Bộ chứng từ nhập khẩu bằng đường hàng không thường gồm Air Waybill, Commercial Invoice, Packing List, Arrival Notice và Delivery Order. Việc chuẩn bị đầy đủ, thống nhất thông tin giữa các chứng từ sẽ giúp doanh nghiệp chủ động khai hải quan, nhận hàng và hạn chế phát sinh chi phí tại sân bay.

Trong thực tế, nhiều lô hàng bị chậm xử lý do thiếu chứng từ, sai model, lệch số lượng, trọng lượng hoặc thông tin người gửi – người nhận không thống nhất. Vì vậy, doanh nghiệp nên rà soát bộ hồ sơ trước khi hàng đến Việt Nam.

Trước khi hàng về sân bay, doanh nghiệp có thể tham khảo checklist hồ sơ nhập khẩu để kiểm tra lần lượt các giấy tờ cần chuẩn bị.

Vận đơn vận chuyển bằng đường hàng không – Air Waybill

Vận đơn hàng không, hay Air Waybill – AWB, là chứng từ vận tải quan trọng trong quá trình vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không.

AWB thể hiện các thông tin chính như:

Người gửi hàng.
Người nhận hàng.
Sân bay đi và sân bay đến.
Số kiện.
Trọng lượng.
Mô tả hàng hóa.
Cước vận chuyển.
Điều kiện vận chuyển.
Số vận đơn để theo dõi lô hàng.

Sau khi người gửi giao hàng cho đơn vị vận chuyển và hoàn tất các thủ tục cần thiết tại nước xuất khẩu, vận đơn hàng không sẽ được phát hành để xác nhận việc tiếp nhận và vận chuyển lô hàng.

AWB không phải là chứng từ sở hữu hàng hóa như vận đơn đường biển có thể chuyển nhượng. Tuy nhiên, đây vẫn là tài liệu quan trọng để theo dõi vận chuyển, khai hải quan và làm thủ tục nhận hàng.

Vận đơn hàng không gồm 2 loại

1. House Air Waybill – HAWB

HAWB do công ty giao nhận vận tải hoặc forwarder phát hành cho người gửi hàng.

Chứng từ này thể hiện quan hệ vận chuyển giữa chủ hàng và forwarder, thường bao gồm:

Thông tin người gửi.
Thông tin người nhận.
Tên hàng.
Số kiện.
Trọng lượng.
Điểm đi và điểm đến.
Điều kiện vận chuyển.

HAWB được sử dụng để theo dõi lô hàng của từng khách hàng trong trường hợp forwarder gom nhiều lô hàng trên cùng một chuyến bay.

2. Master Air Waybill – MAWB

MAWB do hãng hàng không hoặc đại lý được hãng hàng không ủy quyền phát hành.

MAWB thể hiện quan hệ vận chuyển giữa hãng hàng không và forwarder hoặc người gửi hàng trực tiếp. Trên chứng từ thường có:

Số vận đơn chủ.
Thông tin đại lý hoặc forwarder.
Thông tin chuyến bay.
Sân bay đi và sân bay đến.
Tổng số kiện.
Tổng trọng lượng.
Cước vận chuyển.

Trong lô hàng gom, một MAWB có thể đi kèm nhiều HAWB của các chủ hàng khác nhau.

Ngoài việc kiểm tra Air Waybill và các chứng từ liên quan, doanh nghiệp cần lựa chọn lịch bay, tuyến vận chuyển và phương án giao nhận phù hợp với đặc điểm của lô hàng. Tham khảo thêm dịch vụ vận chuyển hàng không của Mison Trans để được hỗ trợ từ khâu đặt chỗ đến giao hàng về kho.

Những thông tin cần kiểm tra trên AWB

Doanh nghiệp nên kiểm tra:

Số AWB.
Tên và địa chỉ người gửi.
Tên và địa chỉ người nhận.
Sân bay đi và sân bay đến.
Số kiện.
Gross Weight.
Chargeable Weight.
Mô tả hàng hóa.
Điều kiện cước trả trước hay trả sau.
Số chuyến bay và ngày bay dự kiến.

Thông tin trên AWB cần thống nhất với Invoice, Packing List và tờ khai hải quan.

Hóa đơn thương mại – Commercial Invoice

Commercial Invoice là chứng từ do người bán phát hành cho người mua, thể hiện giá trị giao dịch và thông tin chi tiết của lô hàng.

