Xuất nhập khẩu tiểu ngạch là gì? Thực trạng, rủi ro và giải pháp cho doanh nghiệp

Khi nhập hàng qua khu vực biên giới, nhiều doanh nghiệp thường dùng khái niệm “tiểu ngạch” để chỉ các giao dịch có quy mô nhỏ, thủ tục đơn giản hoặc giao nhận qua cửa khẩu biên giới.

Tuy nhiên, tiểu ngạch không đồng nghĩa với việc hàng hóa được đưa qua biên giới mà không cần khai báo, không phải nộp thuế hoặc không chịu sự quản lý của cơ quan nhà nước. Hoạt động mua bán, trao đổi hàng hóa qua biên giới vẫn được quản lý theo quy định về thương mại biên giới, chính sách mặt hàng, thủ tục hải quan và nghĩa vụ thuế tương ứng. Nghị định 14/2018/NĐ-CP về hoạt động thương mại biên giới hiện đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 122/2024/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/12/2024.

Đối với doanh nghiệp nhập hàng để kinh doanh ổn định, việc thực hiện theo hình thức chính ngạch giúp hồ sơ, nghĩa vụ thuế, quyền sở hữu hàng hóa và trách nhiệm giữa các bên được thể hiện rõ ràng hơn.

Bài viết dưới đây sẽ làm rõ xuất nhập khẩu tiểu ngạch là gì, những rủi ro thường gặp và các nội dung doanh nghiệp cần chuẩn bị khi chuyển sang nhập khẩu chính ngạch.

Xuất nhập khẩu tiểu ngạch là gì?

“Xuất nhập khẩu tiểu ngạch” là cách gọi phổ biến trong thực tế đối với một số hoạt động mua bán, trao đổi hàng hóa qua biên giới có quy mô hoặc phạm vi nhất định.

Theo quy định về thương mại biên giới, hoạt động mua bán qua biên giới có thể liên quan đến:

• Hoạt động mua bán hàng hóa của thương nhân.
• Hoạt động trao đổi hàng hóa của cư dân biên giới.
• Hoạt động tại cửa khẩu, lối mở biên giới theo phạm vi được phép.
• Hàng hóa thuộc danh mục được phép xuất khẩu, nhập khẩu hoặc trao đổi.

Tùy theo chủ thể, loại hàng, cửa khẩu và hình thức giao dịch, người thực hiện vẫn phải tuân thủ các yêu cầu liên quan đến:

• Khai báo hải quan.
• Chính sách xuất nhập khẩu.
• Nghĩa vụ thuế.
• Kiểm dịch.
• Kiểm tra chất lượng.
• Giấy phép hoặc hồ sơ chuyên ngành.
• Chứng từ chứng minh nguồn gốc hàng hóa.
• Quy định về cửa khẩu và địa điểm làm thủ tục.

Vì vậy, doanh nghiệp không nên hiểu tiểu ngạch là hình thức nhập hàng không cần hồ sơ hoặc không phải thực hiện thủ tục hải quan.

Tiểu ngạch có phải là hình thức không cần khai hải quan?

Không.

Việc hàng hóa được mua bán hoặc trao đổi qua biên giới không có nghĩa là được miễn hoàn toàn thủ tục hải quan.

Tùy từng trường hợp, hàng hóa vẫn có thể phải:

• Khai báo với cơ quan hải quan.
• Nộp thuế theo quy định.
• Xuất trình giấy tờ về chủ thể giao dịch.
• Chứng minh nguồn gốc hàng hóa.
• Thực hiện kiểm dịch.
• Đáp ứng chính sách quản lý chuyên ngành.
• Đi qua đúng cửa khẩu hoặc lối mở được phép.

Các trường hợp được hưởng định mức hoặc chính sách riêng đối với cư dân biên giới không nên được doanh nghiệp sử dụng như một phương án thay thế cho hoạt động nhập khẩu thương mại thông thường.

Đối với doanh nghiệp mua hàng để phân phối, sản xuất hoặc kinh doanh lâu dài, phương án chính ngạch giúp kiểm soát hồ sơ và trách nhiệm pháp lý rõ ràng hơn.

Những giới hạn và rủi ro khi nhập hàng theo hình thức tiểu ngạch

Tiểu ngạch thường được cho là nhanh và đơn giản hơn. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể gặp nhiều rủi ro nếu phụ thuộc vào phương án giao thương biên giới hoặc đơn vị trung gian.

