Quy trình, thủ tục nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài về Việt Nam

Nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài không chỉ gồm việc đặt hàng, thanh toán và vận chuyển về Việt Nam. Doanh nghiệp còn phải kiểm tra chính sách mặt hàng, xác định mã HS, dự toán thuế, chuẩn bị chứng từ, khai báo hải quan và hoàn thành các thủ tục chuyên ngành nếu có.

Với doanh nghiệp nhập khẩu lần đầu, những vấn đề thường gặp là:

• Không biết sản phẩm có được phép nhập khẩu hay không;
• Chưa xác định được mã HS và thuế;
• Không rõ có cần giấy phép hoặc kiểm tra chuyên ngành;
• Invoice, packing list và vận đơn không thống nhất;
• Chưa phân công rõ ai phụ trách đặt hàng, thanh toán, vận chuyển và khai hải quan;
• Chỉ kiểm tra hồ sơ khi hàng đã về cảng;
• Không dự toán đầy đủ chi phí phát sinh.

Bài viết dưới đây giúp doanh nghiệp hình dung toàn bộ quy trình nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài về Việt Nam, từ bước kiểm tra sản phẩm đến khi hàng được thông quan và đưa về kho.

Nhập khẩu hàng hóa là gì?

Nhập khẩu hàng hóa là hoạt động đưa hàng từ nước ngoài vào Việt Nam để kinh doanh, sản xuất, gia công, tiêu dùng hoặc phục vụ các mục đích hợp pháp khác.

Tùy mục đích của lô hàng, doanh nghiệp có thể đăng ký các loại hình nhập khẩu khác nhau như:

• Nhập kinh doanh tiêu dùng;
• Nhập nguyên liệu để sản xuất;
• Nhập gia công;
• Nhập sản xuất xuất khẩu;
• Tạm nhập, tái xuất;
• Nhập hàng mẫu;
• Nhập máy móc, thiết bị tạo tài sản cố định;
• Nhập hàng viện trợ, quà biếu hoặc phi thương mại.

Trong phạm vi bài viết này, Mison Trans tập trung vào loại hình phổ biến nhất: nhập khẩu hàng hóa để kinh doanh hoặc phục vụ sản xuất trong nước.

Thủ tục chính trong nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài vào trong nước

Vì sao doanh nghiệp nên nhập khẩu chính ngạch?

Nhập khẩu chính ngạch giúp doanh nghiệp có đầy đủ hồ sơ để chứng minh nguồn gốc và thực hiện hoạt động kinh doanh minh bạch.

Một lô hàng nhập khẩu chính ngạch thường có:

• Hợp đồng ngoại thương;
• Hóa đơn thương mại;
• Vận đơn;
• Tờ khai hải quan;
• Chứng từ nộp thuế;
• Chứng nhận xuất xứ nếu có;
• Giấy phép hoặc hồ sơ chuyên ngành nếu thuộc diện áp dụng.

Những chứng từ này giúp doanh nghiệp:

• Hạch toán chi phí;
• Chứng minh nguồn gốc hàng hóa;
• Xuất hóa đơn khi bán hàng;
• Phân phối qua đại lý, chuỗi bán lẻ hoặc sàn thương mại điện tử;
• Làm việc với đối tác lớn;
• Chủ động hơn khi cơ quan chức năng kiểm tra;
• Xây dựng hoạt động kinh doanh ổn định, lâu dài.

Ngược lại, hàng hóa không có hồ sơ nhập khẩu rõ ràng có thể gây khó khăn khi chứng minh nguồn gốc, hạch toán hoặc phân phối trên thị trường.

Hàng hóa nào được phép nhập khẩu vào Việt Nam?

Không phải mọi sản phẩm đều được nhập khẩu theo cùng một thủ tục.

Trước khi đặt hàng, doanh nghiệp cần xác định hàng hóa thuộc một trong các nhóm sau:

1. Hàng hóa được nhập khẩu thông thường

Đây là những mặt hàng không thuộc danh mục cấm, tạm ngừng nhập khẩu hoặc quản lý chuyên ngành đặc biệt.

Doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục hải quan sau khi:

• Xác định mã HS;
• Kiểm tra thuế;
• Chuẩn bị chứng từ;
• Kiểm tra nhãn;
• Đáp ứng các yêu cầu chung liên quan.

2. Hàng hóa nhập khẩu có điều kiện

Một số mặt hàng chỉ được nhập khẩu khi đáp ứng điều kiện như:

• Có giấy phép;
• Có số đăng ký hoặc số lưu hành;
• Thực hiện công bố;
• Kiểm tra chất lượng;
• Kiểm dịch;
• Kiểm tra an toàn thực phẩm;
• Chứng nhận hoặc công bố hợp quy;
• Đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật;
• Có văn bản chấp thuận của cơ quan quản lý.

Việc xác định hàng hóa cấm, tạm ngừng hoặc nhập khẩu theo điều kiện cần được đối chiếu theo Luật Quản lý ngoại thương và các văn bản hướng dẫn, trong đó có Nghị định 69/2018/NĐ-CP cùng các văn bản hợp nhất, sửa đổi liên quan.

3. Hàng hóa cấm hoặc tạm ngừng nhập khẩu

Lưu ý một số loại hàng hoá bị cấm vận

Doanh nghiệp không nên ký hợp đồng hoặc thanh toán cho nhà cung cấp trước khi kiểm tra hàng có thuộc danh mục cấm hoặc tạm ngừng nhập khẩu hay không.

Một số nhóm thường cần lưu ý gồm:

• Hàng đã qua sử dụng thuộc diện cấm;
• Phế liệu không đáp ứng điều kiện;
• Sản phẩm ảnh hưởng đến an ninh, quốc phòng;
• Hàng hóa vi phạm quyền sở hữu trí tuệ;
• Một số hóa chất, chất cấm hoặc sản phẩm gây nguy hại;
• Hàng hóa không đáp ứng điều kiện kiểm dịch hoặc an toàn.

Quy trình nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài về Việt Nam

Quy trình cơ bản có thể triển khai qua các bước.

Bước 1: Kiểm tra chính sách mặt hàng

Đây là bước cần thực hiện trước khi ký hợp đồng hoặc đặt cọc.

Doanh nghiệp cần xác định:

• Hàng có được phép nhập khẩu không;
• Hàng mới hay đã qua sử dụng;
• Có cần giấy phép không;
• Có phải công bố hoặc đăng ký lưu hành không;
• Có thuộc diện kiểm tra chất lượng không;
• Có cần kiểm dịch, kiểm tra an toàn thực phẩm hoặc hợp quy không;
• Nhãn hàng hóa cần đáp ứng nội dung gì;
• Có điều kiện riêng đối với nhà nhập khẩu không.

Không nên kết luận chính sách chỉ dựa vào tên thương mại. Cùng một tên gọi nhưng khác thành phần, cấu tạo, công dụng hoặc tình trạng hàng có thể áp dụng chính sách khác nhau.

Doanh nghiệp có thể sử dụng checklist nhập khẩu hàng hóa để kiểm tra lần lượt chính sách, mã HS, thuế, chứng từ và phương án vận chuyển.

Bước 2: Xác định mã HS và dự toán thuế

Mã HS là cơ sở quan trọng để xác định:

• Thuế nhập khẩu;
• Thuế giá trị gia tăng;
• Chính sách quản lý chuyên ngành;
• Yêu cầu giấy phép;
• Khả năng hưởng thuế ưu đãi;
• Cách mô tả hàng trên tờ khai.

Mã HS cần được xác định dựa trên:

• Thành phần;
• Cấu tạo;
• Chức năng;
• Công dụng;
• Nguyên lý hoạt động;
• Vật liệu;
• Catalogue;
• Datasheet;
• Quy tắc phân loại hàng hóa.

Không nên chỉ sử dụng mã HS do nhà cung cấp nước ngoài cung cấp vì mã tại nước xuất khẩu có thể khác phân nhóm áp dụng tại Việt Nam.

