Trong nghiệp vụ nhập khẩu, bộ hồ sơ hải quan là căn cứ để cơ quan hải quan kiểm tra, đối chiếu và cho phép thông quan hàng hóa. Chỉ cần thiếu hoặc sai một chứng từ, lô hàng của bạn có thể bị ách lại ở cảng, phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi không nhỏ. Vì vậy, nắm rõ bộ hồ sơ hải quan đối với hàng nhập khẩu là điều bắt buộc với bất kỳ doanh nghiệp nào tham gia hoạt động XNK.
Bộ hồ sơ hải quan đối với hàng nhập khẩu gồm những gì?
Thông thường, một bộ chứng từ nhập khẩu đầy đủ sẽ có các giấy tờ sau:
- Tờ khai hải quan: Khai trên hệ thống VNACCS, phản ánh toàn bộ thông tin lô hàng.
- Hóa đơn thương mại (Invoice): Thể hiện giá trị hàng, điều kiện giao hàng theo Incoterms.
- Vận đơn (B/L hoặc AWB): Chứng từ vận tải, xác nhận quyền sở hữu lô hàng.
- Packing List: Liệt kê chi tiết quy cách đóng gói, số kiện, trọng lượng, thể tích.
- Hợp đồng thương mại (Sale Contract): Thỏa thuận mua bán giữa hai bên, đôi khi hải quan sẽ yêu cầu đối chiếu.
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): Để hưởng ưu đãi thuế quan theo hiệp định FTA.
- Các chứng từ khác (tùy mặt hàng):
- Giấy phép nhập khẩu chuyên ngành.
- Giấy đăng ký kiểm tra chất lượng, kiểm dịch, kiểm tra ATTP.
- Catalogue, hình ảnh hàng hóa trong trường hợp cần xác định mã HS.
>>> Tham khảo bài viết đang được tìm kiếm nhiều: Mã số thuế không tồn tại trên hệ thống Hải quan – Cách khắc phục hiệu quả
Vì sao cần chuẩn bị 1 bộ chứng từ nhập khẩu đầy đủ?
Khi làm việc với hải quan, chứng từ không chỉ để khai báo mà còn là lá chắn pháp lý cho doanh nghiệp. Một bộ hồ sơ chuẩn chỉnh sẽ giúp:
Thông quan nhanh: tránh tình trạng bị phân luồng đỏ chỉ vì chứng từ thiếu hoặc sai.
Áp đúng chính sách thuế: nhờ có C/O, mã HS rõ ràng.
Tiết kiệm chi phí: tránh bị lưu cont, lưu bãi, phạt vi phạm hành chính
Bảo vệ doanh nghiệp: khi cơ quan thuế/hải quan hậu kiểm.
>>> Xem thêm: Thủ tục nhập khẩu lốp xe ô tô – Thuế nhập khẩu lốp xe từ Trung Quốc
Lưu ý khi chuẩn bị bộ hồ sơ nhập khẩu
- Các thông tin trên Invoice, Packing List, B/L và Tờ khai phải khớp nhau tuyệt đối.
- Xác định mã HS code chính xác ngay từ đầu để tránh bị truy thu hoặc phạt.
- Với hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành, nên đăng ký kiểm tra chất lượng trước khi hàng cập cảng.
- Doanh nghiệp cần lưu trữ hồ sơ tối thiểu 5 năm để phục vụ thanh kiểm tra sau thông quan.
>>> Xem thêm: Thủ tục nhận hàng tại sân bay Tân Sơn Nhất
Quy trình làm thủ tục hải quan đối với hàng nhập khẩu
Thủ tục hải quan là bước bắt buộc khi đưa hàng hóa từ nước ngoài vào Việt Nam. Để thông quan nhanh, tránh phát sinh lưu cont, lưu bãi, doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình làm thủ tục hải quan đối với hàng nhập khẩu.
1. Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan nhập khẩu
Trước khi khai báo, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ nhập khẩu.