Phạm vi chủ thể và hàng hóa có thể bị giới hạn

Không phải mọi doanh nghiệp, cá nhân hoặc mặt hàng đều có thể thực hiện theo cùng một hình thức.

Phạm vi được phép còn phụ thuộc vào:

• Chủ thể giao dịch.
• Khu vực biên giới.
• Cửa khẩu hoặc lối mở.
• Loại hàng hóa.
• Chính sách quản lý tại từng thời điểm.
• Hạn mức nếu thuộc trường hợp có áp dụng.

Phụ thuộc vào tình hình cửa khẩu

Hoạt động giao nhận tại biên giới có thể bị ảnh hưởng bởi:

• Phân luồng phương tiện.
• Điều chỉnh thời gian làm việc.
• Kiểm soát phương tiện và hàng hóa.
• Thay đổi cửa khẩu tiếp nhận.
• Ùn tắc cục bộ.
• Thời tiết.
• Chính sách kiểm dịch.
• Biện pháp kiểm soát của phía đối tác.

Khi phụ thuộc quá nhiều vào một cửa khẩu hoặc đơn vị trung gian, doanh nghiệp khó chủ động kế hoạch nhận hàng.

Chứng từ giao dịch có thể không đầy đủ

Một số giao dịch qua trung gian có thể thiếu:

• Commercial Invoice.
• Packing List.
• Hợp đồng mua bán.
• Purchase Order.
• Chứng từ thanh toán.
• Vận đơn.
• C/O.
• Catalogue.
• Tài liệu kỹ thuật.
• Chứng từ chứng minh giá trị giao dịch.

Khi cần hạch toán giá vốn, chứng minh nguồn gốc hoặc chuyển sang nhập khẩu chính ngạch, doanh nghiệp có thể phải yêu cầu nhà cung cấp lập lại bộ hồ sơ.

Khó kiểm soát nguồn gốc và trách nhiệm của các bên

Nếu người bán, đơn vị vận chuyển, đơn vị gom hàng và người làm thủ tục là các bên khác nhau, doanh nghiệp có thể khó xác định:

• Ai chịu trách nhiệm về chứng từ.
• Ai chịu trách nhiệm khi hàng bị thiếu hoặc hư hỏng.
• Giá trị giao dịch thực tế.
• Nước xuất xứ.
• Điều kiện giao hàng.
• Trách nhiệm khi hàng không được thông quan.

Khó hạch toán và chứng minh giá vốn

Doanh nghiệp kinh doanh chính thức thường cần:

• Hóa đơn.
• Chứng từ thanh toán.
• Tờ khai hải quan.
• Chứng từ vận chuyển.
• Hồ sơ chứng minh nguồn gốc hàng hóa.
• Hồ sơ nhập kho.

Nếu chứng từ không đầy đủ, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi hạch toán chi phí, quyết toán hoặc chứng minh nguồn gốc hàng hóa trong quá trình lưu thông.

Phân biệt nhập khẩu tiểu ngạch và nhập khẩu chính ngạch

Chính ngạch không đồng nghĩa với việc chỉ áp dụng cho lô hàng lớn. Doanh nghiệp vẫn có thể nhập khẩu chính ngạch lô hàng nhỏ bằng đường biển, đường hàng không hoặc đường bộ nếu đáp ứng đúng chính sách và hồ sơ.

Những rủi ro thường gặp khi phụ thuộc vào giao thương biên giới

Thay đổi phương án giao nhận tại cửa khẩu

Việc tổ chức thông quan, phân luồng phương tiện hoặc kiểm soát hàng hóa tại cửa khẩu có thể thay đổi theo từng thời điểm.

Doanh nghiệp có thể phải:

• Chuyển sang cửa khẩu khác.
• Chờ lịch thông quan.
• Thay đổi phương tiện.
• Sang tải hàng hóa.
• Bổ sung chứng từ.
• Điều chỉnh kế hoạch giao hàng.

Thiếu hồ sơ để chuyển sang nhập khẩu chính ngạch

Khi chuyển từ phương án giao dịch đơn giản sang chính ngạch, doanh nghiệp có thể phát hiện nhà cung cấp không chuẩn bị được:

• Invoice đúng thông tin.
• Packing List.
• Hợp đồng.
• C/O.
• Catalogue.
• Giấy ủy quyền.
• Giấy phép chuyên ngành.
• Chứng từ thanh toán phù hợp.