Doanh nghiệp cũng cần dự toán:

• Thuế nhập khẩu;
• VAT;
• Thuế tiêu thụ đặc biệt nếu có;
• Thuế bảo vệ môi trường nếu có;
• Thuế chống bán phá giá hoặc phòng vệ thương mại nếu áp dụng.

Bước 3: Đàm phán và ký hợp đồng ngoại thương

Sau khi kiểm tra khả năng nhập khẩu, hai bên tiến hành thống nhất hợp đồng.

Hợp đồng nên thể hiện rõ:

• Tên và mã hàng;
• Thông số kỹ thuật;
• Số lượng;
• Đơn giá;
• Tổng giá trị;
• Đồng tiền thanh toán;
• Quy cách đóng gói;
• Tiêu chuẩn chất lượng;
• Điều kiện giao hàng;
• Thời gian giao hàng;
• Phương thức thanh toán;
• Bộ chứng từ người bán phải cung cấp;
• Điều kiện bảo hành;
• Cách xử lý hàng lỗi;
• Trách nhiệm khi chứng từ sai;
• Điều khoản giải quyết tranh chấp.

Bước 4: Chuẩn bị hồ sơ nhập khẩu

Bộ chứng từ cơ bản thường gồm:

• Hợp đồng thương mại;
• Commercial Invoice;
• Packing List;
• Vận đơn;
• Thông báo hàng đến;
• C/O nếu có;
• Catalogue hoặc datasheet;
• Giấy phép hoặc hồ sơ chuyên ngành;
• Chứng từ bảo hiểm nếu có;
• Các tài liệu kỹ thuật khác.

Với doanh nghiệp nhập khẩu lần đầu, có thể tham khảo thêm bài viết doanh nghiệp mới nhập khẩu cần chuẩn bị những hồ sơ gì.

Bước 5: Đặt vận chuyển quốc tế

Doanh nghiệp lựa chọn phương thức phù hợp với hàng hóa, chi phí và thời gian.

1. Vận chuyển đường biển

Phù hợp với:

• Hàng nặng;
• Hàng cồng kềnh;
• Số lượng lớn;
• Hàng nguyên container;
• Hàng không cần giao quá gấp.

2. Vận chuyển đường hàng không

Phù hợp với:

• Hàng giá trị cao;
• Hàng nhỏ, nhẹ;
• Hàng cần giao nhanh;
• Mẫu sản phẩm;
• Linh kiện cần bổ sung gấp.

3. Chuyển phát nhanh

Thường phù hợp với tài liệu, mẫu hoặc lô hàng nhỏ. Tuy nhiên, không nên mặc định mọi lô chuyển phát nhanh đều được miễn thủ tục hoặc thuế.

Bước 6: Khai báo hải quan

Doanh nghiệp hoặc đơn vị khai thuê thực hiện khai tờ khai trên hệ thống VNACCS/VCIS.

VNACCS là hệ thống thông quan hàng hóa tự động, bao gồm các chức năng khai báo điện tử, phân luồng, thanh toán điện tử, quản lý hồ sơ rủi ro và thông quan hàng hóa.

Tờ khai cần được khai dựa trên chứng từ thực tế. Không nên sao chép mô tả của lô hàng cũ nếu model, công dụng hoặc cấu tạo đã thay đổi.

Bước 7: Xử lý kết quả phân luồng

Sau khi truyền tờ khai, hệ thống hải quan sẽ trả kết quả phân luồng:

• Luồng xanh: Tờ khai được xử lý thông quan sau khi doanh nghiệp hoàn thành nghĩa vụ thuế và các yêu cầu liên quan.
• Luồng vàng: Cơ quan hải quan kiểm tra hồ sơ như invoice, packing list, vận đơn, C/O, catalogue và giấy phép chuyên ngành.
• Luồng đỏ: Cơ quan hải quan kiểm tra hồ sơ và thực tế hàng hóa. Tên hàng, model, số lượng, xuất xứ và thông tin nhà sản xuất phải phù hợp với nội dung khai báo.