2. Khai báo hải quan điện tử
- Doanh nghiệp tiến hành khai báo trên hệ thống VNACCS.
- Các thông tin khai báo phải khớp với chứng từ (tên hàng, số lượng, trị giá, mã HS, thuế suất…).
- Sau khi khai xong, hệ thống sẽ trả kết quả phân luồng:
Luồng xanh: Thông quan ngay, không kiểm tra.
Luồng vàng: Kiểm tra hồ sơ giấy.
Luồng đỏ: Kiểm tra hồ sơ + kiểm tra thực tế hàng.
3. Mở tờ khai hải quan
- Người khai nộp bộ hồ sơ cùng tờ khai đến Chi cục Hải quan nơi hàng về.
- Cán bộ hải quan kiểm tra và đối chiếu thông tin.
- Trường hợp bị phân luồng đỏ, hải quan sẽ tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa.
>>> Mison Trans cung cấp dịch vụ book cước vận chuyển đường biển và cước vận chuyển hàng không. Ưu đãi cho khách lần đầu sử dụng dịch vụ cước vận chuyển của Mison Trans
4. Nộp thuế và lệ phí hải quan
- Doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ thuế (thuế nhập khẩu, VAT, thuế TTĐB nếu có).
- Thuế được tính dựa trên trị giá CIF và mã HS code áp dụng.
- Sau khi nộp thuế, hải quan sẽ xác nhận thông quan.
5. Thông quan và nhận hàng
- Sau khi được duyệt thông quan, doanh nghiệp làm thủ tục nhận hàng tại cảng/ kho.
- Xuất trình lệnh giao hàng (D/O), tờ khai hải quan, chứng từ liên quan để lấy hàng.
- Vận chuyển hàng hóa về kho, hoàn tất quy trình nhập khẩu.
6. Lưu ý quan trọng
- Chuẩn bị chứng từ khớp nhau tuyệt đối (Invoice – Packing List – B/L).
- Đăng ký kiểm tra chất lượng hoặc xin giấy phép trước khi hàng cập cảng nếu hàng thuộc diện quản lý.
- Khai báo đúng mã HS để áp dụng đúng thuế, tránh bị truy thu hoặc phạt.
- Lưu giữ hồ sơ ít nhất 5 năm để phục vụ công tác hậu kiểm.
>>> Mison Trans có dịch vụ khai báo hải quan trọn gói với mức giá hấp dẫn: https://misontrans.com/dich-vu-khai-hai-quan-tron-goi/
Dịch vụ hỗ trợ từ Mison Trans
Trong quá trình làm dịch vụ cho khách hàng, Mison Trans nhận thấy nhiều doanh nghiệp mới nhập khẩu thường thiếu chứng từ hoặc khai sai. Chúng tôi hỗ trợ trọn gói:
Kiểm tra, rà soát tính hợp lệ của bộ hồ sơ.
Khai báo hải quan chính xác, đúng quy định.
Xin giấy phép nhập khẩu, đăng ký kiểm tra chất lượng nếu hàng thuộc diện quản lý.
Book cước quốc tế, vận chuyển nội địa, giao hàng tận kho.
Với hơn 11 năm kinh nghiệm, Mison Trans cam kết giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, tối ưu chi phí và thông quan nhanh chóng.
Kết luận
Tóm lại, để trả lời câu hỏi “Bộ hồ sơ hải quan đối với hàng nhập khẩu bao gồm những gì?”, bạn chỉ cần nhớ: Tờ khai – Invoice – B/L – Packing List – Hợp đồng – C/O – Giấy phép chuyên ngành (nếu có). Chuẩn bị 1 bộ chứng từ nhập khẩu đầy đủ là chìa khóa để hàng hóa thông quan suôn sẻ và an toàn.
Nếu Quý khách đang cần hỗ trợ khai báo hải quan hay xử lý trọn gói từ khâu vận chuyển đến thông quan, hãy để Mison Trans đồng hành cùng bạn.