Việc chuẩn bị lại hồ sơ khi hàng đã vận chuyển có thể khiến thời gian thông quan kéo dài.

Không kiểm tra trước mã HS và thuế

Nếu chỉ quan tâm đến giá hàng và chi phí vận chuyển, doanh nghiệp có thể bỏ sót:

• Thuế nhập khẩu.
• Thuế GTGT.
• Thuế phòng vệ thương mại.
• Giấy phép nhập khẩu.
• Kiểm tra chất lượng.
• Kiểm dịch.
• Chứng nhận hoặc công bố hợp quy.

Mã HS ảnh hưởng trực tiếp đến thuế và chính sách mặt hàng. Việc sử dụng sai mã có thể dẫn đến khai bổ sung, nộp thêm thuế hoặc xử lý vi phạm.

Tham khảo thêm: Sai mã HS có sao không?

Phụ thuộc vào đơn vị trung gian

Doanh nghiệp có thể chỉ nhận được một mức giá trọn gói mà không biết rõ:

• Ai là người đứng tên nhập khẩu.
• Hàng được khai báo theo loại hình nào.
• Thuế đã được nộp hay chưa.
• Chứng từ nào sẽ được bàn giao.
• Hàng hóa có đủ điều kiện lưu thông không.
• Trách nhiệm xử lý khi hàng bị giữ.

Đây là rủi ro lớn đối với doanh nghiệp cần chứng minh nguồn gốc hoặc phân phối qua hệ thống chính thức.

Khó xử lý khi hàng thực tế khác chứng từ

Nếu tên hàng, số lượng, trọng lượng hoặc xuất xứ không thống nhất, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi:

• Mở tờ khai.
• Giải trình mã HS.
• Kiểm hóa.
• Làm hồ sơ chuyên ngành.
• Xin C/O.
• Hạch toán giá vốn.
• Khiếu nại người bán.

Doanh nghiệp đang cân nhắc chuyển sang nhập khẩu chính ngạch nhưng chưa rõ mã HS, thuế, chính sách mặt hàng và bộ chứng từ cần chuẩn bị? Có thể gửi tên hàng, catalogue, hình ảnh, Invoice, Packing List và mã HS dự kiến để Mison Trans kiểm tra sơ bộ rủi ro.

Phát hiện rủi ro hồ sơ trước khi hàng về?

Gửi chứng từ hoặc mô tả tình trạng lô hàng để Mison Trans kiểm tra sơ bộ rủi ro về hồ sơ, mã HS, thuế và chính sách nhập khẩu nhé!

Kiểm tra sơ bộ mã HS & thuế

Rà rủi ro hồ sơ / chứng từ

Bảo mật thông tin

Kiểm tra rủi ro hồ sơ

Thông tin của bạn được bảo mật và chỉ sử dụng để tư vấn

Vì sao doanh nghiệp nên lựa chọn nhập khẩu chính ngạch?

Nhập khẩu chính ngạch phù hợp với doanh nghiệp cần hoạt động ổn định, minh bạch chứng từ và kiểm soát tốt hơn các rủi ro trong chuỗi cung ứng.

Hồ sơ và nguồn gốc hàng hóa rõ ràng

Doanh nghiệp có thể lưu trữ:

• Hợp đồng.
• Invoice.
• Packing List.
• Vận đơn.
• Tờ khai hải quan.
• Chứng từ nộp thuế.
• C/O.
• Hồ sơ chuyên ngành.

Đây là cơ sở để chứng minh nguồn gốc, hạch toán và phân phối hàng hóa.

Kiểm soát được thuế và giá vốn

Khi mã HS, trị giá, thuế suất và chi phí vận chuyển được xác định trước, doanh nghiệp có thể dự toán giá vốn sát hơn.

Có cơ sở sử dụng C/O

Nếu hàng đáp ứng quy tắc xuất xứ và có chứng từ phù hợp, doanh nghiệp có thể được hưởng thuế suất ưu đãi đặc biệt theo hiệp định thương mại tương ứng.