Dù được phân luồng xanh, doanh nghiệp vẫn chịu trách nhiệm về tính chính xác của tờ khai và có thể bị kiểm tra sau thông quan.

Bước 8: Nộp thuế, thông quan và đưa hàng về kho

Sau khi hoàn thành kiểm tra và nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp thực hiện:

• Xác nhận thông quan;
• Thanh toán phí hãng tàu hoặc đại lý;
• Lấy lệnh giao hàng;
• Thực hiện thủ tục giám sát cảng;
• Điều xe nhận hàng;
• Vận chuyển về kho;
• Kiểm đếm và lập biên bản nhận hàng;
• Hoàn thiện nhãn phụ;
• Lưu bộ hồ sơ nhập khẩu.

Doanh nghiệp có thể tham khảo quy trình dịch vụ nhập khẩu để hiểu rõ cách phối hợp giữa chủ hàng, nhà cung cấp, đơn vị vận chuyển và bộ phận khai hải quan.

Doanh nghiệp nhập khẩu lần đầu cần chuẩn bị gì?

Một doanh nghiệp mới nhập khẩu nên chuẩn bị tối thiểu:

1. Nhân sự phụ trách

Cần xác định rõ ai chịu trách nhiệm:

• Làm việc với nhà cung cấp;
• Kiểm tra sản phẩm;
• Kiểm tra hợp đồng;
• Thanh toán quốc tế;
• Đặt vận chuyển;
• Chuẩn bị chứng từ;
• Khai hải quan;
• Theo dõi hàng;
• Nhận hàng và nhập kho.

2. Tài khoản và công cụ

Doanh nghiệp có thể cần:

• Chữ ký số;
• Tài khoản VNACCS;
• Phần mềm khai hải quan;
• Tài khoản ngân hàng thanh toán quốc tế;
• Tài khoản nộp thuế điện tử;
• Hệ thống lưu hồ sơ;
• Người phụ trách kế toán và thuế.

3. Dự toán chi phí

Không nên chỉ tính giá mua và cước vận chuyển.

Tổng chi phí có thể gồm:

• Giá hàng;
• Cước quốc tế;
• Bảo hiểm;
• Local charge;
• Thuế nhập khẩu;
• VAT;
• Phí khai hải quan;
• Phí chuyên ngành;
• Phí kiểm định hoặc thử nghiệm;
• Phí lưu kho, lưu bãi;
• Phí vận chuyển nội địa;
• Phí ngân hàng;
• Phí dịch thuật, hợp pháp hóa hoặc chứng nhận tài liệu;
• Phí dịch vụ.

Checklist trước khi chốt đơn nhập khẩu

Trước khi ký hợp đồng hoặc thanh toán, doanh nghiệp nên xác nhận:

• Hàng được phép nhập khẩu;
• Hàng mới hay đã qua sử dụng;
• Đã kiểm tra giấy phép;
• Đã kiểm tra chính sách chuyên ngành;
• Đã có catalogue và tài liệu kỹ thuật;
• Đã xác định mã HS dự kiến;
• Đã dự toán thuế;
• Đã kiểm tra nhãn;
• Đã thống nhất tên hàng trên chứng từ;
• Đã kiểm tra khả năng cấp C/O;
• Đã chốt điều kiện Incoterms;
• Đã chốt phương thức thanh toán;
• Đã dự toán vận chuyển và chi phí tại Việt Nam;
• Đã phân công người phụ trách từng bước;
• Đã có phương án xử lý nếu hàng bị kiểm hóa.

Với doanh nghiệp nhập khẩu lần đầu, việc kiểm tra hồ sơ trước khi đặt hàng giúp hạn chế tình trạng thiếu giấy phép, sai mã HS, chứng từ không thống nhất hoặc phát sinh chi phí khi hàng đã về Việt Nam.

Doanh nghiệp có thể gửi tên hàng, catalogue, hình ảnh, mã HS dự kiến, invoice và packing list để Mison Trans kiểm tra sơ bộ chính sách nhập khẩu, hồ sơ cần chuẩn bị và các rủi ro có thể phát sinh.