Đây là một trong những căn cứ quan trọng để:

Xác định trị giá tính thuế.
Khai báo hải quan.
Đối chiếu thanh toán.
Kiểm tra số lượng và đơn giá.
Xác định điều kiện giao hàng.
Làm hồ sơ xin C/O nếu có.

Commercial Invoice thường cần thể hiện:

Số và ngày Invoice.
Thông tin người bán.
Thông tin người mua.
Tên hàng.
Model hoặc mã sản phẩm.
Số lượng.
Đơn giá.
Tổng trị giá.
Loại tiền thanh toán.
Điều kiện Incoterms.
Phương thức thanh toán.
Xuất xứ hàng hóa nếu có.
Số hợp đồng hoặc Purchase Order liên quan.

1. Điều kiện thương mại Incoterms

Invoice cần thể hiện rõ điều kiện giao hàng như:

EXW.
FCA.
CPT.
CIP.
DAP.
DDP.
Hoặc điều kiện khác đã thỏa thuận.

Đối với hàng không, doanh nghiệp không nên mặc định sử dụng FOB hoặc CIF như hàng biển. Điều kiện Incoterms phải phù hợp với phương thức vận chuyển và thỏa thuận thực tế giữa hai bên.

2. Phương thức thanh toán

Invoice có thể thể hiện các phương thức thanh toán như:

T/T – Telegraphic Transfer.
L/C – Letter of Credit.
D/P – Documents Against Payment.
D/A – Documents Against Acceptance.
Thanh toán trước hoặc sau theo thỏa thuận.

Đối với giao dịch sử dụng L/C hoặc phương thức thanh toán dựa trên chứng từ, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm bộ chứng từ trong thanh toán quốc tế để chuẩn bị đúng yêu cầu của ngân hàng và đối tác.

3. Phương thức vận chuyển

Invoice nên thể hiện phương thức vận chuyển bằng đường hàng không và các thông tin liên quan nếu có, chẳng hạn:

Airport of Departure.
Airport of Destination.
Air Freight.
Số chuyến bay.
Điều kiện cước.
Thông tin vận chuyển theo thỏa thuận.

Không nên sử dụng các thuật ngữ chỉ phù hợp với hàng đường biển như tên tàu, cảng xếp hàng hoặc cảng dỡ hàng nếu lô hàng thực tế đi bằng máy bay.

Chưa chắc Invoice, Packing List và Air Waybill đã thống nhất về tên hàng, số lượng, trọng lượng, trị giá và điều kiện giao hàng? Doanh nghiệp có thể gửi bộ chứng từ hiện có để Mison Trans rà soát trước khi khai hải quan.

Hàng sắp về nhưng chứng từ chưa chắc đã chuẩn?

Sai hoặc thiếu chứng từ có thể khiến lô hàng bị chậm thông quan, phát sinh lưu kho, lưu bãi và mất thêm thời gian bổ sung hồ sơ. Mison Trans hỗ trợ rà sơ bộ bộ chứng từ để bạn kịp điều chỉnh trước khi hàng về.

Rà chứng từ trước khi hàng về

Kiểm tra thông tin trước khi mở tờ khai

Hạn chế bổ sung hồ sơ, chậm thông quan

Bảo mật thông tin và chứng từ lô hàng

Kiểm tra chứng từ ngay

Thông tin của bạn được bảo mật và chỉ sử dụng để tư vấn

Phiếu đóng gói – Packing List

Packing List là chứng từ mô tả cách hàng hóa được đóng gói và sắp xếp trong từng kiện.

Packing List thường được sử dụng để:

Kiểm tra số kiện.
Đối chiếu số lượng.
Xác định trọng lượng.
Kiểm tra quy cách đóng gói.
Hỗ trợ kiểm hóa.
Tính cước vận chuyển.
Sắp xếp phương tiện nhận hàng.
Đối chiếu khi phát sinh thiếu hoặc hư hỏng hàng.

Các nội dung thường có trên Packing List gồm:

Số và ngày Packing List.
Người bán và người mua.
Tên hàng.
Model.
Số lượng.
Số kiện.
Quy cách đóng gói.
Net Weight.
Gross Weight.
Kích thước từng kiện.
Thể tích.
Số pallet nếu có.
Ký mã hiệu kiện hàng.

Đối với hàng không, kích thước và trọng lượng từng kiện rất quan trọng vì cước có thể được tính theo trọng lượng thực tế hoặc trọng lượng thể tích, tùy số nào lớn hơn.