Trách nhiệm giữa các bên rõ ràng hơn

Hợp đồng và điều kiện Incoterms giúp xác định:

• Ai chịu chi phí vận chuyển.
• Ai chịu trách nhiệm làm thủ tục xuất khẩu.
• Ai mua bảo hiểm.
• Thời điểm chuyển giao rủi ro.
• Trách nhiệm khi hàng giao thiếu hoặc không đúng chất lượng.

Thuận lợi khi mở rộng kinh doanh

Nhập khẩu chính ngạch phù hợp hơn với doanh nghiệp cần:

• Phân phối qua đại lý.
• Bán trong hệ thống bán lẻ.
• Bán trên sàn thương mại điện tử.
• Cung cấp cho nhà máy.
• Tham gia đấu thầu.
• Chứng minh nguồn gốc hàng hóa.
• Xây dựng hệ thống kế toán và quản trị chi phí.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì khi nhập khẩu chính ngạch?

Trước khi đặt hàng, doanh nghiệp nên chuẩn bị và kiểm tra các thông tin sau.

Thông tin hàng hóa

• Tên hàng.
• Hình ảnh.
• Catalogue hoặc datasheet.
• Thành phần.
• Cấu tạo.
• Công dụng.
• Model.
• Nhãn hiệu.
• Tình trạng hàng mới hay đã qua sử dụng.
• Mã HS dự kiến.

Chứng từ thương mại

• Commercial Invoice.
• Packing List.
• Sales Contract hoặc Purchase Order.
• Chứng từ thanh toán.
• Báo giá hoặc xác nhận đơn hàng.

Chứng từ vận chuyển

• Bill of Lading.
• Air Waybill.
• Booking.
• Arrival Notice.
• Thông tin tuyến vận chuyển.

Chứng từ xuất xứ

• C/O.
• Chứng từ tự chứng nhận xuất xứ nếu phù hợp.
• Tài liệu về nhà sản xuất.
• Hồ sơ chứng minh xuất xứ khi cần.

Hồ sơ chuyên ngành

Tùy mặt hàng, doanh nghiệp có thể cần:

• Giấy phép nhập khẩu.
• Kiểm tra chất lượng.
• Kiểm dịch.
• Công bố sản phẩm.
• Chứng nhận hợp quy.
• Công bố hợp quy.
• Kiểm tra hiệu suất năng lượng.
• Tài liệu kỹ thuật.
• Hồ sơ nhãn hàng hóa.

Doanh nghiệp nên kiểm tra hồ sơ nhập khẩu trước khi hàng về để phát hiện sớm các nội dung thiếu hoặc chưa thống nhất.

Những lỗi thường gặp khi chuyển sang nhập khẩu chính ngạch

Nhà cung cấp không có bộ chứng từ phù hợp

Một số nhà cung cấp chỉ quen bán hàng nội địa và không chuẩn bị được Invoice, Packing List, C/O hoặc hồ sơ kỹ thuật theo yêu cầu nhập khẩu.

Tên hàng trên các chứng từ không thống nhất

Invoice, Packing List, catalogue, nhãn và C/O có thể sử dụng các tên sản phẩm khác nhau.

Mã HS được chọn theo kinh nghiệm của nhà cung cấp

Mã HS ở nước xuất khẩu chưa chắc trùng với mã 8 số áp dụng tại Việt Nam.

Chờ hàng về mới kiểm tra chính sách

Khi đó, doanh nghiệp có thể phát hiện hàng cần giấy phép, kiểm tra chất lượng hoặc chứng nhận chuyên ngành.

Không kiểm tra điều kiện Incoterms

Doanh nghiệp có thể bỏ sót các khoản như vận chuyển nội địa nước ngoài, phí đầu xuất khẩu, local charge hoặc bảo hiểm.

Hồ sơ đã khai có sai sót nhưng không xử lý kịp thời

Nếu tờ khai đã đăng ký và phát hiện sai, doanh nghiệp cần xác định đúng trường hợp, thời điểm và nội dung được điều chỉnh.

Tham khảo thêm: Hướng dẫn khai bổ sung hồ sơ hải quan

Mison Trans hỗ trợ nhập khẩu chính ngạch như thế nào?

Mison Trans tập trung hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện vận chuyển quốc tế và thủ tục nhập khẩu chính ngạch.