Lần đầu nhập khẩu, chưa biết cần chuẩn bị hồ sơ gì?

Gửi thông tin cơ bản về lô hàng để Mison Trans hướng dẫn bộ chứng từ cần chuẩn bị, mã HS/chính sách cần kiểm tra và các bước nhập khẩu phù hợp.

Có checklist hồ sơ rõ ràng

Biết cần chuẩn bị gì trước khi hàng về

Hạn chế sai sót khi mở tờ khai

Được tư vấn theo từng bước

Nhận checklist nhập khẩu

Phù hợp với doanh nghiệp nhập khẩu lần đầu hoặc chưa có kinh nghiệm chứng từ.

Những lỗi thường gặp khi nhập khẩu lần đầu

1. Đặt hàng trước khi kiểm tra chính sách

Đây là lỗi phổ biến nhất.

Khi hàng đã sản xuất hoặc thanh toán, doanh nghiệp mới phát hiện:

• Hàng thuộc diện cấm;
• Cần giấy phép;
• Cần công bố;
• Cần kiểm tra chất lượng;
• Nhãn không phù hợp;
• Không đủ tài liệu kỹ thuật.

2. Dùng tên thương mại để tra mã HS

Tên gọi như “máy”, “phụ kiện”, “thiết bị”, “hóa chất” hoặc “nguyên liệu” thường chưa đủ để xác định mã.

3. Không kiểm tra bản nháp chứng từ

Nếu chỉ kiểm tra sau khi invoice, vận đơn hoặc C/O đã phát hành, việc sửa đổi có thể mất thời gian và chi phí.

4. Không phân rõ trách nhiệm giữa các bên

Doanh nghiệp cần làm rõ trách nhiệm của:

• Nhà cung cấp;
• Forwarder;
• Đơn vị khai hải quan;
• Hãng tàu;
• Bộ phận kế toán;
• Bộ phận kho;
• Người nhập khẩu.

Dự toán thiếu chi phí

Các khoản dễ bị bỏ sót gồm:

• Local charge;
• Lưu container;
• Lưu bãi;
• Phí nâng hạ;
• Phí kiểm hóa;
• Phí thử nghiệm;
• Phí vận chuyển nội địa;
• Phí điều chỉnh chứng từ.

Dịch vụ hỗ trợ nhập khẩu tại Mison Trans

Mison Trans – đơn vị xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa uy tín nhất TPHCM

Mison Trans hỗ trợ doanh nghiệp triển khai thủ tục nhập khẩu dựa trên hồ sơ thực tế của từng lô hàng.

Phạm vi hỗ trợ có thể gồm:

• Kiểm tra chính sách mặt hàng;
• Kiểm tra hàng cấm hoặc nhập khẩu có điều kiện;
• Rà soát catalogue và thông số kỹ thuật;
• Tư vấn mã HS;
• Dự toán thuế;
• Kiểm tra giấy phép và hồ sơ chuyên ngành;
• Kiểm tra invoice, packing list và C/O;
• Đặt vận chuyển quốc tế;
• Khai tờ khai hải quan;
• Phối hợp xử lý luồng vàng hoặc luồng đỏ;
• Giao hàng về kho;
• Hỗ trợ lưu hồ sơ sau thông quan.

Doanh nghiệp cần hỗ trợ từ bước kiểm tra chính sách, chuẩn hóa chứng từ đến khai báo và thông quan có thể tham khảo dịch vụ khai hải quan trọn gói của Mison Trans.

Doanh nghiệp cần gửi gì để Mison Trans kiểm tra?

Doanh nghiệp đang chuẩn bị nhập khẩu lô hàng đầu tiên có thể gửi:

• Tên hàng;
• Danh sách SKU;
• Catalogue hoặc datasheet;
• Hình ảnh sản phẩm và nhãn;
• Thành phần, vật liệu hoặc cấu tạo;
• Công dụng;
• Mã HS dự kiến;
• Invoice;
• Packing list;
• Thông tin nhà sản xuất;
• Nước xuất xứ;
• C/O dự kiến;
• Điều kiện Incoterms;
• Cảng đi và cảng đến;
• Thời gian dự kiến hàng về.