Những lỗi thường gặp trên Packing List

Số kiện không khớp AWB.
Gross Weight không thống nhất.
Thiếu kích thước kiện.
Không tách rõ từng model.
Số lượng lệch với Invoice.
Quy cách đóng gói không đúng hàng thực tế.
Nhầm Net Weight và Gross Weight.

Doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp gửi bản nháp để kiểm tra trước khi phát hành chứng từ chính thức.

Thông báo hàng đến – Arrival Notice

Arrival Notice là thông báo do hãng hàng không, đại lý hoặc đơn vị giao nhận gửi cho người nhận khi lô hàng sắp đến hoặc đã đến sân bay đích.

Thông báo hàng đến thường có:

Số AWB.
Số chuyến bay.
Ngày hàng đến.
Sân bay đến.
Số kiện.
Trọng lượng.
Thông tin kho hàng.
Thời gian nhận hàng.
Các khoản phí cần thanh toán.
Hướng dẫn làm thủ tục nhận hàng.
Thông tin liên hệ của đại lý hoặc kho.

Arrival Notice giúp doanh nghiệp chủ động:

Chuẩn bị hồ sơ khai hải quan.
Kiểm tra tình trạng lô hàng.
Thanh toán phí liên quan.
Sắp xếp xe nhận hàng.
Hạn chế phí lưu kho tại sân bay.

Thông báo hàng đến không thay thế vận đơn, Invoice hay Packing List. Đây là chứng từ hỗ trợ doanh nghiệp làm thủ tục nhận hàng.

Lệnh giao hàng – Delivery Order

Delivery Order – D/O là lệnh cho phép người nhận lấy hàng tại kho hàng không hoặc địa điểm lưu giữ.

Tùy quy trình của hãng vận chuyển, đại lý và kho, D/O có thể được phát hành sau khi doanh nghiệp:

Xuất trình giấy tờ nhận hàng.
Hoàn thành thanh toán các khoản phí.
Xác nhận thông tin người nhận.
Hoàn thành thủ tục với hãng hoặc đại lý.
Đáp ứng các yêu cầu giao nhận liên quan.

D/O thường thể hiện:

Số AWB.
Tên người nhận.
Số kiện.
Trọng lượng.
Địa điểm nhận hàng.
Thời hạn hiệu lực.
Thông tin kho.
Hướng dẫn giao hàng.

Doanh nghiệp cần kiểm tra đúng tên người nhận, số kiện và thông tin kho trước khi bố trí xe đến lấy hàng.

Tuy nhiên, tùy hãng hàng không, forwarder và quy trình khai thác, chứng từ hoặc xác nhận giao hàng có thể được thể hiện dưới hình thức điện tử thay vì một D/O giấy độc lập.

Bộ chứng từ hàng không có thể thay đổi tùy mặt hàng, phương thức thanh toán và chính sách chuyên ngành. Doanh nghiệp có thể gửi Air Waybill, Invoice, Packing List, C/O, catalogue và các giấy tờ đang có để Mison Trans kiểm tra những nội dung còn thiếu hoặc chưa thống nhất.

Hàng sắp về nhưng chứng từ chưa chắc đã chuẩn?

Rà chứng từ trước khi hàng về

Kiểm tra thông tin trước khi mở tờ khai

Hạn chế bổ sung hồ sơ, chậm thông quan

Bảo mật thông tin và chứng từ lô hàng

Kiểm tra chứng từ ngay

Thông tin của bạn được bảo mật và chỉ sử dụng để tư vấn

Thông báo hàng đến – Arrival notice

Thông báo hàng đến (Arrival Notice) là một chứng từ được phát hành bởi hãng vận chuyển, thông báo cho người nhận hàng rằng lô hàng đã đến cảng hoặc sân bay đích. Arrival notice được gửi trước từ 1-2 ngày hàng đến.

Chứng từ này chứa các thông tin quan trọng như chi tiết về lô hàng, số container, cảng đích, thời gian dự kiến hàng đến và hướng dẫn các thủ tục cần thiết để nhận hàng. Arrival Notice giúp người nhận chuẩn bị sẵn sàng cho quá trình thông quan, xếp dỡ, và vận chuyển hàng hóa đến địa điểm cuối cùng.

Ngoài 5 chứng từ trên, doanh nghiệp có thể cần giấy tờ gì?