Phạm vi hỗ trợ có thể gồm:

• Tiếp nhận thông tin và hồ sơ lô hàng.
• Kiểm tra sơ bộ chính sách mặt hàng.
• Rà soát Invoice, Packing List, vận đơn và chứng từ liên quan.
• Tư vấn mã HS dự kiến.
• Kiểm tra thuế và điều kiện sử dụng C/O.
• Kiểm tra yêu cầu về giấy phép và thủ tục chuyên ngành.
• Khai và truyền tờ khai hải quan.
• Phối hợp xử lý luồng vàng hoặc luồng đỏ.
• Hỗ trợ vận chuyển quốc tế.
• Phối hợp nhận hàng và giao hàng theo phạm vi thống nhất.

Mison Trans không định hướng cung cấp phương án đưa hàng qua biên giới không có chứng từ hoặc không thực hiện khai báo. Dịch vụ được triển khai dựa trên hồ sơ thực tế và quy định áp dụng cho từng lô hàng.

Doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ khai hải quan trọn gói để hiểu rõ phạm vi hỗ trợ.

Hàng hóa nhập khẩu chính ngạch có thể bị chậm thông quan nếu khai sai mã HS, thiếu giấy phép, chứng từ không thống nhất hoặc chưa hoàn tất thủ tục chuyên ngành. Mison Trans hỗ trợ rà soát hồ sơ và các rủi ro có thể phát sinh trước khi doanh nghiệp mở tờ khai.

Phát hiện rủi ro hồ sơ trước khi hàng về?

Gửi chứng từ hoặc mô tả tình trạng lô hàng để Mison Trans kiểm tra sơ bộ rủi ro về hồ sơ, mã HS, thuế và chính sách nhập khẩu nhé!

Kiểm tra sơ bộ mã HS & thuế

Rà rủi ro hồ sơ / chứng từ

Bảo mật thông tin

Kiểm tra rủi ro hồ sơ

Thông tin của bạn được bảo mật và chỉ sử dụng để tư vấn

Câu hỏi thường gặp về nhập khẩu tiểu ngạch

Nhập khẩu tiểu ngạch có phải nộp thuế không?

Tùy theo chủ thể, hình thức giao dịch, loại hàng và chính sách áp dụng, hàng hóa qua biên giới vẫn có thể phải khai báo và thực hiện nghĩa vụ thuế. Không nên mặc định tiểu ngạch là không phải nộp thuế.

Doanh nghiệp có thể nhập chính ngạch lô hàng nhỏ không?

Có. Chính ngạch không chỉ áp dụng cho lô hàng lớn. Doanh nghiệp có thể nhập lô hàng nhỏ bằng đường biển, hàng không hoặc đường bộ nếu đáp ứng đúng hồ sơ và chính sách mặt hàng.

Nhập chính ngạch có luôn phức tạp hơn tiểu ngạch không?

Không nhất thiết. Nếu hồ sơ được chuẩn bị đầy đủ, nhà cung cấp phối hợp tốt và chính sách mặt hàng được kiểm tra trước, quy trình có thể được triển khai rõ ràng và chủ động.

Chuyển từ tiểu ngạch sang chính ngạch cần chuẩn bị gì?

Doanh nghiệp cần kiểm tra tên hàng, mã HS, Invoice, Packing List, hợp đồng, vận đơn, C/O, giấy phép và các hồ sơ chuyên ngành liên quan.

Mison Trans có nhận nhập khẩu tiểu ngạch không?

Mison Trans tập trung cung cấp dịch vụ vận chuyển quốc tế và khai hải quan chính ngạch trên cơ sở hồ sơ, chứng từ và quy định áp dụng cho từng lô hàng.

Kết luận

Xuất nhập khẩu tiểu ngạch không nên được hiểu là hình thức nhập hàng không cần khai báo hoặc không phải tuân thủ chính sách quản lý.

Đối với doanh nghiệp cần kinh doanh ổn định, minh bạch chứng từ, hạch toán chi phí và kiểm soát rủi ro, nhập khẩu chính ngạch là phương án phù hợp hơn.

Trước khi triển khai, doanh nghiệp cần kiểm tra mã HS, thuế, chính sách mặt hàng, bộ chứng từ và phương án vận chuyển. Việc chuẩn bị đầy đủ ngay từ đầu giúp hạn chế giữ hàng, khai bổ sung, phát sinh phí và chậm kế hoạch kinh doanh.