Mison Trans sẽ kiểm tra sơ bộ chính sách mặt hàng, mã HS, thuế, bộ chứng từ và các công việc doanh nghiệp cần hoàn thiện trước khi triển khai nhập khẩu.

Lần đầu nhập khẩu, chưa biết cần chuẩn bị hồ sơ gì?

Gửi thông tin cơ bản về lô hàng để Mison Trans hướng dẫn bộ chứng từ cần chuẩn bị, mã HS/chính sách cần kiểm tra và các bước nhập khẩu phù hợp.

Có checklist hồ sơ rõ ràng

Biết cần chuẩn bị gì trước khi hàng về

Hạn chế sai sót khi mở tờ khai

Được tư vấn theo từng bước

Nhận checklist nhập khẩu

Phù hợp với doanh nghiệp nhập khẩu lần đầu hoặc chưa có kinh nghiệm chứng từ.

Câu hỏi thường gặp về quy trình, thủ tục nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài về Việt Nam

Doanh nghiệp mới thành lập có được nhập khẩu hàng hóa không?

Doanh nghiệp được thực hiện hoạt động nhập khẩu nếu có tư cách pháp lý phù hợp và hàng hóa đáp ứng chính sách áp dụng. Một số ngành hàng có thể yêu cầu thêm điều kiện hoặc giấy phép.

Có bắt buộc phải thuê đơn vị khai hải quan không?

Không. Doanh nghiệp có thể tự khai nếu có nhân sự, chữ ký số, tài khoản VNACCS và khả năng xử lý hồ sơ. Trường hợp chưa có kinh nghiệm, có thể thuê đại lý hoặc đơn vị dịch vụ phù hợp.

Có C/O thì thuế nhập khẩu luôn bằng 0% không?

Không. Thuế còn phụ thuộc mã HS, biểu thuế của hiệp định, tiêu chí xuất xứ và tính hợp lệ của C/O.

Hàng về cảng rồi mới xin giấy phép được không?

Tùy loại giấy phép, nhưng doanh nghiệp không nên thực hiện theo cách này. Nhiều hồ sơ cần hoàn thành trước khi nhập hoặc trước khi làm thủ tục thông quan.

Invoice và packing list sai có sửa được không?

Có thể yêu cầu nhà cung cấp sửa trước khi khai báo. Nếu đã đăng ký tờ khai, doanh nghiệp cần xác định nội dung sai và thời điểm phát hiện để xử lý theo quy định.

Nhập khẩu lần đầu nên chọn FOB hay CIF?

Không có điều kiện phù hợp cho mọi trường hợp. FOB giúp người mua chủ động vận chuyển; CIF có thể đơn giản hơn ở khâu đặt cước nhưng cần kiểm tra các chi phí tại cảng đến. Việc lựa chọn nên dựa trên khả năng kiểm soát vận chuyển và tổng chi phí.

Kết luận

Quy trình nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài về Việt Nam cần được chuẩn bị từ trước khi doanh nghiệp ký hợp đồng hoặc đặt cọc nhà cung cấp.

Những nội dung cần ưu tiên gồm:

1. Kiểm tra hàng có được phép nhập khẩu không;
2. Xác định chính sách chuyên ngành;
3. Kiểm tra mã HS và thuế;
4. Chuẩn hóa hợp đồng, invoice và packing list;
5. Lựa chọn điều kiện Incoterms phù hợp;
6. Kiểm tra C/O;
7. Khai báo hải quan chính xác;
8. Dự toán đầy đủ chi phí;
9. Phân công rõ trách nhiệm giữa các bên;
10. Kiểm tra hồ sơ trước khi hàng về.

Doanh nghiệp có thể gửi tên hàng, catalogue, hình ảnh, mã HS dự kiến, invoice và packing list để Mison Trans kiểm tra sơ bộ thủ tục, hồ sơ cần chuẩn bị và các rủi ro có thể phát sinh trong lô hàng đầu tiên.