Air Waybill, Commercial Invoice, Packing List, Arrival Notice và Delivery Order là các chứng từ thường gặp trong quá trình vận chuyển và nhận hàng.

Tuy nhiên, bộ hồ sơ nhập khẩu thực tế có thể cần thêm:

Sales Contract.
Purchase Order.
Tờ khai hải quan.
C/O.
Catalogue.
Datasheet.
Giấy phép nhập khẩu.
Hồ sơ kiểm tra chất lượng.
Chứng nhận hợp quy.
Công bố hợp quy.
Phiếu kiểm nghiệm.
Chứng thư kiểm dịch.
Chứng thư hun trùng.
Chứng từ bảo hiểm.
Chứng từ thanh toán.
Tài liệu giải trình mã HS.
Hồ sơ chuyên ngành khác tùy mặt hàng.

Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm tổng hợp các loại chứng từ trong xuất nhập khẩu để chủ động chuẩn bị hồ sơ.

Những lỗi chứng từ thường gặp khi nhập khẩu bằng đường hàng không

Tên hàng trên các chứng từ không thống nhất

Tên hàng trên Invoice, Packing List, AWB và catalogue khác nhau có thể khiến doanh nghiệp phải giải trình.

Sai hoặc thiếu model

Model không thống nhất giữa sản phẩm, chứng từ và tài liệu kỹ thuật có thể ảnh hưởng đến mã HS và chính sách chuyên ngành.

Trọng lượng không khớp

Gross Weight trên Packing List không khớp AWB có thể khiến doanh nghiệp phải kiểm tra lại hồ sơ.

Sai thông tin người nhận

Tên công ty, địa chỉ hoặc mã số thuế bị sai có thể ảnh hưởng đến việc khai hải quan và nhận hàng.

Thiếu C/O

Doanh nghiệp có thể không được hưởng thuế ưu đãi nếu thiếu C/O hoặc C/O không đáp ứng điều kiện.

Invoice ghi mô tả quá chung chung

Các cách ghi như “electronic parts”, “samples” hoặc “accessories” có thể chưa đủ để khai báo và phân loại hàng hóa.

Thiếu chứng từ chuyên ngành

Hàng có điều kiện nhưng chưa có giấy phép, kiểm tra chất lượng hoặc hồ sơ hợp quy có thể bị chậm thông quan.

Cách kiểm tra bộ chứng từ trước khi hàng về

Doanh nghiệp nên thực hiện lần lượt:

Kiểm tra người bán và người mua.
Kiểm tra tên hàng và model.
Đối chiếu số lượng.
Kiểm tra đơn giá và tổng trị giá.
Đối chiếu số kiện.
Kiểm tra Net Weight và Gross Weight.
Kiểm tra sân bay đi, sân bay đến.
Kiểm tra Incoterms.
Đối chiếu số Invoice trên AWB và C/O nếu có.
Kiểm tra chính sách mặt hàng và chứng từ chuyên ngành.

Các lỗi cần được phát hiện trước khi nhà cung cấp phát hành chứng từ chính thức hoặc trước khi hàng đến Việt Nam.

Trường hợp doanh nghiệp cần hỗ trợ kiểm tra chứng từ, khai báo tờ khai và xử lý thủ tục tại sân bay, có thể tham khảo dịch vụ khai hải quan trọn gói của Mison Trans để chủ động hơn trong quá trình thông quan.

Kết luận

Air Waybill, Commercial Invoice, Packing List, Arrival Notice và Delivery Order là những chứng từ thường gặp khi nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không.

Tuy nhiên, đây chưa chắc đã là toàn bộ hồ sơ bắt buộc đối với mọi lô hàng. Tùy mặt hàng, doanh nghiệp có thể phải bổ sung C/O, hợp đồng, giấy phép, catalogue, kiểm tra chất lượng hoặc hồ sơ chuyên ngành.

Việc kiểm tra sự thống nhất giữa tên hàng, model, số lượng, trọng lượng, trị giá và thông tin người nhận trước khi khai hải quan sẽ giúp hạn chế chậm thông quan, sửa chứng từ và phát sinh chi phí lưu kho.

CẦN TƯ VẤN NGAY?
Liên hệ Mison Trans để được hỗ trợ nhanh qua hotline.

034.815.3338

Blog kiến thức

Bộ chứng từ nhập khẩu bằng đường hàng không gồm những gì?