phương tiện, công ty vận chuyển), thông tin hàng hóa (mô tả, số lượng, trọng lượng), thông tin người gửi và người nhận hàng, thời gian và địa điểm gửi nhận hàng, các điều khoản và điều kiện vận chuyển, cũng như các hướng dẫn khác liên quan đến quá trình vận chuyển.

Booking request 

Thường được sử dụng để chỉ yêu cầu đặt chỗ cho việc vận chuyển hàng hóa. Khi một doanh nghiệp muốn chuyển hàng từ một địa điểm đến địa điểm khác, họ sẽ gửi một yêu cầu đặt chỗ tới hàng hóa cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa, chẳng hạn như hãng tàu, hãng hàng không hoặc công ty logistics. 

Các chủ hàng cần điền đầy đủ thông tin vào booking request thông qua mẫu trên website của hãng, qua email hoặc qua công ty logistics để đặt chỗ với các hãng vận chuyển.

Yêu cầu đặt chỗ này chứa thông tin chi tiết về loại hàng, khối lượng, địa điểm xuất phát và đích đến, và các yêu cầu khác liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa. Hãng vận chuyển hàng hóa sẽ xem xét yêu cầu và xác nhận việc đặt chỗ nếu có sẵn khả năng vận chuyển. 

Booking confirmation 

Là một thông báo chính thức từ nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa xác nhận rằng yêu cầu đặt chỗ đã được chấp thuận và hàng hóa sẽ được vận chuyển theo lịch trình đã đăng ký. 

Thông báo này thông thường bao gồm các thông tin cụ thể về đặt chỗ, bao gồm ngày và giờ vận chuyển, tên người gửi và người nhận, địa chỉ đón và trả hàng, thông tin về hãng vận chuyển và hình thức vận chuyển được sử dụng. 

Sau khi nhận được booking request từ chủ hàng và chấp nhận yêu cầu, hãng vận chuyển sẽ gửi lại booking confirmation đến chủ hàng. Tiếp theo, bên vận chuyển sẽ chuẩn bị chứng từ, thủ tục thông qua hải quan để vận chuyển hàng hóa như đã giao dịch.

Những thông tin quan trọng có trong Booking

Một số thông tin quan trọng có trong Booking bao gồm:

• Thông tin người gửi hàng (công ty xuất khẩu): Bao gồm tên công ty, địa chỉ, thông tin liên hệ như số điện thoại và fax của người gửi hàng.
• Thông tin người phụ trách: Bao gồm tên người phụ trách logistics hoặc người đại diện của công ty xuất khẩu.
• Thông tin vận chuyển hàng: Bao gồm tên hãng tàu hoặc hãng hàng không mà booking sẽ được thực hiện.
• Cảng đi (Port of Loading): Đây là cảng nơi hàng hóa sẽ được tải lên phương tiện vận chuyển (tàu, máy bay, xe tải…).
• Cảng đến (Port of Discharge): Đây là cảng đích hoặc cảng nhận hàng hóa.
• Ngày tàu chạy (Estimated Time of Departure – ETD): Là ngày dự kiến tàu sẽ khởi hành từ cảng đi.
• Thông tin về đơn hàng: Bao gồm khối lượng hàng hóa, số lượng, kích thước và bất kỳ chi tiết nào khác liên quan đến đặc điểm của hàng hóa.
• Cước phí vận chuyển: Thông tin về cước phí, bao gồm cước trả trước (freight prepaid) hay cước trả sau (freight collect).
• Giá mua và giá bán: Thông tin về giá mua hàng và giá bán hàng hóa trên tàu.
• Các phụ phí khác: Bao gồm các phụ phí liên quan đến vận chuyển và xử lý hàng hóa như phí xếp dỡ, phí vận chuyển nội địa, phí bốc xếp, phí cân nặng…

Quy trình làm Booking cho hàng hóa xuất nhập khẩu

Quy trình làm Booking cho hàng hóa xuất nhập khẩu bao gồm các bước sau:

Bước 1: Tìm kiếm và lựa chọn hãng tàu vận chuyển phù hợp với yêu cầu về thời gian và hàng hóa. Công ty xuất khẩu cần tạo danh sách các hãng tàu có thể đáp ứng yêu cầu vận chuyển.

Bước 2: Gửi yêu cầu Booking cho hãng tàu, bao gồm thông tin chi tiết về lô hàng như ngày dự kiến xuất bến, cảng đi, cảng đến, số lượng, loại container, yêu cầu về vị trí và thời gian cung cấp container rỗng, thời gian miễn lưu trữ tại cảng…

Bước 3: Hãng tàu xem xét yêu cầu và kiểm tra tính khả thi. Nếu hợp lý, hãng tàu sẽ gửi Booking confirmation và packing list, theo đúng yêu cầu của hãng vận chuyển.

Bước 4: Duyệt lệnh tại văn phòng của hãng tàu để được sắp lịch và lấy container rỗng để đóng hàng.

Quy trình này có thể đi kèm với các bước khác tùy thuộc vào yêu cầu và quy định của từng công ty vận chuyển và cảng. Chính vì vậy mà bạn cần phải tìm hiểu kỹ và làm việc chặt chẽ với các đối tác để đảm bảo việc xuất nhập khẩu hàng hóa diễn ra thuận lợi. 

Một số lưu ý khi lấy Booking note

• Kiểm tra kỹ các thông tin về hàng hóa như mã hàng, số lượng, kích thước, trọng lượng… để đảm bảo rằng thông tin trên Booking note là đúng và phù hợp với yêu cầu của bạn.
• Xác định các yêu cầu về vận chuyển như phương tiện vận chuyển (container, tàu, máy bay…), điểm bắt đầu và điểm đến, thời gian vận chuyển dự kiến… Đảm bảo rằng Booking note đáp ứng các yêu cầu này và phù hợp với kế hoạch xuất nhập khẩu của bạn.
• Đặt lịch và lấy Booking note đúng thời hạn quy định. Nên lập kế hoạch trước và thực hiện các thủ tục liên quan đúng thời gian để tránh gây trễ hẹn hoặc các vấn đề phát sinh khác.
• Đọc kỹ và hiểu các điều khoản và điều kiện liên quan đến Booking note. Điều này bao gồm các quy định về phí vận chuyển, bảo hiểm, trách nhiệm, thủ tục đăng ký, hủy bỏ… Đảm bảo bạn đã hiểu và chấp nhận tất cả các điều khoản trước khi lấy Booking note.
• Lưu ý các thông tin quan trọng, giao dịch và số liên lạc của các bên liên quan để có thể liên hệ và giải quyết vấn đề nhanh chóng khi cần thiết. Đồng thời, lưu trữ các tài liệu, bản gốc và bản sao của Booking note và các tài liệu liên quan một cách an toàn và theo thứ tự.

Trên đây là những thông tin mà MISON TRANS muốn gửi đến để giúp bạn giải đáp được thắc mắc Booking là gì?

Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc thực hiện các thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa hãy liên hệ ngay với MISON TRANS qua hotline để được tư vấn miễn phí.

• Head Office: 200 QL13 (Cũ), P. Hiệp Bình Phước, TP. Thủ Đức, TP.HCM
• Văn phòng HCM: 13 Đường số 7, KDC Cityland Center Hills, Phường 7, Quận Gò Vấp, TP.HCM
• Chi nhánh Hà Nội: Tầng 9 Tòa Minori, Số 67A Phố Trương Định, Phường Trương Định, Quận Hai Bà Trưng, TP. Hà Nội
• Hotline: 1900 63 63 48
• Email: st1@misontrans.com